Canton de McMurrich/Monteith - 21 mai 2024

Enquête sur des réunions du Conseil du Canton de McMurrich/Monteith tenues les 5 et 14 septembre 2023

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Mai 2024

Plainte

1    Mon Bureau a reçu une plainte selon laquelle le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith aurait tenu, les 5 et 14 septembre 2023, des réunions à huis clos qui n’entraient pas dans les exceptions relatives aux réunions à huis clos prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités[1] (la « Loi »).

2    D’après mon enquête, le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith s’est réuni adéquatement à huis clos le 5 septembre 2023 en application de l’exception relative à l’acquisition et la disposition de bien-fonds, et le 14 septembre au titre des exceptions relatives aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e) et à l’acquisition et la disposition de bien-fonds.

 

Compétence de l’Ombudsman

3    La Loi dispose que toutes les réunions d’un conseil ou d’un conseil local et de leurs comités doivent être ouvertes au public, sauf si les exceptions prévues par la Loi s’appliquent.

4    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité ou un conseil local a respecté ou non la Loi en se réunissant à huis clos. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut pour les municipalités qui n’ont pas désigné le(la) leur.

5    L’Ombudsman enquête sur les réunions à huis clos du Canton de McMurrich/Monteith.

6    Lorsque nous enquêtons sur des plaintes concernant des réunions à huis clos, nous cherchons à savoir si les exigences de réunions publiques énoncées dans la Loi et dans le règlement d’application pertinent ont été respectées.

7    Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Ce recueil interrogeable vise à permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres du Conseil et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/digest/recueil-de-cas-reunions-municipales-accueil.

8    L’Ombudsman de l’Ontario a aussi le pouvoir d’effectuer en toute impartialité des examens et des enquêtes sur des centaines d’organismes du secteur public : municipalités, conseils locaux, sociétés contrôlées par les municipalités, organismes du gouvernement provincial, universités financées par des fonds publics et conseils scolaires. Il peut aussi examiner les plaintes sur les services fournis par les sociétés d’aide à l’enfance et les titulaires de permis d’établissement, et sur les services en français fournis aux termes de la Loi sur les services en français. Pour en savoir plus sur les organismes relevant de notre Bureau, consultez le site www.ombudsman.on.ca/portez-plainte/champ-de-surveillance.

 

Processus d’enquête

9    Mon Bureau a avisé le Canton de son intention d’enquêter sur cette plainte le 10 novembre 2023.

10    Nous avons rencontré l’ensemble des membres du Conseil ainsi que la greffière et la greffière-adjointe. Nous avons aussi visionné les enregistrements de la réunion à huis clos, examiné les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions publiques et à huis clos, et passé en revue les autres documents se rapportant aux réunions.

11    Mon Bureau a obtenu une pleine coopération dans cette affaire.

 

Réunion du 5 septembre 2023

12    Le 5 septembre 2023, le Conseil s’est réuni dans sa salle. À 20 h 22, il a résolu de se retirer à huis clos en invoquant l’exception relative aux renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat(e) afin de discuter de la [TRADUCTION] « disposition d’un bien-fonds ».

13    D’après l’enregistrement de la séance à huis clos, la discussion s’est déroulée en deux parties. Le Conseil a d’abord examiné la correspondance de son avocat(e) concernant la disposition d’un bien-fonds appartenant à la municipalité, puis en a discuté. Ce bien-fonds nuit grandement à l’accessibilité à deux propriétés privées adjacentes.

14    Après avoir discuté de l’avis de son avocat(e), le Conseil a invité les propriétaires des biens-fonds privés à participer à la séance à huis clos, une personne à la fois, pour débattre d’une question ayant trait au bien appartenant à la Municipalité. Les propriétaires ont ensuite quitté la séance à huis clos après avoir, tour à tour, discuté brièvement de la question avec le Conseil.

15    Le Conseil a repris la séance publique à 21 h 05, puis a levé la séance (réunion).

 

Analyse

Applicabilité de l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e), alinéa 239(2)f)

16    Le Conseil a invoqué l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e) pour discuter de la [TRADUCTION] « disposition d’un bien-fonds » le 5 septembre 2023.

17    L’exception des conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e) s’applique aux discussions entre une municipalité et son avocat(e) pour demander ou obtenir des conseils juridiques de nature confidentielle ainsi qu’aux communications nécessaires à cette fin[2]. L’exception vise à permettre aux responsables municipaux(ales) de parler librement de conseils juridiques sans crainte de divulgation. La présence d’un(e) avocat(e) n’est pas nécessaire pour que l’exception s’applique, car les conseils ainsi protégés peuvent figurer dans la correspondance écrite[3].

18    Dans la première partie de la réunion à huis clos, le Conseil a reçu et examiné un avis juridique écrit de son avocat(e) censé être confidentiel. Il en a discuté et a décidé de la suite d’après cet avis. Par conséquent, cette partie de la séance à huis clos entre dans l’exception des conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e).

19    Toutefois, pendant la partie de la réunion où les propriétaires des biens-fonds privés ont été invités à participer à la séance à huis clos, le Conseil n’a discuté d’aucun avis juridique confidentiel. Par conséquent, cette dernière partie de la séance à huis clos n’entrait pas dans l’exception.

 

Applicabilité de l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds, alinéa 239(2)c)

20    Même si cette exception n’a pas été invoquée par le Canton, plusieurs conseiller(ère)s ont précisé à mon Bureau qu’elle se serait appliquée à la deuxième partie de la réunion, à laquelle avaient participé deux propriétaires de biens-fonds privés.

21    Cette exception admet la tenue à huis clos de discussions au sujet de l’acquisition ou de la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds. Cette exception vise à protéger la position de négociation du Conseil dans le cadre des négociations pour l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds[4]. Une municipalité doit être soit le vendeur soit l’acheteur du bien-fonds pour que l’exception s’applique[5]. De plus, les discussions doivent porter sur une transaction foncière réelle et concrète en cours ou projetée[6].

22    En l’espèce, le Conseil a discuté séparément avec les deux propriétaires d’une transaction foncière précise. Si elles avaient été publiques, les négociations avec chaque propriétaire auraient sérieusement nui à la future position de négociation de la Municipalité au moment de disposer du bien-fonds. Par conséquent, je suis convaincu que cette discussion entre dans l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds, puisque le Conseil discutait d’un projet de disposition d’un bien-fonds et devait protéger sa position de négociation.

 

Réunion du 14 septembre 2023

23    Le Conseil s’est réuni de nouveau le 14 septembre 2023 pour une [TRADUCTION] « réunion extraordinaire ou d’urgence » à 15 h, et s’est retiré à huis clos à 15 h 22. Selon l’ordre du jour, il devait discuter d’une [TRADUCTION] « disposition » et a invoqué l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds pour tenir la séance à huis clos.

24    D’après l’enregistrement de la séance à huis clos, le Conseil a discuté de la disposition du même bien-fonds qu’à la réunion du 5 septembre. Plusieurs membres du Conseil ont dit à mon Bureau que le Conseil avait appris que l’un(e) des propriétaires des biens-fonds adjacents avait changé d’idée depuis la réunion du 5 septembre. La discussion du 14 septembre portait sur la façon de procéder vu ce changement. Le Conseil a débattu de plusieurs solutions avant d’arriver à un consensus sur ce qu’il convenait de faire avec le bien-fonds municipal.

25    Le Conseil a repris la séance publique à 16 h 27, puis a levé la séance (réunion).

 

Analyse

Applicabilité de l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds, alinéa 239(2)c)

26    Comme il a été dit plus haut, l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds admet la tenue à huis clos d’une discussion au sujet d’une acquisition ou disposition projetée ou en cours. Cette exception vise à protéger la position de négociation[7] du Conseil, et une municipalité doit être soit le vendeur soit l’acheteur du bien-fonds pour qu’elle s’applique[8]. De plus, les discussions doivent porter sur une transaction foncière réelle et concrète en cours ou projetée[9].

27    Mon Bureau a également constaté que cette exception s’applique aux discussions du Conseil sur la façon de disposer d’un bien-fonds en particulier. Dans un rapport de 2014, mon Bureau a examiné une réunion tenue à huis clos du Conseil de la Ville d’Ajax au titre de la même exception[10]. Le Conseil avait discuté de la façon d’intervenir dans un cas d’empiétement d’une propriété privée sur un bien-fonds municipal, y compris la question de savoir s’il y avait lieu ou non de vendre ou de céder à bail, en totalité ou en partie, le terrain au(à la) propriétaire du bien-fonds privé[11]. Mon Bureau avait conclu que l’exception s’appliquait à cette discussion, car le Conseil étudiait la manière de disposer du bien-fonds.

28    En l’espèce, la discussion du Conseil portait sur les modalités de disposition d’un bien-fonds donné, et discuter publiquement de cette stratégie aurait nui à sa position de négociation par rapport aux propriétaires des biens-fonds adjacents et à d’autres membres du public. Par conséquent, cette discussion était admissible au titre de l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds.

 

Avis

29    Le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith n’a pas contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il s’est réuni à huis clos le 5 septembre 2023 pour discuter de l’éventuelle disposition d’un bien-fonds. La première partie de sa discussion entrait dans l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e), et la seconde, dans l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds.

30    Le Conseil n’a pas non plus enfreint la Loi le 14 septembre 2023 en se réunissant à huis clos pour discuter de la disposition du même bien-fonds. Cette discussion était admissible au titre de l’exception relative à l’acquisition ou à la disposition d’un bien-fonds.

 

Rapport

31    Le maire, la mairesse adjointe et la greffière du Canton de McMurrich/Monteith ont eu l’occasion d’examiner la version préliminaire du présent rapport et de la commenter pour mon Bureau. Le présent rapport définitif a été rédigé à la lumière de tous les commentaires reçus.

32    Le maire a confirmé que mon rapport serait inclus dans la correspondance lors d’une prochaine réunion du Conseil. D’ici là, il sera aussi publié sur mon site Web au www.ombudsman.on.ca.


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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario


[1] L.O. 2001, chap. 25.
[2] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des réunions à huis clos tenues par la Ville d’Amherstburg le 8 août, le 13 septembre, le 8 novembre et le 16 novembre 2021, (juillet 2012), paragraphe 26, en ligne.
[3] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le conseil de la Ville du Grand Sudbury a tenu des réunions à huis clos illégales le 2 mars, le 23 mars et le 26 avril 2016, (janvier 2017), en ligne.
[4] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville de Fort Erie a tenu une réunion à huis clos illégale le 10 décembre 2014, (avril 2015), paragraphe 23, en ligne.
[5] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville de Port Colborne a tenu des réunions à huis clos illégales le 8 mars 2010, le 27 janvier 2014, et le 8 décembre 2014, (novembre 2015), paragraphe 77, en ligne.
[6] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si les Conseils du Canton d’Armour et du Village de Burk’s Falls ont tenu des réunions à huis clos illégales le 16 janvier 2015, (octobre 2015), en ligne.
[7] Supra note 6.
[8] Supra note 7.
[9] Supra note 8.
[10] Lettre de l’Ombudsman de l’Ontario à la Ville d’Ajax (28 mars 2014), en ligne.
[11] Ibid.