Ville de Kirkland Lake - 21 novembre 2017

Enquête visant à déterminer si le Comité des loisirs de la Ville de Kirkland Lake a violé les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Novembre 2017

Plainte

1    Mon Bureau a reçu une plainte sur les pratiques de réunions du Comité des loisirs de la Ville de Kirkland Lake.

2    Cette plainte alléguait que le Comité aurait dû être considéré comme un comité du Conseil, assujetti aux exigences des réunions publiques en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi ») et du Règlement de procédure de la Ville.

 

Compétence de l’Ombudsman

3    En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et des comités de l'un ou de l'autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.

4    À compter du 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est conformée à la Loi en tenant une réunion à huis clos. Les municipalités peuvent nommer leur propre enquêteur ou recourir aux services de l'Ombudsman de l'Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut pour les municipalités qui n’ont pas désigné le leur.

5    L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos pour la Ville de Kirkland Lake.

6    Quand nous examinons les plaintes sur les réunions à huis clos, nous cherchons à déterminer si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et dans le Règlement de procédure de la Ville ont été observées.

 

Processus d'enquête

7    Le 6 septembre 2017, nous avons avisé la Ville de Kirkland Lake que nous avions l’intention d’enquêter sur cette plainte.

8    Le personnel de mon Bureau a examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure de la Ville et de la Loi, ainsi que les ordres du jour et les procès-verbaux de plusieurs réunions du Comité. Nous avons interviewé la greffière de la Ville, son directeur des Services communautaires, et trois membres du Conseil.

9    Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans le cadre de notre enquête.

 

Procédure du Conseil

10    En vertu de l’article 75 du Règlement de procédure de la Ville[1], les réunions du Conseil et du Comité doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions énoncées à l’article 239 de la Loi sur les municipalités.

11    Selon l’article 1d) du Règlement, un « comité désigne une réunion ordinaire, extraordinaire ou conjointe des comités, ainsi que de l’ensemble du Conseil »[2]. Aucune autre définition de comité n’est donnée dans le Règlement.

 

Création du Comité des loisirs

12    D’après nos entrevues et les documents que nous avons examinés, le Comité des loisirs de Kirkland Lake a été créé en 2010 par une directive du maire de l’époque. Lors de la réunion du Conseil le 7 décembre 2010, le maire a présenté une motion pour créer ce Comité et a modifié le Règlement de comité (Règlement 10-096 Annexe A), nommant trois membres du Conseil[3]. Bien qu’ils ne soient pas membres du Conseil, nous avons été avisés que le directeur des Services communautaires et le directeur général (DG) assistent généralement aux réunions du Comité.

13    Quand nous leur avons demandé pourquoi ce Comité avait été créé, les personnes à qui nous avons parlé nous ont répondu qu’il avait été formé en réponse à un projet de construction d’une nouvelle piscine.

 

Réunions du Comité des loisirs

14    Selon les personnes à qui nous avons parlé, le Comité des loisirs s’est réuni à plusieurs reprises depuis sa création en 2010. Nous avons été informés que ces réunions n’étaient pas programmées régulièrement, et que le Comité se réunissait plutôt à la demande du DG ou du directeur des Services communautaires.

15    D’après la documentation qui nous a été fournie, le Comité s’est réuni trois fois de septembre 2016 à septembre 2017. Les personnes à qui nous avons parlé nous ont dit qu’aucun avis n’avait été communiqué au public pour ces réunions, ni pour toute autre réunion du Comité des loisirs, et que les réunions n’avaient pas été ouvertes au public.

16    Chacune des personnes à qui nous avons parlé nous a dit qu’au fil des années le Comité avait conseillé le Conseil sur diverses questions de loisirs dans la Ville, par exemple sur le projet de construction d’une piscine, la stratégie de tourisme sportif de la Ville, et un projet de parc civique municipal. Nous avons été informés que le Comité recevait des mises à jour sur ces projets récréatifs, et sur d’autres, et communiquait des mises à jour et des recommandations au Conseil. L’un des conseillers nous a dit que le Comité n’avait pas le pouvoir de prendre des décisions, et qu’il faisait plutôt un travail de préparation et de recherche nécessaire à une prise de décision par le Conseil.

17    Nous avons été informés que le personnel du bureau de la greffière n’assistait pas aux réunions du Comité et ne dressait pas de procès-verbal officiel. Toutefois, d’autres membres du personnel présents aux réunions lui communiquaient leurs propres notes, qui étaient conservées pour consultation interne, mais non rendues publiques.

18    Certaines des personnes à qui nous avons parlé nous ont dit qu’à leur avis le Comité des loisirs était un comité du Conseil, assujetti aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement. Ces personnes ont déclaré que, depuis qu’un nouveau DG a été engagé en août 2017 le personnel et les conseillers ont tenu des discussions visant à déterminer si le Comité des loisirs devrait être traité comme un comité du Conseil. Elles ont ajouté qu’on attendait de plus en plus du Comité qu’il améliore ses pratiques de réunions, et elles ont laissé entendre que les conseils de notre Bureau seraient les bienvenus.

 

Analyse

19    Pour déterminer si les pratiques de réunions du Comité des loisirs ont enfreint les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités, il faut déterminer si ce Comité constitue un « comité » en vertu de la Loi sur les municipalités ou du Règlement de procédure de la Ville.

20    Le paragraphe 238(1) de la Loi sur les municipalités définit ainsi le terme « comité » : « comité ou sous-comité consultatif ou autre, ou une entité similaire, dont au moins 50 pour cent des membres sont également membres d’un ou de plusieurs conseils municipaux ou conseils locaux. » Le Comité des loisirs comprend trois membres du Conseil et deux membres du personnel qui fournissent un soutien administratif, ce qui satisfait au seuil des 50 pour cent.

21    Toutefois, dans des rapports antérieurs, notre Bureau a déterminé que le rôle et la fonction d’un groupe doivent aussi être examinés pour déterminer s’il fonctionne comme un comité, un sous-comité ou une entité semblable[4]. Dans plusieurs rapports, notre Bureau a conclu que, quand des groupes échangent principalement des renseignements ou font progresser des positions dont la municipalité a déjà décidé, sans faire un travail préparatoire au processus décisionnel du Conseil, l’organisme ne constitue pas un comité[5]. En revanche, si les groupes ont le pouvoir de prendre des décisions et de faire des recommandations au Conseil, ils peuvent fonctionner en tant que comités.

22    Dans ce cas-ci, la plupart des personnes à qui nous avons parlé ont déclaré que le Comité prenait des décisions et faisait des recommandations au Conseil au sujet de diverses questions de loisirs. Toutefois, l’un des conseillers estimait que le Comité n’avait pas de pouvoir décisionnel et faisait plutôt le travail de préparation et de recherche nécessaire pour que le Comité puisse prendre une décision finale. Dans un cas comme dans l’autre, le Comité des loisirs fonctionnait comme un comité, car faire un travail préparatoire aux décisions du Conseil suffit à assujettir une entité aux obligations de la Loi en matière de réunions publiques[6].

23    Par conséquent, le Comité des loisirs est un comité du Conseil en vertu de la Loi sur les municipalités et ses réunions doivent respecter les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi.

24    De plus, le Comité des loisirs est inscrit comme un comité du Conseil sur le site Web de Kirkland Lake[7], et il est aussi inscrit comme un comité du Conseil à l’Annexe A du Règlement 10-096[8], qui établit la composition du Comité. Par conséquent, le Comité des loisirs est aussi assujetti aux exigences des réunions publiques des comités qui sont énoncées dans le Règlement de procédure de la Ville.

 

Opinion

25    Le Comité des loisirs de la Ville de Kirkland Lake est un comité du Conseil assujetti aux dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités et le Règlement de procédure de la Ville. La Ville n’ayant pas traité le Comité des loisirs comme un comité du Conseil, ce Comité ne s’est pas conformé à ces exigences : il n’a pas communiqué d’avis de ses réunions au public, ses réunions n’ont pas été ouvertes au public, et aucun procès-verbal officiel n’a été dressé.

26    En énonçant ces conclusions, notre Bureau reconnaît que certains membres du Conseil et du personnel de la Ville de Kirkland Lake ont reconnu les problèmes décrits dans le présent rapport, et qu’il y a une prise de conscience grandissante quant à la nécessité d’améliorer les pratiques de réunions.

 

Recommandations

27    Je fais les recommandations suivantes pour aider la Ville à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à renforcer la transparence de ses réunions.

 

Rapport

28    La municipalité a eu l’occasion d’examiner et de commenter une version préliminaire de ce rapport pour notre Bureau. Nous avons tenu compte des commentaires que nous avons reçus pour préparer ce rapport final.

29    Mon rapport devrait être communiqué au Conseil et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.


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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
 

[1] Ville de Kirkland Lake, Règlement No 07-107, Being a by-law to regulate the procedures of the Council of the Corporation of the Town of Kirkland Lake (18 décembre 2007), à 9, en ligne.
[2] Ibid, à 1.
[3] Règlement 10-096, The Corporation of the Town of Kirkland Lake, en ligne.
[4] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si les chefs de Conseil de West Parry Sound ont tenu des réunions à huis clos illégales, y compris le 19 février 2015 (novembre 2015), à 33, en ligne.
[5] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si un comité du Conseil de la Ville de Hamilton a tenu une réunion illégale le 25 juillet 2014 (novembre 2014), en ligne; Ombudsman de l’Ontario, Lettre à la Cité de Clarence-Rockland, à propos des réunions de novembre et décembre 2010 (février 2012), en ligne.
[6] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil du Canton de Leeds et les Mille-Îles a tenu des réunions à huis clos illégales (juin 2015), en ligne.
[7] Ville de Kirkland Lake, Membres du Conseil et du Comité, en ligne.
[8] Supra note 3.