Une commission aéroportuaire, qui constitue un conseil local mixte regroupant quatre municipalités, n’avait pas de règlement de procédure. La Loi de 2001 sur les municipalités exige des conseils locaux qu’ils adoptent un règlement de procédure; l’Ombudsman a conclu que l’absence d’un tel règlement contrevenait à la Loi.
Une commission aéroportuaire a tenu plusieurs réunions à huis clos pour lesquelles elle n’a pas dressé de procès-verbal ou n’a pas consigné ses délibérations de façon exacte et exhaustive dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que si le procès-verbal n’est pas censé être une transcription littérale des délibérations, il doit tout de même faire état de la teneur de tous les sujets discutés. L’Ombudsman recommande aussi de faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes les séances publiques et à huis clos pour assurer l’exhaustivité de ses dossiers.
Une commission aéroportuaire indiquait sur son site Web que les réunions avaient lieu le deuxième jeudi de chaque mois, de septembre à juin. L’Ombudsman a conclu qu’il s’agissait d’un avis public suffisant pour les réunions qui se tiennent selon un calendrier régulier. Toutefois, en avril 2021, la commission a tenu sa réunion un vendredi, et l’Ombudsman a conclu qu’elle n’avait pas été en mesure de prouver que son site Web avait été mis à jour pour informer le public de ce changement.
L’Ombudsman a conclu qu’une discussion à huis clos tenue par une commission aéroportuaire remplissait les conditions de l’exception prévue en cas de « négociations ». La commission effectuait des négociations avec un tiers à propos d’un projet d’affaires. Pendant la discussion, elle a évalué s’il convenait d’accepter l’accord financier proposé et a établi un plan d’action pour la poursuite des négociations.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant qu’une commission aéroportuaire avait indûment tenu un vote lors d’une séance à huis clos. Au cours de cette séance, la commission était parvenue à un consensus en vue d’accepter et d’approuver un accord financier. Aux termes des règles des réunions publiques, parvenir à un consensus équivaut à tenir un vote. L’Ombudsman a conclu que la discussion à huis clos était permise selon les exceptions aux règles des réunions publiques, mais que le vote, qui ne portait ni sur une question de procédure ni sur des directives à donner au personnel, n’était pas autorisé.