L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que l’avis public d’une réunion du Comité des services généraux et financiers de la Ville d’Oshawa avait été temporairement inaccessible sur le site Web de la municipalité. Comme pratique exemplaire, il recommande à la Ville de rester vigilante pour détecter rapidement les problèmes technologiques touchant la publication de ses avis publics.
La Municipalité de Callander a reconnu qu’en raison d’un oubli, l’avis d’une séance de formation tenue par le comité de dérogation n’a pas été publié comme l’exigent le règlement de procédure et le mandat de ce comité. La Municipalité a depuis publié à l’hôtel de ville un calendrier permettant d’afficher les avis des réunions de ce comité. Elle a de plus modifié son site Web de façon à retirer l’information désuète et à indiquer les dates exactes des réunions de plusieurs comités (comité de la culture, du patrimoine et du tourisme, comité des événements et comité consultatif de la mise en œuvre et de l’embellissement). Enfin, la Municipalité a commencé à afficher systématiquement les avis de réunion sur son portail en ligne et à l’hôtel de ville. L’Ombudsman a conclu qu’il n’y avait pas lieu de mener une enquête, étant donné les mesures prises par la Municipalité pour corriger le tir.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Municipalité de Russell par voie de participation électronique. L’Ombudsman a conclu que l'avis de la réunion avait été fourni conformément au règlement de procédure. Le site Web de la Municipalité et l'ordre du jour de la réunion indiquaient que les réunions se feraient en ligne uniquement pendant l’état d’urgence causé par la COVID-19, plutôt que dans les bureaux de la Municipalité. La Municipalité s'est engagée à donner des instructions claires dans l'ordre du jour de ses réunions et sur son site Web quant aux moyens dont les membres du public peuvent observer les futures réunions électroniques.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion extraordinaire tenue par la Municipalité de Lambton Shores le 15 avril 2019. Cette plainte alléguait qu’aucun avis n’avait été communiqué au public pour la réunion extraordinaire tenue par le conseil à 12 h. La municipalité avait affiché un avis au public pour la réunion extraordinaire du 14 avril, à 18 h 40, sur le site Web de la municipalité, conformément à son règlement de procédure. Le règlement de procédure de la municipalité prévoit qu’un avis des réunions extraordinaires doit être communiqué au public « dès que possible ». L’Ombudsman a fait part à la municipalité de pratiques exemplaires concernant le règlement de procédure et l’obligation de communiquer un avis au public pour les réunions extraordinaires.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Temagami n’avait pas communiqué d’avis en bonne et due forme de ses réunions du 10 janvier et du 28 mars 2019. La plainte alléguait qu’aucun avis n’avait été communiqué pour la réunion du 10 janvier, et que l’avis communiqué pour la réunion du 28 mars comprenait des renseignements contradictoires et inexacts. L’examen fait par l’Ombudsman a décelé des problèmes administratifs quant aux avis des réunions à huis clos du 10 janvier et du 28 mars 2019. La municipalité a reconnu ces erreurs et a déclaré qu’elle avait déjà pris des mesures pour améliorer ses processus.
L’Ombudsman a examiné deux réunions du Comité spécial multifonctions pour la Ville d’Elliot Lake. Le règlement de procédure du comité stipule qu’un avis public doit être communiqué sur un babillard. En règle générale, la municipalité affiche aussi un avis de ses réunions sur le site Web municipal. Toutefois, elle ne l’a pas fait dans le cas de ces deux réunions du comité qui ont été examinées. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis des deux réunions, soit sur le babillard, soit sur son site Web.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires pour le Canton de Hornepayne. Le mandat du comité stipule qu'un avis des réunions extraordinaires doit être affiché sur le site Web du comité avant toute réunion. L’Ombudsman a conclu que le comité avait omis de communiquer un avis sur son site Web avant la réunion extraordinaire, alors que son mandat l’exigeait. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure afin d'exiger la communication d'avis publics pour les réunions du comité.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest. L’avis de convocation de la réunion avait été communiqué le jour même de ladite réunion. Le règlement de procédure ne disait rien sur les avis des réunions extraordinaires. En règle générale, la municipalité affichait un avis de réunion extraordinaire sur un babillard et sur le site Web municipal. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité inclue à son règlement de procédure des dispositions stipulant que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du Comté de Norfolk. Le règlement de procédure de la municipalité stipule que les avis de réunions doivent être affichés sur le site Web de la municipalité et qu’ils doivent comprendre une copie de l’ordre du jour de la réunion. L’Ombudsman a conclu que le Comté avait respecté les exigences en matière d’avis figurant dans le règlement de procédure. L’Ombudsman a aussi souligné que la Loi de 2001 sur les municipalités ne comporte aucune disposition exigeant qu’un préavis soit communiqué pour les questions à discuter en séance à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Owen Sound dans une salle de conférence au sous-sol, avant de se réunir en séance publique dans la salle du conseil. Le règlement de procédure de la municipalité stipule que les questions inscrites à l’ordre du jour de la réunion à huis clos doivent être discutées à l’heure et à l’endroit indiqués dans l’ordre du jour de la réunion publique. Pour la réunion en question, l’avis de la séance publique a été communiqué conformément au règlement de procédure. Toutefois, l’ordre du jour n’a pas indiqué le lieu de la réunion à huis clos qui a eu lieu avant la réunion publique. L’Ombudsman a conclu que, bien que le public ait été informé correctement de la date et de l'heure de la réunion à huis clos, la municipalité avait omis d’en indiquer correctement le lieu.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité d’administration, des finances et des services d’incendie du Canton de West Lincoln, qui a compris une séance à huis clos. L’avis de la réunion a été affiché sur le site Web de la municipalité et sur le calendrier papier des réunions dans le bâtiment administratif du Canton conformément au règlement de procédure. Le fait que l’avis n’avait pas donné de renseignements sur le contenu de la discussion à huis clos a soulevé certaines préoccupations. L’Ombudsman a conclu qu’il n’est pas nécessaire de donner un préavis des questions individuelles à discuter à huis clos et que, par conséquent, il n’y avait pas eu violation de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue conjointement par les conseils du Village de Burk’s Falls et du Canton d’Armour. L’Ombudsman a conclu qu’il incombait à chaque municipalité de communiquer son propre avis de réunion. L’Ombudsman a déterminé que le Canton d’Armour avait communiqué un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure, exigeant qu’un avis soit affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le Village de Burk’s Falls n’avait pas communiqué d’avis de la réunion. Le règlement de procédure du Village de Burk’s Falls stipule qu’un avis doit être affiché au bureau municipal, enregistré sur le répondeur téléphonique municipal et affiché sur le site Web de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une réunion d’urgence et que, par conséquent, le Village de Burk’s Falls était tenu de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Ville d’Elliot Lake. L’avis de la réunion a tout d’abord été affiché sur le site Web de la municipalité et sur un babillard, mais il a été retiré puis affiché de nouveau le lendemain. Le règlement de procédure stipule qu’un avis de réunion extraordinaire doit être communiqué dès qu’il est raisonnablement possible de le faire. L’Ombudsman a conclu que, dans ce cas, un avis avait été communiqué conformément au règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour indiquer que le conseil a pour pratique d’aviser le public des réunions extraordinaires en affichant l’ordre du jour de ces réunions sur le site Web et dans le bureau municipal, ainsi qu’en informant les médias.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos qui a eu lieu avant une réunion ordinaire publique du conseil de la Ville de Niagara Falls. Un avis public a été communiqué pour la séance publique, conformément au règlement de procédure de la municipalité, mais aucun avis officiel n’a été communiqué pour la réunion à huis clos, car le conseil s’en est remis aux médias pour annoncer ce huis clos. L’Ombudsman a conclu que la municipalité n’avait pas satisfait aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités, car elle avait compté sur les médias pour annoncer la séance à huis clos et n’avait communiqué aucun avis direct au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité plénier du Canton de Black River-Matheson. L’ordre du jour n’indiquait pas que la réunion allait comporter une séance à huis clos et ne donnait pas le lieu de la réunion. La réunion ne s’est pas tenue dans la salle du conseil, mais dans un aréna afin d’accueillir un public plus vaste qu’en général. D’habitude, la municipalité affiche un avis sur un babillard et sur son site Web. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un préavis suffisant de la réunion, car elle n’avait pas indiqué le lieu de cette réunion. L’Ombudsman a recommandé que le règlement de procédure de la municipalité stipule explicitement que des avis doivent être communiqués au public pour les réunions ordinaires et extraordinaires.
L’Ombudsman a examiné la pratique suivie par la Municipalité régionale de Niagara, qui n’affichait pas les ordres du jour des réunions de ses comités sur le site Web municipal. L’Ombudsman a conclu que, bien que le site Web municipal fournisse un calendrier annuel des réunions des comités, le règlement de procédure exige qu’un avis soit communiqué au public pour toutes les réunions des comités, en affichant aussi l’ordre du jour, l’heure et la date de chaque réunion. L’Ombudsman a conclu que la municipalité n’avait pas communiqué d’avis des réunions des comités tel qu’exigé et défini par son règlement, car elle n'avait pas inclus l’ordre du jour des réunions au côté des dates de réunions dans le calendrier annuel des réunions des comités affiché sur le site Web municipal.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil du Canton de Nipissing. Aucun avis de la réunion n’avait été communiqué. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis conformément à son règlement de procédure, qui stipule qu’un avis des réunions extraordinaires doit être affiché sur un babillard et sur le site Web municipal au moins 24 heures avant toute réunion.