Ville de Cochrane - 27 avril 2015

Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville de Cochrane a tenu une réunion à huis clos illégale le 27 janvier 2015

André Marin
Ombudsman de l’Ontario

avril 2015

Plainte

1          Le 3 février 2015, mon Bureau a reçu une plainte à propos d’une séance à huis clos tenue par le Conseil de la Ville de Cochrane le 27 janvier 2015.
 
2          D’après cette plainte, les discussions qui ont eu lieu à huis clos ce jour-là ne cadraient avec aucune des exceptions aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi), et elles auraient dû se faire en public.
 
 

Compétence de l’Ombudsman

3          En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
 
4          Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
 
5          Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans la Ville de Cochrane.
 
6          Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.

 

Processus d’enquête

7          L’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) de mon Bureau a examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure de la Municipalité (Règlement 289-2003) et de la Loi, ainsi que la documentation de la réunion du 27 janvier 2015. L’Équipe a aussi communiqué avec le personnel municipal et le maire.

 

Procédures du Conseil

8          Le Règlement de procédure de la Ville stipule que les réunions du Conseil se tiennent le premier mardi de chaque mois, tandis que les réunions du Comité plénier ont lieu les deuxième, troisième et quatrième mardis du mois, à 18 h, dans la salle du Conseil. Ces renseignements sont aussi affichés sur le site Web de la Ville.
 
9          Le Règlement municipal indique que les réunions se tiendront en public, sous réserve des cas prévus par le Règlement. L’article 11 du Règlement répertorie les sujets qui peuvent être discutés à huis clos et reflète l’article 239 de la Loi.
 
10       L’article 11.8 du Règlement qui était en vigueur à l’époque de la plainte indiquait qu’il n’y aurait pas de procès-verbal des séances à huis clos, exception faite des motions adoptées pour mettre fin aux huis clos. Dans un précédent rapport, en janvier de cette année, j’ai souligné que la Loi exige de faire un compte rendu des séances publiques et des séances à huis clos. J’ai recommandé que le Règlement de procédure soit modifié pour refléter les exigences de la Loi ainsi que l’habitude qu’a la Ville de conserver un procès-verbal de ses séances à huis clos. Le Conseil a modifié le Règlement en février.
 
11       J’ai aussi recommandé que la Ville adopte pour pratique de faire un enregistrement audio ou vidéo de ses séances à huis clos, pour conserver des comptes rendus aussi exacts et accessibles que possible de ses huis clos.

 

Réunion du 27 janvier 2015

12       La réunion du 27 janvier était une réunion ordinaire du Conseil, qui s’est déroulée dans la salle du Conseil. L’ordre du jour indiquait que le Conseil se retirerait à huis clos pour discuter d’une question relative au secret professionnel de l’avocat.
 
13       Le procès-verbal de la réunion publique indique que le Conseil a adopté une résolution pour se retirer à huis clos à 19 h 13 en vertu de l’exception du « secret professionnel de l’avocat » (alinéa 239 (2) f) de la Loi de 2001 sur les municipalités), afin de discuter de l'avis de son avocat sur les recommandations de mon Bureau et d’une question personnelle concernant le poste de réceptionniste/préposé aux comptes créditeurs. Seul le premier point a fait l’objet de la plainte à mon Bureau.
 
14       D’après le procès-verbal de la séance à huis clos, la secrétaire et tous les membres du Conseil étaient présents au huis clos. Le procès-verbal indique que le Conseil a examiné des conseils qui relevaient du secret professionnel de l’avocat, mais la teneur de la discussion a été expurgée du procès-verbal fourni à mon Bureau. La secrétaire et le maire ont tous deux confirmé que seuls les conseils juridiques donnés par écrit par l’avocat de la Ville avaient été discutés durant cette partie de la réunion.
 
15       La séance publique a repris à 19 h 43. Le Conseil a fait savoir qu'il avait examiné la recommandation de mon Bureau préconisant que la Ville fasse des enregistrements audio ou vidéo de ses séances à huis clos. Ensuite, le Conseil a adopté une résolution pour prendre acte de mon précédent rapport et pour modifier l’article 11.8 de son Règlement de procédure conformément à ma recommandation.
 
 

Analyse

16       En vertu de l’alinéa 239 (2) f) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil est en droit de tenir une réunion à l’écart du public si le sujet de la discussion porte sur « des conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin ».
 
17       Les renseignements fournis à mon Bureau indiquent que le Conseil s’est retiré à huis clos le 27 janvier 2015 pour examiner des conseils juridiques précis, fournis par l’avocat de la Ville. Ces discussions cadrent avec l’exception énoncée à l’alinéa 239 (2) f).

 

Opinion

18       Mon enquête a conclu que le Conseil de la Ville de Cochrane n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités durant sa séance à huis clos du 27 janvier 2015. Les discussions qui ont eu lieu ce jour-là relevaient de l’exception du « secret professionnel de l’avocat » aux exigences des réunions publiques.

 

Rapport

19       Le personnel d’OMLET a parlé avec le maire et la secrétaire le 21 avril 2015, pour leur communiquer le résumé de ces conclusions et pour permettre à la Ville de les commenter. Tous les commentaires reçus ont été pris en considération pour préparer ce rapport.
 
20       Mon rapport devrait être communiqué au Conseil de la Ville de Cochrane et être mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
 
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André Marin
Ombudsman de l’Ontario