Canton de Lanark Highlands - 20 juin 2022

Enquête sur une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Lanark Highlands le 7 décembre 2021

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Mai 2022

Plainte

1    Mon Bureau a reçu une plainte à propos d’une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Lanark Highlands (le « Canton ») le 7 décembre 2021.

2    La plainte alléguait que la discussion à huis clos du conseil ne relevait d’aucune des exceptions prescrites dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

3    Mon examen a permis de déterminer que le conseil du Canton n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en se réunissant à huis clos le 7 décembre 2021.

 

Compétence de l’Ombudsman

4    En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités[1] (la « Loi »), toutes les réunions d'un conseil municipal, d'un conseil local et des comités de l'un ou de l'autre doivent se tenir en public, sauf si elles font l'objet d'exceptions prescrites.

5    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité ou un conseil local a respecté la Loi en se réunissant à huis clos. La Loi fait de l'Ombudsman l'enquêteur par défaut dans les municipalités qui n'ont pas désigné le(la) leur.

6    L'Ombudsman enquête sur les réunions à huis clos pour le Canton de Lanark Highlands.

7    Lorsque nous enquêtons sur des plaintes concernant des réunions à huis clos, nous examinons si les exigences relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi et le règlement de procédure de la municipalité ont été respectées.

8    Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Nous avons créé ce recueil interrogeable pour permettre aux intéressé(e)s d'accéder facilement aux décisions de l'Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres du conseil et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l'Ombudsman sont consultables dans ce recueil : https://www.ombudsman.on.ca/digest-fr/accueil.

 

Processus d’enquête

9    Le 10 janvier 2022, mon Bureau a informé le Canton de notre intention d’enquêter sur la plainte concernant la réunion du 7 décembre 2021.

10    Nous avons examiné les parties pertinentes du règlement de procédure du Canton, ainsi que de la Loi. Nous avons aussi examiné l’ordre du jour de la réunion publique, les procès-verbaux de la réunion publique et de la réunion à huis clos, et un rapport du personnel distribué à huis clos.

11    Nous avons parlé avec le préfet, le sous-préfet et le personnel municipal pour obtenir plus de renseignements.

12    Mon Bureau a obtenu une entière coopération dans cette affaire.
 

Réunion du conseil le 7 décembre 2021

13    La réunion du 7 décembre 2021 a débuté à 19 h 17, par conférence téléphonique. Le conseil a immédiatement adopté une résolution pour se retirer à huis clos, citant l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. La résolution décrit la discussion comme étant en lien avec « une question de ressources humaines, service des finances ».

14    Durant la séance à huis clos, la trésorière a présenté un rapport sur le rendement d’une personne dans le cadre de son emploi au Canton. Le rapport comprenait également des renseignements financiers sur le Canton. Nous avons appris qu’il y avait eu très peu de discussion après la présentation de la trésorière.

15    Le conseil est retourné en séance publique et il a annoncé qu’aucun intérêt pécuniaire n’avait été déclaré durant la réunion. La réunion a été levée à 20 h 10.

 

Analyse

Applicabilité de l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée

16    Le conseil a invoqué l’alinéa 239 (2) b) de la Loi pour se retirer à huis clos. Cette exception aux règles des réunions publiques permet la tenue d’une séance à huis clos lorsque les discussions portent sur des renseignements privés concernant des personnes qui peuvent être identifiées, incluant des employé(e)s de la municipalité.

17    Les renseignements privés sont des renseignements dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils permettent d’identifier une personne[2]. Bien que les renseignements concernant une personne à titre professionnel ne soient généralement pas considérés comme des renseignements privés, ils peuvent l’être s’ils ont trait à l’examen de la conduite de cette personne[3]. J’ai conclu précédemment que les discussions approfondies sur le rendement d’un(e) membre du personnel identifié(e) relèvent de I’exception des renseignements privés[4].

18    Durant la réunion du 7 décembre 2021, le conseil a entendu la présentation d’un rapport sur le rendement d’une personne dans le cadre de son emploi au Canton. La partie de la discussion qui portait sur le rendement de cet(te) employé(e) relève de l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

19    Durant la séance à huis clos, le conseil a également discuté de renseignements financiers concernant le Canton. En soi, cette discussion ne relève pas de l’exception des renseignements privés. J’ai fait savoir précédemment que les renseignements sur les finances d’une municipalité devraient normalement être discutés en séance publique[5].

 

Entrecouper la discussion

20    La Cour divisionnaire a conclu qu’il n’est pas réaliste de s’attendre à ce que les conseils municipaux entrecoupent leurs discussions entre les séances publiques et les séances à huis clos si cela peut « nuire à une discussion libre, ouverte et ininterrompue »[6]. Les questions qui ne relèvent généralement pas d’une exception peuvent parfois être discutées à huis clos si elles ont trait à une discussion sur un seul sujet, et s’il était alors irréaliste de s’attendre à ce que le conseil entrecoupe cette discussion[7]. Toutefois, si la discussion peut être séparée, le conseil est censé revenir en séance publique pour les parties de la discussion qui ne relèvent pas de l’exception aux règles des réunions publiques[8].

21    Dans ce cas, la discussion sur les finances du Canton était intimement liée à la discussion sur le rendement de la personne en tant qu’employé(e). Il n’aurait pas été pratique pour la municipalité d’entrecouper ces discussions.

22    Par conséquent, l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée s’appliquait aux discussions du conseil lors de la séance à huis clos du 7 décembre 2021.

 

Opinion

23    Le conseil du Canton de Lanark Highlands n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en se réunissant à huis clos pour discuter du rendement d’une personne dans le cadre de son emploi au Canton. La discussion relevait de l’exception relative aux réunions à huis clos pour les renseignements concernant une personne qui peut être identifiée, à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi.

 

Rapport

24    Le conseil du Canton de Lanark Highlands a eu l’occasion d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter pour mon Bureau. En raison des restrictions mises en place pour cause de COVID-19, certaines modifications ont été apportées au processus habituel d’examen préliminaire et je remercie le conseil et le personnel de leur coopération et de leur souplesse. Nous n’avons reçu aucun commentaire.

25    Mon rapport devrait être communiqué au conseil du Canton de Lanark Highlands. Le Canton a accepté de communiquer mon rapport lors de la prochaine réunion du conseil.

 
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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario


[1] LO 2001, chap. 25.
[2] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletOntario (AG) v Pascoe, 2002 CanLII 30891 (ONCA), en ligne.
[3] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville d’Elliot Lake a tenu des réunions à huis clos illégales en avril 2015, (octobre 2015), au par. 20, en ligne.
[4] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur les réunions à huis clos tenues par le Conseil de la Municipalité de South Huron entre novembre 2008 et décembre 2013, (février 2015), aux par. 31-32, en ligne.
[5] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur des plaintes à propos d'une réunion et d'une rencontre informelle du conseil de la Ville de Pelham le 5 septembre 2017, (avril 2018), au par. 41, en ligne.
[6] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletSt. Catharines (City) v. IPCO, 2011 ONSC 234 au par. 42, en ligne.
[7] Ombudsman de l'Ontario, Enquête à propos d’une plainte sur une réunion tenue par le Canton de Leeds et les Mille-Îles le 11 août 2020, (avril 2022), au par. 54, en ligne.
[8] Ombudsman de l'Ontario, Enquête à propos d’une plainte sur une réunion à huis clos tenue par la Ville de Plympton-Wyoming le 24 juin 2020, (février 2021), au par. 26, en ligne.