L’Ombudsman a constaté que le Conseil de la Ville de Midland avait tenu des discussions à huis clos à de multiples reprises de décembre 2011 à mars 2012, dans des circonstances non permises par les exceptions de la Loi sur les municipalités.
Enquête sur certaines réunions à huis clos tenues par la Ville de Midland de décembre 2011 à mars 2012
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
septembre 2012
1 Notre Bureau a reçu trois plaintes à propos des pratiques de réunion à huis clos du conseil municipal de la Ville de Midland. Les plaintes portaient sur une réunion à huis clos du Comité de planification et de développement le 11 janvier 2012, une réunion spéciale à huis clos du conseil le 12 janvier 2012 et diverses réunions budgétaires à huis clos.
2 En ce qui concerne la réunion du Comité de planification et de développement tenue le 11 janvier 2012, les plaintes ont allégué que l’avis donné n’était pas conforme au règlement de procédure de la Ville et que le conseil n’avait pas fait rapport en séance publique de ce qui s’était passé durant ce huis clos. Cette plainte déclarait aussi que le conseil omettait régulièrement de rendre compte au public de ses séances à huis clos.
3 Pour la réunion à huis clos du conseil le 12 janvier 2012, les plaintes demandaient si cette réunion avait été dûment tenue à huis clos.
4 Quant aux réunions budgétaires à huis clos, il a été établi par la suite que les réunions en cause avaient été tenues le 1er et le 13 décembre 2011. Les plaignants s’inquiétaient du fait que le conseil n’avait pas communiqué suffisamment de renseignements à propos de ces réunions lors d’une séance publique ultérieure.
5 Le 2 avril 2012, notre Bureau a reçu une autre plainte au sujet des modalités de vote lors des réunions à huis clos du conseil le 21 février et le 26 mars 2012.
6 Au cours de notre examen, on nous a aussi demandé d’étudier une question à propos de séances privées d’information qui ont lieu entre certains membres du conseil et du personnel municipal. Nous avons examiné cette question séparément et nous en traiterons dans une communication distincte au conseil, ainsi que lors d’une future séance de liaison et de formation animée par mon personnel, qui aura lieu durant une réunion publique du conseil dans un avenir proche.
7 En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi), les municipalités sont tenues d'adopter des règlements municipaux qui définissent les règles de procédure des réunions. La Loi stipule qu'elles doivent aviser le public de ces réunions et énoncent que toutes les réunions doivent être publiques, sauf si elles relèvent d'exceptions prescrites.
8 Depuis le 1er janvier 2008, des modifications à la Loi accordent aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité a dûment fermé une réunion au public. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l'Ombudsman de l'Ontario. La Loi désigne l'Ombudsman en tant qu'enquêteur par défaut dans les municipalités qui n'ont pas nommé leur propre enquêteur.
9 La Ville de Midland a fait de l'Ombudsman de l'Ontario son enquêteur en novembre 2011.
10 Lorsqu'il enquête sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, notre Bureau détermine si les exigences de la Loi relatives aux réunions publiques et les règlements municipaux de procédure pertinents ont été dûment respectés.
11 Après avoir fait un examen préliminaire des plaintes initiales, le 12 mars 2012, mon Bureau a avisé la Ville de Midland que nous mènerions une enquête.
12 Au cours de cette enquête, nous avons obtenu et examiné des documents municipaux pertinents, dont des motions, des ordres du jour, des procès-verbaux et des notes. Nous avons aussi étudié le règlement municipal de procédure, de même que les textes de loi applicables.
13 En vertu du paragraphe 19(1) de la Loi sur l’Ombudsman, les membres du conseil et les employés municipaux sont tenus de communiquer à notre Bureau tout document ou renseignement requis dans le cadre de nos enquêtes. Les membres du conseil et les employés municipaux ont pleinement coopéré à notre enquête.
14 Une équipe composée de deux membres a effectué neuf entrevues en personne avec des membres du conseil et du personnel municipal concerné. Elle a aussi interviewé au téléphone deux autres membres du conseil qui ne pouvaient pas rencontrer nos enquêteurs alors que ceux-ci étaient à Midland.
15 Conformément à nos procédures habituelles, nous avons donné à la Ville la possibilité de consulter un rapport présentant une analyse et des conclusions préliminaires d’enquête et de nous faire toute présentation pertinente avant la finalisation de ce rapport. Nous avons proposé aux membres du conseil et du personnel municipal de leur remettre un exemplaire de notre rapport préliminaire, pour qu’ils puissent l’étudier, sous réserve qu’ils signent un engagement de confidentialité.
16 Sept membres du conseil et deux membres du personnel ont signé cet engagement de confidentialité et ont reçu notre rapport préliminaire, à titre temporaire. Nous n’avons reçu aucun commentaire écrit sur ce rapport préliminaire.
17 Le règlement de procédure (2010-42) de la Ville stipule que les réunions ordinaires du conseil auront lieu à 19 h le quatrième lundi de chaque mois, sauf avis contraire. Un avis doit être communiqué au public pour chacune de ces réunions, sous forme d’un ordre du jour affiché sur le site Web de la Ville, le vendredi avant ladite réunion ordinaire.
18 Selon le règlement municipal, le maire peut convoquer des réunions à huis clos selon les besoins. Le règlement stipule aussi que, « vu l’urgence potentielle de telles réunions, le maire tentera de donner le plus long préavis possible en fonction des circonstances ». Si le maire considère que la question n’est pas urgente, un préavis d’au moins 48 heures devra être donné. L’avis public de réunion à huis clos devra prendre la forme d’un ordre du jour affiché sur le site Web de la Ville le jour de la convocation de la réunion.
19 Pour les réunions spéciales, le règlement municipal indique qu’après avoir reçu une pétition de la majorité des membres du conseil, la secrétaire doit convoquer, avec un préavis d’au moins 48 heures, une réunion spéciale aux fins spécifiées, au moment pertinent et comme indiqué.
20 Le règlement municipal stipule que toutes les réunions doivent être ouvertes au public, mais qu’elles peuvent se tenir à huis clos si la question à considérer relève d’une des exceptions énoncées à l’article 239 de la Loi sur les municipalités.
21 À la suite de notre enquête, nous avons déterminé que le conseil avait enfreint à plusieurs égards les exigences de la Loi à propos des réunions publiques.
22 Notre enquête s’est penchée sur deux réunions budgétaires tenues respectivement le 1er décembre et le 13 décembre 2011, durant lesquelles le conseil a examiné des questions en vertu de l’exception « des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée ». Notre enquête a conclu que certaines des questions examinées alors relevaient de cette exception, mais que ce n’était clairement pas le cas pour d’autres, qui n’auraient pas dû être discutées à huis clos.
23 L’ordre du jour de la réunion à huis clos du 1er décembre et celui du 13 décembre indiquaient que le conseil tiendrait une séance à huis clos pour examiner « des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée – budget ». Les participants à chacune de ces deux réunions nous ont dit que, d’après eux, il était justifié de tenir une séance à huis clos en vertu de cette exception. Ils ont indiqué que, durant ces réunions budgétaires, le conseil avait parlé de différents postes d’employés. Comme le personnel municipal ne compte que quelques employés, le conseil a considéré qu’il serait facile pour le public d’identifier la personne dont le poste était discuté. Les renseignements obtenus par nous ont confirmé que de telles discussions avaient eu lieu et que le public aurait pu aisément déterminer l’identité des personnes à ces postes. Ces discussions relevaient donc de l’exception citée, car elles concernaient des personnes qui pouvaient être identifiées – et potentiellement touchées dans leurs conditions d’emploi.
24 Le procès-verbal de chacun des huis clos indique aussi qu’une présentation PowerPoint a été faite à chacune de ces réunions. La secrétaire a remis à notre Bureau deux exemplaires de la présentation PowerPoint, comportant de légères différences. Les deux présentations sont datées du 1er décembre 2011 et rien n’indique quand l’une et l’autre ont été présentées. Les participants aux réunions nous ont donné des renseignements contradictoires quant à celle des présentations faites à chacune de ces deux dates. Il n’est donc pas possible de conclure exactement quand chacune des présentations a été faite.
25 Nous avons aussi reçu des renseignements contradictoires quant à savoir si les présentations PowerPoint faites à huis clos respectivement le 1er et le 13 décembre avaient été montrées en séances publiques à ces deux dates. Les procès-verbaux des réunions publiques indiquent que des présentations PowerPoint ont été faites, mais ne donnent pas de détails permettant d’identifier la présentation en question. De nouveau, il est impossible de conclure laquelle de ces deux présentations a été montrée en séance publique, ou même s’il s’agissait de l’une ou de l’autre.
26 Toujours est-il que ni l’une ni l’autre des présentations ne semble relever de l’exception citée de « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée ». Les présentations n’identifient aucune personne par son nom; elles ne font que donner une mise à jour du processus budgétaire global et de certaines de ses composantes. Deux membres du conseil que nous avons interviewés ont déclaré qu’à leur avis les présentations auraient dû être publiques.
27 En outre, certains des interviewés se sont souvenus d’avoir discuté du budget de déploiement du service des pompiers ainsi que de la rémunération et des avantages sociaux des membres du conseil. Aucun de ces sujets ne relève à proprement parler de l’exception des « renseignements privés à propos d’une personne qui peut être identifiée » relativement aux réunions à huis clos.
28 Nous avons aussi reçu des plaintes disant que la réunion à huis clos du Comité de planification et de développement tenue le 11 janvier 2012 ne respectait pas les dispositions d’avis énoncées dans le règlement de procédure de la Ville. Le comité s’est réuni à huis clos en vertu de l’alinéa 239(2)c) de la Loi sur les municipalités, disant qu’il allait considérer l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité.
29 Le règlement de procédure de la Ville exige que les ordres du jour des réunions à huis clos du conseil et de ses comités soient affichés sur le site Web de la municipalité avant ces réunions. La secrétaire adjointe intérimaire nous a fait savoir que, par suite d’une « négligence », ceci ne s’était pas produit pour la réunion du 11 janvier. Deux membres du comité nous ont informés qu’ils n’avaient pas assisté à cette réunion en raison de l’absence de préavis.
30 Cependant, la réunion a bien eu lieu. D’après les renseignements que nous avons obtenus au cours de notre enquête, le conseil a apparemment envisagé l’acquisition d’un bien-fonds devenu disponible et ses discussions lors de la réunion relevaient de l’exception citée aux règles des réunions publiques.
31 L’un de nos enquêteurs a appris qu’un membre du comité avait attiré l’attention du conseil sur l’insuffisance du préavis. La nullité de la réunion du 11 janvier a donc été prononcée. Une autre réunion à huis clos a eu lieu par la suite pour traiter des questions discutées à l’origine le 11 janvier.
32 L’ordre du jour communiqué au public pour cette réunion indiquait que le conseil se réunirait à huis clos en séance « d’éducation et de formation ». Aucun autre détail n’était donné. Comme l’exige la Loi, la résolution de tenir un huis clos indiquait que le conseil se réunissait ainsi en séance d’éducation ou de formation conformément au paragraphe 239(3.1) de la Loi.
33 Le procès-verbal montre que le conseil, le secrétaire intérimaire/directeur administratif, la secrétaire adjointe intérimaire et huit autres membres du personnel ont assisté à cette réunion.
34 Selon le procès-verbal, « durant la séance à huis clos, chaque chef de service a brièvement décrit les projets et le plan de travail de son service pour 2012 ». Le procès-verbal poursuit dans ces termes : « Le conseil et le personnel ont tenu des discussions sur des questions relatives au processus de réunion et à d’autres points qui exigeaient une clarification/une réorientation ». Les points suivants ont été discutés :
a) moment de réflexion silencieuse;
b) réunions à huis clos;
c) audiences publiques et questions de planification;
d) règles de bienséance des réunions publiques;
e) temps supplémentaire du personnel de direction des services;
f) ordre du jour convenu;
g) réunions budgétaires mensuelles.
35 Le procès-verbal indique aussi que quatre questions ont été identifiées comme « nécessitant une action », à considérer lors de la réunion suivante du Comité général :
continuer d’observer ou non le moment de réflexion silencieuse;
formation pour le conseil et le personnel de direction des services sur le processus de réunions à huis clos et sur les procédures; moyens de présider efficacement une réunion;
règles de bienséance à suivre par le public, le conseil et le personnel lors des réunions – mot d’ouverture;
temps supplémentaire du personnel de direction des services.
36 Certains membres du conseil nous ont avisés que des discussions avaient eu lieu sur des résidents et sur des médias de la Ville qui avaient été nommés.
37 Le maire a dit à nos enquêteurs que la raison d’être de cette réunion était la suivante : il voulait « accorder un arrêt pour parler de la manière dont nous interagissons ». Il a dit que l’ordre du jour était « largement ouvert » et que l’objectif était de voir ce qui allait et ce qui n’allait pas au conseil. La description du but de la réunion par le maire est conforme à celle fournie par les autres participants.
38 Lors de la réunion, deux membres du conseil ont dit qu’à leur avis la réunion ne devrait pas se tenir à huis clos. Ils se sont souvenus que le secrétaire intérimaire/directeur administratif et le maire avaient répondu que le huis clos était en bonne et due forme en vertu des exceptions « d’éducation et de formation » et de « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée ».
39 Durant les entrevues faites par notre Bureau, deux autres membres du conseil ont exprimé leurs réserves, croyant que la réunion du 12 janvier n’aurait pas dû se tenir à huis clos. Le maire a précisé qu’à son avis le moment de silence ne relevait pas à proprement parler d’une réunion à huis clos, mais il a ajouté que le sujet avait été réglé rapidement avant les discussions sur les autres sujets. Il a dit que, pour lui, la Loi sur les municipalités n’indiquait pas clairement quand l’exception « d’éducation et de formation » pouvait être appliquée aux réunions à huis clos.
40 Sous réserve que les exigences de procédure soient respectées, le conseil est en droit de tenir des réunions à huis clos, en vertu du règlement municipal de procédure et de la Loi (paragraphe 239(3.1)), à condition qu’aucun membre ne discute ou ne traite aucunement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du conseil, lors de ces réunions.
41 Bien que la formulation de l’exception « de l’éducation ou de la formation » se prête à une interprétation large, toute exception doit être interprétée de manière restrictive dans l’intérêt du public et en raison de la nature corrective des exigences sur les réunions publiques. Comme je l’ai souligné dans mon rapport intitulé ABC de l’éducation et de la formation, à propos de mon enquête sur une réunion spéciale du Comité des services de développement de la Ville d’Oshawa :
Les conseils et les comités devraient éviter de profiter des séances éducatives à huis clos pour considérer des renseignements sur lesquels ils fonderont leurs décisions futures, à moins que les sujets traités ne relèvent des exceptions aux exigences des réunions publiques et ne soient autorisés en bonne et due forme.
42 Notre enquête a conclu que la réunion spéciale du 12 janvier avait indûment été tenue à huis clos en vertu de cette exception. À mon avis, aucun des points discutés lors de cette réunion ne pouvait être considéré en vertu de l’exception « de l’éducation ou de la formation », car les renseignements discutés ou échangés portaient directement sur les travaux du conseil et avaient clairement pour but de faire avancer ses travaux ou sa prise de décisions. Certaines discussions portaient peut-être sur des renseignements privés à propos de personnes qui pouvaient être identifiées, mais cette exception n’a pas été citée dans la résolution menant au huis clos. Par conséquent, ces discussions n’étaient pas dûment autorisées.
43 Conformément au paragraphe 239(6) de la Loi sur les municipalités, un vote peut uniquement se dérouler à huis clos si la réunion est dûment fermée au public et si le vote concerne une question de procédure ou vise à donner des directives ou des instructions aux fonctionnaires, agents, employés ou mandataires de la municipalité. Le règlement de procédure de la Ville reflète ce passage de la Loi. L’interdiction de voter autrement que de manière prescrite s’étend aux votes informels, par exemple aux « votes de paille » ou aux « votes à main levée ».
44 Au cours de deux des réunions qui ont fait l’objet de notre enquête, le conseil a indûment voté à huis clos, contrevenant ainsi à la Loi.
45 Le procès-verbal de la réunion budgétaire à huis clos du 1er décembre 2011 indique ceci : « À la suite de la présentation, une longue discussion a eu lieu, durant laquelle le conseil a donné des directives sur un certain nombre de points. » Le procès-verbal ne fournit aucun autre détail sur ces directives.
46 Les notes prises par le secrétaire intérimaire et par la secrétaire adjointe intérimaire font référence à de multiples votes de paille, qui sont des votes informels sur une proposition ou une question. D’après les renseignements que nous avons obtenus durant nos entrevues avec les membres du personnel et du conseil, il y a eu au moins deux votes de paille et peut-être jusqu’à quatre à la réunion du 1er décembre. Ces votes de paille ne portaient ni sur une question de procédure, ni sur des directives au personnel, et incluaient un vote sur la rémunération et les avantages sociaux des membres du conseil.
47 Le procès-verbal de la réunion budgétaire à huis clos du 13 décembre 2011 indique ceci : « Des discussions ont eu lieu, après quoi le conseil a décidé que les directives définies lors de la séance à huis clos seraient confirmées par une motion officielle qui serait présentée à la réunion budgétaire après l’ajournement de cette séance. » Aucun autre détail n’est donné quant à la moindre directive.
48 Les notes du secrétaire intérimaire ne mentionnent aucun vote lors de cette réunion. En revanche, celles de la secrétaire adjointe intérimaire font référence à trois votes. De plus, neuf des personnes que nous avons interviewées se sont souvenues qu’il y avait eu un vote à main levée pour chacun des trois postes d’employés municipaux considérés dans le cadre du processus budgétaire.
49 Le procès-verbal de la réunion publique ne clarifie pas l’objet des votes lors de la séance à huis clos ou de la séance publique. Voici ce qu’il indique :
« 4.3 Ébauche de budget et fonctionnement
Avant le commencement de la présentation PowerPoint, le maire McKay a parlé de la directive [sic] recommandée durant la précédente séance à huis clos à propos des questions de dotation en personnel et a fait savoir qu’une motion confirmant la directive du conseil serait présentée… »
50 La motion suivante a été présentée :
IL EST PROPOSÉ QUE LA DIRECTIVE DONNÉE AU PERSONNEL DURANT LA SÉANCE À HUIS CLOS CONCERNANT LES POSTES DISCUTÉS SOIT APPLIQUÉE.
51 La motion a été adoptée. Le procès-verbal ne donne pas d’autres détails. Apparemment, il n’y a aucun compte rendu officiel de la directive donnée au personnel durant la séance à huis clos.
52 Les renseignements communiqués à notre Bureau indiquent que les votes des réunions du 1er décembre et du 13 décembre n’étaient pas uniquement de nature procédurale, ou ne visaient pas uniquement à donner des directives au personnel. Par exemple, il était inapproprié de voter à huis clos sur des questions de fond concernant la rémunération et les avantages sociaux du conseil.
53 Certes, il est permis au conseil de voter à huis clos pour donner des directives au personnel, mais en raison du manque de renseignements sur l’objet du vote dans le procès-verbal, il est impossible de déterminer si les « directives » données lors de ces réunions relevaient de l’exception admissible de la Loi sur les municipalités.
54 Après l’ouverture de notre enquête, nous avons reçu une autre plainte à propos de votes qui se sont déroulés à huis clos le 21 février et le 26 mars 2012. Notre Bureau n’a pas fait d’entrevue à propos de ces réunions, mais a examiné les documents municipaux pertinents.
55 Le procès-verbal de la réunion du 21 février indique que les votes, qui se sont faits à main levée, portaient sur des nominations au conseil d’administration de la Midland Power Utility Corporation et au Comité de dérogation. Étant donné que ces votes n’étaient pas de nature procédurale et ne visaient pas à donner des directives ou des instructions aux fonctionnaires, agents, employés ou mandataires de la municipalité, ils n’auraient pas dû se dérouler à huis clos. Comme indiqué précédemment, l’interdiction de voter durant une séance à huis clos s’étend aux votes à main levée.
56 Le procès-verbal de la réunion du 26 mars ne fait aucune référence à un vote, et il est donc impossible de déterminer si un vote illégal s’est déroulé ou non durant cette séance à huis clos.
57 Conformément au paragraphe 239(7) de la Loi sur les municipalités, une municipalité est tenue de consigner, sans remarques, les résolutions, décisions et autres délibérations de ses réunions.
58 Au cours de notre enquête, nous avons constaté que les procès-verbaux des réunions à huis clos de la Ville ne semblent pas indiquer exactement le déroulement les séances à huis clos. Notamment, les procès-verbaux des séances à huis clos ne fournissent pas de renseignements sur les directives données au personnel par le conseil durant ses séances à huis clos. Durant nos entrevues, certains conseillers nous ont dit que ceci prête à confusion, car il n’y a pas de compte rendu officiel du processus décisionnel du conseil.
59 Idéalement, un compte rendu écrit de réunion à huis clos devrait inclure ces renseignements :
où la réunion a eu lieu;
quand la réunion a commencé et quand elle a été ajournée;
qui a présidé la réunion;
qui était présent, avec référence spécifique à la secrétaire ou à tout autre personne responsable de consigner le déroulement de la réunion;
départ ou arrivée de tout participant durant la réunion et, le cas échéant, heure du départ ou de l’arrivée;
description détaillée des questions de fond et de procédure qui ont été discutées, avec référence à tout document spécifique considéré;
toute motion, y compris qui a présenté et qui a secondé cette motion;
tout vote qui s’est déroulé et toute directive qui a été donnée.
60 Bien que la Loi interdise d’inclure des « remarques » aux comptes rendus officiels, ceci ne veut nullement dire qu’il faut s’abstenir de faire toute référence aux sujets discutés lors d’une réunion. Les diverses questions de fond et de procédure qui ont été discutées lors d’une réunion devraient être consignées. L’exigence de faire des comptes rendus des réunions devrait être interprétée conformément à l’intention des dispositions sur les réunions municipales, dont l’objectif est de renforcer l’ouverture, la transparence et la responsabilisation des gouvernements municipaux.
61 Dans l’intérêt de la transparence, plusieurs municipalités de l’Ontario enregistrent leurs réunions à huis clos ou permettent leur diffusion. C’est un processus sage et raisonnable, qui contribue à garantir l’existence de comptes rendus clairs, complets et accessibles des réunions.
62 Comme cette enquête le montre, dans les cas des réunions à huis clos, je suis souvent contraint de me dépêtrer avec des procès-verbaux cryptiques et des souvenirs contradictoires, incomplets et incertains pour tenter de reconstruire le déroulement de ces huis clos, afin de déterminer si les règles applicables ont été suivies. Il serait de l’intérêt du conseil, du personnel municipal et du public de faire des enregistrements audio ou vidéo de toutes les réunions à huis clos, pour référence ultérieure. Cette façon de procéder permettrait aussi de mener rapidement des enquêtes sur les plaintes concernant les réunions à huis clos.
63 Aux États-Unis, plusieurs instances exigent que les réunions municipales à huis clos soient enregistrées électroniquement ou sur vidéo, et beaucoup d’autres ont adopté cette pratique pour renforcer la responsabilisation et la transparence de leurs procédures. Ainsi, en Illinois, l’Open Meetings Act stipule que tous les organismes publics doivent conserver un compte rendu in extenso de toutes leurs réunions à huis clos, sous forme d’un enregistrement audio ou vidéo[1]. De même, en Iowa, la loi[2] exige un enregistrement audio de toutes les réunions à huis clos, tandis qu’au Nevada les organismes publics doivent faire un enregistrement audio de leurs réunions ouvertes ou fermées au public, ou faire transcrire les délibérations[3] par un sténographe judiciaire.
64 Le conseil municipal de Midland n’a pas pour habitude de faire des comptes rendus de ses réunions à huis clos en séance ouverte au public, sauf dans la mesure où certaines motions qui font l’objet de votes en séance publique ont trait à des votes tenus à huis clos.
65 J’encourage les municipalités à rendre publiquement compte du déroulement de leurs séances à huis clos, du moins de manière générale, lors de séances ouvertes au public. Dans certains cas, le compte rendu public peut simplement prendre la forme d’une présentation générale, faite en séance publique, sur les sujets considérés à huis clos – similairement aux renseignements de la résolution autorisant le huis clos – avec des données sur les directives au personnel, les décisions et les résolutions. Dans d’autres cas, la nature des discussions peut justifier des renseignements plus fournis sur la séance à huis clos.
66 Jusqu’à tout récemment, dans le cadre de sa « politique sur l’enquêteur chargé des réunions municipales à huis clos », Midland avait une procédure exigeant que les plaignants remplissent un « Formulaire de demande à l’intention de l’enquêteur chargé des réunions municipales à huis clos », formulaire à soumettre à mon Bureau ou à la secrétaire municipale. Au cours de notre enquête, nous avons informé le conseil municipal de Midland qu’aucun formulaire spécial n’était requis et que les membres du public pouvaient communiquer directement avec mon Bureau au téléphone, par courrier postal, par courriel, en ligne, sur appareil mobile ou en personne, pour déposer une plainte sur une réunion tenue indûment à huis clos. Après la clôture de notre enquête, Midland a modifié sa politique, qui indique maintenant comment communiquer directement avec mon Bureau.
67 Notre enquête a confirmé que, à plusieurs reprises, le conseil municipal de Midland avait discuté à huis clos de questions dans des circonstances non autorisées par les exceptions à la Loi. Le conseil a indûment invoqué les exceptions « d’éducation ou de formation » et de « personne qui peut être identifiée » pour justifier la discussion à huis clos de questions qui auraient dû être considérées en public. Enfin, le conseil a régulièrement voté, à tort, en séances à huis clos.
68 Durant notre enquête, nous avons aussi constaté un certain nombre de pratiques problématiques, dont un cas d’avis insuffisant, de multiples cas de comptes rendus inadéquats et d’omissions de rendre compte des réunions à huis clos publiquement et adéquatement.
69 De nombreux membres du conseil nous ont fait savoir que le conseil municipal cherche à améliorer ses pratiques de réunions à huis clos et aimerait obtenir l’aide de notre Bureau à cet égard. Certes, je ferai des recommandations découlant de notre enquête, mais il est clair que le conseil doit montrer plus de rigueur pour se conformer à ses obligations juridiques relativement aux réunions à huis clos. Il est également important que les membres du conseil comprennent qu’ils sont personnellement et collectivement tenus de veiller au respect des dispositions sur les réunions à huis clos.
70 Je fais les recommandations suivantes qui, je l’espère, aideront le conseil de Midland à respecter ses obligations juridiques concernant les réunions à huis clos ainsi qu’à améliorer généralement ses pratiques pour ces réunions. Notre Bureau a communiqué avec la secrétaire pour organiser une formation qui sera donnée au conseil par les membres de notre Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET), à propos des exigences des réunions municipales à huis clos.
La Ville de Midland devrait veiller à ne discuter d’aucun sujet qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du conseil, lors d’une séance à huis clos « d’éducation ou de formation ».
La Ville de Midland ne devrait pas tenir de séance à huis clos « d’éducation ou de formation », sauf si le sujet des discussions relève uniquement d’un objectif d’éducation ou de formation et si la Ville a dûment cité cette exception dans sa résolution menant au huis clos.
La Ville de Midland devrait veiller à ce que, lors d’une séance tenue à huis clos en vertu d’une exception à la Loi sur les municipalités, ses discussions se limitent aux questions que le conseil est en droit de discuter à huis clos en vertu des exceptions à la Loi. Le conseil ne devrait pas autoriser la discussion à huis clos d’autres questions qui ne relèvent pas des exceptions à la Loi.
La Ville de Midland devrait veiller à ce qu’aucun vote n’ait lieu en séance à huis clos, sauf conformément au règlement municipal de procédure et à la Loi. Aucun vote ne devrait se dérouler à moins que les exigences procédurales de vote ne soient suivies, incluant les motions d’autorisation et les résolutions. De même, les votes informels « à main levée » ne sont pas autorisés durant les huis clos.
La Ville de Midland devrait prendre l’habitude de faire des comptes rendus de ses réunions, et notamment de consigner toutes les résolutions, tous les votes, décisions et délibérations des réunions, que celles-ci se déroulent en public ou à huis clos, conformément au paragraphe 239(7) de la Loi.
La Ville de Midland devrait faire des enregistrements audio ou vidéo de toutes ses réunions à huis clos et conserver ces enregistrements dans un lieu confidentiel et sûr, pour référence ultérieure.
Le conseil de la Ville de Midland devrait prendre l’habitude de rendre publiquement compte de toutes les questions discutées à huis clos, après le huis clos.
Tous les membres du conseil de la Ville de Midland devraient respecter avec vigilance leur obligation personnelle et collective de veiller à ce que le conseil s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi et de son règlement de procédure.
71 Mon rapport devrait être mis à la disposition du public aussi tôt que possible, pas plus tard que lors de la prochaine réunion du conseil.
______________________
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
[1] 5 ILCS 120/2.06
[2] Iowa Code § 21.5(4)
[3] N.R.S 241.035(4)
