procès-verbal (pratiques exemplaires)

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Canton de Front of Yonge

juin 29, 201829 juin 2018

L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Front of Yonge. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la réunion n’avait pas inclus la discussion du conseil sur les bacs de recyclage. La municipalité a pour habitude de consigner uniquement les motions et les votes officiels du conseil dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que, pour conserver des comptes rendus complets et exacts, toutes les questions de fond et de procédure discutées en réunion devraient être enregistrées.

Canton de Tehkummah

avril 18, 201818 avril 2018

L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Durant la séance à huis clos, le greffier a quitté la salle de réunion et aucun procès-verbal de la séance à huis clos n’a été dressé. L’Ombudsman a conclu que la municipalité ne s’était pas acquittée de son obligation légale de consigner les délibérations du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver un procès-verbal des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus de réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées, et il a préconisé de faire des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions.

Canton de Lanark Highlands

janvier 04, 201804 janvier 2018

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Lanark Highlands pour discuter d'un certain nombre de points. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la discussion à huis clos était beaucoup trop bref et énumérait simplement les sujets de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité améliore ses pratiques de comptes rendus et veille à ce que le procès-verbal indique le lieu de la réunion, l’heure du début et de la fin de la réunion, les présences, une description détaillée des questions de fond et de procédure examinées, et tous les votes qui ont eu lieu.

Canton de Tehkummah

juin 16, 201716 juin 2017

L’Ombudsman a examiné cinq réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. L’Ombudsman a cerné plusieurs pratiques exemplaires pour renforcer la responsabilisation et la transparence des réunions du conseil. L’Ombudsman a souligné que, grâce à des procès-verbaux complets et exacts des réunions à huis clos, les membres du public ont l’assurance que les questions traitées en réunion fermée au public se prêtaient à des discussions à huis clos, et que les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités et du règlement de procédure ont été respectées. De même, la tenue de procès-verbaux complets des réunions publiques du conseil permet aux membres du public qui n’ont pas pu assister à ces réunions de comprendre comment et pourquoi le conseil a pris certaines décisions.

Ville de Niagara Falls

mai 12, 201712 mai 2017

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour discuter à huis clos de la vente d’un bien-fonds. La Ville fait des enregistrements audio de ses réunions à huis clos. Le procès-verbal de la séance à huis clos de cette réunion ne reflétait ni la discussion du conseil, ni ses résolutions. L’Ombudsman a souligné que les enregistrements audio ne devraient pas remplacer les documents écrits exigés par la Loi de 2001 sur les municipalités. Alors qu'un enregistrement audio peut fournir un compte rendu des discussions à huis clos, l’enregistrement audio de cette séance à huis clos était de mauvaise qualité si bien qu'il était difficile d’entendre toutes les déclarations et de les attribuer à certaines personnes en particulier.

Ville de Fort Erie (ZAC de Ridgeway)

avril 03, 201703 avril 2017

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Conseil de gestion de la Zone d’amélioration commerciale (ZAC) de Ridgeway, dans la Ville de Fort Erie, pour discuter de la conduite d’un employé de la ZAC. Ce n’est que plusieurs semaines après la réunion qu’un membre du conseil a dressé un procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que, pour garantir un compte rendu exact des délibérations, le procès-verbal soit consigné durant la réunion à huis clos.

Ville de Timmins

janvier 23, 201723 janvier 2017

L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter des célébrations du 150e anniversaire du Canada dans la municipalité. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos n’avait pas clairement fait état du point discuté, du vote qui avait eu lieu à huis clos et de son résultat. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que tous ses votes à huis clos se déroulent dans le respect de la Loi de 2001 sur les municipalités, et notamment qu’ils soient consignés correctement dans le procès-verbal.

Ville de Timmins

janvier 23, 201723 janvier 2017

L'Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Timmins pour discuter du processus de recrutement en vue de remplacer le directeur général (DG) qui prenait sa retraite. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos n’avait pas clairement fait état du point discuté, du vote qui avait eu lieu à huis clos et du résultat du huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que tous ses votes à huis clos se déroulent dans le respect de la Loi de 2001 sur les municipalités, et notamment qu’ils soient consignés correctement dans le procès-verbal.

Ville du Grand Sudbury

janvier 20, 201720 janvier 2017

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville du Grand Sudbury pour discuter d’une enquête sur un contrat entre la Ville et un kiosque de vente de billets pour les transports en commun. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos ne donnait aucun renseignement précis sur les discussions qui avaient eu lieu. L’Ombudsman a précisé que les municipalités doivent consigner, sans remarque, toutes les résolutions, décisions et autres délibérations aussi bien pour les réunions publiques que pour les réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la Ville fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.

Ville de Niagara Falls (Niagara District Airport Commission)

décembre 29, 201629 décembre 2016

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission pour discuter de redevances aéroportuaires. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la Commission n’avait pas cité l’exception invoquée pour se retirer à huis clos. La résolution n’avait pas été lue à voix haute et les membres de la Commission n’avaient pas obtenu d’ébauche de la résolution avant de voter pour se retirer à huis clos. De plus, alors que la nature générale de la question à examiner avait été indiquée oralement lors de la réunion, la résolution officielle consignée par écrit ne comprenait pas ce renseignement. L’Ombudsman a recommandé à la Commission de lire à voix haute la résolution officielle avant de se retirer à huis clos et d’inclure à cette résolution des renseignements sur la question à examiner lors du huis clos.

Ville de Niagara-on-the-Lake (Niagara District Airport Commission)

décembre 29, 201629 décembre 2016

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission pour discuter de redevances aéroportuaires. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la Commission n’avait pas cité l’exception invoquée pour se retirer à huis clos. La résolution n’avait pas été lue à voix haute et les membres de la Commission n’avaient pas obtenu d’ébauche de la résolution avant de voter pour se retirer à huis clos. De plus, alors que la nature générale de la question à examiner avait été indiquée oralement lors de la réunion, la résolution officielle consignée par écrit ne comprenait pas ce renseignement. L’Ombudsman a recommandé à la Commission de lire à voix haute la résolution officielle avant de se retirer à huis clos et d’inclure à cette résolution des renseignements sur la question à examiner lors du huis clos.

Ville de St. Catharines (Niagara District Airport Commission)

décembre 29, 201629 décembre 2016

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission pour discuter de redevances aéroportuaires. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la Commission n’avait pas cité l’exception invoquée pour se retirer à huis clos. La résolution n’avait pas été lue à voix haute et les membres de la Commission n’avaient pas obtenu d’ébauche de la résolution avant de voter pour se retirer à huis clos. De plus, alors que la nature générale de la question à examiner avait été indiquée oralement lors de la réunion, la résolution officielle consignée par écrit ne comprenait pas ce renseignement. L’Ombudsman a recommandé à la Commission de lire à voix haute la résolution officielle avant de se retirer à huis clos et d’inclure à cette résolution des renseignements sur la question à examiner lors du huis clos.

Canton de Bonfield

novembre 23, 201523 novembre 2015

L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.

Canton d'Armour et Village de Burk's Falls

octobre 28, 201528 octobre 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.

Village de Burk’s Falls et Canton d'Armour

octobre 28, 201528 octobre 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.

Canton de Woolwich

août 10, 201510 août 2015

L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a découvert que dans certains cas le compte rendu de la réunion à huis clos ne reflétait pas la teneur réelle de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que les procès-verbaux de réunions reflètent avec exactitude toutes les questions de forme et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.

Canton de Chamberlain

juillet 08, 201508 juillet 2015

L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a conclu que les comptes rendus de certaines réunions n’étaient pas disponibles, et que ceux qui l'étaient manquaient de détails ou ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des comptes rendus complets et exacts de toutes les réunions, et que ces comptes rendus reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.

Municipalité de Magnetawan

juin 24, 201524 juin 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par la Municipalité de Magnetawan. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne donnait aucun renseignement sur la teneur de la discussion du conseil. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les procès-verbaux de ses réunions soient complets et exacts et reflètent toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio de ses discussions.

Ville de Hamilton

avril 22, 201522 avril 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion n’avait donné aucun renseignement sur les discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil conserve des comptes rendus complets, détaillés et exacts de toutes les questions discutées durant les réunions à huis clos, et qu’il fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.

Ville de Bracebridge

mars 18, 201518 mars 2015

L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Bracebridge. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux faisaient uniquement état des résolutions considérées durant les séances à huis clos, mais ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que les procès-verbaux des réunions à huis clos reflètent la teneur réelle des discussions et que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.

Municipalité de South Huron

mars 02, 201502 mars 2015

L’Ombudsman a examiné sept réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron. L’Ombudsman a conclu que, pour plusieurs de ces réunions, les procès-verbaux manquaient de renseignements. Ainsi, dans le cas d’une réunion, le procès-verbal ne donnait aucun renseignement sur les discussions qui avaient eu lieu. Dans un autre cas, le procès-verbal ne consignait pas tous les sujets de la discussion tenue à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des procès-verbaux complets et exacts qui reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. De plus, l’Ombudsman a préconisé que la municipalité instaure un processus d’enregistrement audio de ses séances à huis clos.

Canton de Baldwin

décembre 09, 201409 décembre 2014

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin pour discuter des qualifications de candidats individuels et identifiables au poste de contremaître des travaux municipaux. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne permettait pas de déterminer si toutes les discussions tenues à huis clos avaient été consignées dans le procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que le conseil du Canton conserve des procès-verbaux complets et exacts des réunions et envisage de faire des enregistrements audio de ses réunions à huis clos.

Ville de Mattawa

janvier 11, 201111 janvier 2011

L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a souligné que la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu officiel de deux réunions. Il a recommandé que la municipalité veille à conserver un compte rendu adéquat des séances à huis clos, conformément aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Ville de South Bruce Peninsula

juillet 07, 201007 juillet 2010

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de South Bruce Peninsula pour discuter du processus d’embauche du personnel. Après avoir mené une enquête, l’Ombudsman a décelé plusieurs infractions aux procédures, y compris des problèmes dans la tenue des comptes rendus des séances à huis clos. L’Ombudsman a conclu que, bien que les résolutions et les décisions aient été notées dans le procès-verbal, la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu complet et exact de ses discussions à huis.