L’Ombudsman a conclu qu’il n’y a pas eu réunion illégale au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités lorsque cinq membres du Conseil de la Ville du Grand Sudbury ont assisté à une réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill le 8 avril 2024. Même si les cinq membres constituaient le quorum du Comité des opérations de la Ville, ils(elles) n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité en assistant à la réunion.
L’Ombudsman a enquêté sur une plainte alléguant que l’équipe des communications du Canton de Wollaston constituait un comité du Conseil et que toutes les réunions qu’elle avait pu tenir depuis sa création auraient dû être assujetties aux règles des réunions publiques de Loi de 2001 sur les municipalités. Il a conclu que l’équipe des communications constituait un comité du Conseil, puisque plus de 50 % de ses membres sont membres du Conseil. Elle est donc assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a jugé que la discussion à huis clos du Comité plénier des Comtés unis de Leeds et Grenville tenue le 5 juillet 2023 au sujet d’un compte-rendu sur la collecte de fonds n’entrait pas dans l’exception relative aux projets et aux instructions dans le cadre de négociations, car le Comité n’a pas discuté d’un plan d’action spécifique devant s’appliquer à des négociations particulières. Il a conclu que des parties de la discussion contrevenaient à la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a jugé que seulement une partie de la discussion tenue à huis clos par le Comité plénier des Comtés unis de Leeds et Grenville le 5 juillet 2023 au sujet d’un compte-rendu sur la collecte de fonds entrait dans l’exception relative aux renseignements privés sur une personne pouvant être identifiée. Il a conclu que les renseignements au sujet de personnes physiques (mais pas de personnes morales) donatrices et de leurs volontés constituaient des renseignements privés sur une personne identifiable, et que la partie de la discussion sur les communications internes renfermant des renseignements sur les personnes physiques donatrices ne pouvait pas être entrecoupée davantage. Par conséquent, cette partie de la discussion à huis clos relevait de l’exception des renseignements privés. En revanche, d’autres parties de cette discussion, surtout celle visant à savoir s’il convenait d’étudier le compte-rendu sur la collecte de fonds à huis clos et celle sur les modifications apportées à la politique de collecte de fonds, ne contenaient que de courtes références à des personnes identifiables et auraient pu être traitées en séance publique. Par conséquent, ces parties n’entraient pas dans cette exception ni dans aucune autre, et l’Ombudsman a conclu que le Comité avait contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a jugé que la discussion tenue à huis clos par le Comité plénier des Comtés unis de Leeds et Grenville le 5 juillet 2023 au sujet des modifications apportées à la politique publique de collecte de fonds, notamment l’ajout d’un poste, n’entrait pas dans l’exception relative aux relations de travail et aux négociations avec les employé(e)s, puisqu’elle ne portait pas sur les relations des Comtés avec de futur(e)s ou actuel(e)s employé(e)s, et qu’il n’a été fait mention que brièvement d’un poste actuel. L’Ombudsman a conclu que cette partie de la discussion à huis clos du Comité contrevenait à la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une plainte à propos d’une réunion tenue à huis clos par le comité de sélection des organismes, conseils et sous-comités de la Ville de Hamilton le 24 octobre 2023. Il a conclu que les discussions du comité ne contreviennent pas aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités puisque la discussion sur la modification du mandat d’un comité particulier ne pouvait être distincte du point général sur les candidatures.
L’Ombudsman a conclu qu’un groupe d’embauche que la mairesse de la Ville de Hamilton avait constitué en vertu de ses superpouvoirs pour la conseiller sur la sélection d’un(e) directeur(trice) municipal(e) ne pouvait pas être qualifié de comité municipal dont les réunions étaient assujetties aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Par conséquent, la Ville n’a pas contrevenu à la Loi. L’Ombudsman a aussi invité la Ville à expliquer au public la nature et le rôle de tout organe consultatif similaire afin d’améliorer davantage la responsabilisation et la transparence des décisions de la mairesse.
L’Ombudsman a conclu que les séances tenues à huis clos par le comité plénier du Conseil du Comté de Norfolk le 14 février 2023 et le 15 novembre 2023 pour discuter de la cyber-assurance entraient dans l’exception de la sécurité des biens de la municipalité.
L’Ombudsman a conclu que le comité plénier du Conseil du Comté de Norfolk, dans sa séance à huis clos du 15 novembre 2023, a discuté d’un rapport du personnel au sujet de redevances d’aménagement locales, discussion qui n’entrait pas dans l’exception relative aux litiges actuels ou potentiels des règles des réunions publiques, car la probabilité d’un litige était hypothétique. Il a également conclu que la discussion tenue à huis clos par le Conseil le 9 janvier 2024 au sujet de l’achat d’un panneau d’affichage n’entrait pas dans cette même exception, le risque de litige étant là aussi hypothétique.
L’Ombudsman a conclu que le comité plénier du Conseil du Comté de Norfolk a mené, le 16 janvier 2024, une discussion à huis clos qui n’entrait pas dans l’exception invoquée des renseignements privés, car les échelles salariales examinées à cette séance ne constituaient pas des renseignements privés sur une personne pouvant être identifiée. Toutefois, la discussion était permise, car elle entrait dans l’exception des relations de travail du fait qu’elle concernait un plan de réorganisation du personnel.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail des Wah Wash Kesh Landings de la Municipalité de Whitestone ne constituait pas un comité au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités ni au sens du règlement de procédure qui était en vigueur à la création du groupe de travail. La composition du groupe de travail ne satisfait pas à la norme des 50 % de membres prescrite par la Loi. De plus, le règlement de procédure n’était pas assez explicite pour qu’on puisse conclure que le groupe de travail était censé être assujetti aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le comité du centre administratif du Canton de Tiny n’était pas assujetti aux règles des réunions publiques prévues à la Loi de 2001 sur les municipalités, car moins de 50 % de ses membres font aussi partie du Conseil du Canton, dont le règlement de procédure n’exige d’ailleurs pas l’application des règles des réunions publiques au comité.
L’Ombudsman a conclu qu’une rencontre des membres du Comité consultatif sur l’accessibilité de la Ville d’Amherstburg, le 8 septembre 2022, où les membres ont visité le centre d’un service de transport en commun et observé la démonstration des fonctionnalités d’un autobus accessible, ne contrevenait pas à la Loi de 2001 sur les municipalités. Puisque la rencontre n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité, il ne s’agissait pas d’une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail spécial sur le code de conduite et le groupe de travail sur la planification municipale de la Municipalité de Calvin avaient été établis par résolution du Conseil et étaient des comités de celui-ci.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Morley a contrevenu aux règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités le 14 décembre 2022 en omettant de traiter une rencontre atteignant le quorum des membres du Conseil (ainsi que le quorum d’un comité) comme une réunion régie par les règles des réunions publiques. Les membres du Conseil présents ont discuté d’activités de déneigement avec une personne membre du personnel d’une manière qui a fait avancer de façon importante les travaux et la prise de décision du Canton, cette rencontre constituant alors une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.
L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.
L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail de l’aéroport de Huronia était un comité de la Ville de Midland, de la Ville de Penetanguishene et du Canton de Tiny en vertu des règlements de procédure des trois municipalités, et que la présentation du groupe de travail du 19 avril 2022 était une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail de l’aéroport de Huronia était un comité de la Ville de Midland, de la Ville de Penetanguishene et du Canton de Tiny en vertu des règlements de procédure des trois municipalités, et que la présentation du groupe de travail du 19 avril 2022 était une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail de l’aéroport de Huronia était un comité de la Ville de Midland, de la Ville de Penetanguishene et du Canton de Tiny en vertu des règlements de procédure des trois municipalités, et que la présentation du groupe de travail du 19 avril 2022 était une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
La Municipalité de Callander a reconnu qu’en raison d’un oubli, l’avis d’une séance de formation tenue par le comité de dérogation n’a pas été publié comme l’exigent le règlement de procédure et le mandat de ce comité. La Municipalité a depuis publié à l’hôtel de ville un calendrier permettant d’afficher les avis des réunions de ce comité. Elle a de plus modifié son site Web de façon à retirer l’information désuète et à indiquer les dates exactes des réunions de plusieurs comités (comité de la culture, du patrimoine et du tourisme, comité des événements et comité consultatif de la mise en œuvre et de l’embellissement). Enfin, la Municipalité a commencé à afficher systématiquement les avis de réunion sur son portail en ligne et à l’hôtel de ville. L’Ombudsman a conclu qu’il n’y avait pas lieu de mener une enquête, étant donné les mesures prises par la Municipalité pour corriger le tir.
L’Ombudsman a conclu que le comité chargé des politiques et des priorités stratégiques de la Ville de London avait contrevenu aux règles des réunions publiques pendant la courte période où les portes de l’hôtel de ville se sont trouvées verrouillées par inadvertance lors de la réunion du 23 janvier 2023.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. Bien que les membres du Comité aient dit à l’Ombudsman qu’ils(elles) croyaient que le Comité était un groupe de travail, l’Ombudsman a conclu que le Comité est en fait un comité du conseil et doit se conformer aux règles des réunions publiques enoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu qu’un groupe de travail de la Ville de Hamilton n’était pas un comité, et n’était donc pas assujetti aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Le groupe de travail n’était pas désigné comme un comité par le règlement municipal, et il n’avait pas fonctionné en tant que comité, car il n’avait reçu aucune délégation de pouvoir du conseil pour prendre des décisions. Le rôle principal du groupe de travail était d’ordre administratif.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité de gouvernance du Secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Niagara n’avait pas atteint un quorum lorsqu’il s’était réuni le 12 janvier 2022. L’Ombudsman a déterminé que le quorum était atteint quand le Comité a tenu cette réunion.
The Ombudsman received a complaint alleging that meetings of the Board of Directors of the Niagara Falls Hydro Holding Corporation are improperly closed to the public in contravention of the Municipal Act, 2001. The Ombudsman determined that the corporation is not subject to the open meeting rules found in the Municipal Act, 2001 because 1) the corporation is not a local board as it was incorporated under a section of the Electricity Act, 1998 which deems it not to be a local board and 2) the corporation is not a committee of council as it does not function as a committee. That is, it does not exercise delegated authority from council and it does not play an advisory role to council.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions d’étude tenues par le Groupe de travail sur les véhicules tout terrain de la Ville de Kawartha Lakes le 19 février et le 4 mars 2021. La plainte alléguait que les réunions s’étaient déroulées à huis clos contrairement aux règles de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que, étant donné que le Groupe de travail était un comité du conseil municipal en vertu du règlement de procédure de la municipalité, et qu’il avait pour mandat de fournir des conseils et des recommandations au conseil municipal, ce Groupe de travail était tenu de se conformer aux règles des réunions publiques. En tenant ces réunions à huis clos, le Groupe de travail a enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le comité d’enquête dans le Canton de Nairn et Hyman. Il a conclu que la municipalité avait enfreint les règles des réunions publiques en omettant de communiquer des avis des réunions du comité d’enquête, et du fait que le conseil n’avait pas indiqué par voie de résolution la nature générale des questions à examiner à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à communiquer un avis public pour toutes les réunions de comité, et que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos donnent une description générale des questions à discuter.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par deux groupes de travail du Canton de Lucan Biddulph. Ces comités étaient tous deux informels, sans politique ou procédure de fonctionnement. L’Ombudsman a constaté que le Canton avait décidé de dissoudre ces groupes et de les remplacer par un comité officiel, avant notre enquête, et il l’en a félicité. L’Ombudsman a recommandé que le Canton instaure officiellement tous les comités par voie de règlement, et veille à ce que toutes les réunions se déroulent conformément aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le comité Baconfest du Canton de Lucan Biddulph. Il a conclu que le comité Baconfest était un comité du conseil municipal, assujetti aux règles des réunions publiques, étant donné que ce comité a été créé officiellement comme tel dans le règlement sur les nominations du Canton. La municipalité a omis d’afficher un avis de convocation et de dresser un procès-verbal pour les réunions de son comité Baconfest. L’Ombudsman a recommandé que le Canton instaure officiellement tous les comités par voie de règlement, et veille à ce que toutes les réunions se déroulent conformément aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le Comité conjoint de planification (le Comité) du ConnectWell Community Health Centre n'est pas un comité du conseil. Il s’avère que Comité n’est pas un comité du conseil en vertu du règlement municipal, et qu’au moins 50 % de ses membres ne sont pas membres d'un ou de plusieurs conseils municipaux ou locaux. De plus, le Comité ne fonctionne comme un comité du conseil, puisqu'il n'exerce aucun pouvoir délégué par le conseil et ne joue aucun rôle consultatif auprès du conseil.
L’Ombudsman a examiné des plaintes concernant une réunion tenue par le Comité consultatif de soutien du Service d'incendie du Canton de Southgate. Le règlement de procédure du canton prévoyait l'ajournement de toute réunion dont le quorum n'était pas atteint dans les 30 minutes suivant l'heure de début prévue. Le comité a atteint le quorum plus de 30 minutes après l'heure de début prévue, et a procédé à une discussion du Service d'incendie d'une manière qui a fait avancer de façon importante les travaux de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que, bien que le canton ait enfreint son règlement de procédure, la réunion n'avait pas été illégalement fermée au public. L’Ombudsman a recommandé que le canton veille à ce que toutes ses réunions se tiennent conformément aux règles des réunions publiques et à son règlement de procédure.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton. En tant que comité du conseil, ce Comité est assujetti aux règles des réunions publiques car au moins 50 % de ses membres sont membres du conseil. La municipalité a omis de communiquer un avis de deux réunions du Comité, enfreignant ainsi la Loi de 2001 sur les municipalités. Bien que la municipalité ait affiché l’heure d’une réunion ordinaire du Comité sur son site Web, elle n’en a pas indiqué le lieu. De plus, les deux réunions en question ont eu lieu à une heure différente de celle qui avait été affichée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à toujours communiquer un avis avant les réunions du Comité, et il a préconisé que la municipalité modifie son règlement de procédure pour stipuler qu’un avis doit être communiqué pour les réunions des comités consultatifs.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions du Comité des loisirs de la Ville de Kirkland Lake, qui avaient eu lieu en l'absence d'avis public. L’Ombudsman a conclu que le comité était un comité du conseil, et qu’il était donc assujetti aux exigences des réunions publiques en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que le comité n’avait pas communiqué d’avis publics de ses réunions et que, par conséquent, elles n’avaient pas été ouvertes au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Deep River pour discuter d’un plan de consultation sur les services de police. Durant la réunion, le conseil a formé un groupe de travail de consultation sur les services de police, composé de trois membres du conseil. L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail n’était pas un comité aux termes du règlement de procédure de la municipalité. Pour déterminer si le groupe de travail était un comité aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités, l’Ombudsman a examiné le rôle et les fonctions de ce groupe. Quand un groupe échange principalement des renseignements ou fait avancer des positions dont une municipalité a déjà décidé, sans faire de travail préparatoire à la prise de décision du conseil, ce groupe ne constitue pas un comité. Dans ce cas, l’Ombudsman a conclu que le groupe de travail avait exercé une fonction administrative. Par conséquent, ce n’était pas un comité aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des services généraux de la Ville de London pour discuter de la politique d’embauche du personnel de direction, en invoquant l’exception du secret professionnel de l’avocat. La municipalité a informé l’Ombudsman que les avocats de la municipalité étaient présents durant la séance à huis clos et ont donné des conseils juridiques, et que rien d’autre n’avait été discuté. L’Ombudsman a souligné que certaines municipalités décident d’exempter une réunion du secret professionnel de l’avocat et fournissent des renseignements protégés durant une enquête. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception du secret professionnel de l’avocat.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité spécial de contact avec l’OPP pour la Ville de Brockville. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le comité pour se retirer à huis clos faisait uniquement référence à l’exception citée pour tenir cette réunion à huis clos et qu’elle ne donnait aucun autre renseignement au public sur les discussions que le comité avait l’intention de tenir à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le comité adopte des résolutions qui annoncent clairement la tenue d'un huis clos et fassent une description générale des questions à discuter.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité spécial de contact avec l’OPP pour la Ville de Brockville. Après sa discussion en séance à huis clos, le comité n’a pas fait de compte rendu en séance publique quant à la nature de cette discussion à huis clos. L’Ombudsman a conclu que les membres du comité n'avaient pas connaissance des processus de rapport. À titre de pratique exemplaire, l’Ombudsman a recommandé au comité de faire rapport après les séances à huis clos et de donner des renseignements généraux sur les discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du conseil pour le Comté de Norfolk, afin de discuter de la prolongation d’un contrat de services juridiques. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos faisait référence à une « question contractuelle » ainsi qu’à une liste d’autres points à discuter et aux exceptions citées. L’Ombudsman a conclu que, même si la description de la discussion donnait au public une certaine idée de ce que le comité avait l’intention de discuter, la résolution aurait pu inclure plus de renseignements sans pour autant porter atteinte à la confidentialité de la question. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos précisent clairement quelle exception est invoquée pour chacun des points à discuter.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. Le Comité n’a pas fait de compte rendu après ses séances à huis clos et a dit à notre Bureau qu’il n’a pas l'habitude d'en faire. L’Ombudsman a souligné qu’en omettant de faire un compte rendu, le Comité n'avait donné au public aucune idée générale de ses discussions à huis clos, ni aucun renseignement sur les directives données au personnel durant le huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité d’administration, des finances et des services d’incendie pour le Canton de West Lincoln. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos indiquait uniquement les exceptions invoquées pour tenir la réunion à l’écart du public, mais ne donnait pas d’autres renseignements sur les sujets des discussions. L’Ombudsman a conclu que le conseil avait eu l’occasion d'inclure à la résolution plus de détails sur les discussions à tenir à huis clos, en fonction d’une résolution adoptée en séance publique qui avait trait aux discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer en séance à huis clos indiquaient uniquement les exceptions invoquées par le Comité pour tenir un huis clos – processus qui n’est conforme ni à la Loi ni au règlement de procédure du Canton. L’Ombudsman a recommandé que les résolutions adoptées par le Comité pour se retirer à huis clos donnent plus de renseignements au public sur la nature générale de la question à discuter.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue le Comité de planification de la Ville de Larder Lake. L’Ombudsman a recommandé que la ville modifie son règlement de procédure pour traiter des méthodes de réunions publiques des comités et pour exiger que des avis soient communiqués au public pour toutes les réunions.