Municipalité de Nipissing Ouest

Municipalité de Nipissing Ouest

octobre 3, 2019

3 octobre, 2019

L’Ombudsman a déterminé que le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest s’était rencontré illégalement en séance à huis clos le 19 mars 2019 en invoquant l’exception des renseignements privés, énoncée dans la Loi de 2001 sur les municipalités, pour discuter de « La Loi sur les municipalités/Rôles et responsabilités ». L’enquête de l’Ombudsman a conclu que cette discussion à huis clos du conseil n’était pas restrictive, mais couvrait toute une gamme de sujets, dont aucun ne portait sur des renseignements privés ayant pu faire de sorte que la discussion relève de cette exception. L’Ombudsman a aussi conclu que le ton de la discussion – qui a été qualifié de toxique, chaotique et irrespectueux – ne constituait pas une raison de clore la discussion en vertu de l’exception des renseignements privés. De plus, l’Ombudsman a déterminé que, même si la discussion avait pour but d’éduquer et de former les membres du conseil à leurs rôles, elle n’avait nullement porté sur l’éducation ou la formation. Par conséquent, la discussion ne relevait pas de l’exception restrictive de l’éducation et la formation.

Enquête sur des plaintes à propos d’une réunion à huis clos tenue par la Municipalité de Nipissing Ouest le 19 mars 2019

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Octobre 2019


 

Plaintes

1    Mon Bureau a reçu trois plaintes à propos d’une réunion tenue par le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest (la « municipalité ») le 19 mars 2019. Durant la réunion, le conseil s’est réuni à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. L’ordre du jour de la réunion indiquait que le sujet de discussion serait le suivant : « La Loi sur les municipalités/Rôles et responsabilités ».
 
2    Les plaintes alléguaient que la discussion à huis clos ne relevait pas des exceptions aux règles des réunions publiques.

 

Compétence de l’Ombudsman

3    En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités[1] (la « Loi »), toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et des comités de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, à moins de relever des exceptions prescrites.

4    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est conformée à la Loi en tenant une réunion à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné le leur.

5    L’Ombudsman est l’enquêteur chargé des réunions à huis clos pour la Municipalité de Nipissing Ouest.

6    Quand nous enquêtons sur des plaintes au sujet de réunions à huis clos, nous examinons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et les procédures de gouvernance de la municipalité ont été observées.

7    Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et les citoyens, nous avons élaboré un recueil en ligne des décisions de l’Ombudsman sur les réunions publiques, qui comprend des sommaires des cas examinés par lui. Nous avons créé ce recueil consultable en ligne pour que les intéressés aient facilement accès aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres des conseils municipaux et le personnel municipal peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de savoir si un sujet doit ou peut faire l’objet d’un examen à huis clos, et pour s’informer des questions de procédure des réunions publiques. Des résumés de toutes les décisions de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil à : www.ombudsman.on.ca/digest.

 

Procédures de comité

8    Le règlement de procédure de la municipalité stipule qu’aucune réunion ne doit se tenir à huis clos, sauf comme le prévoit la Loi de 2001 sur les municipalités.

9    L’article 8 du règlement de procédure de la municipalité stipule ceci :

Tout point à l’ordre du jour qui peut demander des recherches et/ou une préparation par le personnel doit être soumis au DG, pour approbation, avant d’être remis au greffier en vue de son inscription à un ordre du jour futur, à moins qu’il ne s’agisse d’un point urgent exigeant une action ou une décision du conseil.


10    Les articles 4.2 et 4.6 du règlement de procédure de la municipalité stipulent aussi qu’il revient au conseil de « s’acquitter des fonctions du Conseil conformément à la Loi sur les municipalités » et de « préparer les réunions, et notamment d’examiner l’ordre du jour et les renseignements généraux avant la réunion ».

11    Le règlement de procédure et la Loi sur les municipalités exigent qu’avant de tenir une réunion à huis clos le conseil indique par voie de résolution la nature générale de la question à examiner durant le huis clos.

 

Processus d’enquête

12    Le 3 avril 2019, nous avons avisé la municipalité que nous avions l’intention d’enquêter sur ces plaintes.

13    Les membres de l’équipe des réunions publiques de mon Bureau ont examiné les extraits pertinents du règlement et des politiques de la municipalité, ainsi que de la Loi. Nous avons aussi examiné la documentation de la séance publique et du huis clos de la réunion du conseil le 19 mars 2019. Quand nous avons étudié cette documentation, le procès-verbal du huis clos n’avait pas encore été approuvé par le conseil, et il a donc été communiqué à mon Bureau sous forme d’ébauche.

14    Nous avons interviewé les membres du conseil et du personnel qui étaient présents durant la séance à huis clos. Nous avons aussi obtenu et examiné les notes prises par des personnes présentes à cette réunion. Ces notes avaient été rédigées durant la réunion ou achevées quelques jours après.

15    Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans cette affaire.

 

Contexte

Avant la réunion du 19 mars 2019

16    La mairesse Joanne Savage a dit à mon Bureau qu’avant la réunion du 19 mars elle avait consulté plusieurs personnes sur la pertinence de tenir une séance à huis clos pour discuter des divisions au sein du conseil et des conflits personnels entre ses membres. La mairesse avait parlé au directeur général et à une tierce partie experte en droit municipal d’un sujet de discussion qui s’intitulerait « enjeux du conseil » et qui se déroulerait à huis clos. Selon la mairesse, cette tierce partie l’avait avisée qu’une discussion sur les rôles des membres du conseil relèverait de l’exception de l’éducation ou de la formation aux règles des réunions publiques, mais que le titre « enjeux du conseil » pourrait être changé pour « Loi sur les municipalités / Rôles et responsabilités ».

17    La mairesse a demandé au personnel d’ajouter un point à l’ordre du jour de la séance à huis clos, intitulé « La Loi sur les municipalités/Rôles et responsabilités » pour la réunion du 19 mars 2019. En dépit des conseils qu’elle avait reçus de la tierce partie experte en droit municipal, la mairesse a informé le personnel que l’exception des renseignements privés s’appliquerait à la discussion, mais pas l’exception de l’éducation ou de la formation. Le personnel a préparé l’ordre du jour et la résolution de retrait à huis clos en fonction de ce facteur.

 

Réunion du 19 mars 2019

18    Le conseil s’est rencontré pour une réunion ordinaire à 18 h 30 le 19 mars 2019. Tous les membres du conseil étaient présents. L’ordre du jour de la réunion comportait deux points à examiner à huis clos. Le premier de ces points portait sur des litiges en cours. Le deuxième visait « La Loi sur la municipalité/Rôles et responsabilités ».

19    Avant que le conseil n’adopte publiquement l’ordre du jour de la réunion, un conseiller a posé une question sur l’ordre du jour de la réunion à huis clos. Il a demandé pourquoi « La Loi sur les municipalités/Rôles et responsabilités » était à l’ordre du jour. La mairesse a répondu qu’elle avait consulté diverses sources qui avaient confirmé que la discussion relèverait de l’exception des renseignements privés. Le conseiller qui avait posé cette question a exprimé son insatisfaction quant à la réponse de la mairesse. Toutefois, le conseil a approuvé l’ordre du jour et la réunion s’est poursuivie.

20    Le conseil a adopté la résolution suivante avant de clore la réunion au public :

No 2019/105    Motion présentée par : Conseiller Fisher
                           Motion appuyée par : Conseillère L. Sénécal
        
QU’IL SOIT RÉSOLU QUE nous nous retirions en réunion à huis clos, conformément au paragraphe 239 (2) de la Loi sur les municipalités, pour discuter des points suivants :
B)    renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local;
E)    litiges actuels ou éventuels, y compris les questions dont les tribunaux administratifs sont saisis, ayant une incidence sur la municipalité ou le conseil local;


21    La résolution ne comportait aucune description des points à discuter à huis clos.

22    Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que le conseil a discuté tout d’abord des litiges, avant de passer au second point à l’ordre du jour.

23    Mon Bureau a été informé par les personnes présentes à la réunion que la mairesse avait entamé la discussion en indiquant le but de la réunion. Elle a dit au conseil qu’elle souhaitait que, pour le mandat actuel, le conseil évite les divisions qu’elle avait connues durant le mandat précédent du conseil. La mairesse a fait référence à ses opinions des relations de travail entre les membres du conseil. Elle a aussi mentionné brièvement le rôle du conseil décrit à l’article 224 de la Loi. Les commentaires de la mairesse étaient de nature générale et ne faisaient référence à aucun membre du conseil par son nom.

24    Nous avons été informés qu’un membre du conseil s’était inquiété que le but de la réunion, tel qu’indiqué par la mairesse, ne relève pas des exceptions des réunions publiques. La mairesse a transmis les conseils qu’elle avait reçus de la tierce partie experte, mais sans la nommer. La mairesse a aussi indiqué qu’en plus de l’exception des renseignements privés, l’exception de l’éducation ou de la formation énoncée au paragraphe 239 (3.1) de la Loi s’appliquait à une discussion à huis clos.

25    Après avoir terminé ses remarques préliminaires, la mairesse a donné la parole aux autres membres du conseil pour leurs commentaires.

26    Mon Bureau a appris que la discussion qui a suivi a donné lieu à des disputes entre les membres du conseil, qui ont élevé la voix. Durant cette partie du huis clos, les membres du conseil ont soulevé diverses questions allant des relations entre le conseil et le personnel aux différends parmi les membres du conseil. Finalement, la réunion a été interrompue quand des membres du conseil ont commencé à quitter la salle.

27    Une conseillère a parlé du manque de respect qu’elle avait perçu de la part de membres du personnel envers un groupe de conseillers. Ses déclarations ont été décrites comme une « tirade » à mon Bureau par une autre personne présente à la réunion. À un moment donné, un autre membre du conseil est intervenu et la discussion s’est transformée en bagarre au sujet d’un incident qui avait eu lieu entre ces deux membres du conseil durant une réunion publique précédente du conseil.

28    Nous avons été informés qu’après des discussions colériques de courte durée durant lesquelles des groupes de conseillers avaient élevé la voix, un membre du conseil avait déclaré que les conseillers faisaient preuve d’un manque de respect les uns envers les autres durant les réunions du conseil. Cette personne a demandé au conseil de travailler en collaboration à l’avenir et elle a incité la mairesse à appuyer son conseil. En réponse, un autre membre du conseil lui a crié « d’en finir avec ça ».

29    Nous avons été informés que, durant la discussion à huis clos, quelques-uns des membres du conseil avaient déclaré qu’ils n’étaient pas à l’aise à l’idée de poursuivre la discussion à huis clos. Certains conseillers ont dit qu’ils voulaient quitter le huis clos; toutefois, ils devaient attendre le départ de la présidente (dans ce cas, la mairesse), par respect du règlement de procédure.

30    Les tensions ont continué de s’aggraver et un membre du conseil a frappé la table de sa main, en criant que les membres du conseil devaient respecter la mairesse.

31    Finalement, la mairesse a avisé la greffière d’ajourner la séance à huis clos, car elle ne pensait pas pouvoir atteindre son objectif durant cette discussion.

32    Les personnes que nous avons interviewées ont qualifié la réunion de « chaotique », « toxique », « intense » et « irrespectueuse ». Un membre du conseil a dit à mon Bureau que la réunion était traumatisante. Un autre membre du conseil a décrit la réunion comme une bataille. Certains membres du conseil étaient d’avis que le fait de tenir la réunion à l’abri des regards du public avait grandement contribué à l’atmosphère chaotique de la réunion.

 

Analyse

Applicabilité de l’exception des renseignements privés

33    Le conseil a cité l’exception des renseignements privés pour se retirer en séance à huis clos le 19 mars 2019.

34    Cette exception s’applique aux discussions qui comportent des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. En général, les renseignements qui concernent une personne à titre professionnel ne relèvent pas de cette exception[2]. Toutefois, dans certains cas, les renseignements donnés sur une personne à titre professionnel peuvent cadrer avec cette exception s’ils révèlent quelque chose de personnel ou sont liés à un examen minutieux de la conduite de cette personne[3].

35    Dans une lettre à la Ville de Fort Erie, le conseil avait invoqué l’exception des renseignements privés pour discuter de commentaires faits par le maire[4]. Le maire avait fait ces commentaires dans le cadre de ses fonctions officielles et des travaux de la municipalité. La discussion à huis clos sur ces commentaires avait amené les conseillers à donner leur avis sur la conduite du maire, mais aucun renseignement intrinsèquement privé n’avait été discuté. Mon Bureau a conclu que la discussion ne relevait pas de l’exception des renseignements privés.

36    Dans une lettre de 2014 à la Ville de Midland, mon Bureau a déterminé qu’une réunion à huis clos du conseil pour examiner la demande d’indemnisation de frais juridiques d’un conseiller ne relevait pas de l’exception des renseignements privés[5]. Dans ce cas, le conseiller avait engagé des frais juridiques à titre de membre de la commission locale des services policiers. Les renseignements discutés ne relevaient pas de l’exception des renseignements privés car ils concernaient ce conseiller à titre officiel et car une grande partie des renseignements était déjà connue du public.

37    Le fait qu’une discussion à huis clos comprenne des renseignements de nature délicate ne signifie pas nécessairement que ces renseignements sont privés. Par exemple, mon Bureau a enquêté sur deux réunions à huis clos qui comportaient une discussion sur les relations entre le personnel et le conseil[6]. Dans ces deux enquêtes, nous avons conclu que, bien que les discussions aient pu comporter des renseignements que le conseil ne voulait pas discuter publiquement, le sujet de discussion ne relevait d’aucune des exceptions aux exigences des réunions publiques.

38    De même, le ton d’une discussion à huis clos n’a pas d’incidence sur le fait que la question examinée relève ou non de l’exception des renseignements privés. Dans un rapport à la Ville d’Amherstburg, mon Bureau a examiné un cas où le conseil avait tenu une discussion à huis clos pour déterminer quels représentants municipaux devraient pouvoir signer des chèques au nom de la municipalité[7]. Le maire de la Ville d’Amherstburg et certains membres du personnel ont dit à mon Bureau que la réunion s’était tenue à huis clos car le ton général de la discussion était empreint de méfiance envers le personnel municipal. Mon Bureau a conclu que le ton général de la réunion ne suffisait pas pour invoquer l’exception des renseignements privés afin de tenir un huis clos.

39    Mon Bureau a aussi fait savoir précédemment qu’il appartient au conseil municipal de veiller à ce que les discussions à huis clos ne s’écartent pas du sujet à examiner, et d’éviter d’inclure des renseignements privés dans des discussions qui ne relèveraient pas des exceptions des réunions publiques autrement :

Toutefois, dans l’intérêt de la transparence, j’aimerais recommander au Conseil de tenter dans toute la mesure du possible de veiller individuellement et collectivement à ce que la discussion à huis clos reste centrée sur les questions relevant des exceptions de la Loi, conformément à la résolution adoptée pour se retirer à huis clos[8].


40    Dans les circonstances actuelles, le conseil a résolu de se retirer à huis clos pour discuter de « La Loi sur les municipalités/Rôles et responsabilités ». En général, ce sujet ne relève pas de l’exception des renseignements privés. Les discussions à huis clos n'avaient pas grand-chose à voir avec la Loi de 2001 sur les municipalités ou avec les rôles et responsabilités des conseillers municipaux.

41    La discussion à huis clos a débuté par la brève déclaration de la mairesse sur la nécessité d’améliorer les relations entre les membres du conseil. La mairesse n’a fait référence à aucun membre du conseil en particulier durant sa déclaration, ni à aucun renseignement privé.

42    Une fois que la parole a été donnée au conseil, la discussion s’est déroulée librement et a couvert une vaste gamme de sujets, mais elle n’a pas comporté d’information privée qui aurait permis de lui appliquer l’exception des renseignements privés. Les renseignements qui concernent une personne à titre professionnel ne relèvent pas des renseignements privés. La discussion du conseil a porté principalement sur des incidents liés aux membres du conseil à titre professionnel, en tant que conseillers, et sur les travaux du conseil. De plus, les disputes entre les membres du conseil n’ont rien révélé de nature privée.

43    Une partie de la discussion a porté sur les relations du conseil avec le personnel. Ces commentaires étaient de nature générale et aucun membre du personnel n’a été mentionné individuellement. Mon Bureau a déjà déclaré que les discussions sur les relations entre le personnel et le conseil ne relèvent pas de l’exception des renseignements privés, même si elles comportent des renseignements de nature délicate que la municipalité préférerait ne pas discuter en public.

44    Mon Bureau a été informé que la réunion n’aurait pas pu se dérouler en public en raison de l’atmosphère générale de cette « mise au clair ». La réunion a été qualifiée de toxique, chaotique et irrespectueuse. Il y a eu des cris, des gestes agressifs, et des coups de poing sur les bureaux. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, mon Bureau a déjà fait savoir que le ton général d’une discussion ne permet pas d’invoquer l’exception des renseignements privés pour tenir un huis clos.

45    Par conséquent, les discussions en séance à huis clos ne relevaient pas de l’exception des renseignements privés.

 

Applicabilité de l’exception de l’éducation ou la formation

46    Le conseil n’a pas cité l’exception de l’éducation ou la formation dans la résolution qu’il a adoptée pour se retirer à huis clos. Toutefois, durant la séance à huis clos, la mairesse a dit au conseil que cette exception s’appliquerait à la discussion. Elle a aussi déclaré à mon Bureau que l’exception de l’éducation ou la formation s’appliquait à la séance à huis clos.

47    L’exception de l’éducation ou la formation a une portée restrictive et le recours à cette exception fait l’objet d’un examen minutieux[9]. Elle s’applique uniquement aux discussions à huis clos tenues à des fins d’éducation ou de formation des membres du conseil[10]. Si un membre du conseil discute toute question qui fait avancer les travaux ou les prises de décisions du conseil, l’exception ne peut pas s’appliquer.

48    Dans le cas présent, la mairesse a dit à mon Bureau que son objectif en tenant ce huis clos était de discuter des rôles des membres du conseil, et surtout de souligner les questions de décorum et d’interaction avec le personnel. D’après les conseils que la mairesse avait obtenus de la tierce partie experte, elle croyait que ces sujets relevaient de l’exception de l’éducation ou la formation.

49    Bien que la mairesse ait déclaré que son intention était d’informer le conseil quant à son rôle, conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités, la discussion à huis clos n’a pas porté sur l’éducation ou la formation. Durant son allocation d’ouverture, la mairesse a fait brièvement référence au rôle du conseil et à la Loi sur les municipalités. Toutefois, ce qu’elle a dit ensuite ne comportait aucun renseignement concernant l’éducation ou la formation du conseil au sujet du rôle du conseil. La déclaration de la mairesse a plutôt porté sur ses opinions quant aux divisions au sein du conseil et quant au comportement des conseillers. Le reste du huis clos a été une discussion non circonscrite entre les membres du conseil sur les conflits interpersonnels et sur les opinions à propos de divers sujets.

50    Par conséquent, la séance à huis clos ne relevait pas de l’exception de l’éducation ou la formation.

 

Questions de procédure : Résolution adoptée pour se retirer à huis clos

51    La résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos ne donnait pas de description générale des questions à examiner. La greffière a dit à mon Bureau que la municipalité n’a pas pour habitude d’inclure le sujet de discussion à la résolution adoptée, car ces renseignements sont donnés dans l’ordre du jour de la réunion. La greffière a accepté d’inclure le sujet des discussions dans les résolutions à l’avenir.

52    Le conseil a aussi omis de citer l’exception de l’éducation ou la formation dans la résolution qu’il a adoptée pour se retirer à huis clos. La mairesse a dit à mon Bureau qu’elle croyait que la résolution incluait cette exception.

53    L’alinéa 239 (4) b) de la Loi de 2001 sur les municipalités précise que, quand une réunion se tient à huis clos dans un but d’éducation ou de formation, la résolution adoptée pour se retirer à huis clos doit indiquer que l’exception de l’éducation ou la formation est invoquée.

(4) Avant de tenir une réunion ou une partie de réunion à huis clos, une municipalité ou un conseil local ou un comité de l’un ou de l’autre indique ce qui suit par voie de résolution :
b)  dans le cas d’une réunion visée au paragraphe (3.1), le fait que la réunion doit se tenir à huis clos, la nature générale de la question devant y être étudiée et le fait qu’elle se tiendra à huis clos en vertu de ce paragraphe.


54    À l’avenir, les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos devraient citer toutes les exceptions que le conseil veut invoquer, y compris – le cas échéant – l’exception de l’éducation ou la formation.

 

Question de procédure : Décorum durant les réunions

55    Presque toutes les personnes à qui mon Bureau a parlé se sont inquiétées du manque de professionnalisme dans l’atmosphère du huis clos.

56    Conformément à la Loi sur les municipalités, le président du conseil a pour rôle de « présider les réunions du conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité » et de « faire preuve de leadership dans ses rapports avec le conseil ».

57    Le règlement de procédure de la municipalité contient aussi des dispositions sur le décorum à respecter lors des réunions du conseil. En vertu de l’article 4 du règlement de procédure, le maire ou le président de la réunion doit faire respecter l’ordre et le décorum pendant la réunion. Il incombe au maire ou au président de la réunion de maintenir l’ordre et, s’il est impossible de maintenir l’ordre, d’ajourner la réunion. Le maire ou le président de la réunion est aussi en droit de faire expulser quelqu’un d’une réunion en raison d’une conduite inappropriée.

58    L’article 5 du règlement de procédure régit la conduite individuelle des membres du conseil durant les réunions, et leur interdit notamment d’utiliser tout langage blasphématoire, de perturber la réunion ou d’interrompre un autre membre du conseil. Il est aussi interdit aux membres du conseil de quitter une réunion sans avoir obtenu au préalable la permission du maire ou du président de la réunion.

59    Le règlement de procédure de la municipalité indique clairement que les membres du conseil ont l’obligation de se conduire de manière professionnelle et respectueuse durant les réunions du conseil.

60    Mon Bureau a été informé que, durant la séance à huis clos, certains membres du conseil s’étaient comportés de manière irrespectueuse et que la réunion s’était terminée dans le désordre, si bien que certains membres du conseil s’étaient levés pour quitter la salle et que la greffière avait dû ajourner la réunion. Certaines des personnes que nous avons interviewées nous ont dit que, bien que le règlement de procédure autorise la mairesse à veiller au maintien de l’ordre pendant les réunions, elle n’avait pas eu recours à ce pouvoir en dépit de l’atmosphère chaotique de la réunion.

61    À l’avenir, qu’il s’agisse d’une séance publique ou d’une séance à huis clos, le conseil devrait veiller à mener ses travaux de manière efficiente et efficace durant ses réunions.

 

Opinion

62    Le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 19 mars 2019 quand il a tenu une séance à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés pour discuter de « La Loi sur les municipalités/Rôles et responsabilités ».

63    Le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest a enfreint les exigences énoncées à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’indiquer dans sa résolution la nature générale des questions à examiner à huis clos.

64    Le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest devrait veiller à citer toutes les exceptions qu’il invoque pour discuter de questions à huis clos dans les résolutions qu’il adopte pour se retirer à huis clos.

 

Recommandations

65    Je fais les recommandations suivantes pour aider le conseil à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et à renforcer la transparence de ses réunions.
 

Recommandation 1

Tous les membres du conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest devraient s’acquitter avec vigilance de leurs obligations individuelles et collectives pour que le conseil se conforme à ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son propre règlement de procédure.

 
Recommandation 2

La Municipalité de Nipissing Ouest devrait veiller à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos donnent une description générale des questions à examiner de manière à maximiser les renseignements communiqués au public sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public.

 
Recommandation 3

Le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest devrait prendre soin de citer les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi qui s’appliquent aux questions à examiner durant les discussions à huis clos.

 
Recommandation 4

Tous les membres du conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest devraient veiller à se comporter conformément aux attentes énoncées dans le règlement de procédure.



 

Rapport

66    La Municipalité de Nipissing Ouest a eu l’occasion d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter. Nous avons tenu compte des commentaires que nous avons reçus pour préparer ce rapport final.

67    Un commentaire que nous avons reçu durant notre enquête a suggéré à notre Bureau de recommander que la municipalité fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos, car ce processus pourrait promouvoir plus d’efficacité et d’exactitude dans les enquêtes sur les réunions. Cependant, depuis l’ouverture de cette enquête, nous avons été informés que la municipalité avait instauré un processus pour commencer à faire des enregistrements vidéo des huis clos du conseil. Nous avons été informés que la municipalité avait acheté l’équipement d’enregistrement et avait adopté un règlement pour en régir l’utilisation, afin de commencer les enregistrements à l’automne.

68    Les enregistrements audio et vidéo fournissent le compte rendu le plus exact et le plus complet des réunions, et nous félicitons la municipalité d’avoir adopté la pratique d’enregistrer sur vidéo les réunions de son conseil.

69    Mon rapport devrait être communiqué au conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest. Il devrait aussi être communiqué au public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du conseil. Conformément au paragraphe 239.2 (12) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le conseil devrait adopter une résolution indiquant comment il compte donner suite à ce rapport.


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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario



[1] L.O. 2001, chap. 25.
[2] Lettre au Canton de Russell, 8 août 2014, en ligne.
[3] Lettre à la Ville d’Elliot Lake, 8 septembre 2014, en ligne.
[4] Lettre à la Ville de Fort Erie, 9 mai 2013, en ligne.
[5] Lettre à la Ville de Midland, 4 février 2014, en ligne.
[6] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur une réunion à huis clos du Canton de Lanark Highlands, (janvier 2018), en ligne; Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur des réunions à huis clos du Conseil du Canton d’Adelaide-Metcalfe en juillet et août 2012, (mars 2013), en ligne.
[7] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville d’Amherstburg a tenu une réunion à huis clos illégale le 10 décembre 2014, (avril 2015), en ligne.
[8] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur des plaintes à propos de réunions tenues par le Conseil de la Ville d’Amherstburg les 14 et 26 octobre 2015, et de discussions par courriel durant décembre 2014 et janvier 2015, (juillet 2016), en ligne.
[9] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos tenue par le comité spécial de contact avec l’OPP de la Ville de Brockville, le 7 mars 2016, (juillet 2016), en ligne.
[10] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos tenue par la Ville d’Oshawa le 17 décembre 2015, (juillet 2016), en ligne.