Dans son rapport « Jouons à pile ou face », l’Ombudsman a conclu qu’une réunion à huis clos dans le Canton de Billings – durant laquelle le Conseil a tiré à pile ou face pour désigner un nouveau conseiller – constituait une réunion à huis clos illégale selon la Loi sur les municipalités.
Enquête visant à déterminer si le Conseil du Canton de Billings a tenu indûment une réunion à huis clos le 21 juillet 2014
« Jouons à pile ou face »
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
septembre 2014
1 Le 23 juillet 2014, mon Bureau a reçu une plainte à propos d’une séance à huis clos tenue par le Conseil du Canton de Billings, dans le cadre de la réunion de ce Conseil le 21 juillet 2014.
2 D’après le plaignant, le Conseil s’est retiré à huis clos pour discuter et sélectionner par vote des candidats à un poste vacant au Conseil. Le plaignant a allégué que les discussions ne relevaient d’aucune des exceptions des exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi) et que le vote à huis clos avait eu lieu en infraction à la Loi.
3 En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
4 Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
5 Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans le Canton de Billings.
6 Lorsqu’il enquête sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, mon Bureau détermine si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.
7 L’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (acronyme anglais OMLET) de mon Bureau a examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure du Canton et de la Loi, ainsi que la documentation des réunions, à la fois pour la séance publique et la séance à huis clos du 21 juillet. En outre, elle a communiqué avec la secrétaire-trésorière et le maire.
8 Mon Bureau a obtenu la pleine collaboration du Conseil lors de cet examen.
9 La réunion du 21 juillet était une réunion ordinaire du Conseil, qui a commencé à 19 h 30. Le Conseil du Canton comprend cinq membres – quatre conseillers et le maire. Quatre membres étaient présents; le cinquième siège au Conseil était alors vacant.
10 Durant la séance publique, le Conseil a examiné les candidatures de cinq membres du public qui souhaitaient obtenir le poste vacant au Conseil. Lors de ces discussions, le Conseil a résolu de se retirer à huis clos pour discuter de questions relatives à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi, c.-à-d. « des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée ».
11 La secrétaire-trésorière a fait savoir à mon Bureau que, comme indiqué dans l’ordre du jour de la réunion, une séance à huis clos était prévue pour une question d’embauche de personnel, mais le huis clos sur le poste vacant au Conseil n’avait pas été planifié préalablement. Le maire nous a expliqué que le Conseil avait tout d’abord pensé combler ce poste vacant par un vote au scrutin secret, en séance publique. Toutefois, il s’était dit que les conseillers voudraient peut-être exprimer des opinions personnelles sur les candidats et que les discussions devraient donc se dérouler à huis clos.
12 Le maire nous a déclaré que le Conseil avait attentivement étudié les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi avant d’adopter la résolution de se retirer à huis clos.
13 Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que, avant cette séance, la secrétaire-trésorière avait déclaré qu’à son avis, le choix d’un conseiller ne devrait pas se faire à huis clos. Elle avait recommandé qu’il se fasse en public. Elle avait aussi mis en garde le Conseil, lui disant de ne pas recourir à un vote au scrutin secret des membres du Conseil pour combler le poste vacant.
14 Le procès-verbal de la séance à huis clos montre aussi que le maire avait remis des fiches de papier aux membres du Conseil et leur avait demandé d’écrire le nom du candidat de leur choix pour désigner le nouveau conseiller. Une fois les bulletins comptés, il s’est avéré que les voix étaient à égalité entre deux candidats. Comme aucun membre du Conseil ne voulait modifier son vote, il a été décidé de tirer à pile ou face pour déterminer le gagnant. Quand nous avons parlé au maire, il a reconnu qu’il n’y avait pas eu de discussion sur des « renseignements privés » au sujet des candidats, contrairement à ce qu’il avait prévu. La secrétaire-trésorière nous a confirmé que le procès-verbal de la séance à huis clos était exact.
15 La séance à huis clos a commencé à 20 h 47 et la séance publique a repris à 20 h 57. Le procès-verbal de la séance publique indique simplement que, durant le huis clos, le Conseil avait discuté des cinq candidats au poste vacant au Conseil. Ensuite, le Conseil a adopté une résolution pour nommer Mme BillingsSharon Alkenbrack comme nouvelle conseillère.
La séance à huis clos n’a comporté aucune discussion de renseignements privés, concernant quiconque. L’objectif premier du Conseil était de sélectionner un candidat pour combler un poste vacant au Conseil. Par conséquent, la séance à huis clos n’était pas autorisée en vertu des exceptions énoncées dans la Loi sur les municipalités.
Le vote à huis clos du Conseil pour sélectionner le membre du public qui allait combler le siège vacant n’était pas permis, lui non plus, en vertu de la Loi.
Le paragraphe 239 (6) de la Loi stipule ceci :
Exception
(6) Malgré l’article 244, une réunion peut se tenir à huis clos au moment du vote si :
a) d’une part, le paragraphe (2) ou (3) autorise ou exige la tenue à huis clos de la réunion;
b) d’autre part, le vote porte sur une question de procédure ou vise à donner des directives ou des instructions aux fonctionnaires, agents, employés ou mandataires de la municipalité, du conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre, ou aux personnes dont la municipalité ou le conseil local a retenu les services, à contrat ou non.
La nomination d’un candidat à un poste vacant au Conseil n’est en aucun cas une question de procédure ou une directive qui puisse faire l’objet d’un vote à huis clos.
Non seulement la séance à huis clos du 21 juillet était illégale en vertu de la Loi sur les municipalités, mais le vote constituait une infraction à cette Loi. Comme la secrétaire-trésorière l’avait dit au départ au Conseil, un vote pour combler un siège au Conseil doit se dérouler en séance publique.
Je tiens à souligner que le mandat de mon Bureau se limite à examiner si le Conseil s’est conformé ou non aux dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. Il ne me permet pas de faire d’éventuels commentaires sur les questions potentielles de procédure qui ont entouré la décision prise par le maire de tirer au sort, à huis clos, pour désigner le nouveau conseiller.
16 Lors de notre examen du Règlement de procédure du Canton (Règlement 2009-01), nous avons constaté que ce Règlement stipulait à l’article 11 que les questions relevant d’une quelconque des neuf exceptions aux dispositions des réunions publiques de la Loi « doivent » être débattues à huis clos. Cet énoncé laissant entendre que de telles questions doivent obligatoirement être examinées à huis clos contredit les dispositions de la Loi.
17 Le Conseil est toujours librement en droit de considérer ces questions en séance publique. Seules les questions relevant du paragraphe 239 (3) – demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée – doivent être discutées à huis clos.
18 Avant de se retirer à huis clos en vertu d’une quelconque des huit autres exceptions qui laissent le libre choix, le Conseil devrait déterminer s’il existe une raison suffisante d’exercer son pouvoir discrétionnaire d’exclure le public des discussions. Le Conseil devrait aussi modifier son Règlement pour refléter le contenu de la Loi.
19 Notre examen a confirmé que le Canton de Billings avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités quand il avait discuté à huis clos d’une question non autorisée en vertu des exceptions aux dispositions des réunions publiques le 21 juillet. De plus, le Conseil avait enfreint la Loi quand il avait voté à huis clos au sujet des candidats pour combler un poste vacant.
20 Je fais quatre recommandations, en espérant qu'elles aideront le Conseil à comprendre ses obligations juridiques et à améliorer son processus de réunions à huis clos.
Le Canton de Billings devrait veiller à ne discuter d’aucun sujet à huis clos, à moins que ce sujet ne relève clairement d’une des exceptions légales aux dispositions sur les réunions publiques.
Le Canton de Billings devrait veiller à ne jamais voter à huis clos, sauf en conformité avec la Loi de 2001 sur les municipalités.
Le Canton de Billings devrait modifier son Règlement de procédure pour refléter le caractère discrétionnaire de la majorité des exceptions aux exigences des réunions publiques.
Tous les membres du Conseil du Canton de Billings devraient s’acquitter avec vigilance de leurs obligations personnelles et collectives pour veiller à ce que le Conseil se conforme à ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.
21 Le personnel d’OMLET a parlé à la secrétaire-trésorière et au maire le 17 septembre pour leur communiquer un aperçu de ces conclusions et pour donner au Canton la possibilité de les commenter. Nous avons tenu compte de tout commentaire que nous avons reçu pour rédiger ce rapport.
22 Mon rapport devrait être communiqué au Conseil du Canton de Billings et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la réunion du Conseil le 20 octobre 2014.
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André Marin
Ombudsman de l’Ontario
