Postes à combler

Division et section : Unité des communications
Lieu de travail : 483, rue Bay, Toronto
Type de poste et heures de travail : Temps plein, permanent, 36,25 heures par semaine (travail en mode hybride, sous réserve des besoins opérationnels)
Rémunération : 58 846 $ – 73 557 $
Affiliation : Section locale 343 du Syndicat canadien des employées et employés professionnels et de bureau (SEPB)
Nombre de postes : 1    
Période d’affichage : Ce poste sera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu

Le poste

L’Ombudsman est un officier indépendant et impartial de l’Assemblée législative de l’Ontario, nommé par toutes les parties, et dont le rôle est de s’assurer que le gouvernement provincial et la fonction publique ontarienne servent la population d’une façon équitable, responsable, transparente et respectueuse de ses droits. Le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario traite les plaintes sur les décisions et mesures administratives de plus de 1 000 organismes de la fonction publique et du gouvernement de l’Ontario, et concernant les services en français et les services fournis dans le secteur de la protection de l’enfance.

L’adjoint(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif bilingue (en anglais et en français) au(à la) directeur(trice), aux gestionnaires et aux autres membres du personnel des communications ainsi qu’à d’autres unités du Bureau, et assure la suppléance du(de la) réceptionniste.
 

Responsabilités

• Préparer et traiter les documents conformément aux normes d’Ombudsman Ontario.

• Trier, emballer et distribuer du matériel imprimé et d’autres documents d’information.

• Organiser le transport et l’hébergement pour le personnel, selon les besoins.

• Tenir à jour les systèmes de classement et les listes de diffusion.

• Gérer, surveiller et organiser l’inventaire des fournitures de bureau, ranger et commander les articles.

• Participer à l’organisation des activités de sensibilisation visant à faire connaître Ombudsman Ontario et son travail, notamment en préparant et en emballant des brochures et d’autres documents à distribuer lors d’événements de sensibilisation.

• Traiter les rapports financiers et les dépenses, y compris le rapprochement des factures.

• Établir et tenir des calendriers sur demande, notamment fixer les dates de réunions, gérer les invitations et préparer les documents de réunion.

• Rédiger les lettres et la correspondance standard, classer les documents électroniques et distribuer au personnel le courrier et la documentation.

• Relire et réviser des documents en anglais et en français.

• Répondre aux demandes de renseignements externes en donnant de l’information sur Ombudsman Ontario sous la forme de rapports, de brochures, etc.

• Assurer la suppléance du(de la) réceptionniste, y compris la prise en charge régulière de la ligne téléphonique et du bureau de la réception, et fournir un soutien administratif général pour d’autres unités, selon les besoins.

• Participer à la coordination d’événements internes et externes, selon les besoins.

• Remplir les autres tâches administratives, responsabilités et projets assignés.

Connaissances et expérience

• Au moins deux ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) dans une organisation similaire.

• Expérience pratique avec des bases de données et des listes de diffusion.

• Connaissance pratique de la rédaction et du formatage de la correspondance dans Word (y compris la fusion de courriers), et maîtrise des outils permettant de créer ou de mettre à jour des feuilles de calcul, des bases de données et des présentations.

• Connaissance de logiciels de collaboration comme SharePoint, Microsoft Teams et d’autres outils de gestion des réunions et de partage de calendrier.

• Connaissance manifeste des processus de rapprochement des données financières de base (factures, dépenses, états financiers, etc.).

• Compréhension du fonctionnement des organismes gouvernementaux et du secteur public ainsi que leurs processus administratifs.

Aptitudes et compétences requises

• Souci du détail, et compétences supérieures à la moyenne en relecture et en révision.

• Capacité à ordonnancer les tâches et à en mener plusieurs de front.

• Capacité à travailler seul(e) et en équipe, et solides aptitudes en relations interpersonnelles.

• Excellent jugement et bonne compréhension des pratiques pour traiter les renseignements confidentiels et délicats.

• Pensée analytique, solide raisonnement et capacité à résoudre les problèmes, dans le but d’identifier et de corriger les problèmes proactivement.

• Tact et diplomatie pour pouvoir répondre à toutes les demandes de renseignements de manière professionnelle et efficace.

• Sens de la fierté et de la responsabilité à l’égard du travail accompli, et volonté constante de s’améliorer.

• Solides aptitudes en communication écrite et orale, en anglais et en français.

Division & Section: Unité générale  
Lieu de travail: 483 rue Bay, Toronto (travail en mode hybride à raison de 2 jours par semaine du bureau et 3 jours de la maison - susceptible de changement)
Type de poste et heures de travail: Permanent, à temps plein, 36.25 heures par semaine
Rémunération :  82 839 $ - 103 550 $
Affiliation syndicale: COPE
Nombre de positions: 1
Date d’affichage: Ce poste sera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu

À propos du rôle

L’Ombudsman est un officier indépendant et impartial de l’Assemblée législative de l’Ontario, nommé par toutes les parties, et dont le rôle est de s’assurer que le gouvernement provincial et la fonction publique ontarienne servent la population d’une façon équitable, responsable, transparente et respectueuse de ses droits.

Le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario traite les plaintes sur les décisions et mesures administratives de plus de 1 000 organismes de la fonction publique et du gouvernement de l’Ontario, et concernant les services en français et les services fournis dans le secteur de la protection de l’enfance.

En tant qu'agent(e) de règlement préventif (ARP), vous serez le premier point de contact pour recevoir et traiter les plaintes. Les agent(e)s de règlement préventif trient et analysent les cas complexes pour identifier clairement les problèmes, déterminer comment résoudre les plaintes, encadrer les problèmes pour les escalader et fournir des rapports réguliers à la haute direction.

En tant qu'agent(e) de règlement préventif (ARP), vous serez le premier point de contact pour recevoir et traiter les plaintes. Les agent(e)s de règlement préventif trient et analysent les cas complexes pour identifier clairement les problèmes, déterminer comment résoudre les plaintes, encadrer les problèmes pour les escalader et fournir des rapports réguliers à la haute direction.

Chaque ARP gère une charge de dossiers, effectue des recherches, fait des enquêtes et aide à l'analyse des tendances pour identifier les modèles de plaintes et les problèmes systémiques potentiels. En plus de recevoir des plaintes par courriel et par courrier, les ARP reçoivent les plaintes par téléphone et en personne, traitant parfois avec des plaignant(e)s qui peuvent nécessiter des aménagements spéciaux ou qui peuvent être frustré(e)s et bouleversé(e)s par leur expérience avec différentes organisations gouvernementales.
 

Responsabilités

• Recevoir et évaluer les plaintes pour une résolution rapide des cas; prendre les mesures appropriées pour faciliter la résolution et/ou obtenir les informations/documents pertinents pour examen

• Évaluer les plaintes pour déterminer si les problèmes peuvent être traités dans le cadre du mandat de l'Ombudsman; communiquer clairement et efficacement la justification verbalement et par écrit

• Trier les plaintes, hiérarchiser et identifier les prochaines étapes de résolution ou d'enquête

• Rédiger des plans d'entretien et des évaluations de cas impliquant à la fois des problèmes individuels et systémiques en mettant l'accent sur la recherche détaillée des faits, l'équité, les délais de réponse, et l'attention aux détails

• Rédiger et/ou aider à la préparation de rapports d’enquêtes spéciales très médiatisées, y compris les conclusions, l'analyse et les recommandations.

• D'autres tâches liées à ce rôle pourraient être requises.

Connaissances et expérience

• Diplôme universitaire ou postsecondaire dans un domaine comme le droit, la psychologie, les sciences politiques, l'administration publique, le travail social, la justice pénale

• Minimum de deux ans d'expérience dans la prestation de services d'accueil et de traitement des plaintes dans des organisations gouvernementales provinciales, y compris des commissions, des tribunaux et des agences, ou dans les secteurs municipal, universitaire ou scolaire

• Expérience dans la prestation de services aux membres du public, y compris les populations mal desservies et marginalisées

• Aptitude avérée à interroger des membres du public et des responsables du secteur public à tous les niveaux de l'organisation

• Connaissance pratique des organismes, des conseils et des agences du gouvernement provincial, des municipalités, des universités ou des commissions scolaires, ainsi que la connaissance de la Loi sur l'ombudsman, de la compétence de l’Ombudsman de l’Ontario, et du gouvernement provincial et de ses structures

• Expérience démontrée dans la préparation de rapports portant sur des problèmes individuels et systémiques

• Expérience dans l’élaboration de solutions pratiques et fondées sur des preuves pour résoudre les problèmes relatifs aux plaintes et dans l’influence des parties pour adopter une ligne de conduite;

• La maîtrise de l’anglais à l’oral et l’écrit est requise; la maîtrise du français est un atout

Aptitudes et compétences requises

• Solides compétences analytiques et capacité à évaluer de manière impartiale et objective des preuves pertinentes

• Capacité à rechercher, à examiner et à appliquer les lois, les règlements et les politiques pertinents

• Solides qualités interpersonnelles, y compris la capacité à faire face à des situations chargées d'émotion et à traiter avec des plaignant(e)s vulnérables

• Excellentes compétences en matière d'organisation, de gestion de la charge de travail et de gestion du temps pour résoudre rapidement les problèmes grâce à une analyse efficace et approfondie

• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision

• Capacité à travailler efficacement en équipe et à être ouvert(e) à la consultation et à la collaboration pour déterminer les solutions appropriées aux plaintes et aux demandes de renseignements

• Proactif(ve) et innovant(e), avec une capacité à trouver des solutions créatives pour améliorer la qualité de service

• Capable de traiter des informations confidentielles, sensibles et personnelles en faisant preuve de jugement et de discrétion.

Lieu de travail : 483 Bay St., Toronto (Travail hybride - sous réserve des exigences opérationnelles)
Type de poste et heures de travail : Permanent, à temps plein, 36.25 heures par semaine
Rémunération : 68 239$ – 81 887$
Affiliation syndicale: Aucune
Date d’affichage : Ce poste sera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu
 

À propos du poste :

L’Ombudsman est un officier indépendant et impartial de l’Assemblée législative de l’Ontario, nommé par tous les partis, et dont le rôle est de s’assurer que le gouvernement provincial et la fonction publique servent la population de façon équitable, responsable, transparente et respectueuse de ses droits. Le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario traite les plaintes sur les décisions et les mesures administratives de plus de 1 000 organismes de la fonction publique et du gouvernement de l’Ontario, y compris les services en français et les services fournis dans le secteur de la protection de l’enfance.

L’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) assiste l'Ombudsman et travaille en étroite collaboration avec lui et avec son adjointe afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations exécutives. Le/la candidat(e) idéal(e) veillera à ce que l'Ombudsman soit bien préparé et bien positionné pour réussir, grâce à une gestion experte des agendas, des documents, des réunions, des déplacements et des communications. Ce poste exige professionnalisme, discernement, discrétion et capacité à traiter des informations sensibles de manière autonome dans un environnement dynamique.
 

Responsabilités :

• Gérer tous les aspects de l’agenda de l’Ombudsman, y compris la priorisation des invitations et des engagements, en coordination avec l’Ombudsman adjointe.

• Coordonner les réunions, les communiqués publics, les présentations, les engagements à l’échelle internationale et les événements en collaboration avec les équipes des Communications et des Opérations.

• Gérer, au nom de l’Ombudsman, les communications entrantes et sortantes en veillant à ce que des réponses rapides, appropriées et stratégiques soient fournies en collaboration avec les Communications.

• Représenter l’Ombudsman lors des interactions internes et externes, en faisant preuve de diplomatie et de professionnalisme.

• Coordonner les préparatifs de voyage et traiter toutes les demandes de remboursement de dépenses, en veillant à l’exactitude des documents, à la conformité des audits et à la divulgation en temps opportun, en collaboration avec le service des Finances.

• Organiser et soutenir l’accueil des réunions, des délégations et des conférences.

• Planifier et coordonner les réunions de l’ensemble du personnel, y compris la préparation de l’ordre du jour et la logistique.

• Fournir un soutien à l’adjointe administrative exécutive de l’Ombudsman adjointe et du commissaire aux services en français.

• Exécuter d’autres tâches assignées à l’appui de l’Ombudsman et du Bureau exécutif.

Qualifications :

• Langue : La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

• Formation : Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (par exemple, sciences sociales, administration publique, commerce ou droit) ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• Expérience :

  • Minimum de 3 à 5 ans en soutien administratif au niveau exécutif.

  • Expérience de travail avec de hauts fonctionnaires et des députés provinciaux, et connaissance des processus législatifs ou parlementaires.

• Compétences et qualités :

  • Excellentes compétences organisationnelles, de communication (orale et écrite) et interpersonnelles.

  • Bon jugement, discrétion et capacité à gérer des tâches complexes de manière autonome.

  • Maîtrise de la suite MS Office et d’autres outils numériques.

  • Expérience en suivi des dépenses et en préparation de documents financiers.

  • Tact et diplomatie dans la représentation de la haute direction.

  • Capacité à travailler des heures supplémentaires, y compris le soir et la fin de semaine, au besoin