L’Ombudsman a conclu que les résolutions du Conseil du Canton de Lanark Highlands visant à se retirer à huis clos pour discuter de l’usine Glenayr Kitten Mill fournissaient de l’information générale sur la question à étudier et précisaient les exceptions à la Loi de 2001 sur les municipalités invoquées.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Cité de Pickering le 10 août 2020. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos ne précisait pas quelle exception des réunions à huis clos devait s’appliquer à chacun des points à examiner. L’Ombudsman a suggéré à la municipalité d’adopter la pratique exemplaire qui consiste à indiquer précisément dans ses résolutions quelle exception des réunions à huis clos s’applique à chacun des sujets de discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de St. Catharines. Il a conclu que, bien que le conseil ait adopté verbalement une résolution pour se retirer à huis clos, le procès-verbal de la séance publique n’avait pas consigné la résolution. De plus, la résolution verbale ne donnait aucune description générale des questions à discuter à huis clos, ni des exceptions invoquées pour tenir des discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Deep River pour discuter d’une proposition d’aménagement et de diverses questions liées aux services d’incendie. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’avait pas précisé quelle exception des réunions à huis clos était censée s’appliquer à chaque question. En revanche, ces renseignements étaient donnés dans l’ordre du jour. L’Ombudsman a recommandé à la municipalité d’adopter la pratique exemplaire de préciser, dans sa résolution, quelle exception des réunions à huis clos est invoquée pour chaque sujet de discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Timmins. L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos lors des deux réunions n’avaient pas donné de renseignements utiles au public sur les questions à examiner à huis clos, et que les résolutions n’avaient pas indiqué quelle exception des réunions à huis clos était censée s’appliquer à chacun des points à l’ordre du jour de la réunion à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que ses résolutions visant à se retirer à huis clos donnent une description générale des questions à examiner de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public, sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter du processus de recrutement en vue de remplacer le directeur général (DG) qui prenait sa retraite. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos ne donnait pas de renseignements utiles au public sur la question à examiner. L’Ombudsman a aussi conclu que la résolution ne précisait pas quelle exception des réunions à huis clos était censée s’appliquer à chacun des points inscrits à l’ordre du jour de la réunion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du conseil pour le Comté de Norfolk, afin de discuter de la prolongation d’un contrat de services juridiques. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos faisait référence à une « question contractuelle » ainsi qu’à une liste d’autres points à discuter et aux exceptions citées. L’Ombudsman a conclu que, même si la description de la discussion donnait au public une certaine idée de ce que le comité avait l’intention de discuter, la résolution aurait pu inclure plus de renseignements sans pour autant porter atteinte à la confidentialité de la question. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos précisent clairement quelle exception est invoquée pour chacun des points à discuter.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la municipalité n’avait pas cité l’exception invoquée pour tenir la séance à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que ses résolutions divulguent toutes les exceptions autorisant la discussion à huis clos et indiquent à la fois le fait que la réunion va se tenir à huis clos et la nature générale de la question à examiner.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a relevé un certain nombre de problèmes de procédure quant à ces réunions, notamment le fait que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos n’étaient conformes ni aux exigences de la Loi sur les municipalités ni au règlement de procédure de la municipalité. L’une des résolutions ne citait pas l’exception invoquée pour autoriser la discussion et ne donnait aucun autre renseignement. D’autres résolutions n’incluaient pas de description générale de la question à examiner. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que ses résolutions pour se retirer à huis clos donnent une description des questions à discuter et indiquent l’exception autorisant la discussion.
L’Ombudsman a examiné trois réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de McMurrich-Monteith. L’Ombudsman a conclu que, lors d’une réunion, la résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’indiquait pas l’exception appliquée à la question à discuter à huis clos. L’Ombudsman a déterminé que, lors d’une autre réunion, la résolution adoptée pour se retirer à huis clos avait omis de donner des renseignements sur la nature générale de la question à discuter.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Magnetawan. Après avoir mené une enquête, l’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’indiquait pas l’exception invoquée. L’Ombudsman a souligné que la municipalité n’était pas tenue de citer l’exception précise qui autorisait la séance à huis clos, mais que ceci était recommandé à titre de pratique exemplaire pour promouvoir la transparence.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron de 2008 à 2013. L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos lors de la plupart de ces réunions indiquaient uniquement que le conseil se réunirait en séance à huis clos à un moment donné. Les résolutions ne comprenaient ni le sujet à examiner à huis clos, ni l’exception ou les exceptions précises invoquées pour se retirer à huis clos.