Avis

L’Ombudsman a conclu que la réunion d’urgence tenue par le Conseil de la Municipalité de West Elgin le 22 septembre 2023 ne répondait pas aux critères prévus par le règlement de procédure de la Municipalité pour les réunions d’urgence et qu’un avis public était donc obligatoire. Il a de plus conclu que la Municipalité avait fourni un avis insuffisant, car l’avis de la réunion annonçait que celle-ci serait électronique sans toutefois contenir de lien permettant l’accès à la diffusion en direct. Cela revenait à tenir cette réunion à huis clos, en infraction aux règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a conclu que la Municipalité de West Elgin a fourni des avis insuffisants des réunions tenues par son Conseil le 22 et le 28 septembre ainsi que le 16 octobre 2023, car il avait été annoncé que les réunions suivraient une formule hybride ou exclusivement électronique, mais aucun lien n’avait été fourni pour l’accès à la diffusion publique. Les réunions s’en sont trouvées fermées au public, ce qui est contraire aux règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a conclu que le Canton de McGarry avait publié un avis suffisant de la réunion d’urgence tenue par le Conseil le 1er septembre 2023 pour discuter de la démission du maire, conformément à son règlement de procédure.

L’Ombudsman a conclu que la Municipalité de Whitestone avait omis d’aviser le public adéquatement de plusieurs réunions virtuelles. Pour certaines d’entre elles, la Municipalité n’a pas non plus fourni d’information pour expliquer au public comment y accéder. De plus, la Municipalité a négligé pour certaines de ces réunions de faire le nécessaire pour informer le public de sorte qu’il puisse y assister quand son site Web était indisponible pour des raisons de maintenance, l’information ne pouvant alors plus y être consultée.

L’Ombudsman a reçu une plainte au sujet d’une réunion tenue par la Municipalité de Temagami le 20 juin 2023, plainte alléguant que la Municipalité aurait omis d’aviser le public de cette réunion. L’Ombudsman a constaté que la Municipalité avait bel et bien fait paraître un avis public de la réunion plusieurs jours à l’avance.

L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Amherstburg n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques en ne donnant pas d’avis de sa séance de formation à huis clos sur la gestion des infrastructures municipales le 14 février 2023. Puisque la séance n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité, il ne s’agissait pas d’une réunion assujettie aux règles des réunions publiques. Néanmoins, l’Ombudsman a félicité la Ville d’avoir pris des mesures au-delà des exigences prévues dans la Loi pour améliorer la transparence de la séance, et a suggéré qu’elle officialise la pratique de traiter les séances de formation comme des réunions.

L’Ombudsman a conclu que la Municipalité de Calvin avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités et son règlement procédural en ne donnant pas avis des réunions tenues par le groupe de travail spécial sur le code de conduite et le groupe de travail spécial sur la planification municipale.

L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Sables-Spanish Rivers n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 26 juillet et 9 août 2023 en n’inscrivant pas les séances à huis clos aux ordres du jour. L’Ombudsman a constaté que les séances à huis clos n’étaient pas initialement prévues, et la Loi n’exige pas que les municipalités donnent un préavis des questions à discuter à huis clos.

L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.

L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.

L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.

L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Municipalité de Calvin avait contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’aviser dûment le public au sujet de sa réunion électronique du 14 juin 2022 et de l’informer du moyen d’y accéder. Même si la municipalité a publié un lien vers cette réunion pendant le déroulement de celle-ci, le public n’a pas pu observer l’intégralité de la réunion en temps réel, et donc celle-ci était en fait fermée au public, ce qui contrevenait à la Loi.

Une commission aéroportuaire indiquait sur son site Web que les réunions avaient lieu le deuxième jeudi de chaque mois, de septembre à juin. L’Ombudsman a conclu qu’il s’agissait d’un avis public suffisant pour les réunions qui se tiennent selon un calendrier régulier. Toutefois, en avril 2021, la commission a tenu sa réunion un vendredi, et l’Ombudsman a conclu qu’elle n’avait pas été en mesure de prouver que son site Web avait été mis à jour pour informer le public de ce changement.

L’Ombudsman a conclu qu’une séance de formation pour le conseil du Canton d’Emo au sujet de son nouveau format de budget, relevait de l’exception de l’éducation ou la formation relativement aux réunions publiques, car le conseil avait reçu alors une formation et la séance n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision. Comme le conseil n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision, la séance de formation n’était pas une réunion assujettie aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités et dans le règlement de procédure du Canton. Par conséquent, le Canton n’était pas tenu de communiquer un avis de cette séance de formation.

Un(e) membre du public s’est plaint(e) de ne pas avoir été admis(e) à une réunion virtuelle de la Saugeen Municipal Airport Commission le 20 juin 2022, réunion qui s’était tenue sur Zoom. L’Ombudsman a déterminé que la Commission avait suivi sa procédure en communiquant à l’avance un avis public avec la date et l’heure de la réunion, et un lien Zoom permettant d’en observer le déroulement. L’Ombudsman a conclu que, selon la prépondérance des probabilités, la Commission n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a suggéré qu’à titre de pratique exemplaire la Commission signale tout changement dans les instructions d’accès – comme des changements vers un lien – quand elle affiche des avis de réunion.

L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. L’examen de l’Ombudsman a conclu que, bien que le règlement de procédure du conseil décrive la façon dont un avis doit être communiqué pour toutes les réunions du conseil, le règlement ne décrit pas le type d’avis à communiquer pour les réunions des comités. L’Ombudsman a recommandé que la Ville modifie son règlement de procédure afin d’indiquer comment un avis doit être communiqué pour les réunions des comités.

L’Ombudsman a conclu que le conseil du Canton de McKellar avait enfreint les règles des réunions publiques en affichant des avis publics contradictoires sur l'heure et le lieu de la réunion électronique du 9 septembre 2021.

L’Ombudsman a conclu que le conseil du Canton de McKellar avait enfreint les règles des réunions publiques en affichant des avis publics contradictoires sur le lieu de la réunion du 12 avril 2021.

L’Ombudsman a examiné deux plaintes à propos d’une réunion d’urgence tenue à huis clos par le conseil du Canton de Prince. L’Ombudsman a déterminé que le Canton avait enfreint les exigences de son règlement de procédure et de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant de faire un effort raisonnable pour communiquer un avis de la réunion au public.

L’Ombudsman a conclu que le Comité de vitalité culturelle de la Ville de Sault Ste. Marie avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 17 novembre 2021, en tenant une réunion qui n’était pas conforme aux exigences des réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que la réunion n’avait pas été ouverte au public, car le Comité n’avait pas fourni au public les renseignements nécessaires pour assister à la réunion virtuelle. L’Ombudsman a également conclu que le Conseil du tourisme de la Ville de Sault Ste. Marie avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 25 novembre 2021 en tenant une réunion qui n’était pas conforme aux exigences des réunions publiques. La réunion n’avait pas été ouverte au public, car le Conseil n'avait pas fourni au public les renseignements nécessaires pour assister à la réunion virtuelle.

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité permanent des infrastructures et des services environnementaux du Comté de Dufferin avait omis d’informer le public que le Comité tiendrait une partie de la réunion du 28 avril 2022 à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le Comité avait communiqué un avis pour toute la réunion, et qu'il était en droit de se retirer à huis clos car la Loi de 2001 sur les municipalités ne prévoit aucune exigence particulière en matière d’avis pour les réunions à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une plainte qui soulevait des préoccupations concernant l’avis au public des réunions tenues par le conseil de la Ville de Brockville les 13 et 18 octobre 2021. Bien que l’avis public de ces réunions ait été affiché sur le site Web de la Ville, l’Ombudsman a constaté que le conseil n’avait pas respecté le paragraphe 238 (2.1) de la Loi de 2001 sur les municipalités le 13 octobre et le 18 octobre 2021, car son règlement de procédure ne prévoit pas d’avis au public pour la convocation, le lieu, et les délibérations des réunions extraordinaires.

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité de gouvernance du Secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Niagara Falls avait omis d’indiquer qu’il se retirerait à huis clos dans l’ordre du jour de sa réunion du 12 janvier 2022. L’Ombudsman a conclu que le Comité était en droit de se retirer à huis clos car il n’y a pas d’exigence spécifique au sujet des avis dans la Loi de 2001 sur les municipalités, ni dans le règlement du SAC pour les réunions ou les discussions à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que le conseil d’administration du Hamilton Farmers’ Market avait omis de communiquer un avis au public pour les réunions du 28 septembre 2020 et du 23 mars 2021, contrairement à ce qu’exige la Loi de 2001 sur les municipalités. En vertu de son accord d’exploitation avec la Ville de Hamilton et de son règlement de procédure, les réunions du conseil d’administration du Hamilton Farmers’ Market doivent se tenir en public, sauf lorsque la Loi le permet. Cependant, ces règles ne disent rien quant à la communication d’un avis de réunion au public. À titre de pratique exemplaire, l’Ombudsman a suggéré au conseil d’administration de modifier ses règles pour exiger qu’un avis adéquat des réunions soit communiqué au public.

L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le comité d’enquête dans le Canton de Nairn et Hyman. Il a conclu que la municipalité avait enfreint les règles des réunions publiques en omettant de communiquer des avis des réunions du comité d’enquête, et du fait que le conseil n’avait pas indiqué par voie de résolution la nature générale des questions à examiner à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à communiquer un avis public pour toutes les réunions de comité, et que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos donnent une description générale des questions à discuter.

L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par voie électronique par la Saugeen Municipal Airport Commission. L’Ombudsman a conclu que la Commission est un conseil local assujetti aux règles des réunions publiques. La Commission a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’adopter un règlement de procédure régissant ses réunions et de communiquer un avis adéquat de ses réunions. L’Ombudsman a aussi constaté que la Commission n’avait pas informé adéquatement les membres du public quant à la manière de demander la réadmission à une partie de réunion publique faisant suite à une séance à huis clos. L’Ombudsman a salué les efforts faits par la Commission pour accroître la transparence, en modifiant son processus d’avis publics et en adoptant une procédure officielle afin d’informer correctement les observateur(rice)s quant à la manière d’observer les parties d’une réunion se déroulant après une séance à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la Commission adopte un règlement de procédure stipulant qu’un avis doit être communiqué au public pour toutes ses réunions, et qu’elle veille à ce que le public puisse observer toutes les parties ouvertes au public de ses réunions.

L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le comité Baconfest du Canton de Lucan Biddulph. Il a conclu que le comité Baconfest était un comité du conseil municipal, assujetti aux règles des réunions publiques, étant donné que ce comité a été créé officiellement comme tel dans le règlement sur les nominations du Canton. La municipalité a omis d’afficher un avis de convocation et de dresser un procès-verbal pour les réunions de son comité Baconfest. L’Ombudsman a recommandé que le Canton instaure officiellement tous les comités par voie de règlement, et veille à ce que toutes les réunions se déroulent conformément aux règles des réunions publiques.

L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Brudenell, Lyndoch et Raglan. Il a constaté que le règlement de procédure du Canton ne reflétait pas les exigences procédurales actuelles de la Loi sur les municipalités. Il a recommandé que le Canton apporte plusieurs modifications à son règlement de procédure, notamment qu'un avis public soit communiqué pour toutes les réunions ordinaires et extraordinaires du conseil et des comités, que le conseil adopte une résolution sur la nature générale des questions à examiner à huis clos avant de se réunir à huis clos, et que le conseil interdise le vote à huis clos sauf pour des questions de procédure ou pour donner des directives au personnel.

L’Ombudsman a enquêté sur les pratiques de réunions du SAC du Grand Napanee et il a constaté que le SAC du Grand Napanee envoie des avis des réunions de son conseil au moyen d’une liste de diffusion par courriel. Le SAC du Grand Napanee ne publie pas d’avis des réunions de son conseil sur son site Internet, ni sur celui de la municipalité, pas plus que sur tout autre support public. L’Ombudsman a recommandé qu’à l’avenir le SAC du Grand Napanee veille à ce que le public soit informé de chacune des réunions de son conseil, comme l’exige la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Canton de Johnson n’avait pas communiqué d’avis de la réunion extraordinaire du conseil le 29 octobre 2019. Le règlement de procédure du Canton stipule qu’un avis doit être communiqué au moins 24 heures avant toute réunion extraordinaire du conseil. L’Ombudsman a conclu que le Canton avait affiché l’ordre du jour de la réunion extraordinaire du conseil sur son site Web quatre jours avant cette réunion. L’Ombudsman a conclu que le Canton s’était conformé aux exigences concernant les avis à communiquer, énoncées dans le règlement de procédure du Canton.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Municipalité de Russell par voie de participation électronique. L’Ombudsman a conclu que l'avis de la réunion avait été fourni conformément au règlement de procédure. Le site Web de la Municipalité et l'ordre du jour de la réunion indiquaient que les réunions se feraient en ligne uniquement pendant l’état d’urgence causé par la COVID-19, plutôt que dans les bureaux de la Municipalité. La Municipalité s'est engagée à donner des instructions claires dans l'ordre du jour de ses réunions et sur son site Web quant aux moyens dont les membres du public peuvent observer les futures réunions électroniques.

L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion extraordinaire tenue par la Municipalité de Lambton Shores le 15 avril 2019. Cette plainte alléguait qu’aucun avis n’avait été communiqué au public pour la réunion extraordinaire tenue par le conseil à 12 h. La municipalité avait affiché un avis au public pour la réunion extraordinaire du 14 avril, à 18 h 40, sur le site Web de la municipalité, conformément à son règlement de procédure. Le règlement de procédure de la municipalité prévoit qu’un avis des réunions extraordinaires doit être communiqué au public « dès que possible ». L’Ombudsman a fait part à la municipalité de pratiques exemplaires concernant le règlement de procédure et l’obligation de communiquer un avis au public pour les réunions extraordinaires.

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Temagami n’avait pas communiqué d’avis en bonne et due forme de ses réunions du 10 janvier et du 28 mars 2019. La plainte alléguait qu’aucun avis n’avait été communiqué pour la réunion du 10 janvier, et que l’avis communiqué pour la réunion du 28 mars comprenait des renseignements contradictoires et inexacts. L’examen fait par l’Ombudsman a décelé des problèmes administratifs quant aux avis des réunions à huis clos du 10 janvier et du 28 mars 2019. La municipalité a reconnu ces erreurs et a déclaré qu’elle avait déjà pris des mesures pour améliorer ses processus.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le Comité plénier de la Municipalité de Callander. La municipalité n’a pas été en mesure de donner des preuves qu’un avis de la réunion avait été communiqué au public conformément à son règlement de procédure, qui exige qu’un avis soit affiché en ligne et au bureau de la municipalité au moins 48 heures avant toute réunion. L’Ombudsman a conclu que l’avis avait été affiché moins de 36 heures avant la réunion.

L’Ombudsman a examiné quatre réunions de la Zone d’amélioration du centre-ville d’Owen Sound. L’Ombudsman a souligné qu'un avis avait été communiqué 72 heures avant chacune de ces réunions, bien qu'elles n'aient pas eu lieu aux dates prévues à l’origine, indiquées sur le site Web. L’Ombudsman a déterminé que la Zone d’amélioration du centre-ville d’Owen Sound avait respecté les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son règlement de procédure quant aux avis à communiquer, même si son site Web avait donné des renseignements inexacts quant au calendrier de réunions du conseil de gestion.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil du Canton de The North Shore. Un avis de la réunion avait été affiché sur des babillards situés dans la municipalité, mais pas sur le site Web municipal. L’Ombudsman a souligné que le règlement de procédure de la municipalité ne disait rien quant aux avis à communiquer au public pour les réunions extraordinaires. L’Ombudsman a conclu que l’avis affiché sur les babillards était suffisant. Toutefois, l’Ombudsman a recommandé que le Canton modifie son règlement de procédure afin d'officialiser le processus qu’il suit généralement pour afficher les avis de réunions sur les babillards et en ligne.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil du Canton de Tehkummah. Par inadvertance, la municipalité avait omis de communiquer un avis de cette réunion extraordinaire, comme l’exige son règlement de procédure. L’Ombudsman a écrit à la municipalité pour lui rappeler ses obligations en vertu des règles des réunions publiques.

L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton. En tant que comité du conseil, ce Comité est assujetti aux règles des réunions publiques car au moins 50 % de ses membres sont membres du conseil. La municipalité a omis de communiquer un avis de deux réunions du Comité, enfreignant ainsi la Loi de 2001 sur les municipalités. Bien que la municipalité ait affiché l’heure d’une réunion ordinaire du Comité sur son site Web, elle n’en a pas indiqué le lieu. De plus, les deux réunions en question ont eu lieu à une heure différente de celle qui avait été affichée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à toujours communiquer un avis avant les réunions du Comité, et il a préconisé que la municipalité modifie son règlement de procédure pour stipuler qu’un avis doit être communiqué pour les réunions des comités consultatifs.

L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Un avis de cette réunion avait été communiqué un jour avant la réunion et indiquait qu’il s’agissait d’une réunion d’urgence. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis adéquat de la réunion car le règlement de procédure exige qu’un avis soit affiché au bureau municipal deux jours avant la réunion. L’Ombudsman a aussi conclu que le règlement de procédure ne disait rien sur la convocation des réunions d’urgence.

L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions du Comité des loisirs de la Ville de Kirkland Lake, qui avaient eu lieu en l'absence d'avis public. L’Ombudsman a conclu que le comité était un comité du conseil, et qu’il était donc assujetti aux exigences des réunions publiques en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que le comité n’avait pas communiqué d’avis publics de ses réunions et que, par conséquent, elles n’avaient pas été ouvertes au public.

L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le conseil de la Ville de Grimsby en sa qualité d’actionnaire de Niagara Power Inc., sans avoir communiqué d'avis au public. La municipalité a laissé entendre que le conseil avait le droit de se réunir en tant qu'actionnaire de cette société en vertu de la Loi sur les sociétés par actions, et que les réunions n’étaient pas assujetties aux règles sur les réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que la municipalité est l’actionnaire majoritaire de Niagara Power Inc., mais que les membres individuels du conseil ne sont pas actionnaires. Quand la société tient une réunion des actionnaires, le conseil est invité à y assister à titre de représentant de la Ville. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que la municipalité doit communiquer un avis de ses réunions au public, conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a aussi donné des exemples de pratiques exemplaires concernant la tenue des réunions d’actionnaires pour une société contrôlée par la municipalité, dans d’autres municipalités.

L’Ombudsman a examiné deux réunions du Comité spécial multifonctions pour la Ville d’Elliot Lake. Le règlement de procédure du comité stipule qu’un avis public doit être communiqué sur un babillard. En règle générale, la municipalité affiche aussi un avis de ses réunions sur le site Web municipal. Toutefois, elle ne l’a pas fait dans le cas de ces deux réunions du comité qui ont été examinées. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis des deux réunions, soit sur le babillard, soit sur son site Web.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires pour le Canton de Hornepayne. Le mandat du comité stipule qu'un avis des réunions extraordinaires doit être affiché sur le site Web du comité avant toute réunion. L’Ombudsman a conclu que le comité avait omis de communiquer un avis sur son site Web avant la réunion extraordinaire, alors que son mandat l’exigeait. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure afin d'exiger la communication d'avis publics pour les réunions du comité.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls. Le conseil s’est retiré en séance à huis clos avant de tenir une réunion ordinaire, inscrite à son calendrier. Bien qu’un avis de la réunion ordinaire ait été communiqué au public, aucun avis n’avait été donné pour la séance à huis clos qui allait se tenir avant cette réunion ordinaire. L’Ombudsman a conclu que certains médias avaient été informés de la réunion à huis clos, mais que le public n’en avait pas été avisé. Par conséquent, le public avait été privé de l'avis de réunion à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest. L’avis de convocation de la réunion avait été communiqué le jour même de ladite réunion. Le règlement de procédure ne disait rien sur les avis des réunions extraordinaires. En règle générale, la municipalité affichait un avis de réunion extraordinaire sur un babillard et sur le site Web municipal. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité inclue à son règlement de procédure des dispositions stipulant que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués au public.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du Comté de Norfolk. Le règlement de procédure de la municipalité stipule que les avis de réunions doivent être affichés sur le site Web de la municipalité et qu’ils doivent comprendre une copie de l’ordre du jour de la réunion. L’Ombudsman a conclu que le Comté avait respecté les exigences en matière d’avis figurant dans le règlement de procédure. L’Ombudsman a aussi souligné que la Loi de 2001 sur les municipalités ne comporte aucune disposition exigeant qu’un préavis soit communiqué pour les questions à discuter en séance à huis clos.

L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions tenues par le conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a recommandé que le Village de Casselman inclue à son règlement de procédure des dispositions stipulant que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués au public.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Groupe de travail sur les soins de longue durée pour la Municipalité régionale de Niagara. Aucun avis de cette réunion n’a été communiqué au public. L’Ombudsman a conclu que le Groupe de travail sur les soins de longue durée devait se conformer aux exigences des réunions publiques quand il se réunit, et notamment communiquer un avis conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités et au règlement de procédure de la municipalité.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Owen Sound dans une salle de conférence au sous-sol, avant de se réunir en séance publique dans la salle du conseil. Le règlement de procédure de la municipalité stipule que les questions inscrites à l’ordre du jour de la réunion à huis clos doivent être discutées à l’heure et à l’endroit indiqués dans l’ordre du jour de la réunion publique. Pour la réunion en question, l’avis de la séance publique a été communiqué conformément au règlement de procédure. Toutefois, l’ordre du jour n’a pas indiqué le lieu de la réunion à huis clos qui a eu lieu avant la réunion publique. L’Ombudsman a conclu que, bien que le public ait été informé correctement de la date et de l'heure de la réunion à huis clos, la municipalité avait omis d’en indiquer correctement le lieu.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité d’administration, des finances et des services d’incendie du Canton de West Lincoln, qui a compris une séance à huis clos. L’avis de la réunion a été affiché sur le site Web de la municipalité et sur le calendrier papier des réunions dans le bâtiment administratif du Canton conformément au règlement de procédure. Le fait que l’avis n’avait pas donné de renseignements sur le contenu de la discussion à huis clos a soulevé certaines préoccupations. L’Ombudsman a conclu qu’il n’est pas nécessaire de donner un préavis des questions individuelles à discuter à huis clos et que, par conséquent, il n’y avait pas eu violation de la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Ville de South Bruce Peninsula. Un avis a été communiqué 24 heures avant la tenue de la réunion. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure stipule qu’un avis doit être communiqué au public 48 heures avant une réunion, sauf dans le cas des réunions d’urgence. Il a conclu que, dans ce cas, il s’agissait d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, la municipalité avait communiqué un avis conforme à son règlement de procédure.

L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Woolwich. Aucun avis n’a été communiqué au public sur le lieu de ces réunions. L’Ombudsman a conclu que, même dans le cas d'une réunion à huis clos, le public est en droit d’assister à la séance publique durant laquelle la résolution est adoptée pour se retirer à huis clos.

L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour refléter le calendrier actuel des réunions du conseil, exiger la communication d’avis au public, et refléter l’énoncé exact de toutes les exceptions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de McMurrich/Monteith. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait violé son règlement de procédure en prolongeant une réunion à huis clos au-delà de l'heure limite permise, qui est de 23 h. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour stipuler que des avis de toutes les réunions doivent être communiqués au public, y compris pour les réunions extraordinaires.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Ville d’Elliot Lake. L’avis de la réunion a tout d’abord été affiché sur le site Web de la municipalité et sur un babillard, mais il a été retiré puis affiché de nouveau le lendemain. Le règlement de procédure stipule qu’un avis de réunion extraordinaire doit être communiqué dès qu’il est raisonnablement possible de le faire. L’Ombudsman a conclu que, dans ce cas, un avis avait été communiqué conformément au règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour indiquer que le conseil a pour pratique d’aviser le public des réunions extraordinaires en affichant l’ordre du jour de ces réunions sur le site Web et dans le bureau municipal, ainsi qu’en informant les médias.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil de la Municipalité de Central Huron qui incluait une séance à huis clos. Aucun avis n’a été communiqué préalablement au public sur la séance à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure n’exige aucunement qu’un avis soit donné préalablement pour que le conseil se retire à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos qui a eu lieu avant une réunion ordinaire publique du conseil de la Ville de Niagara Falls. Un avis public a été communiqué pour la séance publique, conformément au règlement de procédure de la municipalité, mais aucun avis officiel n’a été communiqué pour la réunion à huis clos, car le conseil s’en est remis aux médias pour annoncer ce huis clos. L’Ombudsman a conclu que la municipalité n’avait pas satisfait aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités, car elle avait compté sur les médias pour annoncer la séance à huis clos et n’avait communiqué aucun avis direct au public.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité plénier du Canton de Black River-Matheson. L’ordre du jour n’indiquait pas que la réunion allait comporter une séance à huis clos et ne donnait pas le lieu de la réunion. La réunion ne s’est pas tenue dans la salle du conseil, mais dans un aréna afin d’accueillir un public plus vaste qu’en général. D’habitude, la municipalité affiche un avis sur un babillard et sur son site Web. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un préavis suffisant de la réunion, car elle n’avait pas indiqué le lieu de cette réunion. L’Ombudsman a recommandé que le règlement de procédure de la municipalité stipule explicitement que des avis doivent être communiqués au public pour les réunions ordinaires et extraordinaires.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil de la Municipalité de Killarney. Durant cette réunion, le conseil a quitté sa salle de réunion pour aller visiter un site. Bien que les membres du public aient été invités à accompagner le conseil lors de cette visite, l’Ombudsman a conclu que, si des réunions se déroulent complètement ou partiellement ailleurs que dans la salle du conseil, un avis de changement de lieu de réunion devrait être donné pour que les membres du public puissent y assister s’ils le souhaitent.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Ville de Moosonee. Un avis a été affiché sur un babillard. Le règlement de procédure stipule qu’un avis de toutes les réunions doit être communiqué sur le babillard, ainsi que sur une chaîne de télévision communautaire locale. L’Ombudsman a conclu que, faute de temps, l’avis de la réunion extraordinaire n’avait pas été communiqué sur la chaîne de télévision communautaire. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que les exigences en matière d’avis pour les réunions extraordinaires soient expressément précisées dans le règlement de procédure. L’Ombudsman a également recommandé que les réunions tenues avec un court préavis ne soient convoquées qu’en cas d’urgence réelle, afin d'en informer au maximum le public et de permettre au mieux sa participation.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Adelaide Metcalfe. Aucun avis de la réunion n’a été communiqué au public. Le règlement de procédure stipule que, dans le cas d’une réunion d’urgence, le greffier doit déterminer comment communiquer l’avis de la réunion. L’Ombudsman a conclu que le sujet de la réunion n’aurait pas dû constituer une urgence et qu’un avis aurait dû être communiqué au public.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Owen Sound pour discuter du financement d’un appareil IRM. L’Ombudsman a fait des recommandations en vue d’améliorer les méthodes et les modalités de réunions à huis clos de la municipalité. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour stipuler que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués et pour instaurer un processus permettant d’ajouter des points à l’ordre du jour des réunions.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité du personnel du Conseil du Canton de Leeds et les Mille-Îles. Aucun avis n’a été communiqué au public pour cette réunion. Le règlement de procédure de la municipalité ne s’appliquait pas aux comités, mais l’Ombudsman a conclu que les comités doivent aussi se conformer aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Elliot Lake pour discuter des négociations de la municipalité avec la Première nation de Serpent River au sujet de l’acquisition de terres de la Couronne pour un projet d’aménagement local. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds. Durant la réunion, le conseil a obtenu des renseignements sur l’avancée de négociations confidentielles avec la Première nation de Serpent River. Le conseil a discuté de la stratégie de négociation de la municipalité et des prochaines étapes. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception de l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds. Mais étant donné que l’ordre du jour affiché à l’intention du public indiquait l'heure inexacte de la réunion, l'Ombudsman a rappelé au Conseil de veiller à ce que l’heure de ses réunions soit indiquée correctement sur tout avis communiqué au public.

L’Ombudsman a examiné une réunion d’urgence tenue par le conseil de la Ville d’Elliot Lake. Il avait été impossible d’afficher un avis de la réunion sur le site Web municipal, car la question à l’étude avait été soulevée après les heures de bureau. La municipalité a essayé d’informer le journal local et la station de radio. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure stipule qu'un avis des réunions extraordinaires doit être communiqué dès qu’il est raisonnablement possible de le faire. L’Ombudsman a déterminé que, dans ce cas, des mesures raisonnables avaient été prises pour aviser le public.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue le Comité de planification de la Ville de Larder Lake. L’Ombudsman a recommandé que la ville modifie son règlement de procédure pour traiter des méthodes de réunions publiques des comités et pour exiger que des avis soient communiqués au public pour toutes les réunions.

L’Ombudsman a examiné la pratique suivie par la Municipalité régionale de Niagara, qui n’affichait pas les ordres du jour des réunions de ses comités sur le site Web municipal. L’Ombudsman a conclu que, bien que le site Web municipal fournisse un calendrier annuel des réunions des comités, le règlement de procédure exige qu’un avis soit communiqué au public pour toutes les réunions des comités, en affichant aussi l’ordre du jour, l’heure et la date de chaque réunion. L’Ombudsman a conclu que la municipalité n’avait pas communiqué d’avis des réunions des comités tel qu’exigé et défini par son règlement, car elle n'avait pas inclus l’ordre du jour des réunions au côté des dates de réunions dans le calendrier annuel des réunions des comités affiché sur le site Web municipal.

L’Ombudsman a examiné une réunion d’urgence tenue par le conseil de la Ville de Larder Lake. Un avis de réunion a été communiqué au conseil ainsi qu’à une personne concernée par la question à examiner d’urgence, mais l’avis n’a pas été transmis au public. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure ne stipulait pas qu’un avis des réunions d’urgence devait être communiqué. L’Ombudsman a recommandé que, même pour des questions urgentes, un avis soit communiqué dès que possible au public.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité de dérogation mineure du Canton de Russell. Un avis avait été communiqué conformément à la Loi sur l’aménagement du territoire. L’Ombudsman a conclu que le comité est un conseil local aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités et doit se conformer aux exigences des réunions publiques, y compris à celle qui lui enjoint de communiquer un avis adéquat. Bien qu’un avis ait été communiqué au public conformément à la Loi sur l’aménagement du territoire, l’Ombudsman a recommandé qu’un règlement de procédure soit édicté pour énoncer les exigences à respecter par le Comité de dérogation mineure relativement aux avis à communiquer au public, en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a conclu que le comité avait omis de communiquer un avis de ses réunions, enfreignant ainsi la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé que le règlement de procédure de la municipalité stipule que des avis des réunions doivent être communiqués au public. À titre de pratique exemplaire, les municipalités sont encouragées à énumérer toutes les questions à l’ordre du jour et à donner une description des sujets à discuter en séance à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire à huis clos tenue par la Ville de Kearney qui s'est appuyée sur l'exception des « litiges actuels ou éventuels » pour discuter d'une demande de rezonage. La plainte alléguait qu'aucun avis préalable de la réunion n'avait été donné. L’Ombudsman a conclu que la Ville avait communiqué un avis de la réunion extraordinaire du 25 août 2010, conformément au règlement de procédure de la Ville.

L’Ombudsman a examiné des réunions tenues à huis clos par le conseil de la Ville de South Bruce Peninsula. L’Ombudsman a conclu qu’un avis des réunions avait été communiqué conformément au règlement de procédure. Cependant, dans certains cas, le conseil avait discuté à huis clos de questions qui n’étaient pas incluses à l’ordre du jour affiché avant la réunion. L’Ombudsman a recommandé que, dans l’intérêt de la transparence et de la responsabilisation, le conseil évite de discuter de questions qui n’ont pas fait l’objet d'un préavis, sauf en cas d’urgence.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la municipalité ne respectait pas les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités à plusieurs égards, notamment en autorisant le conseil à se réunir à huis clos pour des raisons autres que les exceptions énoncées dans la Loi. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour exiger que des avis de toutes les réunions soient communiqués, pour refléter correctement les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi, pour instaurer des procédures d'ordre du jour, et pour exiger de conserver un procès-verbal complet et exact de toutes les réunions du conseil.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil du Canton de Nipissing. Aucun avis de la réunion n’avait été communiqué. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis conformément à son règlement de procédure, qui stipule qu’un avis des réunions extraordinaires doit être affiché sur un babillard et sur le site Web municipal au moins 24 heures avant toute réunion.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil du Canton d’Emo. L’avis de réunion avait été communiqué conformément au règlement de procédure du Canton. Cet avis donnait le minimum de renseignements requis, la date, l’heure et le lieu de la réunion. L’Ombudsman a conclu que de nombreuses municipalités exigent qu’un ordre du jour énumérant les questions à discuter soit affiché publiquement avant toute réunion – pratique qui est conforme à l’esprit des règles des réunions publiques. L’avis de réunion communiqué préalablement au public devrait comprendre tous les points à examiner lors de cette réunion, y compris une description générale des sujets à étudier en séance à huis clos. Les points qui n’ont pas fait l’objet d’un préavis ne devraient être examinés que rarement, quand l’urgence ne permet pas de respecter les exigences normales en matière de préavis, et uniquement après avoir satisfait aux autres exigences de procédure.