Canton de The North Shore

Canton de The North Shore

juin 29, 2018

29 juin, 2018

L’Ombudsman a reçu des plaintes à propos de trois réunions du conseil de The North Shore, alléguant que les sujets discutés lors des séances à huis clos du 13 décembre 2017 et du 7 février 2018 ne relevaient pas de l’exception des « renseignements privés » et que la résolution adoptée le 13 décembre 2017 pour se retirer à huis clos ne comprenait pas tous les sujets discutés. Les plaintes alléguaient aussi que le Canton n’avait pas communiqué d’avis pour une réunion extraordinaire tenue le 14 février 2018. L’Ombudsman a conclu que les sujets discutés par le conseil le 13 décembre 2017 relevaient des exceptions énoncées dans la Loi sur les municipalités, mais que le Canton avait omis d’inclure tous les sujets discutés à huis clos à la résolution adoptée pour se retirer en huis clos. Il a aussi conclu que le conseil avait enfreint la Loi sur les municipalités durant la séance à huis clos du 7 février 2018, quand il avait examiné comment pourvoir un poste vacant au conseil. L’Ombudsman a conclu que le Canton avait communiqué un avis au public pour sa réunion du 14 février 2018, mais il a recommandé que le Canton modifie son règlement de procédure pour officialiser ses pratiques générales concernant les avis.

Enquête sur des plaintes sur des réunions à huis clos tenues par le Canton de The North Shore le 13 décembre 2017, le 7 février 2018 et le 14 février 2018

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

juin 2018
 

Plaintes

1    En février 2018, mon Bureau a reçu des plaintes sur trois réunions à huis clos tenues par le Canton de The North Shore. 

2    Ces plaintes alléguaient que :

  • le Canton avait tenu une réunion à huis clos le 13 décembre 2017 qui ne relevait pas de l’exception citée des « renseignements privés », à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi ») et toutes les questions discutées n’avaient pas été incluses à la résolution adoptée pour se retirer à huis clos; 

  • le Canton avait tenu une réunion à huis clos le 7 février 2018 qui ne relevait pas de l’exception des « renseignements privés » pour les réunions à huis clos;

  • le Canton n’avait pas avisé le public d’une réunion extraordinaire du conseil le 14 février 2018.


 

Compétence de l’Ombudsman 

3    En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et des comités de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, à moins de relever des exceptions prescrites.

4    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est conformée à la Loi en tenant une réunion à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui ne l'ont pas fait.

5    L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos pour le Canton de The North Shore.

6    Quand il enquête sur des plaintes à propos de réunions à huis clos, l'Ombudsman cherche à déterminer si la municipalité a respecté les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et les procédures de gouvernance municipales.

 

Procédures du conseil

7    Le règlement de procédure du Canton (règlement no 17-31) stipule que toutes les réunions doivent se tenir en public, sous réserve des dispositions de la Loi, et que seules les questions liées directement aux points inscrits à l’ordre du jour peuvent être examinées en réunion à huis clos.

8    Le règlement de procédure énonce également les exigences en matière d’avis à communiquer au public pour les réunions ordinaires du conseil, mais ne précise pas à quel moment un avis public de réunion devrait être affiché. Le règlement de procédure ne dit rien non plus quant à la manière dont l’avis des réunions extraordinaires doit être communiqué au public. 

 

Processus d’enquête

9    Le 20 février 2018, nous avons avisé la municipalité que nous avions l’intention d’enquêter sur les plaintes concernant les réunions du 13 décembre 2017 et du 7 février 2018. Le 23 février 2018, nous avons informé la municipalité que nous enquêterions sur la plainte concernant la réunion du 14 février 2018.

10    Mon Bureau a examiné les extraits pertinents du règlement de procédure du Canton et de la Loi, ainsi que les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions à huis clos du 13 décembre 2017 et du 7 février 2018. Nous avons aussi examiné l’avis communiqué pour la réunion extraordinaire du conseil le 14 février 2018.  

11    Mon Bureau a interviewé la greffière et les membres du conseil qui étaient présents aux réunions à huis clos, ainsi que le membre du personnel chargé d’afficher les avis des réunions.

12    Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans cette affaire.

 

Les faits

Réunion à huis clos du 13 décembre 2017 

13    Le 13 décembre 2017, le conseil a tenu une réunion ordinaire aux bureaux du Canton. Le conseil s’est retiré à huis clos à 20 h en vertu de l’exception des « renseignements privés » à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi[1]. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos précisait que la discussion porterait sur « les honoraires des pompiers » pour les pompiers bénévoles du Canton. 

14    Le maire, la greffière et tous les conseillers, à l’exception de la conseillère Brenda Wilson, étaient présents à la séance à huis clos. 

15    Les personnes interviewées ont dit à mon Bureau que durant la réunion à huis clos, le conseil avait discuté de trois sujets :

  • les honoraires des pompiers;

  • les conditions d’emploi des pompiers relativement à la vérification des antécédents de personnes vulnérables et aux dossiers de conduite; 

  • le protocole de communication entre le service d’incendie et le personnel du Canton.


16    Les personnes présentes à la réunion nous ont dit que, durant la discussion des honoraires des pompiers, le conseil avait examiné le montant auquel avait droit chacun d’eux, nommé individuellement. 

17    Le conseil a aussi discuté du paiement des honoraires aux pompiers qui n’avaient pas rempli certaines conditions de leur emploi, à savoir la remise d’une vérification des antécédents de personnes vulnérables et d’un dossier de conduite au Canton. Durant la discussion, le conseil a examiné des avis fournis précédemment par l’avocat du Canton quant au paiement des honoraires.

18    Le conseil a aussi discuté du protocole de communication entre le service d’incendie et le personnel du Canton. Nous avons été informés qu’un pompier avait été nommé agent des communications pour le service d’incendie, sans l’approbation du conseil. Le conseil a examiné cette nomination ainsi que le protocole officiel de communication qui existe entre le chef des pompiers et la greffière. Le pompier en question et ses fonctions professionnelles ont fait l’objet d’une discussion. 

19    La séance à huis clos a duré 30 minutes. Après avoir repris la séance publique, le conseil a adopté les résolutions suivantes :

IL EST RÉSOLU QUE LE CONSEIL approuve les honoraires des pompiers pour la période du 1er juin 2017 au 30 novembre 2017. 

IL EST RÉSOLU QUE LE CONSEIL ordonne au chef des pompiers, conformément à la Politique 7, Vérification du casier judiciaire, du Canton de The North Shore, d’exiger une vérification des antécédents de personnes vulnérables de chaque pompier bénévole pour le 15 janvier 2018 au plus tard. Tout pompier qui n’aura pas respecté cette exigence fera l’objet d’une suspension d’emploi.

IL EST RÉSOLU QUE LE CONSEIL ordonne à la greffière/trésorière/ directrice générale de communiquer UNIQUEMENT avec le service d’incendie sur les questions concernant ce service en s'adressant au chef des pompiers et vice versa. Le chef des pompiers est le chef du service et il devrait être la SEULE personne qui communique avec la greffière. 


 

Réunion à huis clos du 7 février 2018 

20    La conseillère Wilson a remis sa démission du conseil lors d’une réunion du conseil le 17 janvier. Le procès-verbal de la réunion indique que le conseil avait 60 jours pour pourvoir son poste, soit par une nomination, soit par une élection partielle. 

21    Le conseil a tenu une réunion ordinaire le 7 février 2018. Il s’est retiré en séance à huis clos à 20 h, en vertu de l’exception des « renseignements privés » à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi[2]. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos précisait que la question à examiner portait sur « le remplacement d’un conseiller ». La séance à huis clos a duré 25 minutes. 

22    Nous avons été informés par les membres du conseil présents à la réunion à huis clos que le conseil avait discuté du bien-fondé de pourvoir le poste vacant par une nomination ou par une élection partielle, et qu’il avait décidé d’opter pour une nomination. Toutefois, le maire et la greffière nous ont dit que cette discussion et cette décision n’avaient pas eu lieu. Selon eux, le conseil avait décidé de pourvoir le poste vacant par voie de nomination un peu avant la réunion du 7 février.  

23    Toutes les personnes à qui nous avons parlé se sont souvenues que le conseil avait aussi discuté des qualifications souhaitées d’un conseiller potentiel et qu’au moins un nom avait été proposé en vue d’une nomination. Les souvenirs gardés par les personnes présentes quant au nombre de gens considérés pour le poste variaient : deux personnes interviewées se sont souvenues d’avoir discuté d’une seule personne, une personne s’est souvenue de deux personnes et une autre s’est souvenue de trois ou quatre noms, tandis qu’une dernière s’est souvenue de quatre noms. Bien que le nombre de noms évoqués pour des candidats potentiels soit variable, les personnes présentes à la réunion ont toutes convenu qu’au moins une personne avait fait l’objet de discussions. 

24    D’après le procès-verbal de la réunion à huis clos et les personnes à qui nous avons parlé, le conseil est parvenu à un consensus sur un particulier. Il a ensuite demandé au maire de communiquer avec cette personne pour voir si elle souhaitait être nommée au poste vacant au conseil. 

25    Le procès-verbal n’indique pas de vote officiel pour une quelconque mesure prise par le conseil.

 

Réunion du 14 février 2018 

26    La plainte à propos de la réunion extraordinaire du 14 février 2018 alléguait que le Canton avait omis de communiquer un avis au public pour cette réunion. 

27    Le Canton a affiché un avis de réunion sur trois babillards communautaires. L’avis était l’ordre du jour de la réunion extraordinaire, incluant l’heure, la date et le lieu de la réunion. Le Canton n’a pas affiché d’avis sur son site Web, contrairement à sa pratique normale. En effet, le membre du personnel habituellement chargé de mettre le site Web à jour était absent.  

 

Analyse 

28    J’ai analysé chacune des réunions l’une après l’autre, avec les références aux exceptions applicables citées par la municipalité et toutes les questions connexes de procédure. 

 

Réunion du 13 décembre 2017 

29    Le Canton a cité l’exception des « renseignements privés » pour se retirer en séance à huis clos le 13 décembre. Bien qu’il n’ait pas invoqué l’exception des « relations de travail » et celle des « conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat », nous avons examiné leur applicabilité à cette réunion à huis clos. 

30    Nous avons aussi examiné les questions de procédure liées à la résolution et à l’ordre du jour de la réunion à huis clos.

 

Applicabilité de l’exception des « renseignements privés » 

31    L’exception des « renseignements privés » autorise la tenue de discussions à huis clos sur des questions personnelles rattachées à quelqu'un qui peut être identifié. La majorité des personnes présentes à la séance à huis clos ont dit à mon Bureau qu’elles avaient invoqué l’exception des renseignements privés car la discussion allait porter sur certains pompiers en particulier, identifiés par leur nom.

32    Bien que non contraignante pour notre Bureau, la jurisprudence du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) sur ce qui constitue des « renseignements personnels » dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée est utile pour interpréter l’exception des « renseignements privés ». Le CIPVP a conclu que les renseignements ne peuvent être considérés personnels en vertu de la Loi que s’ils se rapportent à quelqu’un à titre personnel plutôt que professionnel. Toutefois, des renseignements sur une personne à titre professionnel peuvent être considérés comme personnels s’ils révèlent quelque chose de personnel à son sujet[3]. Les discussions sur la conduite d’une personne sont généralement considérées personnelles[4].

33    Le 13 décembre, le conseil a examiné le montant précis des honoraires à payer à chacun des pompiers. Il a aussi discuté du paiement des honoraires aux pompiers qui n’avaient pas satisfait à leurs conditions d’emploi concernant les vérifications des antécédents de personnes vulnérables et les dossiers de conduite. Ces pompiers ont été mentionnés par leur nom.

34    Mon Bureau a examiné précisément si la discussion de la rémunération d’une personne relève de l’exception des « renseignements privés ». Dans un rapport à la Municipalité de South Huron, il a conclu que la discussion de la rémunération d’une personne pouvait être considérée comme des renseignements personnels[5]. De même, dans un rapport au Canton de Russell, il a conclu qu’une discussion sur le montant de la rémunération de certains employés identifiés, conformément à une nouvelle grille salariale, relevait de l’exception des renseignements privés[6].

35    Dans le rapport sur le Canton de Russell, mon Bureau a conclu que les discussions sur le rendement des employés étaient intrinsèquement de nature personnelle. Dans le cas de The North Shore, la discussion du conseil visait notamment à déterminer si chacun des pompiers avait rempli certaines conditions d’emploi. Ces renseignements sont de nature personnelle. 

36    Par conséquent, la partie de la discussion à huis clos sur les honoraires des pompiers relevait de l’exception des « renseignements privés ». 

37    La discussion du conseil sur le protocole de communication entre le service d’incendie et le personnel du Canton ne comprenait aucun renseignement privé. Durant cette discussion, le conseil a identifié un pompier en particulier, qui avait été nommé agent de communication pour le service d’incendie. Le conseil a parlé de cet homme à titre professionnel, en tant que pompier, et de ses fonctions dans ce rôle. La discussion du conseil n’a comporté aucun renseignement de nature personnelle. 

38    Par conséquent, la discussion du conseil sur le protocole de communication ne relevait pas de l’exception des renseignements privés.

 

Applicabilité de l’exception des « relations de travail » 

39    Bien que le Canton n’ait pas cité l’exception des « relations de travail », celle-ci s’applique aussi à la discussion à huis clos du 13 décembre. 

40    La Cour d’appel de l’Ontario a conclu que le sens ordinaire de l’expression « relations de travail » dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée s’étend aux relations et aux conditions de travail par delà les négociations collectives, y compris à la rémunération en dehors de toute entente de travail traditionnelle[7]

41    Dans une enquête faite en 2013 sur des réunions à huis clos du Canton de Leeds et les Mille-Îles, mon Bureau a conclu que « les questions de rémunération du personnel [non syndiqué] du Canton » relevaient de l’exception des « relations de travail » car la rémunération est un aspect de l'emploi[8].

42    La discussion du 13 décembre a porté sur le montant des honoraires et les conditions d’emploi des pompiers. Ces sujets ont trait aux relations d’emploi entre le Canton et les pompiers. Par conséquent, les discussions relevaient de l’exception des « relations de travail ».

43    La discussion du conseil sur le protocole de communication entre le service d’incendie et le personnel du Canton relevait aussi de l’exception des « relations de travail ». Elle a porté sur la nomination sans l’approbation du conseil d’un pompier en particulier en tant qu’agent de communication et sur le protocole de communication approprié entre le service d’incendie et le personnel du Canton. 

44    Dans un rapport au Village de Burk’s Falls et au Canton d’Armour, mon Bureau a conclu que les discussions visant à déterminer s’il fallait élargir ou non les fonctions d’un employé relevaient de l’exception des « relations de travail »[9]. Dans ce cas, le conseil avait discuté de renseignements rattachés aux fonctions professionnelles d’un pompier et aux rapports hiérarchiques au sein du personnel du Canton. Ce type de renseignements s’inscrit dans le cadre de l’exception des « relations de travail ».

 

Applicabilité de l’exception des « conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat » 

45    Bien que le Canton n’ait pas invoqué l’exception des « conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat », elle s’applique aussi aux discussions tenues par le conseil le 7 décembre. Cette exception des « conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat » autorise la tenue de discussions à huis clos quand le conseil examine des avis juridiques[10]. Mon Bureau a systématiquement conclu que les cas où le personnel transmet au conseil des avis juridiques reçus précédemment relèvent de cette exception[11]. Il n’est pas nécessaire non plus qu’un avocat soit présent à la réunion pour que cette exception s’applique[12].

46    Dans ce cas, alors qu’il était réuni en séance à huis clos, le conseil a discuté de conseils juridiques que l’avocat du Canton lui avait donnés précédemment sur le paiement des honoraires aux pompiers qui n'avaient pas satisfait aux conditions de leur emploi.

47    Par conséquent, l’exception des « conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat » s’applique aussi à la discussion tenue à huis clos le 13 décembre. 

 

Questions de procédure

Résolution de réunion à huis clos

48    En vertu de la Loi, le conseil municipal doit indiquer ce qui suit avant de tenir une réunion à huis clos : « le fait que la réunion doit se tenir à huis clos et la nature générale de la question devant y être étudiée »[13]. Dans Farber v. Kingston (City)[14], la Cour d’appel de l’Ontario a conclu que :

la résolution adoptée pour se retirer à huis clos devrait donner une description générale de la question à examiner d’une manière qui maximise l’information communiquée au public sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public.


49    Dans ce cas, la résolution de se retirer à huis clos décrivait la question à examiner comme « honoraires des pompiers ». Elle ne comprenait aucun renseignement au sujet de la discussion du conseil sur le protocole de communication entre le service d’incendie et le personnel. 

 

Ordre du jour

50    L’article 2.4.5 du règlement de procédure du Canton stipule que :

Aucun point excepté les points liés directement à l’ordre du jour ne sera traité en réunion à huis clos.[15]


51    L’ordre du jour du Canton pour les réunions du 13 décembre indique un seul sujet – « honoraires des pompiers ». Selon les renseignements que nous avons reçus, la discussion du conseil sur la vérification des antécédents des personnes vulnérables et les dossiers de conduite était liée aux honoraires des pompiers et était donc incluse à l’ordre du jour.

52    Par contre, la discussion du conseil sur le protocole de communication entre le service d’incendie et le personnel du Canton était distincte et sans lien avec les honoraires. Par conséquent, cette discussion n’était pas permise lors de cette réunion en vertu du règlement de procédure du Canton. 

 

Réunion du 7 février 2018 

53    Le Canton a cité l’exception des « renseignements privés » pour se retirer en séance à huis clos le 7 février. 

54    Les personnes interviewées par mon Bureau ont gardé des souvenirs divergents des discussions tenues en séance à huis clos. Les différences sont notées ci-dessous, suivies d’une analyse de l’applicabilité de l’exception citée. Pour terminer, je commente les décisions prises par le conseil en séance à huis clos.

 

Différentes versions des événements

55    Trois des conseillers que nous avons interviewés se sont souvenus d’une discussion durant la séance à huis clos visant à déterminer s’ils devaient pourvoir le siège vacant de la conseillère Wilson par une élection partielle ou par une nomination. Ces conseillers se sont aussi souvenus que le conseil avait pris la décision de procéder par voie de nomination. Le procès-verbal reflète cette discussion et cette décision.

56    La greffière s’est souvenue que la décision de procéder par voie de nomination avait été prise en réunion publique quand le conseil avait pris acte de la démission de la conseillère Wilson.  

57    Le maire s’est souvenu d’une discussion qui avait eu lieu en séance publique avant la réunion du 7 février pour déterminer s’il fallait procéder par voie d’élection partielle ou de nomination. Il a déclaré que s'il y avait eu quelque discussion que ce soit à ce sujet durant la séance à huis clos du 7 février, elle aurait eu pour but de récapituler la discussion qui avait déjà eu lieu.

58    Le conseil a pris acte de la démission de la conseillère Wilson le 17 janvier, lors de sa réunion. Le procès-verbal de cette réunion n’indique aucunement si le conseil a examiné une élection partielle ou une nomination pour pourvoir le poste vacant et ne mentionne aucune décision de procéder par voie de nomination. 

59    Mon Bureau a aussi examiné les procès-verbaux des réunions suivantes du conseil tenues le 24 janvier et le 7 février. Malgré les souvenirs du maire et de la greffière, aucun de ces procès-verbaux ne fait état d’une décision ou d’une résolution du conseil visant à déterminer si le poste vacant de la conseillère Wilson devrait être pourvu par élection partielle ou par nomination. Soulignons que le procès-verbal indique que le maire était absent de la réunion du conseil le 24 janvier.

60    Par contre, les trois autres membres du conseil présents à la réunion du 7 février se sont souvenus d’une discussion en vue de déterminer comment pourvoir le poste vacant et d’une décision de procéder par voie de nomination. Un membre du conseil a dit à mon Bureau que le conseil avait eu une « très bonne discussion » en séance à huis clos pour déterminer s’il devait procéder par élection partielle ou par nomination.

61    Selon la prépondérance des probabilités, je conclus que le conseil a discuté du processus permettant de pourvoir ce siège vacant et a pris la décision de procéder par nomination lors de la séance à huis clos du 7 février.

 

Applicabilité de l’exception des « renseignements privés » 

62    La réunion du 7 février s'est tenue à huis clos en vertu de l’exception des « renseignements privés ». Comme indiqué ci-dessus, cette exception autorise le conseil à discuter à huis clos de renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. 

63    Mon Bureau a systématiquement conclu que les discussions sur les antécédents professionnels et les qualifications d’une personne identifiable, pour un emploi particulier, relevaient de l’exception des renseignements privés énoncée dans la Loi[16]

64    Les personnes interviewées ont gardé des souvenirs différents du nombre de candidatures potentielles discutées en vue de pourvoir le poste vacant au conseil, mais toutes ont convenu que le conseil avait discuté des qualifications et de l’expérience d’au moins une personne à cet égard.

65    Par conséquent, cette partie de la discussion à huis clos relevait de l’exception des « renseignements privés ».

66    En revanche, la discussion visant à déterminer s’il fallait procéder par élection partielle ou par nomination ne relevait pas de l’exception des renseignements privés. La discussion du conseil sur les qualifications souhaitées pour son nouveau membre ne relevait pas de cette exception non plus. Cette discussion ne comprenait aucun renseignement privé concernant une personne. Il s’agissait plutôt d’une discussion sur le processus à suivre afin de pourvoir un siège vacant au conseil, des raisons pour lesquelles le conseil voulait procéder par nomination et des compétences jugées importantes pour un membre potentiel du conseil. 

67    Il n’y avait aucune raison de tenir cette partie de la discussion à huis clos, surtout qu’il s’agissait d’un poste vacant à pourvoir au conseil. Mon Bureau a conclu précédemment que, dans l’intérêt de la transparence, les discussions sur la dotation d’un poste vacant au conseil devraient se tenir en séance publique[17]. La discussion du conseil sur ces sujets n’aurait pas dû avoir lieu à huis clos.

 

Décisions prises en séance à huis clos

68    Durant la séance à huis clos, le conseil a pris deux décisions par consensus : pourvoir un poste vacant au conseil par voie de nomination et demander au maire de communiquer avec une personne en particulier pour déterminer si elle souhaitait occuper ce poste. Le conseil a pris ces décisions à la suite d’une entente verbale informelle et n’a pas voté sur ces points. 

69    Dans une enquête menée en 2015 sur des allégations de vote illégal durant des séances à huis clos de la Ville de South Bruce Peninsula, mon Bureau a conclu que la greffière avait agi à la suite d’un consensus implicite et que, selon le procès-verbal de la séance à huis clos, il n'y avait pas eu de résolution officielle de procédure, ni de vote[18]. Dans ce rapport, mon Bureau a conclu qu’une directive résultant d’un consensus du conseil est, à toutes fins utiles, un vote du conseil. Il en va de même pour les directives données par le conseil dans ce cas. Elles reflètent essentiellement des votes du conseil. 

70    À titre de pratique exemplaire, le conseil devrait indiquer plus clairement la directive exacte donnée, voter officiellement à ce sujet et l’inscrire comme telle dans le procès-verbal de la réunion à huis clos. Ceci va dans l’intérêt à la fois du personnel et du conseil, pour qu’il n’y ait aucune confusion quant à la directive qui a été donnée et votée.

71    Bien que la Loi interdise généralement de voter en séance à huis clos, le paragraphe 239 (6) permet de le faire dans certaines circonstances. Ce paragraphe indique que le conseil peut voter à huis clos si la réunion est autorisée par ailleurs à se tenir à huis clos et si le vote porte sur une question de procédure ou vise à donner des directives aux responsables, aux employés ou aux agents. 

72    La première décision visait à pourvoir le poste vacant par voie de nomination. Le conseil n’était pas en droit de prendre cette décision à huis clos. Comme je l’ai conclu ci-dessus, la discussion visant à déterminer s’il fallait procéder par élection partielle ou par nomination ne relevait pas de l’exception des « renseignements privés ». Le vote aurait dû avoir lieu en séance publique. 

73    L’article 225 de la Loi fait du chef du conseil (dans ce cas, le maire) le premier dirigeant de la municipalité et énumère ses fonctions. Mon Bureau a conclu qu’un vote à huis clos visant à donner une directive au maire est autorisé en vertu du paragraphe 239 (6)[19]

74    La discussion sur la personne jugée qualifiée par le conseil pour occuper le poste vacant relevait de l’exception des « renseignements privés ». Par conséquent, la seconde décision du conseil, demandant au maire de communiquer avec cette personne, était autorisée.

 

Réunion du 14 février 2018 

75    La plainte sur la réunion extraordinaire du 14 février alléguait que le Canton avait omis de communiquer un avis au public pour cette réunion. 

 

Avis au public 

76    La Loi ne précise pas comment les avis des réunions doivent être communiqués au public. Toutefois, elle stipule que chaque municipalité doit adopter un règlement de procédure prévoyant qu’un avis des réunions doit être communiqué au public[20]. Mon Bureau a souligné que l’avis des réunions devait comprendre des renseignements adéquats et significatifs sur toutes les parties d’une réunion, aussi bien les séances publiques que les séances à huis clos. Une interprétation raisonnable de ce qui constitue un « avis » adéquat comprend l’heure, la date et le lieu d’une réunion[21]

77    Le règlement de procédure du Canton ne dit rien de l’avis à communiquer au public pour les réunions extraordinaires. Dans le cas des réunions ordinaires du conseil et des comités, le règlement de procédure considère que l’ordre du jour publié constitue un avis suffisant de ces réunions et indique que l’ordre du jour doit être affiché sur le site Web du Canton ainsi que sur trois babillards communautaires. Le règlement ne prévoit aucun préavis minimal pour l’affichage de l’ordre du jour des réunions ordinaires ou des réunions extraordinaires.

78    Malgré le manque de clarté du règlement, le personnel du Canton traite les avis de réunions ordinaires et extraordinaires de la même manière et affiche les ordres du jour sur le site Web du Canton et sur trois babillards communautaires au moins 48 heures avant toute réunion. Le Canton devrait officialiser cette pratique dans son règlement de procédure.

79    Dans ce cas, un avis de la réunion extraordinaire du 14 février a été communiqué au public sur les babillards communautaires, conformément à la pratique générale qu’a le Canton d’afficher de tels avis plus de 48 heures avant la tenue de la réunion. Malheureusement, en raison de l’absence d’un membre du personnel, l’avis n’a pas été affiché sur le site Web du Canton. 

 

Opinion 

80    Le conseil du Canton de The North Shore n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 13 décembre 2017 quand il s’est réuni à huis clos pour discuter des honoraires des pompiers, de leurs conditions d’emploi relativement aux vérifications des antécédents de personnes vulnérables et aux dossiers de conduite, et du protocole de communication entre le service d’incendie et le personnel du Canton. Toutefois, le Canton a omis d’indiquer la nature générale du sujet à discuter à huis clos dans sa résolution et il a aussi omis d’inclure à l'ordre du jour de son huis clos tous les sujets discutés durant la séance à huis clos, contrairement à ce qu’exigent la Loi de 2001 sur les municipalités et son propre règlement de procédure.

81    Le conseil du Canton de The North Shore a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 7 février 2018 quand il a discuté du processus à suivre pour pourvoir un poste vacant au conseil en séance à huis clos. La discussion ne relevait pas de l’exception des « renseignements privés », citée en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. De plus, comme la discussion à huis clos n’était pas permise, le conseil ne pouvait pas décider de pourvoir le poste vacant par nomination plutôt que par élection partielle, en vertu de la Loi. 

82    Le Canton de The North Shore a communiqué un avis de sa réunion extraordinaire du 14 février 2018 au public en affichant un avis sur les trois babillards communautaires situés dans le Canton.

 

Recommandations 

83    Je fais les recommandations suivantes pour aider le Canton à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à améliorer la transparence de ses réunions.

 
Recommendation 1

Tous les membres du conseil du Canton de The North Shore devraient s’acquitter avec vigilance de leurs obligations individuelles et collectives pour garantir que le conseil se conforme à ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son règlement de procédure.

 
Recommendation 2

Le Canton de The North Shore devrait s’efforcer de garantir que ses discussions en séance à huis clos portent sur les questions telles qu'indiquées dans la résolution adoptée pour se retirer à huis clos et dans l’ordre du jour de la séance à huis clos.

 
Recommendation 3

Le Canton de The North Shore devait veiller à ne discuter d’aucun sujet à huis clos à moins qu’il ne relève clairement de l’une des exceptions légales aux exigences des réunions publiques.

 
Recommendation 4

Le Canton de The North Shore devrait veiller à ce que toute directive donnée au personnel à la suite de discussions à huis clos, dûment autorisées en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, fait l’objet d’une résolution officielle et d’un vote en séance à huis clos.

 
Recommendation 5

Le Canton de The North Shore devrait veiller à ce que tout vote en séance à huis clos soit clairement inscrit au procès-verbal de la séance à huis clos.

 
Recommendation 6

Le Canton de The North Shore devrait modifier son règlement de procédure pour officialiser sa pratique générale de communication des avis de ses réunions extraordinaires sur ses babillards communautaires et sur le site Web municipal, et pour préciser dans quels délais il doit communiquer les avis des réunions ordinaires et extraordinaires.

 
Recommendation 7

Le Canton de The North Shore devrait veiller à former plus de personnel à l’affichage des avis sur son site Web.



 

Rapport

84    Le Canton a eu l’occasion d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter pour notre Bureau. Nous avons tenu compte des commentaires reçus dans la préparation du rapport final.

85    Dans sa réponse, le conseil du Canton de The North Shore a accepté les recommandations de mon Bureau et a déclaré qu’il s’efforcerait de répondre à ces attentes à l’avenir. Je félicite le Canton de sa réponse.

86    Mon rapport devrait être communiqué au conseil et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du conseil. Conformément au paragraphe 239.2 (12) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le conseil devrait adopter une résolution indiquant comment il compte donner suite à ce rapport.


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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario



[1] Le procès-verbal comporte une erreur typographique, faisant référence à l’al. 392 (2) b).
[2] Le procès-verbal comporte une erreur typographique, faisant référence à l’al. 392 (2) b).
[3] Aylmer (Ville) (Re), 2007 CanLII 30462 (ON CIPVP)
[4] Madawaska Valley (Canton) (Re), 2010 CanLII 24619 (ON CIPVP)
[5] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur les réunions à huis clos tenues par le Conseil de la Municipalité de South Huron entre novembre 2008 et décembre 2013, (février 2015), en ligne au paragraphe 19.
[6] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos tenue par le Conseil du Canton de Russell le 7 décembre 2015, (avril 2016), en ligne.
[7] Ontario (Minister of Health and Long-Term Care) v. Ontario (Assistant Information and Privacy Commissioner), 2003 CanLII 16894 (ON CA), [2003] O.J. No. 4123 (C.A.) relativement à l'al. 65 (6) 3 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
[8] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si des membres du Conseil du Canton de Leeds et des Mille-Îles ont tenu indûment des réunions à huis clos le 16 novembre 2012 et le 19 février 2013, (novembre 2013), en ligne, au par. 82
[9] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si les Conseils du Canton d’Armour et du Village de Burk’s Falls ont tenu des réunions à huis clos illégales le 16 janvier 2015, (octobre 2015), en ligne.
[10] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos du Conseil du Canton d’Emo le 8 avril 2008, (janvier 2009) en ligne.
[11] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur les allégations de violations de la Loi de 2001 sur les municipalités par la Ville d’Owen Sound les 27 avril, 25 mai et 15 juin 2015, (novembre 2015), en ligne.
[12] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par la Ville de Timmins les 8 et 29 août 2016, (janvier 2017), en ligne.
[13] Loi de 2001 sur les municipalités, al. 239 (4) a).
[14] 2007 ONCA 173 (CanLII), 2007 CarswellOnt 1473, 156 A.C.W.S. (3d) 463, 222 O.A.C. 32, 279 D.L.R. (4th) 409, 31 M.P.L.R. (4th) 31.
[15] By-law 17-31, Being a by-law to Regulate the Procedures of the Council of the Corporation of the Township of The North Shore, art. 2.4.5.
[16] Voir par exemple : Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si les Conseils du Canton d’Armour et du Village de Burk’s Falls ont tenu des réunions à huis clos illégales le 16 janvier 2015, (octobre 2015), en ligne.
[17] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une réunion à huis clos tenue par la Ville de Welland, (novembre 2017), en ligne. 
[18] Ombudsman de l'Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville de South Bruce Peninsula a tenu des réunions à huis clos illégales en avril, mai et juin 2015, (septembre 2015), en ligne.
[19] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par la Ville de Timmins les 8 et 29 août 2016, (janvier 2017), en ligne.
[20] Loi de 2001 sur les municipalités, par. 238 (2.1)
[21] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos du Conseil du Canton de Black River-Matheson le 2 septembre 2014, (novembre 2014), en ligne.