Ville d’Elliot Lake - 22 décembre 2016

Enquête sur une plainte à propos de réunions du Comité spécial multifonctions de la Ville d’Elliot Lake


Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Décembre 2016

Plainte

1              En juin 2016, mon Bureau a reçu une plainte à propos de deux réunions tenues par le Comité complexe spécial multifonctions de la Ville d’Elliot Lake (le Comité) le 22 mars 2016 et le 5 mai 2016.

2              La plainte alléguait qu'aucun avis public n’avait été communiqué pour ces deux réunions, ni sur le babillard public de l’hôtel de ville, ni sur le site Web de la Ville.

 

Compétence de l'Ombudsman

3              En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et des comités du conseil doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.

4              Les dispositions de la Loi ont pour objectif de renforcer la confiance du public envers l’intégrité du gouvernement local et de garantir que la municipalité exerce son pouvoir dans l’ouverture et la transparence. Les textes de loi sur les réunions publiques garantissent l’efficacité de la démocratie.

5              Bien que la Loi autorise la tenue de réunions à huis clos dans certaines circonstances, elle prescrit diverses exigences de procédure à respecter avant de tenir une réunion à huis clos. Il importe de rappeler que ces exigences de procédure ne sont pas de simples formalités.

6              Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant ‎à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos en vertu de la Loi et de son Règlement de procédure. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui ‎n’ont pas désigné leur propre enquêteur. ‎

7              L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans la Ville d'Elliot Lake.

8              Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si ‎les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et les règles de procédure de la Municipalité ont été respectées.

 

Procédures du comité

9              Conformément au paragraphe 238 (2) de la Loi, le Règlement de procédure doit stipuler qu'un avis doit être communiqué au public pour toutes les réunions.

10           Le Règlement de procédure de la Ville (no 16-6) stipule que toutes les réunions d'un comité doivent se tenir en public, sauf dispositions contraires ou exceptions des réunions publiques énoncées dans la Loi.

11           Au sujet de l’avis à communiquer, l’article 81 du Règlement de procédure stipule ceci :

Un avis des réunions des comités sera communiqué au public en affichant la date et l’heure de la réunion sur le babillard public de l’hôtel de ville et, uniquement par souci de commodité, sur le site Web de la Ville.

12           Bien que le Règlement de procédure n’exige aucunement d’afficher un avis de réunion sur le site Web de la Ville, la greffière a dit à mon Bureau que la Ville le fait d'habitude.

13           La Ville n'a pas de système d’archivage des avis affichés sur le babillard public. Le programme utilisé par la Ville pour afficher les avis en ligne conserve un relevé des affichages en ligne.

 

Processus d'enquête

14           Le 12 août 2016, nous avons avisé la Municipalité de notre intention d’enquêter sur cette plainte.

15           Les membres de l’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) de mon Bureau ont examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure et des politiques de la Ville, ainsi que de la Loi. De plus, ils ont étudié l’ordre du jour et le procès-verbal des réunions.

16           Nous avons parlé de cette plainte à la greffière, à l’adjointe administrative du directeur général (DG) et au maire.

17           Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans ce dossier.

 

Contexte

Le Comité complexe spécial multifonctions

18           Ce Comité, créé le 8 février 2016, est composé de trois membres du Conseil : le maire Dan Marchisella, la conseillère Tammy VanRoon et le conseiller Scot Reinhardt.

19           L’adjointe administrative du directeur général est la greffière de ce Comité. À ce titre, elle est chargée de préparer les ordres du jour des réunions, de consigner les procès-verbaux et d’afficher les avis des réunions du Comité.

20           Le Comité n’a pas de mandat.

21           Le Comité répond à la définition d’un « comité » donnée au paragraphe 238 (1) de la Loi, car plus de 50 % de ses membres sont des membres du Conseil.

 

Les réunions du Comité le 22 mars et le 5 mai

22           La greffière du Comité n’a pas pu se souvenir si un avis avait été affiché pour l’une ou l’autre de ces réunions sur le babillard public. La greffière municipale et le maire Dan Marchisella ne s'en sont pas souvenus non plus.

23           La greffière du Comité n’a affiché aucun avis de ces réunions sur le site Web de la Ville. Elle nous a expliqué que, pour afficher un avis sur ce site Web au sujet d'un comité nouvellement formé, elle devait tout d’abord créer un nouveau profil pour ledit comité. Le processus exige plus de temps qu'il n'en faut pour simplement afficher un avis de réunion (environ 15 à 20 minutes) et requiert des renseignements détaillés sur le comité, dont les noms des membres et leurs adresses courriel.

24           La greffière du Comité a dit à mon Bureau que c’était par simple oubli qu'elle n’avait pas affiché d’avis des réunions en ligne. Elle a expliqué que les réunions avaient été convoquées avec un court préavis et qu’elle était alors occupée par ses autres fonctions.

 

Analyse

25           Conformément à son Règlement de procédure, la Ville était tenue d’afficher un avis des réunions du Comité sur son babillard public. D’après les renseignements obtenus par mon Bureau auprès du maire et du personnel municipal, il n’y a aucune preuve qu’un avis ait été affiché pour l’une ou l’autre des réunions sur le babillard de la Ville.

26           De toute évidence, la Ville n’a pas affiché d’avis de ces réunions sur son site Web. Bien que son Règlement de procédure ne lui enjoigne pas de communiquer un avis en ligne, la Ville le fait habituellement.

27           Étant donné que la Ville affiche généralement des avis des réunions du Comité à la fois sur son babillard public et en ligne, qu’aucun avis n’a été affiché sur le site Web pour les réunions du Comité du 22 mars et du 5 mai 2016, et que la Ville ne se souvient pas d’avoir affiché un avis sur le babillard public, je conclus qu’il est plus probable qu’improbable que la Ville ait omis d'afficher sur le babillard public l’avis requis pour les réunions du 22 mars et du 5 mai 2016.
opinion

28           En omettant de communiquer un avis des réunions du Comité complexe spécial multifonctions le 22 mars et le 5 mai, la Ville d’Elliot Lake a enfreint les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités et le Règlement de procédure de la Ville.

 

Recommandations

Rapport

29           Le personnel d’OMLET a donné à la Ville la possibilité d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter pour notre Bureau. Nous n’avons reçu aucun commentaire.

30           Mon rapport devrait être communiqué au Conseil de la Ville d’Elliot Lake et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.

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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario