Durant son enquête sur les plaintes à propos de réunions à huis clos tenues par le Conseil de la Municipalité de Russell en 2023 et 2024, l’Ombudsman a indiqué que les comptes rendus faits par le Conseil à la reprise des séances publiques du 12 février 2024 et du 11 mars 2024 étaient adéquats. Ces comptes rendus portaient sur la vente réelle ou potentielle d’un bien-fonds dans le parc industriel de la Municipalité. L’Ombudsman a expliqué qu’un compte rendu sert à communiquer de l’information générale sur ce qui s’est dit à huis clos afin d’améliorer la transparence.
Bien que rien, dans la Loi de 2001 sur les municipalités, n’impose aux conseils municipaux de faire un compte rendu au public après la fin d’un huis clos, l’Ombudsman leur recommande de le faire pour accroître la transparence du processus entourant les réunions publiques.
Un compte rendu présenté en séance publique peut prendre la forme de renseignements similaires à une résolution adoptée pour autoriser la séance à huis clos, accompagnés de renseignements à propos de toute décision, toute résolution et toute directive donnée au personnel durant le huis clos. Dans d’autres cas, la nature de la discussion peut se prêter à communiquer de nombreux renseignements au public sur la séance à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. À l’époque de l’examen, le Comité n’avait pas pour habitude de revenir en séance publique et de faire un compte rendu. L’Ombudsman a conclu que la pratique qu’avait le Comité de ne pas revenir en séance publique pour lever une réunion n’était pas conforme au règlement de procédure de la Ville. L’Ombudsman a recommandé de faire un compte rendu à titre de pratique exemplaire pour accroître la transparence du processus de réunion à huis clos.
L’Ombudsman a reçu des plaines alléguant que le conseil de la Ville d’Amherstburg avait enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités les 8 août, 13 septembre et 16 novembre 2021. Au début de la réunion du conseil le 13 septembre, le conseil a fait des comptes rendus des réunions à huis clos du 8 août et du 13 septembre 2021, qui expliquaient simplement les exceptions invoquées pour tenir ces réunions à huis clos. Après la réunion à huis clos du 16 novembre, aucun renseignement n’a été communiqué au public sur les sujets discutés à huis clos. L’Ombudsman a encouragé le conseil à adopter la pratique exemplaire qui consiste à faire rapport en communiquant des renseignements significatifs, dans la mesure du possible, sur les délibérations à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de gouvernance du Secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Niagara Falls le 12 janvier 2022. Après le huis clos, le Comité n’a pas fait rapport au public de la nature de la discussion à huis clos. L’Ombudsman a recommandé au Comité de faire rapport à titre de pratique exemplaire pour renforcer la transparence du processus de réunion à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de quatre réunions tenues par le Comité exécutif du Comté de Bruce le 21 septembre 2017, le 2 août et le 6 septembre 2018, et le 10 janvier 2019. L’Ombudsman a conclu que les rapports faits en séance publique pour les quatre dates en question ne donnaient pas suffisamment de détails pour permettre au public de comprendre ce qui avait été discuté à huis clos. L’Ombudsman a reconnu que le Comté avait modifié un certain nombre de ses pratiques de réunions à huis clos depuis les réunions en question, et il a recommandé que le Comité fasse rapport de ses réunions à huis clos de façon satisfaisante.
L’Ombudsman a reçu une plainte sur la quantité d’information que le conseil du Canton de Loyalist avait partagée quand il avait fait rapport de sa discussion en séance à huis clos le 8 juillet 2019. L’Ombudsman a conclu que le rapport du conseil avait informé le public des résultats de la discussion du conseil.
L’Ombudsman s’est penché sur trois réunions du Conseil pour le Canton de Carling, les 27 juillet, 10 octobre et 13 novembre 2018. Le Conseil n’a pas fait compte rendu après les séances à huis clos. L’Ombudsman a noté que, dans certains cas, un compte rendu public peut prendre la forme d’une discussion générale en séance publique des sujets abordés à huis clos, accompagnée de renseignements à propos de toute décision, résolution et directive donnée durant le huis clos. Toutefois, dans d’autres cas, la nature de la discussion peut se prêter à communiquer de nombreux renseignements au public sur la séance à huis clos.
L'Ombudsman a conclu qu'après ses discussions à huis clos du 17 décembre 2018, du 7 janvier 2019 et du 14 janvier 2019, le conseil de la Municipalité de La Nation n'avait pas fait rapport en séance publique de ses discussions à huis clos. L'Ombudsman a recommandé que la municipalité adopte pour pratique exemplaire de faire rapport après les séances à huis clos et de fournir des renseignements généraux sur ce qui s'est passé à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil n’avait pas fait immédiatement rapport sur sa discussion à huis clos le 10 janvier 2019. Ce n’est que lors de la réunion ordinaire suivante du conseil que celui-ci a fait rapport de cette discussion à huis clos. L’Ombudsman n’a décelé aucun problème quant à cette pratique et il a conclu qu’elle permet de parvenir à l’objectif de garantir plus de responsabilisation et de transparence dans les discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a souligné que le conseil n’avait pas fait de compte rendu après sa séance à huis clos, alors que le règlement de procédure municipal l’exige. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que la municipalité avait enfreint son règlement de procédure et il a recommandé que le conseil fasse un compte rendu en séance publique après ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet pour discuter de diverses questions, et notamment d’une proposition d’étude organisationnelle. Le règlement de procédure du Canton stipule qu’une fois le huis clos terminé, le président de la réunion à huis clos peut faire un compte rendu au conseil sur les décisions prises lors de la réunion. Durant la séance à huis clos de la réunion en question, le conseil du Canton a adopté une résolution pour retenir les services d’un consultant afin de procéder à une étude organisationnelle de la municipalité. Le procès-verbal de la réunion publique ne comporte aucun compte rendu des délibérations à huis clos, autre qu'une résolution décidant que « la réunion soit rouverte au public ». L’Ombudsman a conclu que, vu l'habitude que le Canton avait de ne pas faire de compte rendu, il ne donnait même pas une idée générale de ses discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le Canton fasse un compte rendu après toute séance à huis clos et donne des renseignements généraux sur les délibérations à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk pour discuter de l’élaboration d’un règlement de zonage propre à un site particulier dans une région du Comté. L’Ombudsman a souligné qu'une directive donnée par le conseil au personnel durant la séance à huis clos prêtait à confusion. L’Ombudsman a conclu que le conseil aurait pu éviter cette confusion s’il avait fait un compte rendu en séance publique au sujet de sa directive donnée au personnel durant le huis clos. L’Ombudsman a recommandé que, bien que la Loi de 2001 sur les municipalités ne l’impose pas, une pratique exemplaire pour un conseil consiste à faire des comptes rendus en public des discussions qu’il a tenues à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour déterminer si la municipalité devrait conclure un partenariat avec un établissement postsecondaire pour faire une demande de fonds de développement. L’Ombudsman a souligné que, bien que la Loi sur les municipalités n’impose pas de faire un compte rendu, le conseil avait adopté en séance publique une résolution qui donnait au public des renseignements sur sa discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Zone d’amélioration commerciale (ZAC) de Walkerton pour discuter de modifications de ses règlements, en invoquant l’exception des litiges actuels ou éventuels. L’Ombudsman a recommandé qu’à titre de pratique exemplaire, la ZAC fasse un compte rendu de ses séances à huis clos et donne des renseignements généraux sur ses délibérations à huis clos. L’Ombudsman a souligné que, dans certains cas, le compte rendu public peut prendre la forme des renseignements donnés dans la résolution autorisant le huis clos, accompagnés de toute décision prise ou de toute directive donnée au personnel en séance à huis clos, tandis que dans d’autres cas, le compte rendu peut comprendre beaucoup plus de renseignements sur la discussion à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité spécial de contact avec l’OPP pour la Ville de Brockville. Après sa discussion en séance à huis clos, le comité n’a pas fait de compte rendu en séance publique quant à la nature de cette discussion à huis clos. L’Ombudsman a conclu que les membres du comité n'avaient pas connaissance des processus de rapport. À titre de pratique exemplaire, l’Ombudsman a recommandé au comité de faire rapport après les séances à huis clos et de donner des renseignements généraux sur les discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Oshawa pour discuter d’une proposition de fusion entre une société contrôlée par la municipalité et une autre société. Le conseil a omis de faire rapport en séance publique après la réunion à huis clos. L’Ombudsman a conclu qu’en omettant de faire rapport après la séance à huis clos, la municipalité n’avait pas donné aux membres du public alors présents une idée générale de la discussion tenue en séance à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil adopte la pratique exemplaire de faire un compte rendu en séance publique.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a conclu que, dans un cas, le conseil n’avait fait un compte rendu de son huis clos que lors de la réunion suivante du conseil. Cependant, l’Ombudsman a constaté que pour la majorité des réunions sur lesquelles il avait enquêté, le conseil avait adopté une résolution en séance publique, après chaque huis clos, qui reflétait ses discussions à huis clos et tenait lieu de compte rendu.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. Le Comité n’a pas fait de compte rendu après ses séances à huis clos et a dit à notre Bureau qu’il n’a pas l'habitude d'en faire. L’Ombudsman a souligné qu’en omettant de faire un compte rendu, le Comité n'avait donné au public aucune idée générale de ses discussions à huis clos, ni aucun renseignement sur les directives données au personnel durant le huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a conclu que, bien que le conseil ait adopté des résolutions en séance publique résultant de discussions à huis clos, il n’avait pas fait de compte rendu sur les autres questions discutées à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil fasse des comptes rendus publics de manière générale sur ses délibérations à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a encouragé le conseil à faire des comptes rendus de ses délibérations à huis clos de manière générale. L’Ombudsman a souligné que, dans certains cas, les comptes rendus au public prennent la forme d’une discussion générale en séance publique sur les sujets examinés à huis clos, accompagnée des directives, décisions et résolutions qui ont lieu à huis clos. Dans d’autres cas, cependant, la nature de la discussion peut se prêter à communiquer beaucoup de renseignements au public sur la séance à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil de la Municipalité de Magnetawan. L’Ombudsman a constaté que le conseil n’avait pas fait de compte rendu en public une fois la séance à huis clos terminée car le public assiste rarement aux réunions du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le conseil prenne l’habitude de faire des comptes rendus publics après ses séances à huis clos, même si le public n’assiste pas à la partie des réunions qui lui est ouverte.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin pour discuter des qualifications de candidats au poste de contremaître des travaux de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’en règle générale, le conseil ne faisait pas de compte rendu en séance publique, le conseil ayant déclaré que les membres du public n’étaient pas présents après une séance à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil fasse des rapports publics de ses discussions à huis clos même si les membres du public ne sont généralement pas présents.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Mattawa. Dans ses conclusions, l’Ombudsman a noté que la municipalité n’avait pas l’habitude de faire des comptes rendus au public après ses séances à huis clos. L’Ombudsman a recommandé qu’à titre de pratique exemplaire, le conseil donne une description générale des questions discutées à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin. L’Ombudsman a constaté que le conseil n'avait pas fait de compte rendu en public après la discussion tenue à huis clos. Il a recommandé que la municipalité fasse des comptes rendus publics dans la mesure du possible.