Canton de Laird - 24 janvier 2017

Plainte

1 Mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Conseil de gestion de Laird Fairgrounds avait discuté d’une question à huis clos le 10 août 2016, contrairement aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi). Le plaignant a allégué que la question discutée ne relevait d’aucune des exceptions prescrites par la Loi.

2 En vertu de la Loi, toutes les réunions du Conseil, des conseils locaux et des comités d'un conseil doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.

 

Compétence de l’Ombudsman

3 Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos en vertu de la Loi. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l'Ombudsman de l'Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.

4 L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos pour le Canton de Laird.

5 Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement de procédure applicable ont été respectés.

 

Processus d’enquête

6 Nous avons avisé le Conseil et le Canton que nous mènerions une enquête sur cette plainte le 2 novembre 2016. Nous avons obtenu et examiné le Règlement de procédure de la municipalité ainsi que les règlements applicables au Conseil. Nous avons aussi examiné la documentation de la réunion du 10 août 2016, dont son ordre du jour, son procès-verbal, ainsi que le procès-verbal de la séance à huis clos. Nous avons interviewé la greffière du Canton, qui est aussi la secrétaire-trésorière du Conseil, et tous les membres du Conseil.

7 Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans ce dossier.
 

Conseil de gestion de Laird Fairgrounds

8 Le Conseil de gestion de Laird Fairgrounds a été créé en 2000 pour gérer les biens-fonds appartenant à la municipalité qui sont utilisés pour les fêtes foraines, et qui comprennent un terrain d'équitation.

9 Le terrain d’équitation a été rénové récemment par la municipalité. Il peut être loué par les membres du public. La municipalité élabore actuellement des règles d’utilisation de ce terrain d’équitation.

10 Le Conseil de gestion comprend six membres, dont deux membres du Conseil municipal et quatre membres de la communauté. Le Conseil de gestion a aussi un suppléant du Conseil municipal.

11 Avant d’examiner la réunion du 10 août, nous devons déterminer si le Conseil de gestion de Laird Fairgrounds est assujetti aux règles des réunions publiques. Les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités s’appliquent uniquement à un conseil municipal, à un conseil local, ou à un comité de l’un ou de l’autre.

12 Un organisme est un comité du Conseil si au moins 50 % de ses membres sont membres d’un ou de plusieurs conseils municipaux ou conseils locaux. Un organisme peut aussi être un comité si un règlement municipal en décide ainsi.

13 Le Conseil de gestion de LairdLaird Fairgrounds n’est pas composé d’au moins 50 % des membres du Conseil municipal ou d’un conseil local, étant donné que seuls deux des six membres sont aussi membres du Conseil municipal.

14 Toutefois, la greffière, qui joue aussi le rôle de secrétaire-trésorière du Conseil de gestion, nous a dit que le Conseil de gestion était un comité du Conseil municipal en vertu d’un règlement municipal adopté par le Conseil municipal en 2012.

15 Le Conseil de gestion a été créé en vertu du Règlement 779-00 en juillet 2000. Le règlement habilitant prévoyait que le Conseil de gestion serait composé de 12 membres, dont un membre du Conseil municipal, et précisait que le Conseil de gestion était créé pour gérer Laird Fairgrounds, sur des terrains municipaux.

16 En août 2012, le Conseil municipal a adopté le Règlement 927-12 pour actualiser le règlement habilitant du Conseil de gestion. La mise à jour a réduit le nombre de membres de 12 à cinq – deux représentants de la société agricole locale, un membre du Conseil municipal et deux membres du grand public. Ce Règlement stipule que le Conseil municipal peut nommer plus de membres par voie de résolution.

17 Le Conseil municipal nomme chaque année les membres du Conseil de gestion en fonction des recommandations de la société agricole. Le Conseil de gestion élit ensuite son président et son secrétaire, et avise le Conseil municipal de ces nominations. Le trésorier du Conseil de gestion doit être le trésorier du Canton. Le Règlement stipule que le Conseil de gestion « agira au nom du Conseil municipal en tant que comité pour les activités relatives aux dépenses et recettes » de Laird Fairgrounds.

18 Le Conseil de gestion de Laird Fairgrounds est un comité du Conseil municipal du Canton de Laird, assujetti aux règles des réunions publiques.

 

Procédures des comités

19 Le règlement constitutif du Conseil de gestion stipule que celui-ci tiendra toutes ses réunions « en public », soulignant que personne ne pourra être exclu, sauf pour conduite répréhensible. Le Conseil de gestion est tenu de dresser des procès-verbaux. Ce règlement ne prévoit aucune réunion à huis clos.

20 Le Règlement de procédure du Canton prévoit la tenue de réunions à huis clos du Conseil municipal ou des comités. Il reflète les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités au sujet des résolutions à adopter pour se retirer à huis clos, des votes en séance à huis clos, et des exceptions des réunions à huis clos. Cependant, le Règlement ne fait référence ni à l’exception au paragraphe 239 (3.1) concernant les séances d’éducation ou de formation, ni à l’exception à l’alinéa 239 (3) b) concernant les discussions sur une enquête en cours menée par notre Bureau, un enquêteur chargé des réunions à huis clos ou un ombudsman nommé par la municipalité.

21 Le Canton de Laird devrait modifier son Règlement de procédure pour refléter avec exactitude toutes les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

 

Réunion du 10 août 2016

22 Une réunion ordinaire du Conseil de gestion de Laird Fairgrounds était prévue pour le 10 août à 19 h 30, au bureau du Canton. L’ordre du jour comprenait plusieurs points désignés « Nouvelles affaires », dont l’examen de l’ébauche des règles d’utilisation du terrain d'équitation et de ses environs, des tarifs de location et d’un accord de location.

23 L’ordre du jour ne prévoyait aucune séance à huis clos.

24 D’après le procès-verbal de la réunion, tous les membres du comité ont assisté à cette réunion, dont le suppléant du Conseil municipal (Wayne Junor). Sept membres étaient présents, ainsi que la secrétaire-trésorière, qui est la greffière du Canton.

25 Durant la séance publique de la réunion, le Conseil de gestion a discuté de l’ébauche des règles d’utilisation du terrain d’équitation et a parlé de la nécessité d’arroser la surface de ce terrain avec de l'eau avant toute utilisation. Les membres nous ont dit que, comme le Canton avait rénové le terrain d’équitation récemment, il souhaitait le garder en bon état.

26 Nous avons été informés que les membres du public présents à la réunion avaient été autorisés à présenter des commentaires. Il y a eu des commentaires sur la conduite d’un membre du Conseil de gestion et d’un employé du Canton lors d'un incident au terrain d'équitation la veille de la réunion.

27 Le Conseil de gestion a voté pour se retirer à huis clos afin de discuter de « questions privées ».

28 Durant la séance à huis clos, le Conseil de gestion a discuté de l’incident survenu au terrain d'équitation entre des employés du Canton, des membres du Conseil de gestion et des membres du public.

29 La secrétaire-trésorière a remis au Conseil de gestion un rapport qui identifiait certaines personnes par leur nom et qui décrivait leur conduite présumée durant cet incident.

30 Les membres du Conseil de gestion nous ont dit que les discussions étaient restées centrées sur la conduite de certaines personnes impliquées dans l’incident, notamment sur des allégations à propos de leur conduite.

31 Durant les discussions à huis clos, les membres du Conseil de gestion ont souligné que les règles de location du terrain d'équitation, qui étaient en cours d'élaboration, pourraient peut-être empêcher de tels incidents à l’avenir.

32 La réunion à huis clos a duré de 15 à 30 minutes environ. Le Conseil de gestion n’a pas fait de rapport au public quand il a repris sa séance publique.
 
 

Analyse

33 La résolution adoptée pour tenir une réunion à huis clos le 10 août citait des « questions privées ». la Loi sur les municipalités comporte une exception à l’alinéa 239 (2) b) pour les discussions sur des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

34 Les discussions en vertu de cette exception doivent porter sur un particulier à titre personnel, plutôt qu’à titre officiel. Cependant, des renseignements sur un particulier à titre officiel peuvent revêtir un caractère plus personnel s’il est question d'examiner la conduite de ce particulier[1].

35 La discussion à huis clos du 10 août a porté sur la conduite de plusieurs personnes identifiées par leur nom. Le Conseil de gestion a discuté d’allégations sur leur conduite, en dehors de leurs rôles officiels.

36 Durant la réunion à huis clos, les membres du Conseil de gestion ont parlé des efforts déployés pour élaborer des règles de location du terrain d’équitation. Toutefois, ce sujet ne constituait pas le cœur des discussions, et aucun renseignement autre que ceux déjà été discutés en séance publique le 10 août, n'a été examiné. Le Conseil de gestion a fait référence aux règles du terrain d’équitation dans le cadre de ses discussions sur la conduite de personnes qui pouvaient être identifiées.

37 Les discussions relevaient de l’exception à l’alinéa 239 (2) b) pour les renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

38 Le Conseil de gestion est composé de membres du Conseil municipal et de bénévoles du public. Les membres du public nous ont dit qu’ils n’avaient pas reçu de formation sur les règles des réunions publiques ou sur les obligations du Conseil de gestion en vertu de la Loi sur les municipalités. Le maire et la greffière nous ont fait savoir que le Canton serait disposé à offrir une formation au Conseil de gestion sur les règles des réunions publiques.

39 Le Canton de Laird devrait veiller à ce que tous les membres de ses comités reçoivent une formation sur les règles des réunions publiques.
 
 

Opinion

40 Le Conseil de gestion de Laird Fairgrounds est un comité du Canton de Laird. Ce comité n’a enfreint ni la Loi de 2001 sur les municipalités, ni le Règlement de procédure du Canton de Laird, quand il a discuté d’une question à huis clos le 10 août 2016. Les discussions relevaient de l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

 

Rapport

41 Le Conseil de gestion de Laird Fairgrounds et le Conseil du Canton de Laird ont eu la possibilité d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter. Nous n’avons reçu aucun commentaire.

42 Mon rapport devrait être communiqué au Conseil du Canton de Laird. Il devrait être mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.


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Paul Dubé
Ombudsman
 

[1] CIPVP, Ordonnance MO-2519, Canton de Madawaska Valley, 29 avril 2010.