Village de Casselman

Village de Casselman

juillet 3, 2018

3 juillet, 2018

L'Ombudsman a reçu une plainte concernant une réunion à huis clos du conseil du Village de Casselman le 9 janvier 2018 et concernant des discussions parmi des membres du conseil à l’hôtel de ville le 11 janvier 2018. L’Ombudsman a déterminé que le conseil du Village n’a pas enfreint les règles sur les réunions ouvertes quand il a tenu une réunion à huis clos le 9 janvier 2018 afin de discuter des ressources humaines et quand un quorum des conseillers s’est rencontré à l’hôtel de ville et a tenu des discussions le matin du 11 janvier 2018. Cependant, l’Ombudsman a fait des suggestions de pratiques exemplaires concernant les procédures du Village quant aux réunions à huis clos.

Enquête sur une plainte à propos d’une réunion le 9 janvier 2018 et d’une discussion le 11 janvier 2018 entre les conseillers du Village de Casselman

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Juillet 2018

 

Plainte

1    Le 22 janvier 2018, mon Bureau a reçu une plainte à propos de réunions du Conseil du Village de Casselman.

2    Cette plainte alléguait que le Conseil du Village avait tenu une séance à huis clos illégale durant sa réunion ordinaire du 9 janvier 2018. Elle alléguait aussi que le Conseil s’était réuni de manière informelle à l’hôtel de ville le 11 janvier 2018.

 

Compétence de l’Ombudsman

3    En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et des comités de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, à moins de relever des exceptions prescrites.

4    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est conformée à la Loi en tenant une réunion à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi désigne l’Ombudsman comme l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’en ont pas nommé d’autre.

5    L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos pour le Village de Casselman.

6    Quand nous enquêtons sur des plaintes à propos de réunions à huis clos, nous cherchons à déterminer si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et dans le règlement de procédure de la municipalité ont été observées.

 

Processus d’enquête

7    Le 8 février 2018, conformément au paragraphe 18 (1) de la Loi sur l’ombudsman, mon Bureau a fait savoir que nous enquêterions sur cette plainte.

8    Les membres du personnel de mon Bureau ont examiné les extraits pertinents du règlement de procédure et des politiques du Village, ainsi que de la Loi. Nous avons aussi examiné l’ordre du jour et le procès-verbal de la séance publique et de la séance à huis clos de la réunion du Conseil le 9 janvier 2018. De plus, nous avons étudié l’ordre du jour et le procès-verbal de la réunion tenue par le Conseil le 23 janvier 2018 – durant laquelle les événements du 11 janvier 2018 ont été discutés – et la couverture de presse connexe.

9    Le maire, les quatre conseillers, la greffière intérimaire et la directrice générale intérimaire (DG) ont été interviewés par mon Bureau.

 

Plaintes précédentes

10    Mon Bureau a examiné précédemment quatre plaintes sur des réunions à huis clos du Village de Casselman.

11    Dans une lettre du 12 juin 2013[1], mon Bureau a conclu que les membres du Conseil n’avaient pas enfreint les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités quand ils s’étaient rencontrés à trois reprises avant des réunions du Conseil, car le Conseil n’avait alors ni exercé son autorité, ni fait un travail préparatoire en ce sens durant ces rencontres. Toutefois, nous avons constaté des problèmes inhérents au processus de rencontres informelles des membres du Conseil, surtout en présence d'un quorum du Conseil.

12    En février 2015, un rapport de mon Bureau[2] a conclu que les membres du Conseil n’avaient pas enfreint la Loi quand le Conseil, alors nouvellement élu, s’était rencontré de manière informelle pour un dîner plusieurs semaines avant son assermentation. Cependant, mon Bureau a conclu qu’une directive donnée par écrit au personnel, signée par un quorum du Conseil alors en fonction, constituait une réunion illégale. Nous avons aussi relevé des problèmes inhérents à des réunions en série et nous avons recommandé que le Village cesse cette pratique. De plus, nous avons remarqué des problèmes relatifs au règlement de procédure et nous avons recommandé que le Village communique systématiquement des avis de ses réunions ordinaires et extraordinaires.

13    Un rapport de mon Bureau daté d’avril 2015[3] a conclu qu’une rencontre du quorum du Conseil avec un groupe de promoteurs dans un restaurant local était, de fait, une réunion à huis clos du Conseil, qui avait enfreint les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi. Nous avons recommandé que le Village adopte des directives écrites garantissant que les membres du Conseil et des comités sont pleinement informés des exigences des réunions publiques, que le Conseil s’acquitte avec vigilance de ses obligations en vertu de la Loi, et que le Village modifie son règlement de procédure pour stipuler explicitement qu’un avis des réunions extraordinaires doit être communiqué au public.

14    Dans une lettre du 29 janvier 2016[4], mon Bureau a conclu que le Conseil du Village n’avait pas enfreint les exigences des réunions publiques quand il avait discuté du rapport d’un consultant durant deux séances à huis clos, en vertu de l’exception des renseignements privés. Toutefois, à titre de pratique exemplaire, nous avons recommandé que le Village améliore ses résolutions de se retirer à huis clos et fasse preuve de plus de cohérence dans ses rapports en séance publique.

 

Procédures du Conseil

15    Le Village a modifié son règlement de procédure pour la dernière fois en mars 2015.

16    La partie du règlement de procédure qui traite des réunions à huis clos reflète l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités, mais elle inclut les requêtes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée dans des points qui peuvent être examinés à huis clos, quand la Loi stipule que ce sujet doit être examiné à huis clos. Le règlement de procédure ne comprend pas non plus l’exception obligatoire relative aux enquêtes de l’Ombudsman ni les exceptions entrées en vigueur le 1er janvier 2018.

17    L’article 4.10 du règlement de procédure reflète l’exigence de l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités que le Conseil adopte une résolution « indiquant le but de la tenue d’une réunion à huis clos et incluant la nature générale du sujet devant y être étudié ». De plus, l’article 7.9.1 du règlement de procédure stipule que les décisions du Conseil et les directives à l’administration concernant tout point énuméré dans la résolution de se retirer à huis clos en vertu de l’article 4.10 « doivent [être] signalées publiquement par le Conseil dans la mesure où l’intérêt public le permet ».

18    L’article 4.11 du règlement de procédure indique que les réunions à huis clos doivent prendre fin au plus tard à 18 h 50. La pratique actuelle du Village ne semble pas conforme à cet article étant donné que la « Session à huis clos » est un point standard de l’ordre du jour des réunions, et que les réunions commencent à 19 h.

 

Réunion du 9 janvier 2018

Contexte

19    Il y a eu deux séances à huis clos durant la réunion tenue par le Conseil le 9 janvier 2018.

20    L’ordre du jour de la réunion du Conseil le 9 janvier 2018 indiquait la tenue d'une séance à huis clos pour approuver le procès-verbal d’une précédente réunion à huis clos à 5.1 et des « Ressources humaines » à 5.2.

21    Au début de la réunion, le Conseil a adopté une résolution visant à suspendre temporairement la procédure du Conseil pour ajouter deux points à l’ordre du jour. L’un de ces points était l’ajout de « 18.1 Session à huis clos – Ressources humaines ».

 

Première séance à huis clos

22    Le procès-verbal de la réunion publique indique que la résolution suivante a été adoptée pour tenir la première séance à huis clos (points 5.1 et 5.2; résolution 2018-004) :

Qu’il soit résolu que la présente assemblée soit ajournée pour une session à huis clos afin de traiter des questions relatives [sic] à l'article 239 (2) de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25 afin de discuter de questions concernant :

1. Ressources humaines art. (2) (b)

art. (b) des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local;


23    La séance à huis clos a débuté à 19 h 02. Le procès-verbal indique qu’au cours de cette première séance à huis clos, le Conseil a reporté l’approbation du procès-verbal de la séance à huis clos du 12 décembre 2017 à la prochaine réunion. Le procès-verbal indique ensuite que le Conseil a discuté d’un avis juridique – donné en personne par un avocat – concernant un contrat de travail, et incluant le salaire de la personne en question. Le procès-verbal se termine par une déclaration indiquant qu'il y aurait une proposition de contrat.

24    Le procès-verbal de la réunion publique ne montre aucun compte rendu sur cette discussion à huis clos.

 

Seconde séance à huis clos

25    Le procès-verbal de la réunion publique indique que la résolution suivante a été adoptée pour se retirer en seconde séance à huis clos (point 18.1; résolution 2018-017) :

Qu’il soit résolu que la présente assemblée soit ajournée pour une session à huis clos afin de traiter des questions relatives [sic] à l'article 239 (2) de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25 afin de discuter de questions concernant :

1. Ressources humaines art. (2) (b)

art. (b) des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local;


26    Le procès-verbal de la seconde séance à huis clos indique que cette séance a commencé à 20 h 09. Le maire Conrad Lamadeleine a expliqué au Conseil la raison de la séance à huis clos. Le procès-verbal indique que les conseillers Michel Desjardins et Anik Charron ont quitté la réunion à 20 h 28 et 20 h 32 respectivement. Six membres du personnel se sont ensuite joints à la séance à huis clos à 20 h 35. Le DG de l’époque, Daniel Gatien, a quitté la réunion à 20 h 41.

27    La séance publique a repris à 21 h 23. Le procès-verbal de la réunion publique n’indique aucun compte rendu de cette discussion à huis clos. Toutefois, il précise ceci : « Durant le huis clos, M. Michel Desjardins, Mme Anik Charron et M. Daniel Gatien se sont retirés de la réunion. »

 

Analyse

Exceptions citées

28    Le Conseil a cité l’exception des renseignements privés pour les deux séances à huis clos.

29    La Loi ne définit pas les « renseignements privés ». Pour examiner les paramètres des exceptions des réunions publiques, notre Bureau s’est souvent penché sur la jurisprudence du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP). Bien que non contraignants pour notre Bureau, ces cas peuvent être instructifs.

30    Le CIPVP a déterminé que, pour être considérés comme des « renseignements privés », les renseignements doivent se rapporter à des personnes à titre personnel, plutôt que professionnel, officiel ou commercial[5]. Toutefois, des renseignements communiqués à titre professionnel peuvent être considérés comme des renseignements personnels s’ils révèlent quelque chose de nature personnelle à propos de la personne en question[6].

31    Mon Bureau a conclu que les discussions au sujet des salaires relèvent aussi de l’exception des renseignements privés[7].

32    La discussion du Conseil durant la première séance à huis clos portait sur des questions personnelles concernant une personne identifiée, qui allaient au-delà de sa sphère professionnelle. La discussion a aussi porté sur le salaire d’une personne identifiée. Elle s’inscrivait donc dans le cadre de l’exception des renseignements privés.

33    Bien qu’elle n’ait pas été citée, l’exception relative aux conseils assujettis au secret professionnel de l’avocat aurait pu s’appliquer dans de telles circonstances, puisque le Conseil a reçu un avis juridique directement d’un avocat[8]. De plus, la discussion lors de la première séance à huis clos portait précisément sur les modalités d’une relation d’emploi avec le Village. Cette discussion aurait également pu s’inscrire dans le cadre de l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés[9].

34    La discussion du Conseil durant la seconde séance à huis clos portait très précisément sur la conduite d’une personne identifiable. Cette discussion s’inscrit également dans le cadre de l’exception des renseignements privés.

 

Questions de procédure

Votes et procès-verbaux

35    Les paragraphes 239 (5) et (6) de la Loi sur les municipalités interdisent aux conseils municipaux et aux conseils locaux de voter en séance à huis clos, sauf si les discussions tenues lors de la réunion relèvent de l’une des exceptions énoncées dans la Loi, et si le vote porte sur une question de procédure ou vise à donner des directives au personnel.

36    Le procès-verbal de la première séance à huis clos indique que le contrat discuté à huis clos ferait l'objet d'une proposition. Quand nous avons demandé, en entrevues, si des directives avaient été données au personnel ou si des votes avaient eu lieu, personne n’a répondu par l’affirmative. Il n'est donc pas possible de préciser clairement par qui le contrat serait proposé.

37    La décision de proposer le contrat d’emploi n’était pas de nature procédurale. Elle aurait pu prendre la forme d’une directive au personnel en séance à huis clos, ou d’un vote en séance publique. Ni l’un ni l’autre de ces points ne sont consignés au procès-verbal.

 

Compte rendu

38    Le règlement de procédure du Village stipule aussi que les décisions du Conseil et les directives à l’administration concernant les points énumérés dans la résolution de se retirer en séance à huis clos « doivent [être] signalées publiquement par le Conseil dans la mesure où l’intérêt public le permet ». Ceci est conforme à des recommandations qui ont été formulées par des enquêteurs des réunions à huis clos, et notamment par mon Bureau[10].

39    Il n’y a pas eu de compte rendu de cette nature après l’une ou l’autre des séances à huis clos.

 

Réunion du 11 janvier 2018

Contexte

40    Un article paru dans la presse locale le 1er février 2018[11] a examiné la réunion tenue par le Conseil le 23 janvier 2018. Durant cette réunion, la conseillère Charron a interrogé le Conseil au sujet d’une réunion du quorum du Conseil qui s’était apparemment tenue le 11 janvier 2018 à l’hôtel de ville. La conseillère a déclaré qu’elle n’avait pas reçu d’invitation à cette réunion.

41    D’après cet article, le maire a déclaré qu’il ne s’agissait pas d’une réunion. La greffière intérimaire a alors dit que le maire, le conseiller Daniel Lafleur et le conseiller Cléroux étaient tous dans le bureau du maire en même temps ce jour-là. Quand la conseillère Charron a déclaré que ceci en faisait une réunion, le maire a répondu qu’ils s’étaient tous les trois trouvés de façon inattendue à l’hôtel de ville en même temps, mais qu’il ne s’agissait pas d’une réunion. La conseillère Charron a alors dit que c’était une question de perception et de transparence. L’article se termine en indiquant que le conseiller Lafleur a déclaré que le conseiller Desjardins était également présent. Le conseiller Desjardins a répondu qu’il était dans le bâtiment, mais qu’il n’avait pas pris part à la conversation.

42    Le procès-verbal de la réunion du Conseil du 23 janvier 2018 indique, au point 12, ce qui suit à propos de cet échange :

i) Mme Anik Charron – Demande de renseignements au sujet de la réunion du 11 janvier 2018

Mme Charron demande aux membres s’il y a eu une réunion du Conseil le 11 janvier dernier. M. Lamadeleine confirme qu’il n’y a pas eu de réunion. Après avoir été demandée par Mme Charron s’il y a eu une réunion, Mme Peever répond qu’ils étaient tous dans un bureau. M. Lamadeleine clarifie que ce n’était pas une réunion, mais qu’ils étaient à l’hôtel de ville en même temps.


43    Lors d’une entrevue de la conseillère Charron avec mon Bureau, celle-ci a confirmé qu’elle n’était pas à l’hôtel de ville le 11 janvier. Elle a dit qu’elle avait eu des soupçons quant aux événements du 11 janvier 2018 en raison d’un courriel envoyé au personnel et au Conseil par l'actuelle DG intérimaire, à 14 h 33 cet après-midi-là, disant ceci :

Bonjour

Ce courriel est pour vous aviser que [le DG] sera absent pour une durée d’environ 1 mois. Selon la directive du Conseil toutes demandes/questions concernant les ressources humaines ainsi que suivit sur les dossiers du directeur général soient envoyer à mon attention.

Merci


44    Lorsque nous lui avons posé des questions sur ce courriel, la DG intérimaire a déclaré qu’elle n’avait reçu aucune directive du Conseil en tant que tel. Elle n’avait pas encore été nommée DG intérimaire. Elle voulait seulement informer le personnel et le Conseil qu’elle assumerait les fonctions du DG étant donné le départ soudain de celui-ci. La DG intérimaire a dit que le Village traversait une crise de gestion à cette époque.

45    Les entrevues de mon Bureau avec le maire Lamadeleine, le conseiller Lafleur, le conseiller Cléroux et le conseiller Desjardins ont confirmé que tous les quatre étaient à l’hôtel de ville le matin du 11 janvier 2018. Ils y étaient pour des raisons différentes, et ils sont arrivés à l’hôtel de ville et en sont repartis à des heures différentes :

  • Le maire a déclaré qu’il était arrivé à l’hôtel de ville vers 9 h et qu’il en était reparti vers 11 h. Il y était venu pour vérifier des papiers administratifs.

  • Le conseiller Lafleur a déclaré qu’il s’était rendu à l’hôtel de ville comme il le fait d’habitude chaque matin entre 8 h 30 et 9 h 30. Le 11 janvier, il est arrivé vers 8 h 45 et il est resté pour bavarder avec le maire, après le départ des conseillers Cléroux et Desjardins.

  • Le conseiller Cléroux a dit qu’il était arrivé vers 9 h 30 et qu’il était parti environ 15 à 20 minutes plus tard. Il s’était rendu à l’hôtel de ville ce jour-là pour informer la municipalité d’événements récents de sa vie privée qui allaient avoir des répercussions sur ses possibilités de participer pleinement aux activités du Village pendant quelque temps.

  • Le conseiller Desjardins a déclaré qu’il était arrivé à l’hôtel de ville vers 9 h pour discuter avec divers membres du personnel. Il était reparti vers 10 h pour parler à des employés ailleurs, puis il était revenu à l’hôtel de ville vers 11 h pour quelques minutes.


46    Les quatre membres du Conseil ont tous indiqué qu’ils avaient eu diverses interactions les uns avec les autres pendant qu'ils étaient à l’hôtel de ville ce matin-là. Parmi ces interactions, deux s’étaient déroulées dans le cadre d’un quorum du Conseil.

47    La première discussion en quorum du Conseil a eu lieu entre le maire Lamadeleine, le conseiller Lafleur et le conseiller Cléroux. La discussion s'est déroulée dans le bureau du maire. Elle a porté sur la vie privée du conseiller Cléroux.

48    La seconde discussion en quorum du Conseil a eu lieu entre le maire Lamadeleine, le conseiller Lafleur, le conseiller Cléroux et le conseiller Desjardins. Cette discussion s'est déroulée dans le bureau du maire et dans l’entrée du bureau. Elle a porté sur le départ du conseiller Desjardins de la seconde séance à huis clos, durant la réunion du 9 janvier du Conseil.

49    La greffière intérimaire et la directrice générale intérimaire ont toutes deux déclaré qu’elles avaient vu les quatre membres du Conseil à l’hôtel de ville le matin du 11 janvier. Ni l’une ni l’autre n’avaient connaissance de la nature des discussions entre les membres du Conseil.

50    Durant une entrevue avec mon Bureau, le conseiller Desjardins a déclaré qu’il avait été témoin d’une troisième discussion à l’hôtel de ville le matin du 11 janvier, entre le maire Lamadeleine, le conseiller Lafleur et le conseiller Cléroux, ainsi que la greffière intérimaire et la DG intérimaire. Les membres du personnel et du Conseil à qui nous avons parlé n’avaient pas de souvenir d’une telle discussion.

51    Le conseiller Desjardins nous a aussi informés d’un résumé écrit des événements du 11 janvier qui, selon lui, avait été préparé par le maire. Le conseiller Desjardins n’a pas été en mesure de nous fournir ce document, disant qu’il s’en était débarrassé. Dans le cadre d’un processus d’enquête équitable sur le plan de la procédure, nous avons demandé aux autres membres du Conseil s’ils avaient connaissance de ce document. Le maire a nié avoir créé ce document, et aucun des membres du Conseil à qui nous avons parlé n’en avait gardé le moindre souvenir.

 

Analyse

52    À la suite de l’entrée en vigueur des modifications à la Loi de 2001 sur les municipalités, le 1er janvier 2018, la définition d’une « réunion » au paragraphe 238 (1) est la suivante :

« réunion » Réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre, au cours de laquelle, à la fois :

a) le quorum est atteint;

b) les membres discutent ou traitent autrement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil ou du comité.


53    La Loi n’interdit pas aux membres du Conseil de se réunir officieusement en dehors de la salle du Conseil. Toutefois, quand un groupe de membres du Conseil se rencontrent officieusement, le danger s’accroît qu’ils puissent, intentionnellement ou non, obtenir des renseignements ou entamer des discussions qui font avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du Conseil.

54    Quatre membres du Conseil étaient présents à l’hôtel de ville, en même temps, le 11 janvier. Comme le Conseil du Village de Casselman compte cinq membres, il suffit de trois membres pour constituer un quorum. Par conséquent, un quorum du Conseil était représenté à l’hôtel de ville le matin du 11 janvier.

55    Mon Bureau a pu confirmer que deux discussions séparées avaient eu lieu entre le quorum du Conseil présent à l’hôtel de ville le 11 janvier 2018. Toutefois, je suis d’avis que ni l’une ni l’autre de ces discussions n’a porté sur un sujet qui fasse avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du Conseil.

56    La première discussion a porté sur la vie privée d’un membre du Conseil, et non sur les travaux ou la prise de décisions du Conseil.

57    La seconde discussion avait trait aux événements de la deuxième séance à huis clos du 9 janvier. Cette discussion faisait une rétrospective et ne portait que sur les raisons du départ anticipé du conseiller Desjardins de la seconde séance à huis clos. Rien n’indique que cette discussion ait fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du Conseil.

58    Les discussions entre un quorum du Conseil du Village de Casselman à l’hôtel de ville le matin du 11 janvier ne constituaient pas des réunions aux termes de la Loi.

 

Opinion

59    Le Conseil du Village de Casselman n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités, ni son règlement de procédure, quand il a tenu des séances à huis clos durant la réunion du Conseil le 9 janvier 2018, en vertu de l’exception des renseignements privés.

60    Le Conseil du Village de Casselman n’a pas donné suffisamment de renseignements dans ses procès-verbaux sur les résultats des discussions du Conseil durant la première séance à huis clos de la réunion tenue par le Conseil le 9 janvier 2018.

61    Le Conseil du Village de Casselman a enfreint son règlement de procédure quand il a omis de faire un compte rendu public à la suite de chacune des deux séances à huis clos de la réunion tenue par le Conseil le 9 janvier 2018.

62    Le Conseil du Village de Casselman n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités, ni son règlement de procédure, quand un quorum des conseillers s’est rencontré à l’hôtel de ville et a tenu des discussions le matin du 11 janvier 2018.

 

Recommandations

63    Je fais les recommandations suivantes pour aider le Village de Casselman à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à renforcer la transparence de ses réunions.
 

Recommandation 1

Tous les membres du Conseil du Village de Casselman devraient s'acquitter avec vigilance de leurs obligations individuelles et collectives pour garantir que le Conseil se conforme à ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son propre règlement de procédure.

 
Recommandation 2

Le Village de Casselman devrait veiller à ce que ses votes à huis clos respectent le paragraphe 239 (6) de la Loi de 2001 sur les municipalités et que le Conseil identifie clairement le point visé par le vote, vote officiellement sur ce point, et indique le résultat du vote dans le procès-verbal de la séance à huis clos.

 
Recommandation 3

Le Village de Casselman devrait faire un compte rendu en séance publique à la suite de toute réunion à huis clos, conformément à son règlement de procédure.

 
Recommandation 4

Le Village de Casselman devrait actualiser son règlement de procédure pour y inclure les exceptions obligatoires en vertu du paragraphe 239 (3) de la Loi de 2001 sur les municipalités relativement à l’examen d’une requête en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée et à une enquête en cours en vertu de la Loi sur l’ombudsman.

 
Recommandation 5

Le Village de Casselman devrait actualiser son règlement de procédure pour qu’il reflète avec exactitude ses pratiques de réunions actuelles et les nouvelles dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

 

 

Rapport

64    Le Village de Casselman a eu la possibilité d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter. Les commentaires que j’ai reçus incluaient des préoccupations quant au processus de plaintes sur les réunions publiques et quant aux possibilités, pour les conseillers, de se réunir officieusement.

65    La Loi de 2001 sur les municipalités accorde aux citoyens le droit de porter plainte dans le cadre des mécanismes de contre-vérification qui existent pour garantir la transparence municipale. Mes enquêtes sont menées dans cet esprit, quels que soient l’identité ou les motifs des personnes qui déposent, de bonne foi, des plaintes à mon Bureau sur des réunions publiques.

66    Comme je l’indique dans ce rapport, la Loi n’empêche pas les membres du Conseil de se réunir en dehors d’une réunion officielle. Elle n’interdit de tels rassemblements que dans la mesure où ils font avancer de manière importante les travaux de la municipalité, en dehors des protections procédurales prévues par la Loi. Mes rapports reflètent constamment ce fait.

67    Mon rapport devrait être communiqué au Conseil et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil. Conformément à l’exigence au paragraphe 239.2 (12) de la Loi, le Conseil devrait adopter une résolution indiquant comment il compte donner suite à ce rapport.


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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario



[1] Lettre de l’Ombudsman de l’Ontario au Village de Casselman (12 juin 2013), en ligne.
[2] Casselman (Village de) (Re), Signer ici – Enquête visant à déterminer si le Conseil du Village de Casselman a tenu des réunions à huis clos illégales en novembre 2014 (février 2015), en ligne.
[3] Casselman (Village de) (Re), Table ronde au restaurant – Enquête visant à déterminer si le Conseil du Village de Casselman a tenu une réunion à huis clos illégale le 8 janvier 2015 (avril 2015), en ligne.
[4] Lettre de l’Ombudsman de l’Ontario au Village de Casselman (29 janvier 2016), en ligne.
[5] Aylmer (Town) (Re), Ordonnance MO-2519 (22 juin 2007), en ligne : CIPVP.
[6] Madawaska Valley (Township) (Re), Ordonnance MO-2519 (29 avril 2010), en ligne : CIPVP.
[7] Baldwin (Canton de) (Re), Dans la lumière – Enquête sur la réunion à huis clos du Conseil du Canton de Baldwin le 14 juillet 2008 (mars 2009), en ligne.
[8] Descôteaux et autre c. Mierzwinski, [1982] 1 RCS 860, 1982 CanLII 22 (CSC), en ligne.
[9] Fort Erie (Ville de) (Re), Enquête sur une plainte à propos d’une réunion tenue par le Conseil de gestion de la Zone d’amélioration commerciale de Ridgeway dans la Ville de Fort Erie le 2 novembre 2016 (avril 2017) en ligne.
[10] Magnetawan (Municipalité de) (Re), Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Municipalité de Magnetawan a tenu des réunions à huis clos illégales (juin 2015) au par. 54, en ligne; Local Authority Services, A Report to the corporation of the County of Essex (septembre 2009) à 17, en ligne; Douglas R Wallace, Rapport au Conseil municipal d’Ottawa concernant l’enquête sur les réunions à huis clos du Conseil municipal d’Ottawa du 19 décembre 2008, 6 janvier 2009 et 14 et 15 janvier 2009, en ligne.
[11] Caroline Prévost, « Une 'réunion' qui n’en était pas une à Casselman » Le Reflet – The News Embrun, ON (1er février 2018) à 2, en ligne.