Le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires du Canton de Hornepayne est un comité du Conseil assujetti aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. Ce Comité a enfreint la Loi et le Règlement de procédure du Canton le 12 janvier 2016, quand il s'est réuni sans en aviser le public.
Enquête sur une plainte à propos d’une réunion du Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires du Canton de Hornepayne le 12 janvier 2016
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
Décembre 2016
1 Mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires (le Comité) du Canton de Hornepayne avait tenu une réunion le 12 janvier 2016, sans communiquer auparavant d’avis au public, contrairement aux règles des réunions publiques.
2 En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et des comités de l'un ou de l'autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
3 Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos en vertu de la Loi et de son Règlement de procédure. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
4 L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans le Canton de Hornepayne.
5 Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement de procédure municipal ont été respectées.
6 Nous avons avisé le Comité et le Canton que nous enquêterions sur cette plainte le 17 octobre 2016. L’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques de mon Bureau a examiné la composition et le mandat du Comité, le Règlement du Canton et des renseignements communiqués par la Société de gestion des déchets nucléaires. Nous avons parlé avec la greffière/DG du Canton et avec le maire, qui est coprésident du Comité. Nous avons aussi parlé à la gestionnaire de projets du Comité et à son président. Nous avons obtenu et examiné la documentation de la réunion du 12 janvier 2016.
7 Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans ce dossier.
8 Le Canton de Hornepayne est l’une des huit communautés de l’Ontario actuellement envisagées comme un site potentiel d’enfouissement des déchets nucléaires en couches géologiques profondes pour le combustible nucléaire irradié. La Société de gestion des déchets nucléaires procède à la consultation et à la sélection du site. Une fois qu’une communauté est disposée à accueillir un site, volontairement, la Société de gestion des déchets nucléaires travaille avec elle pour informer et consulter les résidents, notamment en créant un Comité de liaison communautaire.
9 Le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires de Hornepayne [le Comité] a été créé en 2011 par le Conseil du Canton. Il est régi par un mandat établi par le Conseil. Son mandat est de favoriser de bonnes communications entre la Société de gestion des déchets nucléaires, les résidents et le Conseil municipal au sujet d'un emplacement de stockage des déchets nucléaires.
10 Le mandat du Comité stipule que cette entité est un comité et « un agent du Canton ». Le Comité est tenu de remettre régulièrement des rapports de communication au Conseil, et de le conseiller sur toute question relevant du mandat du Comité.
11 Le Comité comprend 11 membres et un représentant des écoles secondaires qui n’a pas droit de vote. Il doit inclure le maire et un autre membre du Conseil. Ce dernier sélectionne tous les membres et les nomme par voie de résolution. Les décisions prises par le Conseil au sujet de la composition du Comité sont irrévocables.
12 Le mandat du Comité établit un poste de gestionnaire de projets du Comité de liaison communautaire, qui est un employé du Canton. La trésorière du Canton est aussi trésorière du Comité.
13 Le mandat du Comité stipule aussi qu’un procès-verbal de toutes les réunions doit être dressé quand il y a quorum et transmis à la greffière, et qu’un calendrier des réunions ordinaires doit être approuvé par le Comité et affiché sur son site Web. Les réunions extraordinaires doivent être convoquées par le maire, le président et/ou l’administratrice (la greffière/DG). Une « réunion extraordinaire » est ainsi définie : réunion non incluse dans le calendrier ordinaire, « pour laquelle un avis est communiqué dès que possible avant la réunion sur la page Web du Comité ». Aucun délai à respecter n'est précisé quant aux avis des réunions extraordinaires.
14 Le Règlement de procédure du Canton stipule que toutes les réunions du Conseil et des comités doivent se tenir en public, sauf tel que l'exigent les exceptions énoncées dans la Loi sur les municipalités.
15 Le Règlement reflète de près les exceptions au paragraphe 239 (2) de la Loi sur les municipalités, à l’exception des clauses suivantes :
a. Il fait uniquement référence aux discussions sur « l’acquisition de biens immobiliers » alors que la Loi autorise les discussions à huis clos sur l’acquisition ou la disposition de bien-fonds.
b. Il fait référence à « une lettre » en vertu de laquelle le Canton peut autoriser la tenue d’une réunion à huis clos en vertu d'une autre loi, alors que l’alinéa 239 (2) g) de la Loi fait référence aux discussions sur une question à l’égard de laquelle une réunion à huis clos peut avoir lieu en vertu d’une autre loi.
c. Il ne fait pas référence aux exceptions figurant au paragraphe 239 (3.1) concernant l’éducation et la formation, à l’alinéa 239 (3) a) concernant les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, ni à l’alinéa 239 (3) b) concernant les enquêtes en cours sur les réunions à huis clos effectuées par mon Bureau, par un ombudsman nommé localement, ou par un enquêteur nommé localement.
16 Le Canton nous a avisés qu’il avait l’intention d’examiner et d’actualiser son Règlement de procédure dans les prochains mois. Lors de cet examen, le Canton devrait veiller à ce que son Règlement de procédure reflète avec exactitude les exceptions des réunions publiques énoncées dans la Loi.
17 Le Règlement de procédure définit les exigences quant aux avis de réunion à communiquer, dans une rubrique intitulée « Réunions du Conseil et des comités ». Cependant, les exigences ont uniquement trait aux réunions du Conseil. Les réunions du Conseil doivent se tenir le premier mercredi de chaque mois, à 18 h, et l’horaire peut uniquement être modifié si un avis adéquat a été publié dans la presse locale. Le Règlement de procédure stipule qu’une réunion extraordinaire peut être convoquée par le chef du Conseil avec un préavis de 48 heures, excepté en cas d’urgence.
18 Le Comité a convoqué une réunion extraordinaire pour le 12 janvier 2016 à 19 h, dans son bureau communautaire. La gestionnaire de projets nous a dit que cette réunion avait été organisée hâtivement, car un membre de la communauté avait demandé de faire une présentation au Comité. La gestionnaire de projets était relativement nouvelle à son poste, n’ayant commencé qu’en octobre 2015, et elle voulait consulter le Comité sur la manière de donner réponse à cette demande de présentation, ainsi que sur le mandat du Comité. La gestionnaire de projets nous a dit qu’elle n’avait reçu aucune formation sur les règles des réunions publiques avant la réunion de janvier et qu’elle ne savait pas qu’il fallait communiquer un avis au public.
19 Le maire du Canton (qui est co-président du Comité) nous a dit que la réunion avait été convoquée hâtivement quelques jours avant sa tenue, car le Comité avait des difficultés à rassembler un quorum pour approuver les procès-verbaux d’octobre, que le public avait réclamés. Le maire a ajouté que, bien qu’étant informé des règles sur les réunions publiques, il n’avait pas pensé à communiquer un avis au public.
20 L’ordre du jour comprenait huit sujets à discuter, dont une mise à jour présentée par la gestionnaire de projets, une discussion des récents événements et activités dans la communauté, le mandat du Comité pour 2016, un rapport de la gestionnaire de projets à la Société de gestion des déchets nucléaires sur des questions communautaires, et les mesures à prendre pour la prochaine réunion.
21 Cet ordre du jour n’a pas été communiqué au public, qui n'a reçu aucun autre avis. Cette réunion n’a pas été affichée sur le site Web du Comité.
22 D’après le procès-verbal, sept des onze membres du Comité étaient présents, dont le président et le co-président. La gestionnaire de projets a assisté à la réunion et elle a dressé un procès-verbal.
23 La réunion a commencé à 19 h 06.
24 Le procès-verbal indique que le Comité a discuté de plusieurs points, notamment de l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente, d'une mise à jour sur une démission et d'une autre sur la fermeture d’une scierie locale. Certains points de l’ordre du jour, dont une mise à jour de la directrice générale et une discussion de récents événements communautaires, ont été remis à plus tard.
25 Le Comité a discuté de son mandat et a cerné plusieurs changements qu’il aimerait y apporter. Il a parlé du rapport de la gestionnaire de projets à la Société de gestion des déchets nucléaires sur des événements communautaires. Il a aussi discuté d’une demande de présentation et de la meilleure façon d’y répondre.
26 La séance a été close à 20 h 16.
27 Le paragraphe 238 (2.1) de la Loi sur les municipalités stipule que chaque municipalité doit adopter un règlement de procédure qui « prévoit un avis public des réunions ». La Loi définit ainsi une « réunion » : Réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre.
28 L’article 238 de la Loi définit ainsi le mot « comité » : Comité ou sous-comité consultatif ou autre, ou une entité similaire, dont au moins 50 pour cent des membres sont également membres d’un ou de plusieurs conseils municipaux ou conseils locaux. Une entité peut aussi être un comité du conseil s’il est établi en tant que comité par le règlement municipal[1].
29 Le Règlement de procédure du Canton précise qu’il s’applique au Conseil et à ses comités. La greffière nous a dit que le Canton considère que le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires est un Comité du Conseil, assujetti au Règlement de procédure du Canton.
30 Un représentant de la Société de gestion des déchets nucléaires a dit à notre Bureau que les comités de liaison communautaire sont créés en tant que comités du conseil municipal local, et la Société considère que ces comités sont assujettis à tous les règlements municipaux. À la connaissance de la Société de gestion des déchets nucléaires, tous les comités de liaison communautaire tiennent des réunions ouvertes au public.
31 Le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires de Hornepayne est un Comité du Conseil, assujetti aux règles des réunions publiques.
32 Le mandat du Comité stipule qu’un avis de réunion extraordinaire du Comité doit être communiqué sur son site Web avant la réunion. Bien que le Règlement de procédure du Canton et le mandat du Comité omettent de préciser clairement dans quel délai les avis de réunions extraordinaires devraient être communiqués au public, il est évident qu’un certain préavis s’avère nécessaire.
33 Concrètement, le public ne peut ni assister à une réunion, ni l’observer, si aucun avis ne lui est communiqué au préalable quant à l’heure et à l’emplacement de la réunion. Dans de telles circonstances, la réunion se tient en fait à huis clos, contrairement aux exigences des réunions publiques[2].
34 La réunion du 12 janvier était en fait une réunion à huis clos, car les membres du public n’ont pas eu la possibilité d’y assister. Le Comité a enfreint son mandat, le Règlement de procédure du Canton ainsi que la Loi en omettant de communiquer un avis de cette réunion au public.
35 Le président du Comité, et tous ses autres membres à l’exception du maire et d’un conseiller, sont des bénévoles de la communauté. La gestionnaire de projets était nouvelle à son poste quand la réunion de janvier a eu lieu. Aucun des bénévoles n’avait reçu la moindre formation sur les règles des réunions publiques et sur leurs obligations en vertu de la Loi avant la réunion du 12 janvier. Il en avait été de même pour la gestionnaire de projets. Lors des discussions avec notre Bureau, le maire et la greffière ont déclaré que la Société de gestion des déchets nucléaires comptait offrir très prochainement une formation sur les règles des réunions publiques au Comité. De plus, le Canton donnera une formation aux membres du Comité sur son Règlement de procédure, une fois que ce Règlement aura été mis à jour par le Conseil.
36 Le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires du Canton de Hornepayne est un Comité du Conseil, assujetti aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. Le Comité a enfreint la Loi et le Règlement de procédure du Canton le 12 janvier 2016 quand il a tenu une réunion sans en aviser le public.
37 Je fais les recommandations suivantes dans le but d’aider le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires de Hornepayne et le Canton de Hornepayne à respecter les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et à améliorer les procédures et les pratiques de réunions du Comité.
Tous les membres du Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires de Hornepayne devraient s’acquitter avec vigilance de leurs obligations personnelles et collectives d'assumer les responsabilités du Comité en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.
Le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires de Hornepayne devrait veiller à ce que des avis soient communiqués au public pour toutes ses réunions, conformément au Règlement de procédure du Canton et au mandat du Comité.
Le Canton de Hornepayne devrait veiller à ce que tous les membres de ses comités reçoivent une formation sur les règles des réunions publiques.
Le Canton de Hornepayne devrait modifier son Règlement de procédure pour qu’il reflète exactement toutes les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
38 Le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires de Hornepayne et le Conseil du Canton de Hornepayne ont eu la possibilité d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter.
39 La greffière/DG nous a dit que le Canton et le Comité prenaient des mesures pertinentes pour donner suite à ces recommandations. Une formation sera donnée au Comité une fois que le Canton aura adopté son Règlement de procédure dûment modifié, durant la nouvelle année.
40 Mon rapport devrait être communiqué au Conseil du Canton de Hornepayne. Il devrait être mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
[1] Voir p. ex. Local Authority Services, Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletReport to the Council of the Town of Whitchurch-Stouffville (août 2011), en ligne.
[2] Voir p. ex. Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Municipalité de Magnetawan a tenu des réunions à huis clos illégales le 28 février et le 4 mars 2015 (juin 2015), en ligne.
