L’enquête de l’Ombudsman a permis de constater que le Conseil du Canton de Jocelyn avait contrevenu au paragraphe 239(7) de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant de consigner un procès-verbal pour sa séance à huis clos tenue à sa réunion du 10 octobre 2023.
L’Ombudsman a établi que le procès-verbal du Conseil de la Ville de Halton Hills suggérait que le Conseil avait inclus dans sa résolution de retrait à huis clos une discussion sur les annonces de politiques provinciales relatives aux municipalités alors que ce n’était pas le cas.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Lanark Highlands a contrevenu aux exigences du paragraphe 239(7) de la Loi de 2001 sur les municipalités le 27 juin 2023 en ne consignant pas adéquatement les discussions tenues à huis clos. Comme pratique exemplaire, il recommande au Canton d’enregistrer, en format audio ou vidéo, ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que la Municipalité de Calvin avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités et son règlement procédural en n’affectant personne à la rédaction des procès-verbaux des réunions tenues par le groupe de travail spécial sur le code de conduite et le groupe de travail sur la planification municipale.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019. Même si l’Ombudsman a conclu que le sujet discuté répondait aux critères des exceptions prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités, il a établi que le procès-verbal ne rendait pas compte de la teneur de la discussion. Il n’y avait pas non plus d’enregistrement audio ni vidéo de la séance à huis clos.
Les personnes qui étaient présentes à la réunion que nous avons interviewées ne pouvaient nous fournir de détails sur la discussion tenue à huis clos et leurs comptes rendus ne concordaient pas toujours. Comme pratique exemplaire, l’Ombudsman a recommandé au Comité de s’assurer que ses procès-verbaux rendent compte fidèlement des discussions à huis clos, notamment en offrant une description des questions de fond et de procédure discutées. En outre, l’Ombudsman a encouragé le Comité à adopter la pratique exemplaire consistant à faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes ses délibérations, y compris à huis clos, pour s’assurer que le compte rendu est exact.
L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.
L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.
L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.
L’Ombudsman a jugé que les procès-verbaux du Canton d’Adjala-Tosorontio manquaient de précision et ne respectaient donc pas les exigences énoncées dans le règlement de procédure du Canton.
Une commission aéroportuaire a tenu plusieurs réunions à huis clos pour lesquelles elle n’a pas dressé de procès-verbal ou n’a pas consigné ses délibérations de façon exacte et exhaustive dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que si le procès-verbal n’est pas censé être une transcription littérale des délibérations, il doit tout de même faire état de la teneur de tous les sujets discutés. L’Ombudsman recommande aussi de faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes les séances publiques et à huis clos pour assurer l’exhaustivité de ses dossiers.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion extraordinaire tenue à huis clos par le Conseil de santé du Bureau de santé de Grey Bruce le 12 mai 2021 et sur une réunion tenue à huis clos par le Comité exécutif du Conseil le 10 mai 2021. Bien que l’Ombudsman ait déterminé que les sujets discutés lors des deux réunions relevaient des exceptions énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités, il a conclu que le Conseil de santé et le Comité exécutif avaient enfreint la Loi en omettant de faire un compte rendu de toutes les questions discutées à huis clos, dans le procès-verbal de réunion.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. Le Comité n’a pas dressé de procès-verbal séparé pour la partie publique et la partie à huis clos de chacune des réunions. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux conservés ne contenaient que des renseignements limités, et n’avaient pas inclus le contenu ou la nature des discussions du Comité. L’Ombudsman a recommandé que le Comité veille à conserver des procès-verbaux des séances publiques et des séances à huis clos des réunions, et s’assure que les comptes rendus des réunions sont complets et exacts sur tous les points de fond et de procédure qui sont discutés.
L’Ombudsman a examiné deux plaintes à propos d’une réunion d’urgence tenue à huis clos par le conseil du Canton de Prince. L’Ombudsman a déterminé que, bien que le Canton de Prince ait résolu de nommer une greffière temporaire pour la réunion d’urgence à huis clos, il n’avait pas adopté de règlement de confirmation pour ratifier cette résolution.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Casselman avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités pendant une réunion le 26 octobre 2021 en omettant d’adopter une résolution décrivant la nature générale de la question à examiner à huis clos avant de se retirer à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le conseil a enfreint le paragraphe 239 (4) de la Loi quand il a omis d’indiquer par voie de résolution la nature générale de la question à examiner à huis clos. L’Ombudsman a également indiqué que le procès-verbal ne reflétait pas fidèlement le déroulement de la réunion.
L’Ombudsman a reçu des plaines alléguant que le conseil de la Ville d’Amherstburg avait enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités le 8 novembre et le 16 novembre 2021. Les réunions à huis clos des 8 et 16 novembre n’ont pas été enregistrées sur support audio ou vidéo, et aucun procès-verbal des séances à huis clos n’a été conservé. L’Ombudsman a conclu que la Ville avait manqué à son obligation en vertu du paragraphe 239 (7) de la Loi en ne conservant pas de procès-verbal de ces réunions à huis clos. L’Ombudsman a précédemment conclu que les procès-verbaux des réunions à huis clos devraient faire un compte rendu indépendant des délibérations tenues à huis clos, même si certains des renseignements peuvent être déduits des procès-verbaux des réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de quatre réunions tenues par le Comité exécutif du Comté de Bruce le 21 septembre 2017, le 2 août et le 6 septembre 2018, et le 10 janvier 2019. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux des réunions du Comité ne donnaient pas une description complète des sujets discutés à huis clos. Pour plusieurs de ces réunions, l’Ombudsman a observé que la plus grande partie du contenu du procès-verbal avait été copiée textuellement à partir de rapports du personnel, et il n’était pas clair dans quelle mesure cela reflétait le contenu de la discussion à huis clos du Comité. Par conséquent il était difficile de déterminer, à partir des comptes rendus des réunions, les sujets qui avaient été discutés en réunion. Lors de nos entrevues, les personnes présentes aux réunions n’ont pas pu se souvenir des discussions. L’Ombudsman a reconnu que le Comité avait modifié un certain nombre de ses pratiques de réunions depuis les réunions en question et il a recommandé au Comité de rester vigilant et de veiller à conserver un compte rendu complet et exact des questions de fond et de procédure discutées lors des réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé au Comité de faire des enregistrements audio ou vidéo de toutes les procédures, incluant les réunions à huis clos, afin d’en conserver un compte rendu exact.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le comité Baconfest du Canton de Lucan Biddulph. Il a conclu que le comité Baconfest était un comité du conseil municipal, assujetti aux règles des réunions publiques, étant donné que ce comité a été créé officiellement comme tel dans le règlement sur les nominations du Canton. La municipalité a omis d’afficher un avis de convocation et de dresser un procès-verbal pour les réunions de son comité Baconfest. L’Ombudsman a recommandé que le Canton instaure officiellement tous les comités par voie de règlement, et veille à ce que toutes les réunions se déroulent conformément aux règles des réunions publiques.
L'Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Brudenell, Lyndoch et Raglan. Durant la séance à huis clos, aucun procès-verbal officiel n'a été rédigé. Bien que le Canton ait adopté la pratique de faire des enregistrements sonores de ses réunions à huis clos, seul un enregistrement incomplet de cette réunion avait été produit. L'Ombudsman a noté que les enregistrements sonores ne devraient pas remplacer les comptes rendus écrits, qui sont exigés par la Loi de 2001 sur les municipalités. L'Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver des procès-verbaux des séances publiques et à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L'Ombudsman a également recommandé que le Canton veille à ce que les procès-verbaux des réunions soient complets et reflètent avec précision tous les points de fond et de procédure qui ont été discutés.
L’Ombudsman a conclu que le Canton avait omis d’inclure aux procès-verbaux des renseignements sur les sujets discutés, incluant les résolutions qui avaient fait l’objet d’un vote mais n’avaient pas été adoptées. Les procès-verbaux se limitaient à une liste de résolutions adoptées par le conseil. L’Ombudsman a recommandé que, à titre de pratique exemplaire, le Canton améliore ses méthodes de rédaction des procès-verbaux de réunions. Bien que les procès-verbaux ne soient pas censés être une transcription littérale, ils devraient consigner les sujets de fond et de procédure discutés et inclure toutes les résolutions examinées, y compris celles qui ne sont pas adoptées. Les procès-verbaux qui ne reflètent pas l’intégralité des questions et des sujets discutés, ainsi que des décisions prises, au cours d’une réunion du conseil ne constituent pas le compte rendu exact requis pour protéger la municipalité, au cas où la réunion ferait l’objet d’une enquête ou d’un litige. De plus, un procès-verbal incomplet prive les responsables municipaux(ales) d’un document qu’ils(elles) pourraient consulter par la suite pour comprendre comment une question a été examinée, ou une décision prise.
L’Ombudsman a enquêté sur les méthodes de réunions du SAC du Grand Napanee. L’Ombudsman a eu des difficultés à obtenir des copies des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions tenues par le conseil du SAC entre mars et juin 2020. L’Ombudsman a noté que, à titre de pratique exemplaire, le conseil du SAC devrait veiller à ce que tous les procès-verbaux de ses réunions soient consultables par le personnel et les membres du conseil, ainsi que par le public, à des fins d’examen.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion extraordinaire du conseil durant laquelle le comité plénier du Canton de Johnson s’était réuni à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne contenait pas de description complète des sujets abordés, tant lors de la séance publique que de la séance à huis clos. L’Ombudsman a recommandé au Canton d’améliorer ses pratiques de compte rendu des réunions, en s’assurant que les procès-verbaux reflètent tous les points de fond et de procédure discutés.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Sables-Spanish Rivers avait omis d’enregistrer d’importants renseignements à propos de la réunion, dont le lieu, l’heure de la fin de la réunion, et l’heure du début et de la fin de la séance à huis clos. Les procès-verbaux ne donnaient pas de description complète des sujets discutés à huis clos et en public. Ils se résumaient presque entièrement à une liste des résolutions adoptées. Par conséquent, les comptes rendus de réunion ne permettaient pas de déterminer quels sujets avaient été abordés en réunion, et à quel moment. Les témoins que nous avons interrogés avaient gardé des souvenirs contradictoires des discussions. L’Ombudsman a recommandé au Canton d’améliorer ses procès-verbaux, et de faire des enregistrements audio ou vidéo des réunions à huis clos, afin de conserver des comptes rendus exacts des délibérations.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Casselman. Durant le huis clos, le conseil a décidé de donner suite à une offre de contrat d'emploi. Le procès-verbal n’a pas inclus cette décision en tant que directives données à huis clos au personnel, ni en tant que résolution adoptée en séance publique. L’Ombudsman a recommandé que le conseil respecte la Loi de 2001 sur les municipalités pour ses votes et qu'il indique clairement le point visé par chaque vote, vote officiellement sur ce point et consigne le résultat dans le procès-verbal de réunion.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Front of Yonge. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la réunion n’avait pas inclus la discussion du conseil sur les bacs de recyclage. La municipalité a pour habitude de consigner uniquement les motions et les votes officiels du conseil dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que, pour conserver des comptes rendus complets et exacts, toutes les questions de fond et de procédure discutées en réunion devraient être enregistrées.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Durant la séance à huis clos, le greffier a quitté la salle de réunion et aucun procès-verbal de la séance à huis clos n’a été dressé. L’Ombudsman a conclu que la municipalité ne s’était pas acquittée de son obligation légale de consigner les délibérations du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver un procès-verbal des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus de réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées, et il a préconisé de faire des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Lanark Highlands pour discuter d'un certain nombre de points. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la discussion à huis clos était beaucoup trop bref et énumérait simplement les sujets de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité améliore ses pratiques de comptes rendus et veille à ce que le procès-verbal indique le lieu de la réunion, l’heure du début et de la fin de la réunion, les présences, une description détaillée des questions de fond et de procédure examinées, et tous les votes qui ont eu lieu.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Welland pour nommer un nouveau membre du conseil. L’Ombudsman a félicité la municipalité pour ses enregistrements des réunions publiques et des réunions à huis clos du conseil. Toutefois, durant cette réunion à huis clos, le système d’enregistrement sonore n’avait pas bien fonctionné. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité examine son système d’enregistrement, pour vérifier qu’il fonctionne correctement.
L’Ombudsman a examiné cinq réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. L’Ombudsman a cerné plusieurs pratiques exemplaires pour renforcer la responsabilisation et la transparence des réunions du conseil. L’Ombudsman a souligné que, grâce à des procès-verbaux complets et exacts des réunions à huis clos, les membres du public ont l’assurance que les questions traitées en réunion fermée au public se prêtaient à des discussions à huis clos, et que les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités et du règlement de procédure ont été respectées. De même, la tenue de procès-verbaux complets des réunions publiques du conseil permet aux membres du public qui n’ont pas pu assister à ces réunions de comprendre comment et pourquoi le conseil a pris certaines décisions.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour discuter à huis clos de la vente d’un bien-fonds. La Ville fait des enregistrements audio de ses réunions à huis clos. Le procès-verbal de la séance à huis clos de cette réunion ne reflétait ni la discussion du conseil, ni ses résolutions. L’Ombudsman a souligné que les enregistrements audio ne devraient pas remplacer les documents écrits exigés par la Loi de 2001 sur les municipalités. Alors qu'un enregistrement audio peut fournir un compte rendu des discussions à huis clos, l’enregistrement audio de cette séance à huis clos était de mauvaise qualité si bien qu'il était difficile d’entendre toutes les déclarations et de les attribuer à certaines personnes en particulier.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Conseil de gestion de la Zone d’amélioration commerciale (ZAC) de Ridgeway, dans la Ville de Fort Erie, pour discuter de la conduite d’un employé de la ZAC. Ce n’est que plusieurs semaines après la réunion qu’un membre du conseil a dressé un procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que, pour garantir un compte rendu exact des délibérations, le procès-verbal soit consigné durant la réunion à huis clos.
L'Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter du processus de recrutement en vue de remplacer le directeur général (DG) qui prenait sa retraite. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos n’avait pas clairement fait état du point discuté, du vote qui avait eu lieu à huis clos et du résultat du huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que tous ses votes à huis clos se déroulent dans le respect de la Loi de 2001 sur les municipalités, et notamment qu’ils soient consignés correctement dans le procès-verbal.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter des célébrations du 150e anniversaire du Canada dans la municipalité. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos n’avait pas clairement fait état du point discuté, du vote qui avait eu lieu à huis clos et de son résultat. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que tous ses votes à huis clos se déroulent dans le respect de la Loi de 2001 sur les municipalités, et notamment qu’ils soient consignés correctement dans le procès-verbal.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville du Grand Sudbury pour discuter d’une enquête sur un contrat entre la Ville et un kiosque de vente de billets pour les transports en commun. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos ne donnait aucun renseignement précis sur les discussions qui avaient eu lieu. L’Ombudsman a précisé que les municipalités doivent consigner, sans remarque, toutes les résolutions, décisions et autres délibérations aussi bien pour les réunions publiques que pour les réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la Ville fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a découvert que dans certains cas le compte rendu de la réunion à huis clos ne reflétait pas la teneur réelle de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que les procès-verbaux de réunions reflètent avec exactitude toutes les questions de forme et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a conclu que les comptes rendus de certaines réunions n’étaient pas disponibles, et que ceux qui l'étaient manquaient de détails ou ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des comptes rendus complets et exacts de toutes les réunions, et que ces comptes rendus reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par la Municipalité de Magnetawan. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne donnait aucun renseignement sur la teneur de la discussion du conseil. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les procès-verbaux de ses réunions soient complets et exacts et reflètent toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio de ses discussions.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion n’avait donné aucun renseignement sur les discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil conserve des comptes rendus complets, détaillés et exacts de toutes les questions discutées durant les réunions à huis clos, et qu’il fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Bracebridge. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux faisaient uniquement état des résolutions considérées durant les séances à huis clos, mais ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que les procès-verbaux des réunions à huis clos reflètent la teneur réelle des discussions et que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné sept réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron. L’Ombudsman a conclu que, pour plusieurs de ces réunions, les procès-verbaux manquaient de renseignements. Ainsi, dans le cas d’une réunion, le procès-verbal ne donnait aucun renseignement sur les discussions qui avaient eu lieu. Dans un autre cas, le procès-verbal ne consignait pas tous les sujets de la discussion tenue à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des procès-verbaux complets et exacts qui reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. De plus, l’Ombudsman a préconisé que la municipalité instaure un processus d’enregistrement audio de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin pour discuter des qualifications de candidats individuels et identifiables au poste de contremaître des travaux municipaux. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne permettait pas de déterminer si toutes les discussions tenues à huis clos avaient été consignées dans le procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que le conseil du Canton conserve des procès-verbaux complets et exacts des réunions et envisage de faire des enregistrements audio de ses réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a souligné que la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu officiel de deux réunions. Il a recommandé que la municipalité veille à conserver un compte rendu adéquat des séances à huis clos, conformément aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de South Bruce Peninsula pour discuter du processus d’embauche du personnel. Après avoir mené une enquête, l’Ombudsman a décelé plusieurs infractions aux procédures, y compris des problèmes dans la tenue des comptes rendus des séances à huis clos. L’Ombudsman a conclu que, bien que les résolutions et les décisions aient été notées dans le procès-verbal, la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu complet et exact de ses discussions à huis.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la municipalité ne respectait pas les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités à plusieurs égards, notamment en autorisant le conseil à se réunir à huis clos pour des raisons autres que les exceptions énoncées dans la Loi. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour exiger que des avis de toutes les réunions soient communiqués, pour refléter correctement les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi, pour instaurer des procédures d'ordre du jour, et pour exiger de conserver un procès-verbal complet et exact de toutes les réunions du conseil.