L’enquête de l’Ombudsman a permis de constater que le Conseil du Canton de Jocelyn avait contrevenu au paragraphe 239(7) de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant de consigner un procès-verbal pour sa séance à huis clos tenue à sa réunion du 10 octobre 2023.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Lanark Highlands a contrevenu aux exigences du paragraphe 239(7) de la Loi de 2001 sur les municipalités le 27 juin 2023 en ne consignant pas adéquatement les discussions tenues à huis clos. Comme pratique exemplaire, il recommande au Canton d’enregistrer, en format audio ou vidéo, ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que la Municipalité de Calvin avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités et son règlement procédural en n’affectant personne à la rédaction des procès-verbaux des réunions tenues par le groupe de travail spécial sur le code de conduite et le groupe de travail sur la planification municipale.
Une commission aéroportuaire a tenu plusieurs réunions à huis clos pour lesquelles elle n’a pas dressé de procès-verbal ou n’a pas consigné ses délibérations de façon exacte et exhaustive dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que si le procès-verbal n’est pas censé être une transcription littérale des délibérations, il doit tout de même faire état de la teneur de tous les sujets discutés. L’Ombudsman recommande aussi de faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes les séances publiques et à huis clos pour assurer l’exhaustivité de ses dossiers.
L’Ombudsman a reçu des plaines alléguant que le conseil de la Ville d’Amherstburg avait enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités le 8 novembre et le 16 novembre 2021. Les réunions à huis clos des 8 et 16 novembre n’ont pas été enregistrées sur support audio ou vidéo, et aucun procès-verbal des séances à huis clos n’a été conservé. L’Ombudsman a conclu que la Ville avait manqué à son obligation en vertu du paragraphe 239 (7) de la Loi en ne conservant pas de procès-verbal de ces réunions à huis clos. L’Ombudsman a précédemment conclu que les procès-verbaux des réunions à huis clos devraient faire un compte rendu indépendant des délibérations tenues à huis clos, même si certains des renseignements peuvent être déduits des procès-verbaux des réunions publiques.
L'Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Brudenell, Lyndoch et Raglan. Durant la séance à huis clos, aucun procès-verbal officiel n'a été rédigé. Bien que le Canton ait adopté la pratique de faire des enregistrements sonores de ses réunions à huis clos, seul un enregistrement incomplet de cette réunion avait été produit. L'Ombudsman a noté que les enregistrements sonores ne devraient pas remplacer les comptes rendus écrits, qui sont exigés par la Loi de 2001 sur les municipalités. L'Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver des procès-verbaux des séances publiques et à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L'Ombudsman a également recommandé que le Canton veille à ce que les procès-verbaux des réunions soient complets et reflètent avec précision tous les points de fond et de procédure qui ont été discutés.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de St. Catharines. Il a conclu que, bien que le conseil ait adopté verbalement une résolution pour se retirer à huis clos, le procès-verbal de la séance publique n’avait pas consigné la résolution. De plus, la résolution verbale ne donnait aucune description générale des questions à discuter à huis clos, ni des exceptions invoquées pour tenir des discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Front of Yonge. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la réunion n’avait pas inclus la discussion du conseil sur les bacs de recyclage. La municipalité a pour habitude de consigner uniquement les motions et les votes officiels du conseil dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que, pour conserver des comptes rendus complets et exacts, toutes les questions de fond et de procédure discutées en réunion devraient être enregistrées.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Durant la séance à huis clos, le greffier a quitté la salle de réunion et aucun procès-verbal de la séance à huis clos n’a été dressé. L’Ombudsman a conclu que la municipalité ne s’était pas acquittée de son obligation légale de consigner les délibérations du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver un procès-verbal des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus de réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées, et il a préconisé de faire des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le conseil de la Ville de Grimsby en sa qualité d’actionnaire de Niagara Power Inc., sans avoir communiqué d'avis au public. La municipalité a laissé entendre que le conseil avait le droit de se réunir en tant qu'actionnaire de cette société en vertu de la Loi sur les sociétés par actions, et que les réunions n’étaient pas assujetties aux règles sur les réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que la municipalité est l’actionnaire majoritaire de Niagara Power Inc., mais que les membres individuels du conseil ne sont pas actionnaires. Quand la société tient une réunion des actionnaires, le conseil est invité à y assister à titre de représentant de la Ville. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que la municipalité doit communiquer un avis de ses réunions au public, conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a aussi donné des exemples de pratiques exemplaires concernant la tenue des réunions d’actionnaires pour une société contrôlée par la municipalité, dans d’autres municipalités.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.
L’Ombudsman a examiné sept réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron. L’Ombudsman a conclu que, pour plusieurs de ces réunions, les procès-verbaux manquaient de renseignements. Ainsi, dans le cas d’une réunion, le procès-verbal ne donnait aucun renseignement sur les discussions qui avaient eu lieu. Dans un autre cas, le procès-verbal ne consignait pas tous les sujets de la discussion tenue à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des procès-verbaux complets et exacts qui reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. De plus, l’Ombudsman a préconisé que la municipalité instaure un processus d’enregistrement audio de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a souligné que la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu officiel de deux réunions. Il a recommandé que la municipalité veille à conserver un compte rendu adéquat des séances à huis clos, conformément aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités.