L’Ombudsman a enquêté sur des réunions à huis clos tenues par le Conseil de la Municipalité de Markstay-Warren les 20 novembre et 11 décembre 2023. À ces deux réunions, le Conseil avait omis d’indiquer par voie de résolution la nature générale des questions à étudier, ce qui contrevenait à l’alinéa 239(4)a) de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Comté de Norfolk, à sa réunion extraordinaire du 9 janvier 2024, n’a pas fourni dans sa résolution de retrait à huis clos assez d’information sur la nature générale de la question à étudier, car il s’est contenté d’invoquer l’exception relative aux règles des réunions publiques prévue par la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que lors d’une réunion extraordinaire tenue le 20 février 2024, le Conseil du Canton de Black River-Matheson avait contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant de décrire la nature générale de tous les points à discuter dans sa résolution de retrait à huis clos. L’Ombudsman a recommandé qu’à l’avenir il adopte une résolution publique avant de se retirer à huis clos, comme l’exige la Loi, s’il souhaite ajouter des points à l’ordre du jour d’une séance à huis clos au moment de tenir ladite séance.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville de London n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 2 avril 2024 en ce qui concerne la description générale du point [Traduction] « Litige réel ou potentiel / conseils assujettis au secret professionnel de l’avocat(e) » dans sa résolution de retrait à huis clos. L’Ombudsman est satisfait des explications de la Ville sur les raisons pour lesquelles le Conseil n’aurait pas pu fournir plus d’information dans sa résolution.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Wollaston n’avait pas donné suffisamment d’information sur la nature générale des questions à étudier dans sa résolution de retrait à huis clos lors de sa réunion du 11 décembre 2023. L’Ombudsman a indiqué que, dans l’intérêt du public, le Conseil aurait pu fournir une description générale du sujet en cause, telle que « question relative aux ressources humaines » ou « question liée à l’emploi », sans porter atteinte à la raison de ce huis clos.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Iroquois Falls n’avait pas donné suffisamment d’information sur la nature générale des questions à étudier dans sa résolution de retrait à huis clos lors de sa réunion du 28 novembre 2022.
À l’issue de son enquête, l’Ombudsman a constaté que le Canton de Jocelyn n’avait pas voté ni résolu en séance publique de se retirer à huis clos lors de sa réunion du 10 octobre 2023, contrevenant ainsi à l’alinéa 239(4)a) de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que pour deux réunions différentes, la Municipalité de Whitestone avait omis de fournir une information suffisante dans ses résolutions de retrait à huis clos. Les résolutions indiquaient que des questions de ressources humaines seraient étudiées, mais omettaient de préciser qu’il y aurait plusieurs points différents à ce sujet. Quelqu’un du public, en lisant ces résolutions, n’aurait pas pu savoir que les questions de ressources humaines étudiées à huis clos étaient multiples. À l’issue de son examen, l’Ombudsman a conclu que le fait d’inclure cette information dans la résolution n’aurait pas compromis la raison du huis clos.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville de Halton Hills avait omis d’inclure une description générale de sa discussion sur les annonces de politiques provinciales relatives aux municipalités dans sa résolution de retrait à huis clos, ce qui est contraire à la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Municipalité de Callander a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités à ses réunions du 12 décembre 2023 et du 9 janvier 2024 en ne fournissant pas suffisamment d’information sur la nature générale de la question à étudier à un point particulier dans sa résolution de se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Lanark Highlands n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 27 juin 2023 lorsqu’il a adopté une résolution pour se retirer à huis clos et discuter de la « Lettre de recommandations sur la version provisoire des états financiers ». Il a expliqué que le caractère suffisant de la question indiquée dans la résolution de retrait à huis clos nécessite de trouver l’équilibre. Vu la nature délicate du sujet abordé, l’Ombudsman a conclu que le contenu de la résolution était suffisant.
L’Ombudsman a conclu que les résolutions du Conseil du Canton de Lanark Highlands visant à se retirer à huis clos pour discuter de l’usine Glenayr Kitten Mill fournissaient de l’information générale sur la question à étudier et précisaient les exceptions à la Loi de 2001 sur les municipalités invoquées.
Résolution|résolution (description générale)|information déjà publique avant la réunion|239(2)(b) Renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée|239(2)(c) Acquisition ou la disposition d’un bien-fonds|239(2)(d) Relations de travail ou négociations avec les employés|239(2)(e) Litiges actuels ou éventuels|239(2)(f) Conseils protégés par le secret professionel de l'avocat
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Amherstburg a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 8 août 2022, 13 février 2023 et 27 mars 2023 en ne donnant pas assez d’information sur la nature générale des questions à étudier dans ses résolutions pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail spécial sur le code de conduite et le groupe de travail sur la planification municipale de la Municipalité de Calvin avaient été établis par résolution du Conseil et étaient des comités de celui-ci.
L’Ombudsman a reçu une plainte concernant la discussion à huis clos du point 14.4 de l’ordre du jour par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton, qui était libellé ainsi : « Roads Infrastructure Litigation and Review Assessment » et auquel un rapport du personnel était associé.
La résolution adoptée par le Comité pour se retirer à huis clos mentionnait les trois points de l’ordre du jour devant être discutés et les exceptions invoquées par le Comité pour exclure le public de la discussion. Toutefois, elle ne précisait pas à quel point de l’ordre du jour s’appliquait chacune des exceptions. L’Ombudsman a encouragé le comité à s’assurer que ses résolutions pour se retirer à huis clos indiquent les exceptions invoquées pour chacun des sujets de discussion.
Par ailleurs, en ce qui concerne le fait que la résolution de se retirer à huis clos ne mentionnait que le numéro du point de l’ordre du jour, l’Ombudsman a conclu que le Comité n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques parce que l’ordre du jour fournissait quelques renseignements sur la nature du sujet prévu au point 14.4. Toutefois, pour l’avenir, il a encouragé le Comité à s’assurer que l’ordre du jour de la réunion et la résolution pour se retirer à huis clos incluent une description des questions à examiner.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Sables-Spanish Rivers a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 26 juillet et 9 août 2023 en ne fournissant pas suffisamment d’information sur la nature générale du sujet de la discussion dans sa résolution pour se retirer à huis clos.
Canton d’Adjala-Tosorontio - 7 juillet 2023
L’Ombudsman a conclu que les résolutions du Canton d’Adjala-Tosorontio visant à fermer les réunions au public omettaient à plusieurs reprises de donner une description générale de la question à étudier à huis clos. L’Ombudsman a également conclu, en ce qui concerne une résolution de retrait à huis clos, que le Conseil avait omis de tenir un vote formel.
L’Ombudsman a conclu que le comité général de la Ville de Huntsville a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 28 septembre 2022 en ne fournissant pas au public, dans sa résolution adoptée pour se retirer à huis clos, suffisamment d’information utile sur le sujet de la discussion à huis clos.
L’Ombudsman a déterminé que le Conseil du Canton de Douro-Dummer n’avait pas inclus de description générale des questions à examiner à huis clos dans sa résolution de retrait à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. Les résolutions adoptées par le Comité pour se retirer à huis clos citaient les exceptions invoquées par lui pour exclure le public, mais ne donnaient aucun autre détail sur les discussions prévues. L’Ombudsman a conclu que le Comité avait enfreint le paragraphe 239 (4) de la Loi de 2001 sur les municipalités lors des deux réunions en omettant d’indiquer par voie de résolution la nature générale de la question à examiner à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées par le conseil de la Municipalité de Casselman pour se retirer à huis clos étaient conformes aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le Comité de vitalité culturelle de la Ville de Sault Ste. Marie pour se retirer à huis clos était suffisamment descriptive pour fournir des renseignements au public sans compromettre la raison d’exclure le public.
L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées par le conseil du Comté de Norfolk pour se retirer à huis clos lors de réunions tenues le 8 mars, le 12 avril et le 10 mai 2022 avaient donné des descriptions générales des sujets à discuter à huis clos, et qu’elles étaient donc conformes aux exigences énoncées à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Pickering le 10 janvier 2022. La résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos citait les exceptions des réunions à huis clos qu’il invoquait pour exclure le public, mais n’a communiqué aucun détail supplémentaire sur la discussion prévue. L’Ombudsman a constaté que l’ordre du jour et le procès-verbal donnaient une description générale de la question à discuter à huis clos, mais que cette information n’était pas incluse à la résolution.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Casselman avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités pendant une réunion le 26 octobre 2021 en omettant d’adopter une résolution décrivant la nature générale de la question à examiner à huis clos avant de se retirer à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le conseil a enfreint le paragraphe 239 (4) de la Loi quand il a omis d’indiquer par voie de résolution la nature générale de la question à examiner à huis clos. L’Ombudsman a également indiqué que le procès-verbal ne reflétait pas fidèlement le déroulement de la réunion.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que le conseil de la Ville de Brockville avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il s’était réuni à huis clos le 13 octobre 2021. Les discussions à huis clos du conseil portaient sur le rendement professionnel d’un(e) employé(e) et sur sa conduite. L’Ombudsman a conclu que la discussion à huis clos du conseil le 13 octobre 2021 était permise en vertu de l’exception à l’alinéa 239 (2) b), renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. Cependant, le conseil a enfreint la Loi en omettant d’indiquer dans sa résolution la nature générale de la question à examiner, comme l’exige le paragraphe 239 (4). En général, le fait d’énoncer uniquement l’exception ne satisfait pas aux exigences des règles sur les réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu des plaines alléguant que le conseil de la Ville d’Amherstburg avait enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités les 8 août, 13 septembre, 8 novembre et 16 novembre 2021. L’Ombudsman a conclu que la Ville avait enfreint les exigences énoncées à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi le 13 septembre et le 16 novembre, car les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos n’incluaient pas de description générale des sujets à examiner. Les résolutions citaient simplement les exceptions invoquées par le conseil pour se retirer à huis clos. En revanche, pour la réunion du conseil le 8 novembre, l’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos avait donné plus de détails sur la nature des discussions à huis clos. L’Ombudsman a conclu également que, même si la résolution adoptée pour se retirer à huis clos le 8 août citait uniquement les exceptions applicables de la Loi, aucune autre information n’aurait pu être fournie par le conseil sans compromettre la raison pour laquelle le public était exclu de la discussion.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de gouvernance du Secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Niagara Falls le 12 janvier 2022. L’Ombudsman a constaté que, pour se retirer à huis clos, le Comité avait adopté une résolution qui comprenait une description générale de la question à examiner à huis clos, comme l’exige le paragraphe 239 (4) de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le comité plénier du Canton de Leeds et les Mille-Îles avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en recevant à huis clos une mise à jour sur des négociations avec un(e) partenaire commercial(e). L’Ombudsman a conclu que la question pouvait être discutée à huis clos en vertu de l’exception des projets et des instructions dans le cadre de négociations. Cependant, l’Ombudsman a rappelé au comité qu’il aurait dû inclure une description de la nature générale de la mise à jour verbale dans sa résolution de se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Pelham le 19 avril 2021. Dans la résolution adoptée pour se retirer à huis clos, le conseil a cité une exception aux règles des réunions publiques, toutefois l’Ombudsman a constaté que le conseil avait enfreint les exigences énoncées à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’indiquer par voie de résolution la nature générale des questions à examiner à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que la Saugeen Municipal Airport Commission avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en se réunissant à huis clos le 27 septembre 2021. L’Ombudsman a conclu qu’en se contentant de citer l’exception applicable en matière de réunions publiques dans sa résolution pour se réunir à huis clos, la Commission n’avait pas fourni suffisamment de détails sur la discussion qu’elle avait l’intention de tenir.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que le conseil du Canton de Leeds et les Mille-Îles avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il s’est retiré à huis clos le 11 août 2020. La discussion à huis clos du conseil portait sur un rapport d’étude et une demande de financement, tous deux en lien avec un projet de réseau Internet à large bande. L’Ombudsman a conclu que la discussion du conseil concernant le rapport d’étude était autorisée en vertu de l’exception énoncée à l’alinéa 239 (2) j), portant sur les renseignements qui sont la propriété de la municipalité. En revanche, le conseil a contrevenu à la Loi en discutant à huis clos de la demande de financement et en procédant à un vote par consensus sur cette question. De plus, avant de se retirer en séance à huis clos, le conseil a omis d’indiquer dans sa résolution la nature générale de la question devant y être étudiée, comme l’exige le paragraphe 239 (4).
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls le 17 novembre 2020 pour discuter du processus de création d’un sous-comité de recrutement du(de la) directeur(rice) général(e). L’Ombudsman a conclu que le conseil avait omis de décrire le sujet à discuter à huis clos dans sa résolution de se réunir à huis clos. Le conseil a également enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités quand il a adopté une résolution pour se retirer à huis clos durant une partie de la réunion qui était effectivement fermée au public, étant donné que le public ne pouvait ni y assister en personne, ni suivre une diffusion en direct.
L’Ombudsman a recommandé au conseil de s’assurer que la description de la question ou des questions devant être discutées à huis clos est donnée d’une manière précise qui maximise les renseignements communiqués au public sans compromettre la raison de son exclusion. L’Ombudsman a aussi recommandé au conseil de s’assurer que ses résolutions de se réunir à huis clos sont adoptées en séance publique, sont consignées dans le procès-verbal de la réunion, et sont captées par la diffusion en direct.
L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le conseil durant la réunion du 8 mars 2021 donnait une description générale adéquate des questions à discuter à huis clos. Cependant, le conseil a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en ne veillant pas à ce que le public puisse observer l’adoption de la résolution de procéder à huis clos lors de ses réunions du 8 mars 2021 et du 25 mars 2021. Chaque fois que le public est privé de la possibilité d’assister en personne à une réunion, il est impératif que le format électronique choisi lui permette d’observer toutes les parties d’une réunion, sauf les parties à huis clos dûment constituées et autorisées. Ceci comprend la résolution adoptée pour se retirer à huis clos et tout travail ou tout rapport fait une fois que le conseil a repris sa séance publique. Rendre public l’enregistrement d’une réunion une fois que celle-ci a eu lieu n’est pas un substitut à la possibilité pour le public d’observer une réunion lors de son déroulement.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par la Ville de Niagara Falls. Le conseil s’est réuni en séance à huis clos avant une réunion ordinaire. La résolution adoptée par le conseil, indiquant la nature générale des sujets à discuter à huis clos, n’a pas été diffusée en direct. L’Ombudsman a conclu que cela contrevenait aux exigences de l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé que la Ville s’assure que le public peut observer toutes les parties publiques des réunions électroniques, incluant la résolution adoptée pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par voie électronique par la Ville du Grand Sudbury. Le conseil s’est réuni à huis clos avant la réunion ordinaire. La résolution du conseil, indiquant la nature générale des sujets à discuter à huis clos, n’a pas été diffusée en direct. L’Ombudsman a déterminé que cela contrevenait aux exigences de l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités. Il a recommandé que la Ville s’assure que le public peut observer toutes les parties ouvertes au public des réunions électroniques, y compris la résolution adoptée pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions tenues par voie électronique par la Ville de Richmond Hill, durant lesquelles la résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos n’avait pas été diffusée en direct. L’Ombudsman a conclu qu’il s’agissait là d’une infraction aux exigences de l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé à la Ville de s’assurer que le public peut observer toutes les parties ouvertes des réunions électroniques, y compris la résolution adoptée pour se retirer à huis clos et tous les travaux menés après la levée du huis clos. Cette recommandation inclut les réunions où le seul point à l’ordre du jour est une question à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la Ville s’assure que les renseignements sur la façon de se connecter à la diffusion en direct d’une réunion électronique sont communiqués dans tous les avis de réunion.
L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton pour discuter d’événements qui pourraient avoir lieu dans la ville en 2022 ou 2023. La résolution adoptée en vue du huis clos stipulait « que le Comité se retire en séance à huis clos pour les points 13.2 à 13.4 ». Le point 13.2 du procès-verbal de la réunion est intitulé « Potentiel de grands événements en 2022 et 2023 (PED20071) (toute la ville) ». L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos était suffisamment descriptive pour informer le public, sans compromettre la raison d’exclure le public.
L’Ombudsman a conclu que, dans une résolution adoptée pour tenir une réunion à huis clos le 23 juin 2020, le conseil du Canton d’Emo n’avait pas précisé la nature générale des questions à discuter. Le conseil avait simplement fait référence aux exceptions de la Loi sur les municipalités qu’il avait invoquées pour clore les réunions. La description des sujets à discuter était incluse à l’ordre du jour de la réunion. L’Ombudsman a conclu que le Canton d’Emo avait enfreint les exigences à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi, en omettant d’indiquer par voie de résolution la nature générale des questions à examiner à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Cité de Pickering le 10 août 2020. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos ne précisait pas quelle exception des réunions à huis clos devait s’appliquer à chacun des points à examiner. L’Ombudsman a suggéré à la municipalité d’adopter la pratique exemplaire qui consiste à indiquer précisément dans ses résolutions quelle exception des réunions à huis clos s’applique à chacun des sujets de discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que plusieurs discussions tenues à huis clos par le conseil de la Ville de Saugeen Shores avaient dépassé le cadre des descriptions données dans les résolutions adoptées pour tenir chacune des séances à huis clos. L’Ombudsman n’a trouvé aucune preuve pouvant indiquer que les discussions du conseil avaient dépassé le cadre des descriptions données dans les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour discuter de renseignements communiqués à titre confidentiel par un autre palier de gouvernement. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos ne donnait aucun renseignement sur l’objet de la discussion, si ce n'est l’exception autorisant la tenue du huis clos. Par contre, ces renseignements étaient donnés dans l’avis de la réunion extraordinaire. L’Ombudsman a encouragé la Ville à veiller à ce que ses résolutions de procéder à huis clos donnent au public une description générale du sujet à examiner à huis clos, tout en conciliant la nécessité de protéger les renseignements confidentiels et sensibles de toute divulgation.
L’Ombudsman a conclu que, dans une résolution adoptée pour tenir une réunion à huis clos le 17 septembre 2019, le Conseil de la Ville de Welland avait omis d’indiquer la nature générale des sujets à discuter. Le Conseil avait tout simplement fait référence aux exceptions de la Loi de 2001 sur les municipalités qui permettent de tenir des réunions à huis clos. La description des sujets à discuter était incluse à l’ordre du jour de la réunion. L’Ombudsman a encouragé la municipalité à veiller à ce que ses résolutions en vue de tenir des séances à huis clos comprennent une description générale des sujets à discuter, dans toute la mesure du possible, sans compromettre la raison de clore la réunion au public.
L’Ombudsman a examiné des réunions à huis clos tenues par le conseil du Comté de Norfolk le 26 mars et le 2 avril 2019 et il a conclu que, bien que les ordres du jour des réunions du Comté à ces dates aient donné des renseignements détaillés sur les questions à discuter à huis clos, les résolutions adoptées par le conseil lors des réunions ne comportaient pas de description des questions à discuter.
Les résolutions pour les trois réunions du Conseil pour le Canton de Carling les 27 juillet, 10 octobre et 13 novembre 2018 ne décrivaient pas la nature générale du sujet à discuter à huis clos. Le Conseil a uniquement mentionné l’exception invoquée pour tenir ces réunions à huis clos. L’Ombudsman a partagé avec la municipalité des suggestions concernant l’inclusion de la nature générale du sujet à discuter à huis clos.
L’Ombudsman a déterminé que la Municipalité de Nipissing Ouest avait enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’indiquer la nature générale des questions à examiner à huis clos dans ses résolutions adoptées pour se retirer à huis clos.
L'Ombudsman a conclu que le conseil de la Municipalité de La Nation avait omis d'énoncer, dans ses résolutions de clore ses réunions du 17 décembre 2018, du 7 janvier 2019, et du 14 janvier 2019, la nature générale des sujets à discuter. Le conseil avait simplement fait référence aux exceptions de la Loi de 2001 sur les municipalités citées pour clore les réunions.
Le conseil du Canton de Wollaston a omis d’indiquer, dans ses résolutions de réunions à huis clos du 3 décembre 2018 et du 7 janvier 2019, la nature générale de la question à discuter. Le conseil a uniquement fait référence à l’exception invoquée pour clore les réunions.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de St. Catharines. Il a conclu que, bien que le conseil ait adopté verbalement une résolution pour se retirer à huis clos, le procès-verbal de la séance publique n’avait pas consigné la résolution. De plus, la résolution verbale ne donnait aucune description générale des questions à discuter à huis clos, ni des exceptions invoquées pour tenir des discussions à huis clos.
L’Ombudsman a enquêté sur les séances à huis clos d’une réunion du conseil de la Municipalité régionale de Niagara le 7 décembre 2017. La résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos n’avait pas donné de description générale de la question à examiner en séance à huis clos. Alors que le procès-verbal indique que la résolution a été adoptée pour tenir une réunion à huis clos afin de discuter de questions assujetties au secret professionnel de l’avocat, l’enregistrement vidéo montre que la résolution n’a fait aucune référence à la nature générale de la question à examiner, ni même à l’exception invoquée. L’argument présenté par la Région selon lequel la question à discuter était évidente d’après les discussions précédant le retrait à huis clos ne satisfait pas à l’exigence légale d’inclure la question à la résolution même, qui est énoncée dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de The North Shore. La résolution adoptée pour tenir une séance à huis clos indiquait comme seul sujet « honoraires d’un pompier ». Une fois réuni à huis clos, le conseil a aussi discuté d’un protocole de communications entre les services d’incendie et le personnel. L’Ombudsman a souligné que le règlement de procédure de la municipalité stipule que seules les questions directement inscrites à l’ordre du jour peuvent être traitées en séance à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos aurait dû inclure plus de renseignements sur la question à discuter à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Russell. L’Ombudsman a souligné que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos faisait référence au sujet général à discuter, mais que de plus amples détails pourraient être donnés quand il est pertinent de le faire et quand de tels détails ne portent pas atteinte à la raison d’exclure le public de la réunion.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Russell. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos ne donnait pas suffisamment de renseignements sur les discussions que le conseil avait l’intention de tenir. L’Ombudsman a souligné que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos devraient donner une description générale de la question à discuter.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Russell. Un membre du public a présenté une motion pour que le conseil se retire en séance à huis clos. L’Ombudsman a souligné que la Loi de 2001 sur les municipalités stipule qu’il appartient au conseil d’exercer les pouvoirs d’une municipalité. L’Ombudsman a aussi précisé que rien dans le règlement de procédure du Canton ne permet à quelqu'un qui n’est pas membre du conseil de présenter ou d’appuyer une motion durant une réunion du conseil.
L’Ombudsman a examiné des réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Petrolia. La municipalité avait adopté des résolutions pour clore trois des réunions, chacune citant uniquement l’exception invoquée et un numéro de dossier interne. Les résolutions adoptées par la municipalité ne donnaient pas de renseignements utiles au public sur les questions à discuter à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Deep River pour discuter d’une proposition d’aménagement et de diverses questions liées aux services d’incendie. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’avait pas précisé quelle exception des réunions à huis clos était censée s’appliquer à chaque question. En revanche, ces renseignements étaient donnés dans l’ordre du jour. L’Ombudsman a recommandé à la municipalité d’adopter la pratique exemplaire de préciser, dans sa résolution, quelle exception des réunions à huis clos est invoquée pour chaque sujet de discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Fort Erie pour discuter de questions en vertu de l’exception de l'acquisition ou la disposition d’un bien-fonds. La résolution indiquait l’exception citée, mais elle ne donnait aucun renseignement utile au public sur la question à discuter en réunion. L’Ombudsman a recommandé à la Ville de veiller à ce que ses résolutions pour se retirer à huis clos donnent une description générale des questions à examiner de manière à maximiser les renseignements communiqués au public sans pour autant porter atteinte à la raison d’exclure le public.
L’Ombudsman a examiné cinq réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. L’Ombudsman a souligné que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos n’indiquaient pas clairement les sujets à examiner à huis clos, ce qui est contraire aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités. Citer les exceptions qui autorisent les huis clos ne suffit pas. L’Ombudsman a précisé que, pour garantir que les résolutions adoptées afin de se retirer à huis clos maximisent les renseignements communiqués au public, la municipalité devrait inclure à ses résolutions une brève discussion des points à examiner. Procéder ainsi permet de communiquer des renseignements utiles au public sur les points à examiner à huis clos et de lui donner l’assurance que la réunion s’est dûment tenue à huis clos dans un but légitime.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet pour discuter de questions en vertu de l'exception de l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds et de l'exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. La résolution indiquait les exceptions, mais ne donnait pas de renseignements utiles au public sur les questions à discuter à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à ce que ses résolutions pour se retirer à huis clos donnent une description générale de la question à discuter de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Timmins. L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos lors des deux réunions n’avaient pas donné de renseignements utiles au public sur les questions à examiner à huis clos, et que les résolutions n’avaient pas indiqué quelle exception des réunions à huis clos était censée s’appliquer à chacun des points à l’ordre du jour de la réunion à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que ses résolutions visant à se retirer à huis clos donnent une description générale des questions à examiner de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public, sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter du processus de recrutement en vue de remplacer le directeur général (DG) qui prenait sa retraite. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos ne donnait pas de renseignements utiles au public sur la question à examiner. L’Ombudsman a aussi conclu que la résolution ne précisait pas quelle exception des réunions à huis clos était censée s’appliquer à chacun des points inscrits à l’ordre du jour de la réunion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné trois réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville du Grand Sudbury. L’Ombudsman a conclu que, lors de ces réunions, le conseil n’avait pas donné le moindre renseignement citant simplement les exceptions autorisant les discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que les résolutions adoptées par le conseil pour se retirer à huis clos donnent une brève description de la question à examiner à huis clos, en plus de citer l’exception ou les exceptions invoquées.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission pour discuter de redevances aéroportuaires. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la Commission n’avait pas cité l’exception invoquée pour se retirer à huis clos. La résolution n’avait pas été lue à voix haute et les membres de la Commission n’avaient pas obtenu d’ébauche de la résolution avant de voter pour se retirer à huis clos. De plus, alors que la nature générale de la question à examiner avait été indiquée oralement lors de la réunion, la résolution officielle consignée par écrit ne comprenait pas ce renseignement. L’Ombudsman a recommandé à la Commission de lire à voix haute la résolution officielle avant de se retirer à huis clos et d’inclure à cette résolution des renseignements sur la question à examiner lors du huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comté de Norfolk pour discuter de l’élaboration d’un règlement de zonage propre à un site particulier, en s’appuyant sur l’exception des conseils avocat-client. Durant la séance à huis clos, le conseil a reçu un avis juridique à ce sujet de la part de l’avocat de la municipalité. L’Ombudsman s’est penché sur la décision rendue dans Farber v. Kingston, qui a conclu qu’une description indiquant « affaires juridiques » sans donner plus de détails n’était pas suffisante. Dans ce cas, l’Ombudsman a conclu que la résolution suffisait car elle comprenait une description générale, incluant la question à examiner et le type de discussion qui s’ensuivrait.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour déterminer si la municipalité devrait conclure un partenariat avec un établissement postsecondaire pour faire une demande de fonds de développement. L’Ombudsman a souligné que, bien que la Loi sur les municipalités n’impose pas de faire un compte rendu, le conseil avait adopté en séance publique une résolution qui donnait au public des renseignements sur sa discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Zone d’amélioration commerciale de Walkerton (ZAC) pour la municipalité de Brockton. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des litiges actuels ou éventuels. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos ne donnait aucun renseignement sur la question qui ferait l’objet de la discussion, citant simplement l’exception invoquée pour autoriser la séance à huis clos. L’Ombudsman a encouragé la ZAC à veiller à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos donnent au public une description générale de la question à examiner à huis clos, tout en tenant compte de la nécessité de protéger les renseignements confidentiels et délicats de toute divulgation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité spécial de contact avec l’OPP pour la Ville de Brockville. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le comité pour se retirer à huis clos faisait uniquement référence à l’exception citée pour tenir cette réunion à huis clos et qu’elle ne donnait aucun autre renseignement au public sur les discussions que le comité avait l’intention de tenir à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le comité adopte des résolutions qui annoncent clairement la tenue d'un huis clos et fassent une description générale des questions à discuter.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du conseil pour le Comté de Norfolk, afin de discuter de la prolongation d’un contrat de services juridiques. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos faisait référence à une « question contractuelle » ainsi qu’à une liste d’autres points à discuter et aux exceptions citées. L’Ombudsman a conclu que, même si la description de la discussion donnait au public une certaine idée de ce que le comité avait l’intention de discuter, la résolution aurait pu inclure plus de renseignements sans pour autant porter atteinte à la confidentialité de la question. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos précisent clairement quelle exception est invoquée pour chacun des points à discuter.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Village de Casselman. Après avoir terminé une enquête, l’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos lors de plusieurs réunions n’étaient pas conformes aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités car ces résolutions ne donnaient pas de renseignements sur la nature générale des questions à discuter lors des réunions. Au cours de l’examen fait par l’Ombudsman, le conseil du Village de Casselman a modifié son processus d’adoption des résolutions pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a conclu que, dans un cas, le conseil n’avait fait un compte rendu de son huis clos que lors de la réunion suivante du conseil. Cependant, l’Ombudsman a constaté que pour la majorité des réunions sur lesquelles il avait enquêté, le conseil avait adopté une résolution en séance publique, après chaque huis clos, qui reflétait ses discussions à huis clos et tenait lieu de compte rendu.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité d’administration, des finances et des services d’incendie pour le Canton de West Lincoln. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos indiquait uniquement les exceptions invoquées pour tenir la réunion à l’écart du public, mais ne donnait pas d’autres renseignements sur les sujets des discussions. L’Ombudsman a conclu que le conseil avait eu l’occasion d'inclure à la résolution plus de détails sur les discussions à tenir à huis clos, en fonction d’une résolution adoptée en séance publique qui avait trait aux discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer en séance à huis clos indiquaient uniquement les exceptions invoquées par le Comité pour tenir un huis clos – processus qui n’est conforme ni à la Loi ni au règlement de procédure du Canton. L’Ombudsman a recommandé que les résolutions adoptées par le Comité pour se retirer à huis clos donnent plus de renseignements au public sur la nature générale de la question à discuter.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. La réunion s’est déroulée en vertu des exceptions des renseignements privés et des relations de travail. Durant la réunion, le Comité a donné des directives au personnel. Le Comité n’a pas voté officiellement, mais il est parvenu à un accord par un consensus verbal. L’Ombudsman a recommandé que les directives au personnel résultent de résolutions officielles adoptées par un vote du Comité.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Port Colborne. L’Ombudsman a conclu qu’une résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’avait pas indiqué la nature générale des questions à examiner à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le conseil avait donné des renseignements incomplets sur les sujets à discuter à huis clos. Le conseil avait omis de décrire la nature générale des sujets à discuter de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil de la Municipalité de Brighton pour discuter du rendement et de l’indemnisation de divers employés municipaux. L’Ombudsman a conclu que la Municipalité n’avait pas indiqué la nature générale des questions à examiner à huis clos dans sa résolution adoptée pour se retirer à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la résolution du conseil n’avait pas donné de renseignements utiles au public sur les questions à examiner, car elle citait uniquement l’exception invoquée pour clore la réunion au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Russell. Durant cette réunion, le conseil a pris connaissance d’une présentation sur un changement identitaire pour le Canton. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos indiquait uniquement le titre d'un rapport confidentiel du personnel, sans autre renseignement quant au sujet du rapport. L’Ombudsman a conclu que la résolution ne donnait que des renseignements restreints sur la question à discuter à huis clos. Il a recommandé que la municipalité veille à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos comportent une description générale de la question à discuter, notamment quand il s'agit de références à des rapports ou à des documents confidentiels du personnel.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu que les deux municipalités étaient tenues d’adopter une résolution pour tenir la réunion à huis clos conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités et à leur règlement respectif de procédure. Le Canton d’Armour a adopté une résolution pour se retirer à huis clos durant la séance à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la résolution de se retirer à huis clos doit être adoptée en séance publique, quand les membres du public peuvent encore être présents. Même si le conseil a l’intention de tenir une réunion dont le seul point à l’ordre du jour est une séance à huis clos, la réunion doit commencer par une séance publique et le public doit être invité à assister à cette partie de la réunion. Le Village de Burk’s Falls n’a pas adopté de résolution pour clore la réunion au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu que les deux municipalités étaient tenues d’adopter une résolution pour tenir la réunion à huis clos conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités et à leur règlement respectif de procédure. Le Canton d’Armour a adopté une résolution pour se retirer à huis clos durant la séance à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la résolution de se retirer à huis clos doit être adoptée en séance publique, quand les membres du public peuvent encore être présents. Même si le conseil a l’intention de tenir une réunion dont le seul point à l’ordre du jour est une séance à huis clos, la réunion doit commencer par une séance publique et le public doit être invité à assister à cette partie de la réunion. Le Village de Burk’s Falls n’a pas adopté de résolution pour clore la réunion au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la municipalité n’avait pas cité l’exception invoquée pour tenir la séance à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que ses résolutions divulguent toutes les exceptions autorisant la discussion à huis clos et indiquent à la fois le fait que la réunion va se tenir à huis clos et la nature générale de la question à examiner.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a relevé un certain nombre de problèmes de procédure quant à ces réunions, notamment le fait que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos n’étaient conformes ni aux exigences de la Loi sur les municipalités ni au règlement de procédure de la municipalité. L’une des résolutions ne citait pas l’exception invoquée pour autoriser la discussion et ne donnait aucun autre renseignement. D’autres résolutions n’incluaient pas de description générale de la question à examiner. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que ses résolutions pour se retirer à huis clos donnent une description des questions à discuter et indiquent l’exception autorisant la discussion.
L’Ombudsman a examiné trois réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de McMurrich-Monteith. L’Ombudsman a conclu que, lors d’une réunion, la résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’indiquait pas l’exception appliquée à la question à discuter à huis clos. L’Ombudsman a déterminé que, lors d’une autre réunion, la résolution adoptée pour se retirer à huis clos avait omis de donner des renseignements sur la nature générale de la question à discuter.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Magnetawan. Après avoir mené une enquête, l’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’indiquait pas l’exception invoquée. L’Ombudsman a souligné que la municipalité n’était pas tenue de citer l’exception précise qui autorisait la séance à huis clos, mais que ceci était recommandé à titre de pratique exemplaire pour promouvoir la transparence.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Amherstburg pour discuter des pouvoirs de signatures bancaires de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos ne donnait aucun renseignement sur la question à discuter. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que toutes les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos donnent une description générale de la question à discuter en séance à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron de 2008 à 2013. L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos lors de la plupart de ces réunions indiquaient uniquement que le conseil se réunirait en séance à huis clos à un moment donné. Les résolutions ne comprenaient ni le sujet à examiner à huis clos, ni l’exception ou les exceptions précises invoquées pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Westport. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos citait uniquement l’exception invoquée pour tenir une séance à huis clos et décrivait la question à examiner comme une « affaire juridique ». L’Ombudsman a conclu que, pour être conforme aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités, la municipalité doit donner une description de la question à discuter en séance à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Cochrane. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos indiquait que la question à discuter portait sur « des biens-fonds et des renseignements privés ». L’Ombudsman a noté que l’enquête sur la réunion n’avait pas permis de préciser la nature exacte des questions discutées à huis clos. L’Ombudsman a déterminé que, pour s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son propre règlement de procédure, la municipalité doit inclure à sa résolution une description générale de la question à discuter à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin pour discuter des qualifications de candidats au poste de contremaître des travaux municipaux. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos indiquait uniquement l’énoncé de l’exception invoquée par le conseil pour se retirer à huis clos et ne donnait aucun renseignement utile sur la question à examiner à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos donnent autant de renseignements que possible et comprennent au moins une description générale de la question à discuter à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Mattawa. Dans ses conclusions, l’Ombudsman a souligné que durant deux réunions, la municipalité avait adopté une résolution avant de tenir une séance à huis clos, comme l’exige la Loi de 2001 sur les municipalités. Toutefois, dans chacun de ces deux cas, la résolution a uniquement cité l’exception invoquée par le conseil pour se réunir à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil adopte une résolution, en séance publique, dans laquelle il décrit en termes généraux la question à examiner, de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public sans toutefois porter atteinte à la raison de tenir un huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos ne répondait pas aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités. La résolution ne donnait pas de description générale de la nature de la question à discuter à huis clos et ne citait pas d'exception correcte des réunions à huis clos. L’Ombudsman a précisé qu’il est fondamentalement important d’indiquer publiquement quelles questions seront discutées à huis clos, et ceci dans le souci de la transparence et de la démocratie locale. Veiller à ce que le conseil discute uniquement des sujets permis en séance à huis clos constitue une importante mesure de responsabilisation. Le non-respect des exigences concernant les résolutions du conseil et les discussions à huis clos peut entraîner une perte de confiance du public envers le gouvernement municipal.