Quatre membres du Conseil de la Municipalité de Russell ont discuté individuellement par téléphone du poste vacant de maire(esse) avant la réunion ordinaire du Conseil. L’Ombudsman a indiqué que ces discussions séquencées ne sont pas, à proprement dit, visées par les règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités, mais qu’elles peuvent être contraires aux principes d’ouverture, de transparence et de responsabilisation lorsqu’elles font avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Conseil. Toutefois, dans ce cas, l’Ombudsman a conclu que ces discussions ne constituaient pas une réunion au sens des règles des réunions publiques étant donné que le quorum n’était pas atteint et qu’elles n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision.
L’Ombudsman a conclu qu’un groupe d’embauche que la mairesse de la Ville de Hamilton avait constitué en vertu de ses superpouvoirs pour la conseiller sur la sélection d’un(e) directeur(trice) municipal(e) ne pouvait pas être qualifié de conseil local dont les réunions étaient assujetties aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Par conséquent, la Ville n’a pas contrevenu à la Loi. L’Ombudsman a aussi invité la Ville à expliquer au public la nature et le rôle de tout organe consultatif similaire afin d’améliorer davantage la responsabilisation et la transparence des décisions de la mairesse.
L’Ombudsman a conclu qu’un groupe d’embauche que la mairesse de la Ville de Hamilton avait constitué en vertu de ses superpouvoirs pour la conseiller sur la sélection d’un(e) directeur(trice) municipal(e) ne pouvait pas être qualifié de comité municipal dont les réunions étaient assujetties aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Par conséquent, la Ville n’a pas contrevenu à la Loi. L’Ombudsman a aussi invité la Ville à expliquer au public la nature et le rôle de tout organe consultatif similaire afin d’améliorer davantage la responsabilisation et la transparence des décisions de la mairesse.
L’Ombudsman a conclu que les discussions à huis clos du Conseil du Canton de McGarry à propos de la démission du maire et de candidatures potentielles précises pour doter les postes le 1er septembre 2023 relevaient de l’exception pour renseignements privés. Même s’il a établi que les discussions sur la façon de doter les postes – soit par nomination, soit par élection partielle – ne relevaient d’aucune exception aux règles des réunions publiques, exiger que le Conseil alterne entre séances publique et à huis clos aurait nui à des discussions libres, ouvertes et ininterrompues. Par conséquent, l’intégralité des discussions du Conseil pouvait avoir lieu à huis clos, selon la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a aussi indiqué que le Conseil devrait structurer ses discussions sur des sujets de ce genre de manière à améliorer l’ouverture et la transparence de son processus décisionnel.
L’Ombudsman a établi que le procès-verbal du Conseil de la Ville de Halton Hills suggérait que le Conseil avait inclus dans sa résolution de retrait à huis clos une discussion sur les annonces de politiques provinciales relatives aux municipalités alors que ce n’était pas le cas.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville de Halton Hills avait omis d’inclure une description générale de sa discussion sur les annonces de politiques provinciales relatives aux municipalités dans sa résolution de retrait à huis clos, ce qui est contraire à la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que la discussion tenue par le Conseil de la Ville de Halton Hills le 28 août 2023 sur les annonces de politiques provinciales concernant les municipalités ne relevait d’aucune exception aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a déterminé que le Conseil de la Ville d’Amherstburg n’avait pas tenu de réunions à huis clos les 29 et 30 novembre 2022 en contravention à la Loi de 2001 sur les municipalités, bien qu’il ait reçu des renseignements contradictoires sur la diffusion en direct des réunions. Il a fait part de pratiques exemplaires sur les renseignements à communiquer dans les avis des réunions diffusées en direct.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Amherstburg n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques en ne donnant pas d’avis de sa séance de formation à huis clos sur la gestion des infrastructures municipales le 14 février 2023. Puisque la séance n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité, il ne s’agissait pas d’une réunion assujettie aux règles des réunions publiques. Néanmoins, l’Ombudsman a félicité la Ville d’avoir pris des mesures au-delà des exigences prévues dans la Loi pour améliorer la transparence de la séance, et a suggéré qu’elle officialise la pratique de traiter les séances de formation comme des réunions.
L’Ombudsman a conclu qu’un quorum du Conseil de la Municipalité de Casselman a fait avancer de façon importante des dossiers qui relèvent des travaux du Conseil lors d’un appel secret le 26 janvier 2021. L’appel constituait une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités et était une contravention très grave aux règles des réunions publiques. L’Ombudsman a indiqué que la décision des membres de participer à cet appel secret témoigne d’un sérieux manque de respect des principes d’ouverture, de responsabilisation et de transparence sous-tendant les dispositions sur les réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Morley a contrevenu aux règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités le 14 décembre 2022 en omettant de traiter une rencontre atteignant le quorum des membres du Conseil (ainsi que le quorum d’un comité) comme une réunion régie par les règles des réunions publiques. Les membres du Conseil présents ont discuté d’activités de déneigement avec une personne membre du personnel d’une manière qui a fait avancer de façon importante les travaux et la prise de décision du Canton, cette rencontre constituant alors une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a constaté que même si la diffusion des réunions en personne favorise la responsabilisation et la transparence du processus décisionnel municipal, les exigences de la Loi sur les municipalités relatives aux réunions publiques sont satisfaites tant que le public peut assister aux réunions en personne.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. À l’époque de l’examen, le Comité n’avait pas pour habitude de revenir en séance publique et de faire un compte rendu. L’Ombudsman a conclu que la pratique qu’avait le Comité de ne pas revenir en séance publique pour lever une réunion n’était pas conforme au règlement de procédure de la Ville. L’Ombudsman a recommandé de faire un compte rendu à titre de pratique exemplaire pour accroître la transparence du processus de réunion à huis clos.
L'Ombudsman a été convaincu que les délibérations du conseil étaient audibles pour le public lors de la réunion du conseil le 12 avril 2022, si bien que le conseil du Canton de McKellar n'a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités.
L'Ombudsman a conclu que le conseil du Canton de McKellar avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités quand le conseil est revenu en séance publique après une discussion à huis clos, et n'a pas assuré la diffusion en direct de cette partie publique de la réunion pour que le public puisse l’observer le 31 août 2021.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que deux réunions, l’une tenue par le Sous-comité d’examen des permis patrimoniaux et l’autre tenue par le Comité consultatif de l’agriculture et des affaires rurales pour la Ville de Hamilton, s’étaient tenues indûment à huis clos en raison de problèmes de diffusion en direct. L’Ombudsman a conclu, que lors d’une des réunions, un problème technique avait causé une brève interruption de la diffusion en direct, et il n’a pas été en mesure de déterminer la qualité ou l’accessibilité de la diffusion en direct pour l’autre réunion.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Casselman avait tenu une séance à huis clos le 27 mai 2021, quand trois membres du conseil avaient assisté à un appel vidéo concernant un projet de développement avec une municipalité voisine. La présence de deux membres du conseil n’a jamais été révélée aux autres participant(e)s à l’appel vidéo. Le(la) plaignant(e) craignait que cette rencontre ne constitue une réunion illégale en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que l’appel vidéo n’avait pas enfreint la Loi car les discussions qui s’étaient tenues lors de l’appel étaient de nature technique et informative et n’avaient pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil. Néanmoins, l’Ombudsman a fortement encouragé la Municipalité à maximiser la transparence de ses pratiques en divulguant la présence de tous(toutes) les participant(e)s à toute rencontre virtuelle.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de gouvernance du Secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Niagara Falls le 12 janvier 2022. Après le huis clos, le Comité n’a pas fait rapport au public de la nature de la discussion à huis clos. L’Ombudsman a recommandé au Comité de faire rapport à titre de pratique exemplaire pour renforcer la transparence du processus de réunion à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Ville d'Owen Sound avait enfreint les règles relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités le 14 mars 2022. À l'époque, en raison de la pandémie de COVID-19, la salle du conseil – où se tiennent les réunions du conseil et des comités de la Ville – était fermée aux membres du public. Cependant, le public avait la possibilité de regarder les délibérations en direct. La plainte alléguait que la réunion du conseil tenue à cette date s’était indûment déroulée à huis clos car le public ne pouvait pas voir qui était présent, ou comment chaque membre du conseil avait voté, étant donné que ces renseignements n’étaient pas affichés à l'écran. L'Ombudsman a conclu qu'il n'y avait pas eu d'infraction à la Loi ou au règlement de procédure de la Ville; rien n’exige que le public puisse voir qui est présent dans la salle du conseil, et le public a pu voir les résultats de chaque vote pendant la réunion.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion électronique tenue par le Conseil de santé de la Ville de Hamilton, le 11 août 2021. La plainte alléguait que, durant la réunion, les votes des membres individuel(le)s du Conseil n’étaient pas visibles en temps réel. L’Ombudsman a conclu que, lors de cette réunion, le Conseil n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Toutes les délibérations de la réunion avaient été diffusées en direct, en ligne. Les résultats de chaque vote avaient été annoncés verbalement. Un dysfonctionnement technique a empêché le logiciel de diffusion d’afficher la répartition des votes à l’écran ,en temps réel.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Bonfield a enfreint les règles des réunions publiques lorsqu’il a tenu des réunions sur Zoom en mai et juin 2020, sans les diffuser ou les rendre accessibles au public par d’autres moyens. L’Ombudsman a reconnu qu’il s’agissait des premières réunions tenues par le Canton durant la pandémie de COVID-19, mais il a souligné que la pandémie ne modifiait aucunement les exigences des réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu des plaintes concernant les résultats de vote affichés à l’intention du public lors de réunions électroniques tenues par la Ville de Hamilton. Les plaignant(e)s ont allégué que les résultats d’un vote du conseil de la santé de la Ville lors d’une réunion électronique le 19 février 2021 n’étaient pas entièrement visibles pour le public, ce qui est contraire aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. La Ville a accepté de continuer à surveiller le fonctionnement de son logiciel de réunion électronique et de prendre des mesures appropriées pour s’assurer que les résultats de vote lors de réunions électroniques sont affichés dans leur intégralité.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par voie électronique par le Comité consultatif LGBTQ de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a déterminé que, durant la partie à huis clos de la réunion, la diffusion publique en direct avait cessé en raison de problèmes techniques. Par conséquent l’Ombudsman a conclu que, durant le temps où la diffusion en direct avait cessé, le public avait été exclu de la réunion et que la réunion s’était illégalement tenue à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le 15 juin 2020 un quorum des conseillers de la Ville de Hawkesbury avait discuté des travaux du conseil qu’ils avaient l’intention de présenter lors d’une réunion du conseil prévue pour le lendemain, et au sujet desquels ils comptaient voter alors. La plainte alléguait que la discussion équivalait à une « réunion », qui avait été indûment close au public, contrairement à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’enquête de l’Ombudsman a conclu que la maire s’était entretenue individuellement avec trois conseillers municipaux au sujet de licenciements d’employés, lors de discussions séparées. L’Ombudsman a aussi conclu que ces discussions en série ne constituaient pas des réunions car le quorum des conseillers n’avait jamais été atteint, contrairement à ce qu’exige la définition de « réunion » énoncée dans la Loi.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de deux réunions tenues par le conseil du Village de Westport le 15 septembre 2020. La plainte alléguait qu’en raison d’un problème technique, le conseil n’avait pas diffusé en direct la réunion virtuelle du comité plénier ni la réunion extraordinaire du conseil, à l’intention du public. La plainte alléguait que ces réunions avaient donc été tenues à huis clos, contrairement à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a confirmé que le public avait été exclu de ces réunions en raison de problèmes techniques et que, par conséquent, elles s’étaient indûment tenues à huis clos.
L’Ombudsman a reçu des plaintes sur la mauvaise qualité du son lors d’une réunion par téléconférence tenue le 11 août 2020 par le comité plénier du Canton de Lanark Highlands. Les plaignants ont allégué que la qualité du son était si mauvaise que le public n’a pas pu dûment suivre le déroulement de la réunion. L’Ombudsman a reconnu que la mauvaise qualité du son d’une réunion par téléconférence peut empêcher le public de bien observer une réunion. À titre de pratique exemplaire, l’Ombudsman a suggéré que les municipalités prennent des mesures pour contrôler la clarté du son de telles téléconférences, afin de s’assurer que le public peut suivre correctement le processus décisionnel municipal. L’Ombudsman n’a conclu à aucune infraction des règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a reçu des plaintes au sujet de réunions tenues par le Canton de Stone Mills du 10 août 2020 au 27 octobre 2020. Plus précisément, les plaignants étaient en désaccord avec la décision de la municipalité de tenir des réunions du conseil en présentiel, sans donner aux membres du public un moyen de suivre le déroulement de la réunion à distance, par exemple grâce à une vidéoconférence ou une conférence téléphonique. L’examen de l’Ombudsman a mené à conclure que le conseil avait tout d’abord choisi de satisfaire à l’exigence de la Loi de 2001 sur les municipalités lui enjoignant de tenir des réunions publiques en diffusant des réunions virtuelles Zoom sur YouTube. En août 2020, le Canton a modifié son approche et a décidé de satisfaire à cette exigence de la Loi en organisant des réunions du conseil en présentiel, en consultation avec le bureau local de santé publique. L’examen de l’Ombudsman a confirmé que la municipalité avait communiqué un avis public de ses réunions du 10 août au 27 octobre 2020, et que les membres du public avaient pu assister à ces réunions et au déroulement du processus décisionnel municipal. L’Ombudsman n’a constaté aucune violation des exigences de la Loi en matière de réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que les conseillers de la Ville de Pelham avaient voté par courriel pour décider s’ils seraient en faveur de l’acceptation d’un don éventuel. L’Ombudsman a conclu que l’échange de courriels n’avait pas enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques, qui s’appliquent généralement aux « réunions » où le quorum des conseillers est physiquement atteint. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que la Ville de Pelham avait agi sans autorité légale quand elle avait pris des mesures après cet échange informel de courriels. En omettant de procéder par voie de résolution et de règlement de confirmation adopté lors d’une réunion dûment constituée du conseil, la municipalité a tenté de soustraire son processus décisionnel à l’examen du public. Ces actes étaient contraires à la Loi et erronés au regard du paragraphe 21 (1) de la Loi sur l’Ombudsman.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant qu’un quorum des conseillers de la Ville de Pelham s’était réuni de manière informelle pour discuter d’un don éventuel d’un producteur de cannabis, le 9 janvier 2020, contrairement aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que la discussion informelle n’avait pas enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques, car la discussion n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux du conseil, comme le requiert la Loi de 2001 sur les municipalités. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que la Ville de Pelham avait agi sans autorité légale quand elle avait pris des mesures après cette discussion informelle. En omettant de procéder par voie de résolution et de règlement de confirmation adopté lors d’une réunion dûment constituée du conseil, la municipalité a tenté de soustraire son processus décisionnel à l’examen du public. Ces actes étaient contraires à la loi et erronés au regard du paragraphe 21 (1) de la Loi sur l’ombudsman.
L’Ombudsman a examiné deux réunions tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. Selon une allégation, les portes du bâtiment municipal où se tenait la réunion avaient été verrouillées et l’étaient restées jusqu’à la fin de la réunion. L’Ombudsman n’a obtenu aucune preuve qui puisse étayer l’allégation selon laquelle les portes auraient été verrouillées. L’Ombudsman a souligné qu’à l’avenir, la municipalité devrait élaborer une politique claire sur les circonstances dans lesquelles les portes du bâtiment municipal doivent être verrouillées et devrait former son personnel en conséquence.
L’Ombudsman a examiné deux séances d’information sur les travaux de la municipalité auxquelles était présent un quorum du conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a conclu que les membres du conseil n’avaient pas fait avancer de façon importante les travaux de la municipalité durant ces séances d’information. Les membres du conseil avaient simplement obtenu des renseignements sur des projets en cours dans la municipalité. Les membres du conseil qui étaient présents n'avaient tenu aucune discussion et n'avaient pris aucune décision. L’Ombudsman a conclu que ces séances d’information ne constituaient pas des réunions en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités mais, dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, il a encouragé le conseil à n’obtenir de tels renseignements et de telles mises à jour que durant des réunions publiques.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de The North Shore en invoquant l’exception des renseignements privés pour discuter d’un poste vacant au conseil. Durant la séance à huis clos, le conseil a cherché à déterminer s’il devait pourvoir ce poste vacant par nomination ou par élection partielle, et il a aussi discuté au moins une personne qui pouvait être identifiée à titre de candidat éventuel à ce poste. La discussion sur cette personne comportait des renseignements privés au sujet de ses qualifications et de son expérience. L’Ombudsman a conclu que cette partie de la discussion du conseil relevait de l’exception des renseignements privés. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que la discussion sur le processus à suivre pour pourvoir le poste vacant au conseil (par nomination ou par élection partielle) ne comprenait pas de renseignements personnels. Cette partie de la discussion ne relevait pas de l’exception des renseignements privés.
Alors que le conseil envisageait de nommer un enquêteur de réunions à huis clos, la Ville de Petrolia a inclus des frais de plainte de 250 $ à son règlement sur les frais municipaux. L’application de la loi sur les réunions publiques repose sur le principe que le public souhaite se faire entendre pour contribuer à la continuité de la transparence au palier municipal. Imposer des frais aux personnes qui veulent porter plainte va complètement à l’encontre de l’intention première des dispositions des réunions publiques, qui est de promouvoir la légitimité démocratique à l’échelle locale. L’Ombudsman a encouragé la municipalité à continuer de permettre au public de se plaindre à propos de réunions qui se seraient tenues indûment à huis clos, et ceci sans imposer de frais de plainte.