L’Ombudsman a examiné les séances à huis clos tenues par le Conseil de la Ville d’Essex les 20 février et 29 avril 2024. Il a établi que la séance à huis clos du 20 février 2024, concernant un projet d’acquisition d’une propriété et de location subséquente à un tiers, relevait de l’exception aux règles des réunions publiques relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds et de celle concernant les projets et instructions pour des négociations. Il a aussi conclu que la séance à huis clos du 29 avril 2024 entrait dans l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds et dans celle concernant des renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie, puisque le Conseil y a discuté des détails d’une possible transaction foncière, y compris de renseignements techniques et commerciaux confidentiels. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que la Ville a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en n’indiquant pas par voie de résolution la nature générale des questions à étudier lors de ses séances à huis clos.
Inclut les discussions sur :
- L’un des sujets répertoriés : secret industriel, renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial, financier ou renseignements sur les relations de travail;
- Les renseignements fournis à titre confidentiel, explicitement ou implicitement, à la municipalité par une tierce partie; et
- Qui, s’ils étaient divulgués, pourraient selon toutes attentes raisonnables, avoir pour effet de nuire soit en portant gravement préjudice à la situation concurrentielle, soit en entravant gravement les négociations contractuelles ou autres d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’une organisation.
N’inclut pas les discussions sur :
- Les cas où les renseignements ne provenaient pas d’une tierce partie; et/ou
- Les cas où il n’y a que possibilité ou présomption de préjudice si les renseignements étaient divulgués.
Cette exception est entrée en vigueur le 1er janvier 2018, à la suite de modifications de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos tenue le 6 mai 2024 par le Conseil de la Ville d’Essex, qui a invoqué avant de se retirer à huis clos l’exception aux règles des réunions publiques relative aux renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie et celle visant les renseignements qui sont la propriété de la municipalité. Il a conclu que les discussions entraient dans ces exceptions puisque des renseignements commerciaux et financiers confidentiels communiqués par une tierce partie ainsi que des renseignements appartenant à la Ville étaient au cœur des échanges, et que leur divulgation publique aurait pu nuire à la tierce partie et à la Ville. L’Ombudsman a par ailleurs déterminé que la Ville a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en n’indiquant pas par voie de résolution la nature générale des questions à étudier lors de cette séance à huis clos.
239(2)(d) Relations de travail ou négociations avec les employés|239(2)(i) Renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie|239(2)(k) Projets et instructions pour des négociations|renseignements contextuels|position de négociation|renseignements financiers|négociation|négociation (éventuelle)|Entrecouper la discussion|renseignements de tierce partie
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion tenue à huis clos par le Conseil de la Ville de Kitchener pour discuter de l’instauration d’un modèle centralisé d’exploitation dans certaines installations d’arts et de divertissement. Il a conclu que des parties de la séance à huis clos entraient dans les exceptions suivantes :
- Renseignements communiqués à titre confidentiel par un tiers, alinéa 239(2)i) de la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi »);
- Relations de travail et négociations avec le personnel, alinéa 239(2)d) de la Loi;
- Projets et instructions dans le cadre de négociations, alinéa 239(2)k) de la Loi.
Comme il aurait été irréaliste d’entrecouper la discussion et alterner entre les points discutés, toute la discussion du Conseil entrait dans ces exceptions.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le Comté de Haliburton pour discuter de la fermeture d’une salle d’urgence dans un hôpital local. Le Comté a tenu la réunion à huis clos en se prévalant de l’exception relative à des renseignements communiqués à titre confidentiel par un tiers. S’y trouvaient des représentant(e)s de l’hôpital, qui ont fourni de l’information au Conseil. Le Comté croyait que cette information fournie à huis clos par le tiers serait confidentielle, mais les représentant(e)s ont confirmé que ce n’était pas le cas. L’Ombudsman a conclu que la discussion n’était pas admissible dans le cas d’exception invoqué. Il a recommandé qu’au moment d’invoquer cette exception, le Comté consulte le tiers en question avant de tenir la réunion à huis clos pour s’assurer que l’information à communiquer respecte tous les critères de l’exception.
L’Ombudsman a conclu que les discussions sur une proposition de partenariat ne répondaient pas aux critères de l’exception relative aux renseignements communiqués à titre confidentiel parce que l’information discutée n’avait pas été fournie de manière confidentielle et que l’attente raisonnable d’un préjudice n’a pas été clairement établie. À titre de pratique exemplaire, l’Ombudsman a recommandé qu’avant d’invoquer l’exception relative aux renseignements communiqués à titre confidentiel, la Municipalité vérifie auprès de la tierce partie si les renseignements ont été fournis ou non à titre confidentiel et, s’il y a lieu, se renseigne sur les préjudices concrets qui pourraient être causés si l’information était rendue publique.
Le conseil de la Municipalité d’Arran-Elderslie a tenu une séance à huis clos pour discuter d’un projet pilote avec une municipalité de palier supérieur. L’Ombudsman a conclu que les discussions relevaient de l’exception des renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie. Les discussions portaient sur des renseignements financiers et sur des questions de relations de travail, et qu’ils avaient été communiqués à titre confidentiel par la municipalité de palier supérieur à la Municipalité d’Arran-Elderslie. L’Ombudsman a conclu que les renseignements avaient été implicitement communiqués à titre confidentiel et que leur divulgation aurait pu gravement nuire à des négociations en cours entre la municipalité de palier supérieur et d’autres municipalités.
239(2)(i) Renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie|renseignements contextuels|renseignements d'entreprise|renseignements commerciaux|position concurentielle (gravement préjudiciée)|renseignements financiers|préjudice (établi)|négociation (gravement entraver à une)|renseignements de tierce partie
L’Ombudsman a conclu que la discussion tenue à huis clos le 12 juillet 2022 par le conseil de la Ville du Grand Sudbury sur des renseignements commerciaux et financiers relevait de l’exception des renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie. L’Ombudsman a conclu que les renseignements de tierce partie, qui portaient sur des soumissions pour une proposition de projet municipal, avaient été communiqués à titre confidentiel et que leur divulgation publique aurait pu nuire gravement à la situation concurrentielle des soumissionnaires lors du processus d’appel d’offres, ou compromettre leurs négociations contractuelles ou autres.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. Les résolutions adoptées par le Comité pour se retirer à huis clos citaient les exceptions invoquées par lui pour exclure le public, mais ne donnaient aucun autre détail sur les discussions prévues. L’Ombudsman a conclu que le Comité avait enfreint le paragraphe 239 (4) de la Loi de 2001 sur les municipalités lors des deux réunions en omettant d’indiquer par voie de résolution la nature générale de la question à examiner à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. À l’époque de l’examen, le Comité n’avait pas pour habitude de revenir en séance publique et de faire un compte rendu. L’Ombudsman a conclu que la pratique qu’avait le Comité de ne pas revenir en séance publique pour lever une réunion n’était pas conforme au règlement de procédure de la Ville. L’Ombudsman a recommandé de faire un compte rendu à titre de pratique exemplaire pour accroître la transparence du processus de réunion à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. L’Ombudsman a conclu que l’exception des renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie ne s’appliquait pas aux discussions à huis clos du Comité lors de l’une ou l’autre de ces réunions, car rien ne prouvait que les renseignements divulgués lors des réunions auraient pu causer un préjudice important à une tierce partie.
239(2)(c) Acquisition ou la disposition d’un bien-fonds|239(2)(d) Relations de travail ou négociations avec les employés|239(2)(e) Litiges actuels ou éventuels|239(2)(f) Conseils protégés par le secret professionel de l'avocat|239(2)(h) Renseignements communiqués à titre confidentiel par un autre palier de gouvernement|239(2)(i) Renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie|239(2)(k) Projets et instructions pour des négociations|Résolution|résolution (description générale)
L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées par le conseil du Comté de Norfolk pour se retirer à huis clos lors de réunions tenues le 8 mars, le 12 avril et le 10 mai 2022 avaient donné des descriptions générales des sujets à discuter à huis clos, et qu’elles étaient donc conformes aux exigences énoncées à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Pelham le 19 avril 2021, durant laquelle le conseil a discuté de la gestion future et du développement éventuel de l’aéroport local. L’Ombudsman a conclu que l’exception des renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie ne s’appliquait pas à la discussion du conseil, car rien ne prouvait que les renseignements divulgués durant la réunion auraient pu causer un préjudice important à une tierce partie. L’Ombudsman a conclu que le conseil avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en se réunissant à huis clos le 19 avril 2021.
L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Pelham le 19 avril 2021. Dans la résolution adoptée pour se retirer à huis clos, le conseil a cité une exception aux règles des réunions publiques, toutefois l’Ombudsman a constaté que le conseil avait enfreint les exigences énoncées à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’indiquer par voie de résolution la nature générale des questions à examiner à huis clos.
L’Ombudsman a examiné l’applicabilité de l’exception des renseignements communiqués à titre confidentiel par un tiers à la discussion à huis clos tenue par le Comité exécutif du Comté de Bruce le 10 janvier 2019. L’Ombudsman a conclu que la discussion ne relevait pas de cette exception aux règles des réunions publiques car aucun renseignement discuté ne relevait des catégories énumérées à l’alinéa 239 (2) i) de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que le conseil du Canton de Leeds et les Mille-Îles avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il s’est retiré à huis clos le 11 août 2020. La discussion à huis clos du conseil portait sur un rapport d’étude et une demande de financement, tous deux en lien avec un projet de réseau Internet à large bande. L’Ombudsman a conclu que le rapport d’étude ne constituait pas des renseignements qui sont la propriété d’une tierce partie en vertu de l’alinéa 239 (2) i). L’Ombudsman a conclu que la discussion du conseil concernant le rapport d’étude était néanmoins autorisée en vertu de l’exception énoncée à l’alinéa 239 (2) j), portant sur les renseignements qui sont la propriété de la municipalité. En revanche, le conseil a contrevenu à la Loi en discutant à huis clos de la demande de financement et en procédant à un vote par consensus sur cette question. De plus, avant de se retirer en séance à huis clos, le conseil a omis d’indiquer dans sa résolution la nature générale de la question devant y être étudiée, comme l’exige le paragraphe 239 (4).
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que le conseil du Canton de Leeds et les Mille-Îles avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il s’est retiré à huis clos le 11 août 2020. La discussion à huis clos du conseil portait sur un rapport d’étude et une demande de financement, tous deux en lien avec un projet de réseau Internet à large bande. L’Ombudsman a conclu que la discussion du conseil concernant le rapport d’étude était autorisée en vertu de l’exception énoncée à l’alinéa 239 (2) j), portant sur les renseignements qui sont la propriété de la municipalité. En revanche, le conseil a contrevenu à la Loi en discutant à huis clos de la demande de financement et en procédant à un vote par consensus sur cette question. De plus, avant de se retirer en séance à huis clos, le conseil a omis d’indiquer dans sa résolution la nature générale de la question devant y être étudiée, comme l’exige le paragraphe 239 (4).
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Ville de South Bruce Peninsula s’était irrégulièrement réuni à huis clos le 16 mars 2021 pour recevoir une présentation, contrairement à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’examen de l’Ombudsman a conclu que le conseil avait reçu et examiné des renseignements détaillés d’une société tierce sur les plans de développement de cette société, les bénéfices attendus, et l’utilisation prévue d’une technologie propriétaire. Nous avons appris que la tierce partie souhaitait expressément discuter de ces renseignements commerciaux en privé, car elle ne voulait pas nuire à une transaction financière en cours, ni attirer l’attention de ses concurrent(e)s sur la technologie propriétaire qu’elle comptait utiliser pour créer une entreprise rentable, dans une région particulière. L’Ombudsman a conclu que cette discussion à huis clos était autorisée en vertu de l’alinéa 239 (2) i) de la Loi de 2001 sur les municipalités, car le conseil avait discuté de renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie, qui auraient pu vraisemblablement nuire de façon grave à la situation concurrentielle de l’entreprise, et entraver de façon grave une transaction financière en cours, s’ils avaient été divulgués.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Ville du Grand Sudbury durant laquelle le conseil avait discuté d’un projet proposé par une tierce partie. Le conseil a reçu des renseignements commerciaux et financiers confidentiels appartenant à des tierces parties. Comme le projet proposé était alors en cours, la divulgation de ces renseignements aurait pu compromettre la position concurrentielle des parties et les négociations. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que ce sujet relevait de l’exception.
L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos de la réunion du Comité plénier de la Municipalité de St.-Charles durant laquelle le comité avait discuté de documents et de recommandations sur les finances de la municipalité. Le conseil avait discuté d’un document portant un filigrane indiquant qu’il avait été communiqué « à titre confidentiel » par un consultant à la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le document résumait et analysait des renseignements sur la municipalité, et indiquait qu’il avait été communiqué « à titre confidentiel » car il avait été créé et remis à la municipalité par une tierce partie. L’alinéa 239 (2) i) vise à protéger les renseignements confidentiels à propos d’une tierce partie. Par conséquent, la discussion du rapport portant les mots « à titre confidentiel » ne relevait pas de l’exception des renseignements communiqués à titre confidentiel.
239(2)(b) Renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée|239(2)(d) Relations de travail ou négociations avec les employés|239(2)(f) Conseils protégés par le secret professionel de l'avocat|239(2)(h) Renseignements communiqués à titre confidentiel par un autre palier de gouvernement|239(2)(i) Renseignements communiqués à titre confidentiel par une tierce partie|239(2)(j) Renseignements qui sont la propriété de la municipalité|239(2)(k) Projets et instructions pour des négociations|aéroport|commission aéroportuaire|conseil local|procès-verbal (pratiques exemplaires)|Résolution|résolution (description générale)
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission pour discuter de redevances aéroportuaires. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par la Commission n’avait pas cité l’exception invoquée pour se retirer à huis clos. La résolution n’avait pas été lue à voix haute et les membres de la Commission n’avaient pas obtenu d’ébauche de la résolution avant de voter pour se retirer à huis clos. De plus, alors que la nature générale de la question à examiner avait été indiquée oralement lors de la réunion, la résolution officielle consignée par écrit ne comprenait pas ce renseignement. L’Ombudsman a recommandé à la Commission de lire à voix haute la résolution officielle avant de se retirer à huis clos et d’inclure à cette résolution des renseignements sur la question à examiner lors du huis clos.