enregistrement (audio et/ou vidéo)

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Canton de Sables-Spanish Rivers

septembre 25, 202025 septembre 2020

L’Ombudsman a conclu que le Canton de Sables-Spanish Rivers avait omis d’enregistrer d’importants renseignements à propos de la réunion, dont le lieu, l’heure de la fin de la réunion, et l’heure du début et de la fin de la séance à huis clos. Les procès-verbaux ne donnaient pas de description complète des sujets discutés à huis clos et en public. Ils se résumaient presque entièrement à une liste des résolutions adoptées. Par conséquent, les comptes rendus de réunion ne permettaient pas de déterminer quels sujets avaient été abordés en réunion, et à quel moment. Les témoins que nous avons interrogés avaient gardé des souvenirs contradictoires des discussions. L’Ombudsman a recommandé au Canton d’améliorer ses procès-verbaux, et de faire des enregistrements audio ou vidéo des réunions à huis clos, afin de conserver des comptes rendus exacts des délibérations.

Municipalité de Nipissing Ouest

août 31, 202031 août 2020

L’Ombudsman a reçu une plainte concernant deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest. Cette plainte alléguait que la réunion extraordinaire du 20 avril tenue par téléconférence, et les réunions à huis clos du conseil le 26 mai, n’avaient pas été enregistrées sur support audio ou vidéo, contrairement à ce qu’exige le règlement de procédure de la Municipalité. L’examen de l’Ombudsman a conclu que la réunion du 20 avril était la première réunion à huis clos tenue à distance par le conseil en raison de la pandémie de COVID-19. C’était donc par inadvertance qu’aucun enregistrement audio ou vidéo de ces réunions n’avait été effectué, étant donné que personne n’y avait participé à partir de la salle du conseil où se trouve l’équipement d’enregistrement. L’Ombudsman a également constaté que toutes les réunions à huis clos tenues après le 26 mai avaient été enregistrées conformément au règlement de procédure, et que la Municipalité avait présenté des excuses quant à l’absence d’enregistrement, lors d’une récente réunion du conseil.

Municipalité de Nipissing Ouest

octobre 03, 201903 octobre 2019

L’Ombudsman a examiné une séance à huis clos du conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest durant laquelle le conseil devait discuter des relations entre lui et le personnel. Mais la discussion a tourné aux cris, aux gestes accusateurs et aux disputes entre les membres du conseil. Avant la parution du rapport de l’Ombudsman, la municipalité a instauré un processus pour commencer à faire des enregistrements vidéo des réunions à huis clos du conseil. L’Ombudsman a félicité la municipalité d’avoir adopté ce processus d’enregistrement vidéo des réunions du conseil.

Ville de Welland

novembre 24, 201724 novembre 2017

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Welland pour nommer un nouveau membre du conseil. L’Ombudsman a félicité la municipalité pour ses enregistrements des réunions publiques et des réunions à huis clos du conseil. Toutefois, durant cette réunion à huis clos, le système d’enregistrement sonore n’avait pas bien fonctionné. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité examine son système d’enregistrement, pour vérifier qu’il fonctionne correctement.

Ville de Niagara Falls

mai 12, 201712 mai 2017

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour discuter à huis clos de la vente d’un bien-fonds. La Ville fait des enregistrements audio de ses réunions à huis clos. Le procès-verbal de la séance à huis clos de cette réunion ne reflétait ni la discussion du conseil, ni ses résolutions. L’Ombudsman a souligné que les enregistrements audio ne devraient pas remplacer les documents écrits exigés par la Loi de 2001 sur les municipalités. Alors qu'un enregistrement audio peut fournir un compte rendu des discussions à huis clos, l’enregistrement audio de cette séance à huis clos était de mauvaise qualité si bien qu'il était difficile d’entendre toutes les déclarations et de les attribuer à certaines personnes en particulier.

Ville du Grand Sudbury

janvier 20, 201720 janvier 2017

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville du Grand Sudbury pour discuter d’une enquête sur un contrat entre la Ville et un kiosque de vente de billets pour les transports en commun. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance à huis clos ne donnait aucun renseignement précis sur les discussions qui avaient eu lieu. L’Ombudsman a précisé que les municipalités doivent consigner, sans remarque, toutes les résolutions, décisions et autres délibérations aussi bien pour les réunions publiques que pour les réunions à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la Ville fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.

Canton d'Armour et Village de Burk's Falls

octobre 28, 201528 octobre 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.

Village de Burk’s Falls et Canton d'Armour

octobre 28, 201528 octobre 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Burk’s Falls et le conseil du Canton d’Armour pour discuter d’un regroupement. L’Ombudsman a constaté que, même si chacune des deux municipalités avait dressé un procès-verbal du huis clos, ni l’une ni l’autre n’avait fait de procès-verbal de la séance publique. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités veillent à conserver un compte rendu complet de toutes les réunions, et surtout de toute décision prise durant une réunion, peu importe sa forme. L’Ombudsman a recommandé que les deux municipalités fassent des enregistrements audio et/ou vidéo des séances à huis clos.

Canton de Woolwich

août 10, 201510 août 2015

L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Woolwich. L’Ombudsman a découvert que dans certains cas le compte rendu de la réunion à huis clos ne reflétait pas la teneur réelle de la discussion. L’Ombudsman a recommandé que les procès-verbaux de réunions reflètent avec exactitude toutes les questions de forme et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.

Canton de Chamberlain

juillet 08, 201508 juillet 2015

L’Ombudsman a examiné un certain nombre de réunions à huis clos tenues par le Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a conclu que les comptes rendus de certaines réunions n’étaient pas disponibles, et que ceux qui l'étaient manquaient de détails ou ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des comptes rendus complets et exacts de toutes les réunions, et que ces comptes rendus reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.

Municipalité de Magnetawan

juin 24, 201524 juin 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par la Municipalité de Magnetawan. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne donnait aucun renseignement sur la teneur de la discussion du conseil. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les procès-verbaux de ses réunions soient complets et exacts et reflètent toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées. L’Ombudsman a aussi préconisé que le conseil fasse des enregistrements audio de ses discussions.

Ville de Hamilton

avril 22, 201522 avril 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion n’avait donné aucun renseignement sur les discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil conserve des comptes rendus complets, détaillés et exacts de toutes les questions discutées durant les réunions à huis clos, et qu’il fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.

Municipalité de Central Huron

avril 06, 201506 avril 2015

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Central Huron. L’Ombudsman a conclu que la municipalité n’avait pas fait d’enregistrement audio ou vidéo de la séance, comme l’exige son règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à respecter son propre règlement de procédure et commence immédiatement à faire des enregistrements audio ou vidéo de ses réunions à huis clos.

Ville de Bracebridge

mars 18, 201518 mars 2015

L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Bracebridge. L’Ombudsman a conclu que les procès-verbaux faisaient uniquement état des résolutions considérées durant les séances à huis clos, mais ne reflétaient pas la teneur des discussions. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à ce que les procès-verbaux des réunions à huis clos reflètent la teneur réelle des discussions et que le conseil fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses séances à huis clos.

Municipalité de South Huron

mars 02, 201502 mars 2015

L’Ombudsman a examiné sept réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron. L’Ombudsman a conclu que, pour plusieurs de ces réunions, les procès-verbaux manquaient de renseignements. Ainsi, dans le cas d’une réunion, le procès-verbal ne donnait aucun renseignement sur les discussions qui avaient eu lieu. Dans un autre cas, le procès-verbal ne consignait pas tous les sujets de la discussion tenue à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des procès-verbaux complets et exacts qui reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. De plus, l’Ombudsman a préconisé que la municipalité instaure un processus d’enregistrement audio de ses séances à huis clos.

Canton de Baldwin

décembre 09, 201409 décembre 2014

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin pour discuter des qualifications de candidats individuels et identifiables au poste de contremaître des travaux municipaux. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion ne permettait pas de déterminer si toutes les discussions tenues à huis clos avaient été consignées dans le procès-verbal. L’Ombudsman a recommandé que le conseil du Canton conserve des procès-verbaux complets et exacts des réunions et envisage de faire des enregistrements audio de ses réunions à huis clos.