L’Ombudsman a enquêté sur le cas d’une réunion conjointe tenue par les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln. Un seul procès-verbal a été dressé à la réunion, par l’une des greffier(ière)s municipaux(ales). Toutefois, avant la réunion, ses homologues des autres municipalités n’ont pas produit de délégations par écrit de leur fonction de dresser le procès-verbal comme l’exigeait la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a enquêté sur le cas d’une réunion conjointe tenue par les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln. Un seul procès-verbal a été dressé à la réunion, par l’une des greffier(ière)s municipaux(ales). Toutefois, avant la réunion, ses homologues des autres municipalités n’ont pas produit de délégations par écrit de leur fonction de dresser le procès-verbal comme l’exigeait la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a enquêté sur le cas d’une réunion conjointe tenue par les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln. Un seul procès-verbal a été dressé à la réunion, par l’une des greffier(ière)s municipaux(ales). Toutefois, avant la réunion, ses homologues des autres municipalités n’ont pas produit de délégations par écrit de leur fonction de dresser le procès-verbal comme l’exigeait la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que la Municipalité de Calvin avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités et son règlement procédural en n’affectant personne à la rédaction des procès-verbaux des réunions tenues par le groupe de travail spécial sur le code de conduite et le groupe de travail sur la planification municipale.
L’Ombudsman a examiné deux plaintes à propos d’une réunion d’urgence tenue à huis clos par le conseil du Canton de Prince. L’Ombudsman a déterminé que, bien que le Canton de Prince ait résolu de nommer une greffière temporaire pour la réunion d’urgence à huis clos, il n’avait pas adopté de règlement de confirmation pour ratifier cette résolution.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Durant la séance à huis clos, le greffier a quitté la salle de réunion et aucun procès-verbal de la séance à huis clos n’a été dressé. L’Ombudsman a conclu que la municipalité ne s’était pas acquittée de son obligation légale de consigner les délibérations du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver un procès-verbal des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus de réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées, et il a préconisé de faire des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.