Ville du Grand Sudbury - 11 février 2025

Enquête sur une plainte à propos d’une réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill de la Ville du Grand Sudbury le 8 avril 2024

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Janvier 2025

Plainte

1    Mon Bureau a reçu une plainte selon laquelle il y aurait eu une réunion illégale lorsque cinq membres du Conseil de la Ville du Grand Sudbury (la « Ville ») ont assisté à une réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill le 8 avril 2024.

2    Mon enquête m’a permis de conclure qu’aucune réunion illégale n’a eu lieu au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités. Même si les cinq membres du Conseil constituaient un quorum du Comité des opérations de la Ville, ils(elles) n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité en assistant à la réunion.

 

Compétence de l’Ombudsman

3    La Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi ») prévoit que toutes les réunions d’un conseil, d’un conseil local et de leurs comités doivent être ouvertes au public, sauf dans le cas des exceptions prévues par la Loi.

4    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si un conseil municipal, un conseil local ou un de leurs comités a respecté ou non la Loi en se réunissant à huis clos. Les municipalités peuvent nommer leur propre enquêteur(euse). La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut pour les municipalités qui n’ont pas désigné le(la) leur.

5    L’Ombudsman enquête sur les réunions à huis clos de la Ville du Grand Sudbury.

6    Lorsque nous enquêtons sur des plaintes concernant des réunions à huis clos, nous cherchons à savoir si les exigences relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi et dans le règlement de procédure applicable ont été respectées.

7    Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Ce recueil interrogeable vise à permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres du Conseil et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/digest-fr/accueil.

8    L’Ombudsman de l’Ontario est également habilité à réaliser des examens et enquêtes impartiaux concernant des centaines d’organismes publics. Cela comprend les municipalités, les conseils locaux et les sociétés contrôlées par des municipalités ainsi que les organismes gouvernementaux provinciaux, les universités financées par les fonds publics et les conseils scolaires. Il peut aussi examiner les plaintes sur les services fournis par les sociétés d’aide à l’enfance et les titulaires de permis d’établissement, et sur les services en français fournis aux termes de la Loi sur les services en français. Pour en savoir plus sur les organismes relevant de notre Bureau, consultez le site www.ombudsman.on.ca/portez-plainte/champ-de-surveillance.

 

Processus d’enquête

9    Le 18 septembre 2024, nous avons avisé la Ville de notre intention d’enquêter sur cette plainte.

10    Nous avons obtenu de la Ville, et examiné, des documents concernant le Réseau d’action communautaire, notamment les conditions d’engagement et les procédures opérationnelles normalisées. Le personnel de mon Bureau a parlé à l’avocat et greffier de la Ville et aux membres du Conseil ayant assisté à la réunion du Réseau Flour Mill le 8 avril 2024. Nous avons pris connaissance des enregistrements audio et audiovisuels de la réunion faits par le public. Nous avons aussi lu un rapport du commissaire à l’intégrité concernant la conduite d’une membre du Conseil durant la réunion[1].

11    Mon Bureau a obtenu une pleine coopération dans cette affaire.

 

Renseignements généraux

Réseaux d’action communautaire

12    Les réseaux d’action communautaire regroupent des bénévoles collaborant avec la Ville pour informer et consulter les résident(e)s et les inviter à participer à des projets, événements et services locaux. Il y a actuellement 20 réseaux de la sorte dans les 12 quartiers du Grand Sudbury. Le Réseau d’action communautaire de Flour Mill se trouve dans le quartier 12.

13    Les réseaux d’action communautaire sont assujettis aux conditions d’engagement et aux procédures opérationnelles normalisées établies par la Ville. Ces documents définissent le rôle des réseaux ainsi que les règles et procédures de leur fonctionnement.

14    Les réseaux d’action communautaire doivent être publics et inclusifs[2], et la population peut assister aux réunions de leur comité de direction. Ce sont ces comités qui avisent le public de la tenue des réunions [TRADUCTION] « pour assurer l’inclusivité »[3].

15    La Ville verse des subventions aux réseaux d’action communautaire, les dote et leur offre de la formation[4]. Le(la) membre du Conseil du quartier dans lequel opère un réseau peut assister aux réunions, communiquer avec le comité de direction et répondre aux demandes de renseignements concernant les services, les installations et les programmes municipaux[5].

16    Le greffier a dit à mon Bureau que la Ville examine de façon approfondie les réseaux, y compris leur structure organisationnelle et leur mandat.

 

Comité des opérations

17    Le mandat du Comité des opérations consiste à entendre des présentations et à recevoir des rapports de la Section de la croissance et des infrastructures de la Ville, qui comprend les services d’ingénierie, de planification des immobilisations, de traitement de l’eau et des eaux usées, d’environnement et de construction. Le Comité compte sept membres du Conseil[6].

 

Réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill

18    Le Réseau d’action communautaire de Flour Mill a tenu une réunion publique le 8 avril 2024 pour discuter de questions touchant le quartier 12, notamment de préoccupations liées à un complexe de logements d’accueil et de transition. La conseillère du quartier et le président du Réseau ont présidé la réunion et animé la discussion.

19    La conseillère du quartier 12 a invité les autres membres du Conseil à assister à la réunion, invitation qui a été acceptée pour diverses raisons. Par exemple, une de ces personnes nous a dit représenter un quartier voisin et avoir voulu entendre l’avis des résident(e)s sur les questions touchant la localité. Un autre a indiqué qu’il voulait savoir comment se déroulaient les réunions du Réseau d’action communautaire.

20    Hormis la conseillère du quartier 12 ayant présidé la réunion, les membres du Conseil présent(e)s nous ont dit ne pas avoir pris la parole et participé aux discussions; ils(elles) ont seulement écouté et reçu de l’information. Les membres n’ont ni discuté ni pris de décisions durant la réunion; les enregistrements confirment ces faits.

 

Analyse

21    Aucune réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités n’a eu lieu lorsque cinq membres du Conseil ont assisté à la réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill le 8 avril 2024.

22    Selon la Loi, une réunion doit respecter les règles des réunions publiques lorsqu’un quorum des membres d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité se rassemble et fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil ou comité[7]. S’il y a quorum, mais pas avancement important des travaux ou de la prise de décision, les règles des réunions publiques ne s’appliquent pas.

23    Les discussions, débats ou décisions visant à obtenir des résultats précis, ou à persuader les décideur(euse)s d’une façon ou d’une autre, sont susceptibles de « faire avancer de façon importante » les travaux ou la prise de décision d’un conseil municipal, d’un comité ou d’un conseil local. Il est peu probable que le simple fait de recevoir ou d’échanger de l’information « fasse avancer de façon importante » les travaux ou la prise de décision, tant qu’il n’y a pas de tentative de discuter ou de débattre d’information concernant une question précise qui est soumise, ou sera soumise, à un conseil municipal, à un comité ou à un conseil local[8].

24    Les cinq membres du Conseil ayant assisté à la réunion du Réseau d’action communautaire constituent le quorum du Comité des opérations de la Ville. Toutefois, ils(elles) n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité. Outre la conseillère du quartier 12 ayant présidé la réunion, les membres du Conseil n’ont ni participé à la discussion ni pris de décisions sur les questions soulevées durant la réunion. Ils(elles) se sont contenté(e)s d’écouter ainsi que de recevoir de l’information des autres participant(e)s.

25    En outre, les sujets abordés à la réunion, y compris le complexe de logements d’accueil et de transition, sont exclus du mandat du Comité des opérations. En effet, les membres du Conseil nous ont dit que c’est le Comité des services communautaires et d’urgence de la Ville qui s’occupe du logement et des services sociaux.

 

Avis

26    Aucune réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités n’a eu lieu lorsque cinq membres du Comité des opérations de la Ville du Grand Sudbury ont assisté à une réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill le 8 avril 2024.

27    Les réseaux d’action communautaires servent à encourager et à faciliter l’engagement civique et doivent fonctionner de manière [TRADUCTION] « ouverte et transparente pour le public »[9]. Le principe des réunions publiques est essentiel à la transparence et à la responsabilisation. Dans le cadre de l’examen de ses réseaux d’action communautaire, j’encourage fortement la Ville du Grand Sudbury à envisager de clarifier les règles et procédures relatives aux réunions de ces réseaux, y compris la capacité du public d’y assister et le rôle des membres du Conseil qui y assistent ou participent.

 

Rapport

28    Le Conseil et le personnel de la Ville du Grand Sudbury ont pu examiner une version préliminaire du présent rapport et la commenter pour mon Bureau. Le présent rapport définitif a été rédigé à la lumière de tous les commentaires que nous avons reçus.

29    L’avocat et greffier de la Ville a indiqué que mon rapport serait communiqué au Conseil et mis à la disposition du public lors d’une prochaine réunion du Conseil. Ce rapport sera aussi publié sur notre site Web au www.ombudsman.on.ca/accueil.

 
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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario


[1] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletComplaint re: Councillor Landry-Altmann (Flour Mill CAN April 8, 2024 Meeting) – DGB-Greater Sudbury ICI-2024-02, en ligne.
[2] Ville du Grand Sudbury, Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletCommunity Action Network Terms of Engagement, page 2 [Conditions d’engagement], en ligne.
[3] Ville du Grand Sudbury, Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletCommunity Action Network Standard Operating Procedures, article 4, en ligne.
[4] Conditions d’engagement, supra, note 2, pages 5 et 6.
[5] Ibid., page 6.
[6] Ville du Grand Sudbury, règlement no 2023-04, A By-law of the City of Greater Sudbury regarding Committees of Council and Advisory Panels (10 janvier 2023), annexe A-7.
[7] Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, paragraphe 238(1).
[8] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos de séances d’information le 7 mars 2018 avec un quorum des conseillers du Village de Casselman, (août 2018), paragraphe 31, en ligne.
[9] Conditions d’engagement, supra, notes 2 à 4.