Les membres du conseil de la Ville de Hamilton n’ont pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités quand ils ont échangé des courriels au sujet d’un siège vacant au conseil en juin 2018. La nouvelle définition de « réunion » donnée dans la Loi stipule qu’un quorum doit être présent, si bien qu’un échange de courriels ne peut pas être considéré comme une réunion assujettie aux règles des réunions publiques. Dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, les conseils municipaux devraient continuer d’éviter de travailler aux activités municipales en dehors d’une réunion officielle.
L’Ombudsman examiné une série de courriels échangés entre les membres du conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet. Chacun des membres du conseil a donné son approbation par courriel à une contribution destinée à appuyer une demande de subvention. L’Ombudsman a conclu que les courriels constituaient une réunion du conseil et que les indications de l'appui du conseil égalaient à un vote. Comme cette chaîne de courriels constituait une réunion à huis clos illégale du conseil, et que le vote ne visait ni une question de procédure ni une directive au personnel, le vote n’était pas permis.
L’Ombudsman a examiné des courriels envoyés par le Comité de développement économique du Canton de McKellar sur une question qui devait être déterminée avant la prochaine réunion du Comité. L’Ombudsman a conclu que les courriels constituaient une réunion à huis clos illégale et que le vote effectué par courriel était illégal lui aussi.