Canton de McKellar

Canton de McKellar

décembre 4, 2015

4 décembre, 2015

Nous avons reçu une plainte alléguant que le Comité de développement économique du Canton de McKellar avait tenu une réunion illégale par courriel en avril 2015, puis physiquement le 5 mai 2015. Notre examen a conclu que ce Comité avait enfreint la Loi et le Règlement de procédure du Canton en tenant une réunion à huis clos et en votant par courriel entre le 22 et le 24 avril 2015. De plus, nous avons déterminé que le Comité avait discuté à huis clos d’une question qui ne relevait d’aucune exception de la Loi, le 5 mai. L’Ombudsman a souligné que, lors de ces réunions, le Comité était entièrement composé de bénévoles qui avaient agi de bonne foi, alors qu’ils tentaient de régler des problèmes de relations avec le Conseil. L’Ombudsman a fait un certain nombre de recommandations pour aider le Canton à améliorer ses méthodes de réunions publiques.

Nous avons reçu une plainte alléguant que le Comité de développement économique du Canton de McKellar avait tenu une réunion illégale par courriel en avril 2015, puis physiquement le 5 mai 2015. Notre examen a conclu que ce Comité avait enfreint la Loi et le Règlement de procédure du Canton en tenant une réunion à huis clos et en votant par courriel entre le 22 et le 24 avril 2015. De plus, nous avons déterminé que le Comité avait discuté à huis clos d’une question qui ne relevait d’aucune exception de la Loi, le 5 mai. L’Ombudsman a souligné que, lors de ces réunions, le Comité était entièrement composé de bénévoles qui avaient agi de bonne foi, alors qu’ils tentaient de régler des problèmes de relations avec le Conseil. L’Ombudsman a fait un certain nombre de recommandations pour aider le Canton à améliorer ses méthodes de réunions publiques.
 
Rapport de l’Ombudsman
 
 
Enquête visant à déterminer si le Comité de développement
économique du Canton de McKellar a tenu des réunions
à huis clos illégales le 5 mai 2015, ainsi que par courriel
du 22 au 24 avril 2015
(
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Barbara Finlay
 Ombudsman intérimaire de l’Ontario
  
 Novembre 2015
 
 

Plainte

 
 
1        En mai 2015, le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario a reçu une plainte alléguant que le Comité de développement économique du Canton de McKellar s'était réuni illégalement par courriel en avril 2015 et que, le 5 mai, il avait tenu des discussions à huis clos qui ne relevaient pas des exceptions aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi).
 
 
 
2        En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sauf si elles relèvent d’exceptions prescrites.
 
 

 

Compétence de l’Ombudsman

 
 
3        Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos en vertu de la Loi. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans ‎les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur. ‎
 
 
 
4        ‎Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans le Canton de McKellar.
 
 
 
5        Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été ‎respectées.
 
 

 

Procédures du Comité

 
 
6        Conformément au Règlement de procédure de McKellar, le terme « comité » désigne un comité permanent ou un comité consultatif spécial établi par le Conseil. Le mandat du Comité de développement économique indique que ce Comité existe et fonctionne comme un comité du Conseil.
 
 
 
7        En tant que comité du Conseil, le Comité de développement économique est assujetti aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités et le Règlement de procédure du Canton.
 
 
 
8        Le Règlement régit les délibérations des comités du Conseil et stipule que toutes les réunions des comités doivent se tenir en public, sauf selon les exceptions prévues, qui reflètent celles du paragraphe 239 (2) de la Loi.
 
 
 
9        Le Règlement exige qu’avant de se retirer à huis clos, les comités adoptent une résolution indiquant qu’ils vont tenir une séance à huis clos et précisant la nature générale de la question à examiner. Il stipule qu’un vote ne peut avoir lieu lors d’une séance dûment tenue à huis clos que pour se prononcer sur des questions de procédure ou pour donner des directives au personnel.
 
 
 
10       Conformément au mandat de ce Comité, un quorum est constitué de plus de 50 % des membres. Chaque membre a droit à un vote et le président peut uniquement voter en cas d’égalité des voix.
 
 
 
11       Aux termes du mandat du Comité, le Conseil nomme par résolution tous ses membres, dont les membres du Conseil qui sont nommés au Comité. Le Conseil est en droit de révoquer tout membre, en tout temps.
 
 
 

Processus d’enquête

 
 
12       Notre Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) a examiné le mandat du Comité, le Règlement de procédure du Canton, la documentation des réunions du Conseil le 20 avril et le 4 mai, et de la réunion du Comité le 5 mai. Nous avons obtenu et examiné les courriels échangés par les membres du Comité. Nous avons interviewé le préfet, le greffier, le président du Comité et la secrétaire du Comité. 
 
 
 
13        Nous avons obtenu une pleine coopération dans ce dossier.
 
 
Contexte
 
 
14       À l’époque de ces réunions, le Comité de développement économique du Canton était composé d’un président bénévole et de six membres bénévoles. Jusqu’au 20 avril 2015, deux membres du Conseil siégeaient également au Comité (le préfet Peter Hopkins et le conseiller Mike Kekkonen). 
 
 
 
15       Le Comité est un comité consultatif du Conseil et il est assujetti au Règlement de procédure. Son mandat définit son objectif, sa composition, son budget ainsi que certaines procédures. Son rôle est notamment de promouvoir la croissance économique, de faire progresser le plan stratégique de développement économique et de maintenir et renforcer la base économique du Canton.
 
 
16       Le Comité travaille à un plan économique stratégique pour le Canton depuis plus de trois ans, mais il se trouve confronté à une opposition soutenue des membres du Conseil
 
[1]. Les membres du Comité sont découragés par cette opposition et au moins l’un deux a démissionné depuis ces réunions.
 
 
17       Le 20 avril 2015, le Conseil a révoqué une résolution qui avait nommé deux membres du Conseil au Comité de développement économique, destituant ainsi ces deux membres du Conseil du Comité. Les conseillers nous ont dit qu’ils avaient l’intention de réduire de deux à un le nombre de conseillers siégeant au Comité. Mais une motion ultérieure visant à nommer le conseiller Mike Kekkonen au Comité a été rejetée, et le Comité s’est trouvé temporairement sans représentant du Conseil.
 
 
 
18       Durant une réunion du Conseil le 4 mai, un conseiller a demandé au président du Comité si le Comité avait une recommandation à faire quant à savoir quel membre du Conseil devrait être nommé au Comité. Le président a répondu que le Comité avait décidé unanimement par courriel qu’il préférerait que le Conseil désigne le préfet Peter Hopkins.
 
 

Courriels échangés entre le 22 et le 24 avril

 
 
19       La secrétaire du Comité nous a dit qu’à la suite de la décision prise par le Conseil le 20 avril visant à réduire le nombre de conseillers au Comité, elle avait discuté de la question avec le président du Comité. Elle et lui avaient été d’accord pour conclure que le Conseil ne souhaitait apparemment pas avoir de commentaires du Comité sur la question, mais ils ont pensé interroger les membres du Comité, au cas où le Conseil poserait la question. Parlant au téléphone, la secrétaire a dit au président qu’elle voterait pour le préfet Hopkins. Ils ont décidé d’interroger les autres membres par courriel, car la prochaine réunion du Conseil était prévue avant la prochaine réunion du Comité.
 
 
 
20       Le 22 avril, le président du Comité a envoyé un courriel aux six autres membres bénévoles du Comité, ainsi qu’au préfet Hopkins et au conseiller Kekkonen. Voici ce qu’il a écrit :
 
 
 
« … Suite à l’adoption d’une nouvelle résolution du Conseil, un seul membre du Conseil siégera désormais au Comité. Par retour de courriel, veuillez voter et indiquer votre préférence pour le membre du Conseil que vous souhaitez voir rester nommé au Comité. »
 
 
 
21       Cinq membres du Comité ont répondu par courriel. Chacun d’eux a déclaré qu’il voterait pour que le préfet Hopkins soit le représentant du Conseil au Comité.
 
 
 
22       Le 29 avril, le président a écrit à tous les membres du Comité, au préfet et au conseiller Kekkonen, disant ceci :
 
 
 
« Merci de votre réponse concernant le choix du représentant du Conseil à notre Comité de DE. Les résultats indiquent que le préfet Peter Hopkins est désigné à l’unanimité. Encore merci de votre réponse. »
 
 
 
23       Plus tard dans la journée, le président a envoyé un courriel à tous les membres du Comité, au greffier, au préfet et au conseiller Kekkonen. Ce courriel a été transmis au Conseil :
 
 
 
« À ma connaissance, nous n’avons pas de représentant du Conseil au Comité actuellement. Notre vote est la recommandation du Comité au Conseil, le Conseil doit encore décider et voter pour désigner le représentant. » [caractères gras ajoutés]
 
 
 
24       Après le vote par courriel, le président a assisté à la réunion du Conseil le 4 mai et a communiqué les résultats du vote.
 
 

Analyse

 
Qu’est-ce qu’une réunion?
 
 
25       La définition de « réunion » donnée au paragraphe 238 (1) de la Loi est circulaire et ne s’avère guère utile : « Réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre ».
 
 
 
26       Pour déterminer plus facilement si une rencontre constitue une réunion aux termes des règles des réunions publiques, notre Bureau a conçu la définition suivante du mot « réunion » :
 
 
Les membres du conseil (ou d’un comité) doivent se rassembler dans le but d’exercer le pouvoir ou l’autorité du conseil (ou du comité), ou dans le but de faire le travail préparatoire à l’exercice de ce pouvoir ou de cette autorité
 
 
27       Aucune restriction n’est imposée aux communications officieuses entre les membres d’un Conseil ou d’un comité. Les Local Authority Services (LAS) et le Bureau de l’Ombudsman ont tous deux déclaré qu’il était bon, dans une démocratie, que les responsables gouvernementaux partagent des renseignements de manière informelle, et que rien n’interdit aux responsables de se parler en dehors d’une réunion officielle[3]. Toutefois, les responsables doivent veiller à ce que leurs discussions ne prennent pas la tournure de réunions illégales, surtout quand un quorum est présent et que les travaux du Conseil, du comité ou du conseil local font l’objet des discussions.
 
 
Y a-t-il eu une réunion?
 
 
28       Il ne faut pas forcément que tous les membres d’un groupe se réunissent en personne, ou en même temps, pour qu’il y ait réunion. Une série de courriels échangés par un quorum d'un comité peut constituer une réunion, assujettie aux exigences des réunions publiques de la Loi.
 
 
29       Dans un rapport de 2014 au sujet du Comté de Bruce, les LAS ont précisé qu’une réunion peut prendre la forme de « rencontres téléphoniques ou électroniques »[4]. Dans un rapport d’avril 2008 sur une plainte à propos du Canton de Nipissing, notre Bureau a conclu qu’une série d’appels téléphoniques individuels entre le maire et des conseillers pouvait être considérée comme une réunion aux termes des règles des réunions publiques[5]. Notre rapport a souligné que c’est la teneur de la réunion, plutôt que sa forme, qui s’avère déterminante :
 
[U]ne réunion de conseil municipal n’est pas strictement un rassemblement physique de ses membres. Une suite d’appels téléphoniques passés auprès des membres du conseil pour exercer le pouvoir ou l’autorité du conseil ou pour faire le travail préparatoire afin d’exercer ce pouvoir ou cette autorité peut constituer une réunion…[6]
 
30       Dans un rapport de mai 2015 sur une réunion qui avait pris la forme d’un échange de courriels entre des conseillers élus du Canton de Leeds et les Mille-Îles, notre Bureau avait précisé que la technologie utilisée pour tenir une réunion en série ne constitue pas un facteur déterminant. Une série de courriels peut être une réunion en série, si les échanges de courriels des conseillers visent à exercer l’autorité du Conseil ou à faire un travail préparatoire en ce sens[7].
 
 
31       Quand le président a envoyé un questionnaire par courriel, le Comité de développement économique de McKellar comptait sept membres. Tous les membres du Comité ont reçu les courriels du président au sujet de ce questionnaire, et cinq parmi les sept ont voté par courriel pour le candidat de leur choix. Le sixième a voté au téléphone lors d’une discussion avec le président.
 
 
 
32       Un quorum du Comité s’est donc réuni, par courriel, pour décider de la question. Mais l’analyse ne s’arrête pas là. Nous devons ensuite déterminer si le Comité a exercé son pouvoir ou son autorité, ou fait un travail préparatoire en ce sens.
 
 
 
33       Conformément à son mandat, le rôle du Comité doit se limiter à conseiller le Conseil au sujet du développement touristique et économique de McKellar, du plan stratégique de développement économique du Canton, et de la mise en œuvre des projets de développement économique. Le mandat du Comité confère explicitement au Conseil le pouvoir de nommer les membres du Comité, et aucune disposition ne permet au Comité d’offrir ses commentaires.
 
 
 
34       Le Comité et le Conseil estimaient tous deux que le Comité était en droit d’examiner les demandes d’adhésion et de faire des recommandations au Conseil. Nous avons été informés que le Comité déterminait régulièrement si certaines personnes pouvaient être invitées à se joindre à lui, généralement quand quelqu'un avait montré de l’intérêt et avait participé à plusieurs de ses réunions. Comme précisé ci-dessous, en mai 2015, le greffier du Canton a transmis une demande d’adhésion au Comité et a informé ce dernier qu’il devrait étudier cette demande à huis clos. Dans son courriel au président du Comité, le greffier a écrit ceci :
 
 
 
Le Canton a reçu la demande d’adhésion ci-jointe au CDE et le Conseil aimerait que votre Comité étudie cette demande et lui fasse une recommandation au sujet de cette nomination.
 
 
 
35       De par le passé, c’est ainsi que le Comité a procédé pour ses membres bénévoles, mais pas pour les conseillers qui en sont membres. Dans ce cas, le Comité a décidé de se réunir pour statuer sur une recommandation au Conseil au sujet d’un représentant du Conseil. Le Comité a transmis la recommandation au greffier du Canton et l’a communiquée au Conseil quand ce dernier lui a demandé de le faire lors d’une réunion du Conseil. Le Comité, le Conseil et le personnel municipal considéraient que présenter des recommandations au Conseil sur les nominations au Comité faisait partie du rôle de ce dernier.
 
 
 
36       Un quorum du Comité de développement économique de McKellar s’est réuni par courriel, entre le 22 et le 24 avril, pour exercer le pouvoir ou l’autorité du Comité en votant une recommandation au Conseil au sujet d'une nomination au Comité. Ces communications constituaient une réunion illégale aux termes de la Loi et du Règlement de procédure de la Ville.
 
 
 

Réunion du Comité le 5 mai 2015

 
37       Le Comité de développement économique avait une réunion prévue pour le 5 mai 2015. Ce matin-là, le greffier du Canton a envoyé un courriel au président du Comité, l’informant qu’un membre du public avait fait une demande d’adhésion au Comité. Le greffier a joint la demande à son courriel et a informé le président que « toute discussion concernant cette demande devrait avoir lieu “à huis clos”… en raison de questions de confidentialité, car il s’agissait de renseignements privés concernant une personne qui pouvait être identifiée ». Le greffier a aussi fait savoir que le Conseil avait révoqué ses nominations au Comité et que « le Conseil demandait au Comité de lui faire une recommandation pour déterminer si le nombre de membres du Comité devait être augmenté ou non, afin d’inclure les nominations actuelles et/ou futures ».
 
 
38       La réunion du Comité le 5 mai a commencé à 18 h 30, dans la salle du Conseil. Le président et cinq membres étaient présents[8]. Trois membres du Conseil et trois membres du public assistaient à la séance publique. Le stagiaire du Canton a assisté à la séance publique et à la séance à huis clos.
 
 
39       Le point 10 à l’ordre du jour indiquait : « Huis clos, discussion au sujet de personnes qui peuvent être identifiées ».
 
 
 
40       Le Comité s’est retiré à huis clos de 20 h 30 à 21 h.
 
 
 
 
 
Discussions à huis clos
 
 
 
 
41       D’après le procès-verbal de la séance à huis clos, à l’origine, le Comité avait prévu une séance à huis clos pour discuter des commentaires négatifs et continus faits à son sujet lors des réunions du Conseil. Sur les conseils du greffier, le Comité avait aussi décidé d’examiner une proposition d’adhésion au Comité durant le huis clos.
 
 
 
 
 
Résumé des récentes délibérations du Conseil et demande d’information présentée par une conseillère
 
 
42       La secrétaire a ouvert la réunion à huis clos par un résumé de la décision prise par le Conseil le 20 avril en vue d'abroger la résolution qui avait nommé deux conseillers au Comité. Elle a souligné qu’une motion visant à nommer le conseiller Kekkonen au Comité avait été rejetée. Elle a aussi précisé que, pour faire une recommandation au Conseil, le président avait interrogé les membres du Comité par courriel et que « le vote unanime était en faveur du préfet Peter Hopkins ». La secrétaire a dit au Comité que la question avait été examinée de nouveau à la réunion du Conseil le 4 mai, mais qu’aucune décision n’avait été prise, si bien qu’il n’y aurait aucun conseiller au Comité tant que la question ne serait pas résolue.
 
 
 
43       Le président a fait savoir au groupe que la conseillère Bonnie Beier avait demandé une copie de ce questionnaire et des réponses. Le Comité a décidé de ne pas acquiescer à cette demande, à moins qu’elle ne soit faite de manière officielle.
 
  

Analyse

 
44       Ce résumé comprenait des renseignements qui étaient déjà du domaine public, dont le fait que le Comité avait fait circuler un questionnaire et présenté une recommandation, divulguée publiquement lors de la réunion du Conseil le 4 mai. Aucun renseignement privé concernant une personne qui pouvait être identifiée n’avait été discuté durant cette partie de la réunion.
 
 
 
45       Quand nous les avons interrogés sur cette partie de la discussion, les membres du Comité ont reconnu que tous les renseignements étaient déjà du domaine public alors et que la discussion aurait pu se tenir en séance publique. La discussion avait pour objectif de mettre tout le monde au courant, car tous les membres du Comité n’assistent pas aux réunions du Conseil. Cette discussion ne relevait d’aucune des exceptions énoncées à l’article 239 de la Loi.
 
 

Relations négatives avec le Conseil

 
 
46        Ensuite, la secrétaire a lu une lettre qu’elle avait rédigée à l’intention du Conseil. Cette lettre expliquait les préoccupations du Comité quant à la décision récente du Conseil sur la représentation au Comité. Elle soulignait que le Comité avait recommandé à l’unanimité que le préfet soit désigné à titre de représentant et elle demandait au Conseil d’expliquer pourquoi la question ne pouvait pas être résolue.
 
 
 
47        La secrétaire nous a dit que cette partie de la discussion avait porté sur les commentaires négatifs faits continuellement à propos du Comité par deux conseillers et deux membres du public qui assistent à la plupart des réunions du Conseil et du Comité. Les membres du Comité ont parlé du fait que, selon eux, ces quatre personnes se livraient régulièrement à des commentaires négatifs sur le Comité lors des réunions du Conseil.
 
 
 
48        La secrétaire a dit que les membres du Comité se sentaient découragés et frustrés. Ils se sont demandé s’ils devaient continuer en tant que Comité, vu ces commentaires négatifs, et s’ils devraient parler directement au Conseil de cette négativité.
 
 
 
49        Le Comité a décidé de ne pas envoyer cette lettre au Conseil, mais de faire face à tout changement amorcé par le Conseil. Il a décidé de poursuivre ses activités en tant que Comité, soulignant qu’il avait beaucoup à offrir au Canton.
 
 

Analyse

 
50        Les discussions en vertu de l’exception à l’alinéa 239 (2) b), « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée », doivent avoir trait à un particulier à titre personnel, et non pas officiel. Toutefois, les renseignements donnés sur ce particulier à titre officiel peuvent prendre une tournure plus personnelle s'ils sont liés à l’examen de la conduite de ce particulier[9]. 
 
 
51        Dans ce cas, les discussions du Comité ont porté sur la conduite et les commentaires de deux conseillers et de deux membres du public. Le Comité a discuté de la conduite et des opinions de ces deux particuliers et a parlé du meilleur moyen d’y donner réponse. Ceci relève de l’exception des renseignements privés inscrite dans la Loi.
 
 
 
52        La discussion sur les deux conseillers différait de celle sur les deux membres du public, car elle portait sur des personnes à titre officiel. Cette discussion s’est limitée aux commentaires faits par les conseillers au sujet du Comité, durant les réunions du Conseil. Les conseillers agissaient à titre officiel quand ils ont fait ces commentaires, et ils les ont faits en public. La discussion n’est pas allée jusqu’à révéler des renseignements personnels sur ces conseillers. Normalement, cette partie de la discussion ne devrait pas relever de l’exception des renseignements privés énoncée dans la Loi. Toutefois, il ne serait pas réaliste d’attendre du Comité qu’il ait fait une distinction entre sa discussion relative aux conseillers et celle concernant les commentaires des membres du public, alors que ces discussions étaient directement reliées.
 
 

Nomination au Comité

 
 
53        Ensuite, le Comité a discuté de la demande présentée par un membre du public pour se joindre à lui. Le Comité avait reçu une demande écrite de cette personne, incluant son nom, son adresse et les raisons pour lesquelles elle espérait pouvoir y siéger. Comme indiqué ci-avant, le Comité avait l'habitude d’étudier de telles demandes pour informer le Conseil de ses opinions.
 
 
 
54        Alors qu’il était réuni à huis clos, le Comité a parlé de la personnalité du demandeur, de ses compétences et de sa conduite lors des réunions du Conseil et du Comité. Il a aussi parlé des répercussions, à la fois négatives et positives, qu'aurait l'acceptation de cette demande. Le Comité a décidé de remettre sa décision jusqu'à ce que le Conseil détermine si la composition du Comité serait modifiée.
 
 

Analyse

 
 
55        La discussion relevait de l’exception des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée » car elle portait sur une demande présentée par un particulier et sur des renseignements personnels à son sujet. Comme indiqué ci-avant, pour que des renseignements soient privés aux termes de l’alinéa 239 (2) b), ils doivent révéler quelque chose de nature personnelle au sujet de ce particulier.
 
 
56        Dans l’ordonnance MO-1909, Brian Beamish, alors adjoint au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, a conclu que des délibérations au sujet de postes de bénévoles au sein d’une municipalité, dont la nomination de particuliers à des comités du Conseil, constituaient des « renseignements privés » aux termes de l’alinéa 239 (2) b) de la Loi[10]. Il a aussi conclu que même la divulgation des noms des candidats à de tels postes de bénévoles révélerait des renseignements privés, étant donné que le public apprendrait ainsi qui avait présenté une demande et saurait si une demande avait été approuvée.
 
 
 
57        Dans ce cas, la discussion à propos de la nomination est allée plus loin que la demande et les renseignements présentés. Les membres du Comité ont parlé de facteurs personnels liés aux questions de conduite mentionnées ci-dessus. Ils ont examiné la conduite d'un particulier et se sont demandé si celui-ci serait un atout ou un handicap pour le Comité. En examinant la conduite de ce particulier, le Comité a révélé des renseignements éminemment privés à son sujet.
 
 
 
58        La discussion relevait de l’exception des renseignements privés énoncée dans la Loi.
 

 

Opinion

 
 
59        Le Comité de développement économique du Canton de McKellar a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités et le Règlement de procédure du Canton en tenant une réunion à huis clos et en votant par courriel, entre le 22 et le 24 avril.
 
 
 
60        Le 5 mai 2015, le Comité a enfreint la Loi et le Règlement de procédure de McKellar quand il a discuté à huis clos d’un point qui ne relevait d’aucune des exceptions aux exigences des réunions publiques.
 
 
 
61        En faisant les observations ci-dessus, je tiens à reconnaître que le Comité était entièrement composé de membres bénévoles de la communauté, qui agissaient de bonne foi, alors qu’ils tentaient de faire face à des relations difficiles avec le Conseil municipal. C’était la toute première fois que le Comité tenait une réunion à huis clos. De plus, ses membres n’avaient ni le soutien d’un personnel ni les conseils requis pour les aider à s’assurer que les procédures de réunion adéquates étaient respectées.
 
 

 

Recommandations

 
 
62        Je fais les recommandations suivantes pour aider le Comité de développement économique du Canton de McKellar à améliorer ses pratiques de réunions publiques.
 
 
 
Recommandation 1
  
Le Canton de McKellar devrait offrir au Comité de développement économique le soutien et la formation nécessaires relativement aux dispositions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités et le Règlement de procédure du Canton, ainsi qu'à leur application au Comité.
 
 
 
Recommandation 2
  
Tous les membres du Comité de développement économique du Canton de McKellar devraient remplir avec vigilance leurs obligations individuelles et collectives pour que le Comité s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les municipalités et du Règlement de procédure du Canton.
 
 
Recommandation 3
 
Le Comité de développement économique de McKellar devrait veiller à ne discuter d’aucun sujet à huis clos, à moins que ce sujet ne relève clairement de l’une des exceptions légales aux exigences des réunions publiques.
 
 
Recommandation 4
 
Les membres du Comité de développement économique de McKellar devraient s’abstenir d’exercer le pouvoir ou l’autorité du Comité, ou de faire un travail préparatoire en ce sens, par des communications échangées par courriel.
 
 

 

Rapport

 
 
63        Le personnel d’OMLET a parlé au préfet et au greffier du Canton le 13 novembre, puis avec le président et la secrétaire du Comité le 16 novembre, pour leur donner un aperçu de ces conclusions et offrir au Canton la possibilité de les commenter. Tous les commentaires que nous avons reçus ont été pris en compte dans la préparation de ce rapport.
 
 
 
64        Ce rapport devrait être communiqué au Conseil du Canton de McKellar et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
 
 
                                                           
 
Barbara Finlay
 
Ombudsman intérimaire de l’Ontario
 
[1] Voir Stephanie Johnson, « Arguments Take Over in McKellar », Parry Sound North Star (29 avril 2015), en ligne.
[2] Ombudsman de l’Ontario, Porte ouverte sur le scandale des billets du concert d’Elton John : Enquête sur la réunion à huis clos du conseil municipal du Grand Sudbury le 20 février 2008 (avril 2008), en ligne.
[3] Local Authority Services, Report to the Council of the City of Greater Sudbury Regarding an Investigation into Complaints about an Alleged Closed Meeting of Members of Council held on or before February 12, 2013 (août 2013) à 8, en ligne; Ombudsman de l’Ontario, En arrière-salle (octobre 2013), en ligne; Ombudsman de l’Ontario, Tour de table (septembre 2014) au par. 19, en ligne.
[4] Local Authority Services, Report to the Corporation of the County of Bruce Regarding the Investigation of Alleged Improperly Closed Meetings of County Council (juillet 2014) à 5, en ligne.
[5] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur la réunion spéciale du Conseil du Canton de Nipissing le 25 avril 2008 (février 2009), en ligne.
[6] Ibid, aux par. 29-30.
[7] Ombudsman de l’Ontario, Objet : Le sujet épineux (juin 2015), en ligne.
[8] Peter Brewster était absent.
[9] Ordonnance MO-2519 (29 avril 2010), en ligne : CIPVP.
[10] Ordonnance MO-1909 (mars 2005), en ligne : CIPVP.