Le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton est un comité du conseil assujetti aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que le comité avait enfreint la Loi sur les municipalités le 27 septembre 2017 et le 31 janvier 2018, quand il avait tenu des réunions sans en aviser le public.
Enquête sur une plainte à propos de réunions tenues par le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton le 27 septembre 2017 et le 31 janvier 2018
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
mai 2018
1 Mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton avait tenu deux réunions non conformes aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi »).
2 En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et des comités de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sauf si elles relèvent des exceptions prescrites.
3 La plainte alléguait que, le 27 septembre 2017 et le 31 janvier 2018, le Comité consultatif sur la gestion des déchets avait tenu des réunions qui constituaient des réunions à huis clos illégales, car aucun avis n’avait été communiqué au public.
4 Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est conformée à la Loi en tenant une réunion à huis clos.
5 Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas nommé le leur.
6 L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos pour la Ville de Hamilton.
7 Le 2 février 2018, mon Bureau a avisé la Ville de Hamilton que nous allions enquêter sur cette plainte.
8 Les membres du personnel de mon Bureau ont examiné les renseignements sur la composition du Comité consultatif et le règlement de la Ville qui régit les délibérations du conseil et de ses comités. Ils ont aussi interviewé des membres du personnel de la Ville de Hamilton qui connaissaient la composition du Comité, ses pratiques habituelles concernant les avis des réunions au public et les pratiques concrètement suivies pour les deux réunions en question.
9 Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans cette affaire.
10 Le Comité consultatif sur la gestion des déchets est composé de trois membres du conseil et de deux membres de la communauté. Il se réunit habituellement tous les deux mois. En plus des membres du comité, des employés municipaux assistent aux réunions.
11 Jusqu’à la réception de cette plainte, les seules réunions inscrites au calendrier des réunions de la Ville étaient celles du conseil et des comités permanents. Bien que le site Web de la Ville comporte une liste alphabétique des comités consultatifs, dont le Comité consultatif sur la gestion des déchets, le calendrier de la Ville ne donnait habituellement pas de renseignements complets sur les dates, les heures et les lieux des réunions des comités consultatifs.
12 Le Comité consultatif sur la gestion des déchets a tenu des réunions le 27 septembre 2017 et le 31 janvier 2018. Bien que la Ville ait affiché l’heure régulière des réunions pour ce comité consultatif sur son site Web, aucun lieu n'était indiqué pour les réunions et, de toute façon, les deux réunions en question n’ont pas eu lieu à la date ou à l’heure affichée. La greffière a confirmé qu’il n’y avait pas eu d’avis public des deux réunions sur le calendrier des réunions de la Ville, ni sur aucun autre site Web.
13 Les membres du personnel interviewés par mon Bureau ont confirmé que le public n’avait pas assisté aux réunions pour observer les délibérations et ont reconnu que c’était peut-être parce que le public ne savait pas quand et où se tenaient les réunions. Le plaignant a appris qu’une réunion du Comité consultatif sur la gestion des déchets avait eu lieu, car le procès-verbal de la réunion figurait à l’ordre du jour de la réunion du Comité des travaux publics.
14 Par le biais de la greffière, la municipalité a reconnu qu’elle aurait dû donner des avis des deux réunions et elle a déjà pris des mesures pour rectifier le problème. Plus précisément, la Ville a commencé à afficher l’avis des réunions de ce comité consultatif et d’autres comités similaires sur son calendrier Web, et a confirmé les instructions données par la greffière au personnel travaillant avec les comités consultatifs pour prendre cette mesure.
15 De plus, mon Bureau a été informé que le Comité de gouvernance de la Ville examine actuellement son règlement de procédure. Comme le règlement de procédure de la Ville n’indique pas expressément qu’un avis devrait être communiqué au public pour les réunions des comités consultatifs, la greffière a accepté de soulever la question auprès du Comité de gouvernance de la Ville, durant cet examen.
16 Le paragraphe 238 (2.1) de la Loi sur les municipalités stipule que chaque municipalité doit adopter un règlement de procédure qui « prévoit un avis public des réunions ».
17 La Loi définit « réunion » en ces termes : réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre, au cours de laquelle le quorum est atteint et les membres discutent ou traitent autrement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil ou du comité.
18 Le paragraphe 238 (1) définit « comité » en ces termes : comité ou sous-comité consultatif ou autre, ou une entité similaire, dont au moins 50 pour cent des membres sont également membres d’un ou de plusieurs conseils municipaux ou conseils locaux.
19 Le règlement de procédure de la Ville de Hamilton, Règlement 14-300 (le « règlement »), stipule qu’il s’applique au conseil et à ses comités. Il prévoit la communication d’un avis des réunions du conseil aux membres du public au paragraphe 3.2 (2), ainsi libellé :
Un avis préalable des réunions à l’intention du public est consultable sur le site Web de la Ville, à www.hamilton.ca (sélectionner réunions publiques et consultations).
20 L’article 5.12 du règlement énonce les exigences des audiences publiques et des avis aux « personnes intéressées » en ces termes :
Les audiences publiques ont lieu lors des réunions des comités permanents, selon les exigences de la législation applicable ou du conseil.
Une publicité adéquate doit être faite conformément à la législation applicable, au règlement, ou selon la politique de la Ville, pour aviser les personnes intéressées.
21 L’article 8 de ce règlement, qui régit la tenue des réunions à huis clos, indique que :
« comité » signifie tout comité consultatif ou autre, sous-comité ou entité similaire dont au moins 50 % des membres sont aussi membres du Conseil.
22 Bien que le règlement prévoie la communication d’un avis pour les réunions du conseil et des comités permanents, il ne dit rien au sujet d’un avis pour les réunions des comités consultatifs.
23 Le Comité consultatif sur la gestion des déchets est un comité du conseil, vu sa composition. Plus de 50 pour cent de ses membres sont des membres du conseil (trois sur cinq). Par conséquent, il est assujetti aux exigences des réunions publiques en vertu des dispositions de la Loi sur les municipalités et du règlement de procédure de la Ville.
24 Le site Web de la Ville indiquait des heures de réunion pour le Comité consultatif sur la gestion des déchets, sans toutefois en préciser le lieu, mais les réunions n’ont pas eu lieu aux heures indiquées.
25 Tous les membres du personnel que nous avons interviewés ont reconnu qu’il n’y avait pas eu d’avis des réunions du 27 septembre 2017 et du 31 janvier 2018 sur le calendrier des réunions de la Ville, ni nulle part ailleurs sur le site Web de la Ville.
26 En omettant de donner un avis de ses réunions au public, la Ville ne s'est pas acquittée de ses obligations en vertu de la Loi. Un membre du public n’aurait pas pu savoir quand et où ces réunions devaient avoir lieu. Pour qu’une réunion soit publique, le public doit pouvoir y assister et observer le déroulement du processus décisionnel du gouvernement local. Par conséquent, les réunions du Comité consultatif sur la gestion des déchets de Hamilton étaient en fait des réunions à huis clos, constituant une infraction à la Loi sur les municipalités.
27 Cette analyse est dans la lignée d’enquêtes précédentes menées par mon Bureau et de rapports publiés par lui.
28 Par exemple, le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires du Canton de Hornepayne a tenu une réunion extraordinaire. Son mandat exigeait qu’un avis des réunions extraordinaires soit affiché sur le site Web du comité, avant chaque réunion. L’Ombudsman a conclu que le comité avait omis de donner un avis au public avant la réunion extraordinaire, si bien que cette réunion s’était indûment tenue à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour qu’il stipule qu’un avis des réunions du comité doit être communiqué[1].
29 De même, le Comité des loisirs de la Ville de Kirkland Lake s'est réuni à plusieurs reprises sans communiquer d’avis au public. L’Ombudsman a déterminé que le comité était un comité du conseil et qu’il était donc assujetti aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. L’Ombudsman a aussi conclu que le comité avait omis de communiquer un avis de ses réunions et que les réunions s’étaient tenues à huis clos[2].
30 Le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton est un comité du conseil, assujetti aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. Le comité a enfreint les exigences des réunions publiques en vertu de la Loi le 27 septembre 2017 et le 31 janvier 2018, quand il a tenu des réunions sans communiquer d’avis au public.
31 Je félicite la Ville d’avoir pris des mesures immédiates, par l’entremise de la greffière, pour régler les problèmes soulevés par mon Bureau durant l’enquête.
32 Je fais les recommandations suivantes pour aider la Ville de Hamilton à respecter les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et à améliorer ses procédures et pratiques de réunions du conseil et des comités.
Tous les membres du conseil et des comités de la Ville de Hamilton devraient s’acquitter avec vigilance de leurs obligations individuelles et collectives pour garantir que la municipalité se conforme à ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son règlement de procédure.
La Ville de Hamilton devrait veiller à communiquer des avis au public pour toutes les réunions conformément à la Loi sur les municipalités.
La Ville de Hamilton devrait modifier son règlement de procédure pour indiquer clairement qu’un avis doit être communiqué pour toutes les réunions des comités, y compris des comités consultatifs.
33 La ville de Hamilton a eu l’occasion d’examiner et de commenter une version préliminaire de ce rapport. Nous n’avons reçu aucun commentaire.
34 Mon rapport devrait être communiqué au conseil de la Ville de Hamilton. Il devrait être mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du conseil.
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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
[1] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur une plainte à propos d’une réunion du Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires du Canton de Hornepayne le 12 janvier 2016 (décembre 2016), en ligne.
[2] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si le Comité des loisirs de la Ville de Kirkland Lake a violé les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités (novembre 2017), en ligne.
