L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Sables-Spanish Rivers a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 26 juillet et 9 août 2023 en ne fournissant pas suffisamment d’information sur la nature générale du sujet de la discussion dans sa résolution pour se retirer à huis clos.
Canton de Sables-Spanish Rivers, le 16 novembre 2023
Lire la lettreL’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Sables-Spanish Rivers n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 26 juillet et 9 août 2023 en n’inscrivant pas les séances à huis clos aux ordres du jour. L’Ombudsman a constaté que les séances à huis clos n’étaient pas initialement prévues, et la Loi n’exige pas que les municipalités donnent un préavis des questions à discuter à huis clos.
Canton de Sables-Spanish Rivers, 25 septembre 2020
Lire le rapportLe conseil du Canton de Sables-Spanish Rivers était en droit de discuter à huis clos d’un soumissionnaire à un appel d’offres, car la discussion n’avait pas seulement porté sur des renseignements professionnels mais s’était aussi étendue à des renseignements privés sur l’aptitude et la conduite de cette personne. Le conseil était également en droit de discuter à huis clos d’une demande de subvention pour l’embauche d’un stagiaire, car la discussion avait inclus des renseignements sur le rendement professionnel de la personne en question.
Nous avons reçu une plainte alléguant qu’avant d’entrer en réunion à huis clos, le maire du Canton de Sables-Spanish Rivers avait annoncé que la réunion était terminée. Cependant, après le huis clos, le conseil avait continué sa réunion et avait traité d’affaires en séance publique. L’Ombudsman a conclu que la partie de la réunion qui s’était déroulée après le huis clos avait indûment été fermée au public.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Sables-Spanish Rivers avait omis d’enregistrer d’importants renseignements à propos de la réunion, dont le lieu, l’heure de la fin de la réunion, et l’heure du début et de la fin de la séance à huis clos. Les procès-verbaux ne donnaient pas de description complète des sujets discutés à huis clos et en public. Ils se résumaient presque entièrement à une liste des résolutions adoptées. Par conséquent, les comptes rendus de réunion ne permettaient pas de déterminer quels sujets avaient été abordés en réunion, et à quel moment. Les témoins que nous avons interrogés avaient gardé des souvenirs contradictoires des discussions. L’Ombudsman a recommandé au Canton d’améliorer ses procès-verbaux, et de faire des enregistrements audio ou vidéo des réunions à huis clos, afin de conserver des comptes rendus exacts des délibérations.
L’Ombudsman a recommandé que le Canton de Sables-Spanish Rivers veille à ce que les votes à huis clos se limitent à des instructions données au personnel ou à des questions de procédure.