L’Ombudsman a conclu que la Municipalité de Calvin n’avait pas contrevenu à Loi de 2001 sur les municipalités ni à son règlement procédural en ne fournissant pas aux membres du public les ordres du jour des réunions tenues par le groupe de travail spécial sur le code de conduite et le groupe de travail sur la planification municipale.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Conseil de la Ville de Grimsby a contrevenu aux règles des réunions publiques lorsqu’il s’est réuni à huis clos le 21 février 2023. Selon la plainte, la décision d’ajouter un point à l’ordre du jour pour discussion à huis clos aurait dû être prise en séance publique. Toutefois, la Loi de 2001 sur les municipalités n’exige pas que les ordres du jour des séances publiques ou à huis clos soient produits pendant les réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu une plainte qui alléguait que l’ordre du jour de la réunion du 6 février 2019 tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton présentait faussement le sujet de la discussion comme s’il s’agissait d’un seul et même point, alors qu’il y a eu quatre présentations PowerPoint distinctes durant la séance à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que le Comité n’a pas enfreint les règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités, puisque la Loi n’exige pas que les municipalités donnent un préavis des questions à discuter à huis clos. Cependant, l’Ombudsman a encouragé le Comité à adopter la pratique exemplaire consistant à s’assurer de fournir des renseignements exacts dans ses ordres du jour à propos des questions devant être discutées lors de ses réunions, y compris à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Sables-Spanish Rivers n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 26 juillet et 9 août 2023 en n’inscrivant pas les séances à huis clos aux ordres du jour. L’Ombudsman a constaté que les séances à huis clos n’étaient pas initialement prévues, et la Loi n’exige pas que les municipalités donnent un préavis des questions à discuter à huis clos.
La Municipalité de Callander n’avait pas coutume de publier les ordres du jour des réunions de plusieurs comités (comité de la culture, du patrimoine et du tourisme, comité des événements et comité consultatif de la mise en œuvre et de l’embellissement). Elle a confirmé qu’elle le ferait dorénavant. L’Ombudsman a conclu qu’il n’y avait pas lieu de mener une enquête, étant donné les mesures prises par la Municipalité pour corriger le tir.
L’Ombudsman a conclu que le comité général de la Ville de Huntsville n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi ») en ce qui concerne l’information indiquée dans l’ordre du jour à propos du sujet de la discussion à huis clos prévue à la réunion du 28 septembre 2022, puisque la Loi n’exige pas que les municipalités donnent un préavis des questions à discuter à huis clos. L’Ombudsman a souligné qu’il s’agit d’une pratique exemplaire d’inclure dans les ordres du jour publics suffisamment d’information utile sur les sujets devant faire l’objet d’une discussion à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité permanent des infrastructures et des services environnementaux du Comté de Dufferin avait omis d’informer le public que le Comité tiendrait une partie de la réunion du 28 avril 2022 à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le Comité avait communiqué un avis pour toute la réunion, et qu'il était en droit de se retirer à huis clos car la Loi de 2001 sur les municipalités ne prévoit aucune exigence particulière en matière d’avis pour les réunions à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité de gouvernance du Secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Niagara Falls avait omis d’indiquer qu’il se retirerait à huis clos dans l’ordre du jour de sa réunion du 12 janvier 2022. L’Ombudsman a conclu que le Comité était en droit de se retirer à huis clos car il n’y a pas d’exigence spécifique au sujet des avis dans la Loi de 2001 sur les municipalités, ni dans le règlement du SAC pour les réunions ou les discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Municipalité de Russell par voie de participation électronique. L’Ombudsman a conclu que l'avis de la réunion avait été fourni conformément au règlement de procédure. Le site Web de la Municipalité et l'ordre du jour de la réunion indiquaient que les réunions se feraient en ligne uniquement pendant l’état d’urgence causé par la COVID-19, plutôt que dans les bureaux de la Municipalité. La Municipalité s'est engagée à donner des instructions claires dans l'ordre du jour de ses réunions et sur son site Web quant aux moyens dont les membres du public peuvent observer les futures réunions électroniques.
L’Ombudsman a enquêté sur les séances à huis clos d’une réunion tenue par le conseil de la Municipalité régionale de Niagara le 7 décembre 2017. Le règlement de procédure de la Région indique qu’une séance à huis clos se tient après « les autres travaux ». L’Ombudsman a conclu qu’une lecture stricte du règlement de procédure semblerait nuire à la capacité du conseil de tenir des séances à huis clos en fonction des circonstances qui surviennent durant une réunion publique du conseil. L’Ombudsman a recommandé à la Région de modifier son règlement de procédure pour préciser le droit qu'a le conseil d'exercer son pouvoir discrétionnaire afin de tenir une séance à huis clos en dehors d’un ordre du jour établi. De plus, l'Ombudsman a recommandé que la Région actualise son règlement pour refléter toutes les exceptions concernant les réunions à huis clos énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Owen Sound pour discuter du financement d’un appareil IRM. L’Ombudsman a fait des recommandations en vue d’améliorer les méthodes et les modalités de réunions à huis clos de la municipalité. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour stipuler que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués et pour instaurer un processus permettant d’ajouter des points à l’ordre du jour des réunions.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues à huis clos par le conseil de la Ville de South Bruce Peninsula. L’Ombudsman a conclu qu’un avis des réunions avait été communiqué conformément au règlement de procédure. Cependant, dans certains cas, le conseil avait discuté à huis clos de questions qui n’étaient pas incluses à l’ordre du jour affiché avant la réunion. L’Ombudsman a recommandé que, dans l’intérêt de la transparence et de la responsabilisation, le conseil évite de discuter de questions qui n’ont pas fait l’objet d'un préavis, sauf en cas d’urgence.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la municipalité ne respectait pas les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités à plusieurs égards, notamment en autorisant le conseil à se réunir à huis clos pour des raisons autres que les exceptions énoncées dans la Loi. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour exiger que des avis de toutes les réunions soient communiqués, pour refléter correctement les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi, pour instaurer des procédures d'ordre du jour, et pour exiger de conserver un procès-verbal complet et exact de toutes les réunions du conseil.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil du Canton d’Emo. L’avis de réunion avait été communiqué conformément au règlement de procédure du Canton. Cet avis donnait le minimum de renseignements requis, la date, l’heure et le lieu de la réunion. L’Ombudsman a conclu que de nombreuses municipalités exigent qu’un ordre du jour énumérant les questions à discuter soit affiché publiquement avant toute réunion – pratique qui est conforme à l’esprit des règles des réunions publiques. L’avis de réunion communiqué préalablement au public devrait comprendre tous les points à examiner lors de cette réunion, y compris une description générale des sujets à étudier en séance à huis clos. Les points qui n’ont pas fait l’objet d’un préavis ne devraient être examinés que rarement, quand l’urgence ne permet pas de respecter les exigences normales en matière de préavis, et uniquement après avoir satisfait aux autres exigences de procédure.