L’Ombudsman a conclu que le Canton de Lanark Highlands a contrevenu aux exigences du paragraphe 239(7) de la Loi de 2001 sur les municipalités le 27 juin 2023 en ne consignant pas adéquatement les discussions tenues à huis clos. Comme pratique exemplaire, il recommande au Canton d’enregistrer, en format audio ou vidéo, ses séances à huis clos.
L’enregistrement audio d’un appel secret des membres du Conseil de la Municipalité de Casselman le 26 janvier 2021 a été publié par inadvertance sur le site Web de la Municipalité. Les plaignant(e)s craignaient que la discussion tenue pendant l’appel ait fait avancer de façon importante des dossiers constituant des travaux du Conseil, donc constituait une réunion à huis clos illégale selon la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu qu’un quorum du Conseil a fait avancer de façon importante des dossiers qui relèvent des travaux du Conseil lors de l’appel du 26 janvier 2021. Cet appel était une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités et était une contravention très grave aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019. Même si l’Ombudsman a conclu que le sujet discuté répondait aux critères des exceptions prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités, il a établi que le procès-verbal ne rendait pas compte de la teneur de la discussion. Il n’y avait pas non plus d’enregistrement audio ni vidéo de la séance à huis clos.
Les personnes qui étaient présentes à la réunion que nous avons interviewées ne pouvaient nous fournir de détails sur la discussion tenue à huis clos et leurs comptes rendus ne concordaient pas toujours. Comme pratique exemplaire, l’Ombudsman a recommandé au Comité de s’assurer que ses procès-verbaux rendent compte fidèlement des discussions à huis clos, notamment en offrant une description des questions de fond et de procédure discutées. En outre, l’Ombudsman a encouragé le Comité à adopter la pratique exemplaire consistant à faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes ses délibérations, y compris à huis clos, pour s’assurer que le compte rendu est exact.
La Ville de Hamilton a fourni à l’Ombudsman l’enregistrement d’une réunion du Sous-comité de l’agriculture et des affaires rurales tenue par voie électronique. Elle l’a par la suite supprimé de façon permanente alors que l’examen de l’Ombudsman était toujours en cours. L’Ombudsman a souligné que les municipalités ont l’obligation de conserver les preuves visées par un examen ou une enquête du Bureau de l’Ombudsman.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de quatre réunions tenues par le Comité exécutif du Comté de Bruce le 21 septembre 2017, le 2 août et le 6 septembre 2018, et le 10 janvier 2019. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux des réunions du Comité ne donnaient pas une description complète des sujets discutés à huis clos. Pour plusieurs de ces réunions, l’Ombudsman a observé que la plus grande partie du contenu du procès-verbal avait été copiée textuellement à partir de rapports du personnel, et il n’était pas clair dans quelle mesure cela reflétait le contenu de la discussion à huis clos du Comité. Par conséquent il était difficile de déterminer, à partir des comptes rendus des réunions, les sujets qui avaient été discutés en réunion. Lors de nos entrevues, les personnes présentes aux réunions n’ont pas pu se souvenir des discussions. L’Ombudsman a reconnu que le Comité avait modifié un certain nombre de ses pratiques de réunions depuis les réunions en question et il a recommandé au Comité de rester vigilant et de veiller à conserver un compte rendu complet et exact des questions de fond et de procédure discutées lors des réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé au Comité de faire des enregistrements audio ou vidéo de toutes les procédures, incluant les réunions à huis clos, afin d’en conserver un compte rendu exact.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Grey Highlands le 7 octobre 2020. Il s’est trouvé que la municipalité disposait d’un enregistrement vidéo de la réunion à huis clos, qui a grandement facilité l’enquête de l’Ombudsman. Avant la publication de ce rapport par l’Ombudsman, la municipalité s’est engagée à enregistrer désormais sur vidéo toutes ses réunions à huis clos. L’Ombudsman a félicité la municipalité d’avoir adopté cette pratique exemplaire.
L’Ombudsman a examiné les méthodes d’enregistrement audio de la Municipalité de Temagami. Il a constaté que la municipalité enregistre ses réunions à huis clos, mais ne commence l’enregistrement qu’après le début de la séance à huis clos du conseil, bien que celui-ci tienne une brève séance publique avant de se retirer à huis clos. Par conséquent, la résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos n’est pas captée dans l’enregistrement audio. À titre de pratique exemplaire, la municipalité devrait modifier ses méthodes d’enregistrement audio afin de capter la résolution adoptée par le conseil en séance publique pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Sables-Spanish Rivers avait omis d’enregistrer d’importants renseignements à propos de la réunion, dont le lieu, l’heure de la fin de la réunion, et l’heure du début et de la fin de la séance à huis clos. Les procès-verbaux ne donnaient pas de description complète des sujets discutés à huis clos et en public. Ils se résumaient presque entièrement à une liste des résolutions adoptées. Par conséquent, les comptes rendus de réunion ne permettaient pas de déterminer quels sujets avaient été abordés en réunion, et à quel moment. Les témoins que nous avons interrogés avaient gardé des souvenirs contradictoires des discussions. L’Ombudsman a recommandé au Canton d’améliorer ses procès-verbaux, et de faire des enregistrements audio ou vidéo des réunions à huis clos, afin de conserver des comptes rendus exacts des délibérations.
L’Ombudsman a reçu une plainte concernant deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest. Cette plainte alléguait que la réunion extraordinaire du 20 avril tenue par téléconférence, et les réunions à huis clos du conseil le 26 mai, n’avaient pas été enregistrées sur support audio ou vidéo, contrairement à ce qu’exige le règlement de procédure de la Municipalité. L’examen de l’Ombudsman a conclu que la réunion du 20 avril était la première réunion à huis clos tenue à distance par le conseil en raison de la pandémie de COVID-19. C’était donc par inadvertance qu’aucun enregistrement audio ou vidéo de ces réunions n’avait été effectué, étant donné que personne n’y avait participé à partir de la salle du conseil où se trouve l’équipement d’enregistrement. L’Ombudsman a également constaté que toutes les réunions à huis clos tenues après le 26 mai avaient été enregistrées conformément au règlement de procédure, et que la Municipalité avait présenté des excuses quant à l’absence d’enregistrement, lors d’une récente réunion du conseil.
L’Ombudsman a examiné une séance à huis clos du conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest durant laquelle le conseil devait discuter des relations entre lui et le personnel. Mais la discussion a tourné aux cris, aux gestes accusateurs et aux disputes entre les membres du conseil. Avant la parution du rapport de l’Ombudsman, la municipalité a instauré un processus pour commencer à faire des enregistrements vidéo des réunions à huis clos du conseil. L’Ombudsman a félicité la municipalité d’avoir adopté ce processus d’enregistrement vidéo des réunions du conseil.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Welland pour nommer un nouveau membre du conseil. L’Ombudsman a félicité la municipalité pour ses enregistrements des réunions publiques et des réunions à huis clos du conseil. Toutefois, durant cette réunion à huis clos, le système d’enregistrement sonore n’avait pas bien fonctionné. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité examine son système d’enregistrement, pour vérifier qu’il fonctionne correctement.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour discuter à huis clos de la vente d’un bien-fonds. La Ville fait des enregistrements audio de ses réunions à huis clos. Le procès-verbal de la séance à huis clos de cette réunion ne reflétait ni la discussion du conseil, ni ses résolutions. L’Ombudsman a souligné que les enregistrements audio ne devraient pas remplacer les documents écrits exigés par la Loi de 2001 sur les municipalités. Alors qu'un enregistrement audio peut fournir un compte rendu des discussions à huis clos, l’enregistrement audio de cette séance à huis clos était de mauvaise qualité si bien qu'il était difficile d’entendre toutes les déclarations et de les attribuer à certaines personnes en particulier.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville du Grand Sudbury pour discuter d’une enquête sur un contrat entre la Ville et un kiosque de vente de billets pour les transports en commun. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos ne donnait aucun renseignement précis sur les discussions qui avaient eu lieu. L’Ombudsman a précisé que les municipalités doivent consigner, sans remarque, toutes les résolutions, décisions et autres délibérations aussi bien pour les réunions publiques que pour les réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la Ville fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a découvert que dans certains cas le compte rendu de la réunion à huis clos ne reflétait pas la teneur réelle de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que les procès-verbaux de réunions reflètent avec exactitude toutes les questions de forme et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a conclu que les comptes rendus de certaines réunions n’étaient pas disponibles, et que ceux qui l'étaient manquaient de détails ou ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des comptes rendus complets et exacts de toutes les réunions, et que ces comptes rendus reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par la Municipalité de Magnetawan. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne donnait aucun renseignement sur la teneur de la discussion du conseil. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les procès-verbaux de ses réunions soient complets et exacts et reflètent toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio de ses discussions.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion n’avait donné aucun renseignement sur les discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil conserve des comptes rendus complets, détaillés et exacts de toutes les questions discutées durant les réunions à huis clos, et qu’il fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Central Huron. L’Ombudsman a conclu que la municipalité n’avait pas fait d’enregistrement audio ou vidéo de la séance, comme l’exige son règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à respecter son propre règlement de procédure et commence immédiatement à faire des enregistrements audio ou vidéo de ses réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Bracebridge. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux faisaient uniquement état des résolutions considérées durant les séances à huis clos, mais ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que les procès-verbaux des réunions à huis clos reflètent la teneur réelle des discussions et que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné sept réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron. L’Ombudsman a conclu que, pour plusieurs de ces réunions, les procès-verbaux manquaient de renseignements. Ainsi, dans le cas d’une réunion, le procès-verbal ne donnait aucun renseignement sur les discussions qui avaient eu lieu. Dans un autre cas, le procès-verbal ne consignait pas tous les sujets de la discussion tenue à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des procès-verbaux complets et exacts qui reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. De plus, l’Ombudsman a préconisé que la municipalité instaure un processus d’enregistrement audio de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin pour discuter des qualifications de candidats individuels et identifiables au poste de contremaître des travaux municipaux. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne permettait pas de déterminer si toutes les discussions tenues à huis clos avaient été consignées dans le procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que le conseil du Canton conserve des procès-verbaux complets et exacts des réunions et envisage de faire des enregistrements audio de ses réunions à huis clos.