L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet. Le conseil a tenu cette réunion à huis clos pour discuter de questions relevant, entre autres, de l’exception des renseignements privés. Durant la séance à huis clos, le conseil a ajouté un point à l’ordre du jour de la séance à huis clos concernant la soumission d’une société d’experts-conseils pour mener une étude organisationnelle de la municipalité. Les personnes employées par cette société et leurs qualifications ont été identifiées dans les documents de la proposition. Cependant, l’Ombudsman a conclu que l’exception des renseignements privés ne s’appliquait pas à ces circonstances car la discussion s’était déroulée dans le contexte d’une proposition de relations professionnelles avec le Canton.
Canton d’Alfred et Plantagenet, 10 mai 2017
Lire le rapportL’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet. Le conseil a clos la réunion pour discuter de questions en vertu de deux exceptions : l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds, et des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. Durant la réunion, un vote a eu lieu, qui ne relevait ni d’une question de procédure, ni d’une directive au personnel. De plus, l’Ombudsman a conclu que la discussion ne cadrait pas avec les exceptions citées. Par conséquent, le conseil n’était pas en droit de voter.
L’Ombudsman examiné une série de courriels échangés entre les membres du conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet. Chacun des membres du conseil a donné son approbation par courriel à une contribution destinée à appuyer une demande de subvention. L’Ombudsman a conclu que les courriels constituaient une réunion du conseil et que les indications de l'appui du conseil égalaient à un vote. Comme cette chaîne de courriels constituait une réunion à huis clos illégale du conseil, et que le vote ne visait ni une question de procédure ni une directive au personnel, le vote n’était pas permis.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet pour discuter de questions en vertu de l'exception de l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds et de l'exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. La résolution indiquait les exceptions, mais ne donnait pas de renseignements utiles au public sur les questions à discuter à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à ce que ses résolutions pour se retirer à huis clos donnent une description générale de la question à discuter de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet pour discuter de diverses questions, et notamment d’une proposition d’étude organisationnelle. Le règlement de procédure du Canton stipule qu’une fois le huis clos terminé, le président de la réunion à huis clos peut faire un compte rendu au conseil sur les décisions prises lors de la réunion. Durant la séance à huis clos de la réunion en question, le conseil du Canton a adopté une résolution pour retenir les services d’un consultant afin de procéder à une étude organisationnelle de la municipalité. Le procès-verbal de la réunion publique ne comporte aucun compte rendu des délibérations à huis clos, autre qu'une résolution décidant que « la réunion soit rouverte au public ». L’Ombudsman a conclu que, vu l'habitude que le Canton avait de ne pas faire de compte rendu, il ne donnait même pas une idée générale de ses discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le Canton fasse un compte rendu après toute séance à huis clos et donne des renseignements généraux sur les délibérations à huis clos.
Le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet a participé à des séances de travail avec un consultant au sujet d’une proposition d’étude organisationnelle. L’Ombudsman a examiné les séances de travail. Un membre du conseil a décrit ces séances en disant qu’elles étaient confidentielles, s’apparentant au secret professionnel de l’avocat. L’Ombudsman a conclu que la Loi de 2001 sur les municipalités ne comprend aucune exception pour protéger la confidentialité des discussions avec des consultants qui ne sont pas des avocats représentant une municipalité. Comme le conseil n’a pas reçu de conseil juridique d’un avocat durant les séances de travail, l’exception du secret professionnel de l’avocat ne pouvait pas s’appliquer.