Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Municipalité de Whitestone a tenu une réunion à huis clos illégale le 4 février 2014
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
octobre 2014
Plainte
1 Le 13 juin 2014, mon Bureau a reçu une plainte sur une séance à huis clos que le Conseil de la Municipalité de Whitestone avait tenue lors de sa réunion du 4 février 2014.
2 D’après le plaignant, le Conseil s’était retiré à huis clos pour discuter du poste vacant d’administrateur en chef qui était à pourvoir. Le plaignant a allégué que ces discussions à huis clos constituaient une infraction aux dispositions de la Loi sur les municipalités et auraient dû se dérouler en public.
Compétence de l'Ombudsman
3 En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi), toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
4 Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
5 Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans la Municipalité de Whitestone.
6 Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.
Processus d'enquête
7 L’équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) de mon Bureau a examiné les extraits pertinents du Règlement municipal de procédure et de la Loi, ainsi que la documentation de la réunion du 4 février. De plus, elle a parlé à la secrétaire, au maire et à l’adjoint au maire.
8 Mon Bureau a reçu une pleine collaboration dans cette affaire.
Réunion du 4 février
9 La réunion du 4 février a commencé à 19 h. L’ordre du jour indiquait que le Conseil tiendrait une séance à huis clos pour discuter de « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou d’un conseil local, pour débattre de la stratégie de mise en œuvre des recommandations d’une étude organisationnelle ». En fait, le Conseil s’est retiré à huis clos à trois reprises durant cette réunion.
10 Le Conseil a tout d’abord résolu de se retirer à huis clos à 19 h 04 dans l’objectif d’examiner des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité et d’un conseil local; et des relations de travail et des négociations avec les employés ».
11 Alors qu’il était réuni à huis clos, le Conseil a discuté d’une étude organisationnelle effectuée par un consultant. Cette étude comprenait des renseignements sur le rendement d’employés identifiés. De plus, le Conseil a discuté des départs à la retraite imminents de deux personnes identifiées.
12 La séance publique a repris à 20 h 45 et le maire a présenté ses excuses, expliquant qu’il devait s’absenter pour une raison personnelle. Le Conseil a résolu de se retirer de nouveau à huis clos à 20 h 55 afin de poursuivre les discussions sur les renseignements privés et les relations de travail.
13 La séance publique a repris de nouveau à 21 h 40. En public, le Conseil a étudié cette motion :
Conformément à l'objectif des politiques sur le personnel de la municipalité, il est résolu que le poste d’AC soit proposé à l’interne pendant une semaine. Toute candidature devra être adressée au maire.
14 La motion a été reportée, car le maire a annoncé un conflit d’intérêts potentiel et a quitté la réunion en présentant ses excuses. La même motion a de nouveau été examinée, mais cette fois avec la directive que les candidatures soient présentées à l’adjoint au maire. La motion a été adoptée.
15 Le maire est ensuite revenu à la réunion et le Conseil a résolu de se retirer à huis clos une nouvelle fois à 21 h 55, afin de poursuivre les discussions sur les renseignements privés et les relations de travail.
16 Durant cette partie de la réunion à huis clos, des directives ont été données à deux membres du Conseil, leur demandant de recueillir des renseignements à propos d’une offre d’emploi interne liée au départ imminent d’un membre du personnel identifié.
17 La réunion publique a repris de nouveau à 22 h 10. La séance a été levée à 22 h 15.
Analyse
18 Les renseignements fournis à mon Bureau indiquent que les discussions à huis clos du 4 février portaient sur une étude organisationnelle, qui comprenait des renseignements précis sur le rendement de membres du personnel identifiés. Le Conseil avait aussi discuté des détails du départ à la retraite de deux membres du personnel.
19 Pour examiner les paramètres des exceptions des réunions publiques, mon Bureau s’est souvent référé à la jurisprudence du Bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP). Bien que non exécutoires pour mon Bureau, les décisions rendues dans ces affaires peuvent être des sources d’information.
20 L’ordonnance MO-2204 du CIPVP[1] a souligné que, pour constituer des « renseignements personnels », les renseignements doivent porter sur un particulier à titre personnel, et non professionnel, officiel ou commercial. Toutefois, les renseignements professionnels peuvent constituer des renseignements personnels s’ils révèlent quelque chose de nature personnelle à propos d’un particulier. Dans l’ordonnance MO-2519 du CIPVP[2], l’arbitre a conclu que l’évaluation du rendement d’employés et de professionnels, et les renseignements connexes, étaient des renseignements personnels.
21 Dans ce cas, le Conseil a discuté de renseignements sur le rendement d’employés identifiés. Ces discussions cadraient avec l’exception des « renseignements privés ». Elles relevaient aussi de l’exception des « relations de travail ». Comme l’a souligné le CIPVP, cette exception fait référence aux rapports collectifs entre un employeur et ses employés[3].
Opinion
22 Mon examen a conclu que le Conseil de la Municipalité de Whitestone n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités lors de sa réunion à huis clos du 4 février 2014. Les discussions tenues alors relevaient des exceptions citées aux exigences des réunions publiques.
Rapport
23 Le personnel d’OMLET a communiqué avec le trésorier et le maire le 30 octobre 2014 pour leur présenter un aperçu de ces conclusions et pour donner à la Municipalité la possibilité de les commenter. Nous avons tenu compte de tous les commentaires reçus pour préparer ce rapport.
24 Mon rapport devrait être communiqué au Conseil de la Municipalité de Whitestone et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
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André Marin
Ombudsman de l’Ontario
[1] Ordonnance MO-2204, Ville d’Aylmer (22 juin 2007)
[2] Ordonnance MO-2519, Canton de Madawaska Valley (29 avril 2010)
[3] Voir ordonnance PO-2057 (29 octobre 2002), concernant l’expression « relations de travail » au paragraphe 65 (6) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.