L’Ombudsman a examiné un courriel envoyé par le maire de la Ville de London à l’ensemble des membres du Conseil le 23 janvier 2025 dans lequel le maire demandait aux membres du comité des services communautaires et de protection d’attendre d’avoir reçu un compte-rendu du personnel à une réunion à venir avant de présenter des motions sur les alertes lors des grands froids. Le courriel avait été envoyé à l’ensemble du Conseil, et les quorums du Conseil et du comité l’avaient donc reçu. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que le courriel du maire ne constituait pas une réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités parce qu’il s’agissait d’une demande procédurale qui n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Conseil ou du comité.
L’Ombudsman a examiné la tenue d’une réunion informelle le 11 mars 2025 entre plusieurs membres du comité de la planification et de l’environnement de la Ville de London et un député. Il a statué que la discussion, qui portait sur les répercussions de nouveaux tarifs commerciaux et la possibilité de contre-tarifs à l’échelle locale, consistait en un échange d’information sur une question n’entrant pas dans le mandat de ce comité. Par conséquent, cette discussion n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du comité, et la réunion informelle ne constituait pas une réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité plénier du Canton de Ramara a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en tenant deux réunions par courriel les 23 et 24 octobre 2024. Dans les deux cas, un(e) membre du Comité avait envoyé un courriel aux autres membres, donc le quorum était atteint. Concernant le courriel du 23 octobre, l’Ombudsman a conclu qu’il constituait une réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités parce que le message a fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité. Plus précisément, il contenait la proposition d’une mesure à suivre – le retrait du budget du Canton d’un programme de gestion des déchets alimentaires –, mesure que le Comité a adoptée par la suite. Quant au courriel du 24 octobre, l’Ombudsman a conclu que le quorum du Comité était atteint, mais que le message n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Canton, donc ne constituait pas une réunion au sens de la Loi.
L’Ombudsman a enquêté sur une discussion par courriel des membres du Conseil du Canton de Frontenac Islands au cours de laquelle ils(elles) se sont exprimé(e)s sur la question de l’approbation et de l’envoi d’une lettre de délégation en vue de solliciter une rencontre avec la ministre de la Santé. Selon son enquête, cette discussion a fait avancer de manière importante les travaux ou la prise de décision du Conseil.
Quatre membres du Conseil de la Municipalité de Russell ont discuté individuellement par téléphone du poste vacant de maire(esse) avant la réunion ordinaire du Conseil. L’Ombudsman a indiqué que ces discussions séquencées ne sont pas, à proprement dit, visées par les règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités, mais qu’elles peuvent être contraires aux principes d’ouverture, de transparence et de responsabilisation lorsqu’elles font avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Conseil. Toutefois, dans ce cas, l’Ombudsman a conclu que ces discussions ne constituaient pas une réunion au sens des règles des réunions publiques étant donné que le quorum n’était pas atteint et qu’elles n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision.
L’Ombudsman a conclu qu’il n’y a pas eu réunion illégale au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités lorsque cinq membres du Conseil de la Ville du Grand Sudbury ont assisté à une réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill le 8 avril 2024. Même si les cinq membres constituaient le quorum du Comité des opérations de la Ville, ils(elles) n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité en assistant à la réunion.
L’Ombudsman a enquêté sur une plainte alléguant que l’équipe des communications du Canton de Wollaston constituait un comité du Conseil et que toutes les réunions qu’elle avait pu tenir depuis sa création auraient dû être assujetties aux règles des réunions publiques de Loi de 2001 sur les municipalités. Durant l’enquête, notre Bureau a pris connaissance d’un appel téléphonique entre deux des trois membres de l’équipe des communications. L’Ombudsman a conclu ce qui suit :
- L’équipe des communications est un comité du Conseil.
- Même si le quorum a été atteint durant l’appel, la discussion n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision de l’équipe des communications.
- L’équipe des communications n’avait autrement tenu aucune réunion en date de l’enquête.
L’Ombudsman a recommandé, à titre de pratique exemplaire, que l’équipe des communications prenne soin d’éviter les discussions pouvant faire avancer ses travaux ou sa prise de décision lors de rencontres informelles, y compris par voie électronique (comme un appel téléphonique), puisque le quorum peut facilement être atteint en raison de la petite taille de ce comité.
L’enquête de l’Ombudsman a révélé que le Conseil du Canton de The North Shore n’a pas contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’un quorum de ses membres a discuté de façon informelle immédiatement après la réunion du 20 mars 2024 et participé à des discussions de groupe par messages textes les 24 et 25 mars 2024. Même si ces discussions étaient entre des membres du Conseil formant quorum, elles ne constituaient pas des « réunions » régies par les règles des réunions publiques, puisque les membres n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Conseil.
L’Ombudsman a examiné le cas d’une réunion conjointe que les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln ont tenue à huis clos en invoquant l’exception relative à l’éducation ou à la formation. Il a jugé que la première partie de la séance à huis clos, qui consistait en une présentation au sujet des fusions municipales et du processus d’examen de la gouvernance régionale, entrait dans cette exception puisqu’il s’agissait d’un échange d’information qui n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision des conseils municipaux. Il a par contre conclu que la deuxième partie de cette séance, composée de discussions en sous-groupe concernant d’éventuels changements aux structures de gouvernance locale, n’entrait pas dans cette exception, car les discussions devaient servir à établir les assises de décisions imminentes des conseils municipaux et ont fait avancer de façon importante leurs travaux ou leur prise de décision.
L’Ombudsman a examiné le cas d’une réunion conjointe que les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln ont tenue à huis clos en invoquant l’exception relative à l’éducation ou à la formation. Il a jugé que la première partie de la séance à huis clos, qui consistait en une présentation au sujet des fusions municipales et du processus d’examen de la gouvernance régionale, entrait dans cette exception puisqu’il s’agissait d’un échange d’information qui n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision des conseils municipaux. Il a par contre conclu que la deuxième partie de cette séance, composée de discussions en sous-groupe concernant d’éventuels changements aux structures de gouvernance locale, n’entrait pas dans cette exception, car les discussions devaient servir à établir les assises de décisions imminentes des conseils municipaux et ont fait avancer de façon importante leurs travaux ou leur prise de décision.
L’Ombudsman a examiné le cas d’une réunion conjointe que les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln ont tenue à huis clos en invoquant l’exception relative à l’éducation ou à la formation. Il a jugé que la première partie de la séance à huis clos, qui consistait en une présentation au sujet des fusions municipales et du processus d’examen de la gouvernance régionale, entrait dans cette exception puisqu’il s’agissait d’un échange d’information qui n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision des conseils municipaux. Il a par contre conclu que la deuxième partie de cette séance, composée de discussions en sous-groupe concernant d’éventuels changements aux structures de gouvernance locale, n’entrait pas dans cette exception, car les discussions devaient servir à établir les assises de décisions imminentes des conseils municipaux et ont fait avancer de façon importante leurs travaux ou leur prise de décision.
L’Ombudsman a conclu qu’une rencontre des membres du Comité consultatif sur l’accessibilité de la Ville d’Amherstburg, le 8 septembre 2022, où les membres ont visité le centre d’un service de transport en commun et observé la démonstration des fonctionnalités d’un autobus accessible, ne contrevenait pas à la Loi de 2001 sur les municipalités. Puisque la rencontre n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité, il ne s’agissait pas d’une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu qu’une rencontre de membres du Comité dans l’établissement d’un organisme local constituait une réunion illégale selon les règles des réunions publiques parce que le quorum du Comité était atteint et qu’il y a eu lors de cette rencontre avancement important des travaux du Comité. L’Ombudsman a noté que l’information obtenue par les membres durant la rencontre pouvait raisonnablement être interprétée comme ayant éclairé la prise de décision lors d’un vote, tenu plus tard ce jour-là, pour approuver le financement conditionnel de l’organisme. Il a recommandé que les membres qui organisent des visites pouvant être assujetties aux règles des réunions publiques consultent le personnel de la Ville.
L’Ombudsman a conclu qu’un quorum du Conseil de la Municipalité de Casselman a fait avancer de façon importante six dossiers qui relèvent des travaux du Conseil lors d’un appel secret le 26 janvier 2021. L’appel constituait une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités et était une contravention très grave aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Morley a contrevenu aux règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités le 14 décembre 2022 en omettant de traiter une rencontre atteignant le quorum des membres du Conseil (ainsi que le quorum d’un comité) comme une réunion régie par les règles des réunions publiques. Les membres du Conseil présents ont discuté d’activités de déneigement avec une personne membre du personnel d’une manière qui a fait avancer de façon importante les travaux et la prise de décision du Canton, cette rencontre constituant alors une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail de l’aéroport de Huronia était un comité de la Ville de Midland, de la Ville de Penetanguishene et du Canton de Tiny en vertu des règlements de procédure des trois municipalités, et que la présentation du groupe de travail du 19 avril 2022 était une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu qu’une séance de formation pour le conseil du Canton d’Emo au sujet de son nouveau format de budget, relevait de l’exception de l’éducation ou la formation relativement aux réunions publiques, car le conseil avait reçu alors une formation et la séance n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision. Comme le conseil n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision, la séance de formation n’était pas une réunion assujettie aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités et dans le règlement de procédure du Canton. Par conséquent, le Canton n’était pas tenu de communiquer un avis de cette séance de formation.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que, le 12 avril 2022, le conseil de la Ville de Niagara Falls avait tenu une réunion à huis clos qui n’était pas conforme aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités. La plainte alléguait que la Ville avait éteint la caméra de diffusion de la réunion du conseil après que le personnel a demandé de faire une courte pause pour préparer une réponse à une question du maire. La personne qui a porté plainte s’inquiétait de la possibilité que le conseil ait tenu une réunion à huis clos pendant cette pause, alors que la caméra était éteinte. L’Ombudsman a conclu que la Ville n’avait pas enfreint les exigences des réunions publiques le 12 avril 2022 quand le conseil avait fait une pause durant la réunion afin de permettre au personnel de se concerter. L’examen effectué par l’Ombudsman a montré que rien, durant la pause de 25 minutes, n’avait fait progresser les affaires du conseil ou fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision de la Ville. Par conséquent, la rencontre du conseil durant la pause n’était pas une réunion contraire à la Loi.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Casselman avait tenu une séance à huis clos le 27 mai 2021, quand trois membres du conseil avaient assisté à un appel vidéo concernant un projet de développement avec une municipalité voisine. La présence de deux membres du conseil n’a jamais été révélée aux autres participant(e)s à l’appel vidéo. Le(la) plaignant(e) craignait que cette rencontre ne constitue une réunion illégale en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que l’appel vidéo n’avait pas enfreint la Loi car les discussions qui s’étaient tenues lors de l’appel étaient de nature technique et informative et n’avaient pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil. Néanmoins, l’Ombudsman a fortement encouragé la Municipalité à maximiser la transparence de ses pratiques en divulguant la présence de tous(toutes) les participant(e)s à toute rencontre virtuelle.
L'Ombudsman a examiné une plainte alléguant que le conseil municipal de la Ville de Wasaga Beach avait indûment tenu une réunion à huis clos lors d'une cérémonie d’inauguration des travaux qui n'était pas ouverte à tout le public, le 22 septembre 2021. Bien qu'il y ait eu un quorum de membres du conseil, l'Ombudsman a conclu que les travaux du conseil n’avaient pas avancé de façon importante, car il n'y avait pas eu de discussion entre les membres du conseil pendant la cérémonie, et aucune décision n'avait été prise par le conseil. L’événement ne correspondait pas à la définition d'une réunion en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et n’était donc pas assujetti aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant qu’un quorum du conseil de la Ville d’Espanola avait tenu une réunion à huis clos illégale le 31 janvier 2019, à la suite de la réunion ordinaire du conseil, et ceci contrairement aux exigences relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’examen de l’Ombudsman a déterminé que, bien qu’un quorum du conseil ait été atteint, la rencontre n’avait pas constitué une « réunion » en vertu de la Loi car la discussion n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil.
L’Ombudsman a examiné des plaintes concernant une réunion tenue par le Comité consultatif de soutien du Service d'incendie du Canton de Southgate. Le règlement de procédure du canton prévoyait l'ajournement de toute réunion dont le quorum n'était pas atteint dans les 30 minutes suivant l'heure de début prévue. Le comité a atteint le quorum plus de 30 minutes après l'heure de début prévue, et a procédé à une discussion du Service d'incendie d'une manière qui a fait avancer de façon importante les travaux de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que, bien que le canton ait enfreint son règlement de procédure, la réunion n'avait pas été illégalement fermée au public. L’Ombudsman a recommandé que le canton veille à ce que toutes ses réunions se tiennent conformément aux règles des réunions publiques et à son règlement de procédure.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que, lors d’une réunion publique le 24 février 2020, le conseil de la Ville de Saugeen Shores s’était réuni illégalement en discutant des travaux du conseil durant une pause. L’Ombudsman a conclu que, même si le quorum du conseil était atteint lors de cette pause, aucun membre du conseil n’avait eu de discussions susceptibles de faire avancer de façon importante les travaux du conseil et le conseil n’avait pris aucune décision. La greffière avait simplement communiqué les prochaines étapes possibles au maire, qui avait transmis ces renseignements au conseil. Le conseil avait repris sa séance publique pour exercer son pouvoir décisionnel. Comme les travaux du conseil n’avaient pas avancé de façon importante et que le conseil n’avait pris aucune décision durant la pause, ces discussions ne constituaient pas une réunion et n’étaient donc pas assujetties aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant qu’un quorum des conseillers de la Ville de Pelham s’était réuni de manière informelle pour discuter d’un don éventuel d’un producteur de cannabis, le 9 janvier 2020, contrairement aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que la discussion informelle n’avait pas enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques, car la discussion n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux du conseil, comme le requiert la Loi de 2001 sur les municipalités. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que la Ville de Pelham avait agi sans autorité légale quand elle avait pris des mesures après cette discussion informelle. En omettant de procéder par voie de résolution et de règlement de confirmation adopté lors d’une réunion dûment constituée du conseil, la municipalité a tenté de soustraire son processus décisionnel à l’examen du public. Ces actes étaient contraires à la loi et erronés au regard du paragraphe 21 (1) de la Loi sur l’ombudsman.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que les conseillers de la Ville de Pelham avaient voté par courriel pour décider s’ils seraient en faveur de l’acceptation d’un don éventuel. L’Ombudsman a conclu que l’échange de courriels n’avait pas enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques, qui s’appliquent généralement aux « réunions » où le quorum des conseillers est physiquement atteint. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que la Ville de Pelham avait agi sans autorité légale quand elle avait pris des mesures après cet échange informel de courriels. En omettant de procéder par voie de résolution et de règlement de confirmation adopté lors d’une réunion dûment constituée du conseil, la municipalité a tenté de soustraire son processus décisionnel à l’examen du public. Ces actes étaient contraires à la Loi et erronés au regard du paragraphe 21 (1) de la Loi sur l’Ombudsman.
L’Ombudsman a reçu une plainte au sujet de la présence de trois conseillers à une instance publique du Tribunal d’appel de l’aménagement local le 30 avril 2019. La plainte alléguait que la présence des conseillers constituait une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités et qu’elle était donc assujettie aux règles de la Loi sur les réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que les trois membres du conseil n’avaient pas discuté de la question de l’instance avec d’autres conseillers, des membres du personnel municipal ou d’autres parties présentes. Par conséquent, l’Ombudsman a déterminé que les conseillers n’avaient pas enfreint les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi, car ils n’avaient aucunement fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du conseil.
L’Ombudsman a examiné deux séances d’information sur les travaux de la municipalité auxquelles était présent un quorum du conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a conclu que les membres du conseil n’avaient pas fait avancer de façon importante les travaux de la municipalité durant ces séances d’information. Les membres du conseil avaient simplement obtenu des renseignements sur des projets en cours dans la municipalité. Les membres du conseil qui étaient présents n'avaient tenu aucune discussion et n'avaient pris aucune décision. L’Ombudsman a conclu que ces séances d’information ne constituaient pas des réunions en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités mais, dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, il a encouragé le conseil à n’obtenir de tels renseignements et de telles mises à jour que durant des réunions publiques.