Municipalité de St.-Charles

Municipalité de St.-Charles

février 4, 2016

4 février, 2016

Nous avons reçu une plainte alléguant que, le 15 mai 2012, le 19 juin 2013 et le 29 mai 2014, le Conseil de la Municipalité de St.-Charles avait discuté à huis clos de questions qui ne relevaient pas des exceptions aux règles des réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que le Conseil de St.-Charles avait enfreint la Loi sur les municipalités quand il avait discuté à huis clos de rapports de vérification, de lettres de gestion et d’autres conclusions et recommandations du vérificateur, durant chacune de ces trois réunions. Les discussions sur le rendement et la conduite de membres du personnel, qui résultaient de l’examen du rapport de vérification et des lettres de gestion, relevaient des exceptions des renseignements privés et des relations de travail.

Nous avons reçu une plainte alléguant que, le 15 mai 2012, le 19 juin 2013 et le 29 mai 2014, le Conseil de la Municipalité de St.-Charles avait discuté à huis clos de questions qui ne relevaient pas des exceptions aux règles des réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que le Conseil de St.-Charles avait enfreint la Loi sur les municipalités quand il avait discuté à huis clos de rapports de vérification, de lettres de gestion et d’autres conclusions et recommandations du vérificateur, durant chacune de ces trois réunions. Les discussions sur le rendement et la conduite de membres du personnel, qui résultaient de l’examen du rapport de vérification et des lettres de gestion, relevaient des exceptions des renseignements privés et des relations de travail.


 
Enquête sur des réunions à huis clos tenues par le Conseil
de la Municipalité de St.-Charles  les 15 mai 2012, 19 juin 2013
et 29 mai 2014 (HTML | PDF)
 
  
Barbara Finlay
 Ombudsman intérimaire de l’Ontario
 
 
Février 2016
 

 


Plainte

 
1     En mai 2015, notre Bureau a reçu une plainte alléguant que, lors de réunions le 15 mai 2012, le 19 juin 2013 et le 29 mai 2014, le Conseil de la Municipalité de St.-Charles avait examiné à huis clos des questions qui ne relevaient pas des exceptions aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi). Le plaignant a allégué que le Conseil avait discuté à huis clos de documents provenant de vérificateurs externes de la Municipalité. Ces documents comprenaient des ébauches de rapports de vérification, ainsi que des lettres de gestion connexes qui faisaient ressortir des problèmes et recommandaient des améliorations aux contrôles internes et au processus d’information financière de la Municipalité.
 
2        En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et des comités d'un conseil doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
 

 

Compétence de l’Ombudsman

 
3        Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos en vertu de la Loi. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
 
4        Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans la Municipalité de St.-Charles.
 
5        Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.
 
 
Procédures du Conseil
 
6        Le Règlement de procédure de la Municipalité stipule que, conformément à la Loi sur les municipalités, toutes les réunions du Conseil et des comités doivent être publiques. Selon ce Règlement, la partie de la Loi qui régit les réunions à huis clos est jointe en « Annexe C ». Toutefois, l’Annexe C ne comprend aucun renseignement sur les réunions à huis clos et porte uniquement sur « le rôle clé et distinctif du maire ».
 
7        La greffière a avisé mon Bureau que la Municipalité savait la nécessité d’actualiser son Règlement de procédure, et ceci depuis deux ans. St.-Charles devrait modifier ce Règlement pour refléter les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités.
 
 

 

Processus d’enquête

 
8        Les trois réunions signalées par le plaignant ont eu lieu avant les élections municipales d’octobre 2014. À l'époque de ces trois réunions, le maire actuel et deux conseillers actuels étaient membres du Conseil. La directrice générale (DG), qui est aussi greffière, était présente aux deux dernières réunions.
 
9        L’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) a examiné le Règlement de procédure de la Municipalité, ainsi que la documentation des réunions du Conseil le 15 mai 2012, le 19 juin 2013 et le 29 mai 2014. Nous avons interviewé l’actuelle DG-greffière, le maire et tous les membres actuels du Conseil.
 
10       Au cours de notre enquête, la Municipalité nous a fait savoir qu’elle avait communiqué au public les lettres de gestion et les ébauches de rapports de vérification discutées lors des trois réunions visées par la plainte. La Municipalité nous a dit qu’à l’avenir, les ébauches de rapports de vérification seraient examinées par le Conseil en public et que les lettres de gestion seraient communiquées au public sur demande.
 
11       Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans ce dossier.
 

 

Première réunion : 15 mai 2012

 
12       Le 15 mai 2012, le Conseil a tenu une réunion extraordinaire à 19 h, dans l’édifice municipal. L’ordre du jour comprenait une « séance à huis clos (au besoin, et suite à une résolution) ».
 
13       À 19 h 06, le Conseil a résolu de se retirer à huis clos pour discuter de la sécurité des biens de la Municipalité, de renseignements privés concernant une personne qui pouvait être identifiée, et de relations de travail ou de négociations avec les employés.
 
14       Selon le procès-verbal, en plus des membres du Conseil et de la DG-greffière, du personnel du cabinet externe de vérification de la Municipalité était présent à la réunion à huis clos.
 
15       Le procès-verbal de la réunion à huis clos montre que les vérificateurs ont présenté une ébauche de rapport financier pour 2011, pour la Municipalité et le conseil de la bibliothèque, et qu'une lettre de gestion devait suivre. Le procès-verbal indique ceci : « Il y a eu de multiples complications pour la vérification de cette année et beaucoup de corrections seront requises. »
 
16       Les vérificateurs ont fait un rapport au Conseil sur les « services de comptabilité » et le procès-verbal souligne que le rapport de vérification a fait ressortir de multiples erreurs dans la tenue des dossiers municipaux. Puis les vérificateurs ont parlé de certains dossiers municipaux qui n’avaient pas été achevés, car « le personnel laissait le travail s’accumuler et ne suivait pas les procédures pertinentes ». Enfin, et sans aucune relation avec le reste des discussions, le Conseil a parlé de deux employés municipaux, qui ont été nommés, et qui partiraient en congé pour des périodes déterminées.
 
17       La lettre de gestion n'a été reçue que le 29 mai 2012, donc après cette réunion. Toutefois, les personnes que nous avons interviewées nous ont dit que les vérificateurs avaient évoqué certaines des préoccupations exprimées dans cette lettre, au cours de la réunion. Dans cette lettre, les vérificateurs ont souligné plusieurs faiblesses dans les méthodes de gestion financière et de tenue des dossiers de la Municipalité et ont montré quelles améliorations devraient être apportées.
 
18       La lettre précisait que ces faiblesses n’avaient pas de répercussions majeures sur les états financiers et n’avaient pas pour objet de porter un jugement sur l’honnêteté ou la compétence des employés municipaux.
 
19       Les personnes que nous avons interviewées ont confirmé que les vérificateurs n’avaient identifié aucun des employés durant leur présentation au Conseil. Après la présentation des vérificateurs, les conseillers leur ont posé des questions sur les erreurs relativement à certains membres du personnel. Ensuite, le Conseil a parlé du manque d’expérience et de formation de certains employés, ainsi que des options qui permettraient de régler les problèmes, par exemple une formation complémentaire pour certains employés. 
 
20       À la reprise de la séance publique, le Conseil a adopté quatre résolutions :
·         Fermer le compte général de la Municipalité et verser les fonds qui s'y trouvent au compte de réserve pour éventualités.
·         Transférer l’excédent des fonds de la Municipalité pour 2011 au compte de réserve pour éventualités.
·         Accepter le rapport financier de 2011 pour la Municipalité, tel que présenté par les vérificateurs municipaux le 15 mai 2012.
·         Accepter le rapport financier de 2011 pour le conseil de la bibliothèque, tel que présenté par les vérificateurs municipaux le 15 mai 2012.
 
21       La réunion a pris fin à 21 h.
 

 

Analyse

 
22       Nous avons examiné chacune des trois exceptions citées par la Municipalité dans sa résolution de se retirer à huis clos.
 
 
Renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée
 
23       La Loi ne définit pas les « renseignements privés » aux termes de l’alinéa 239 (2) b), mais l’expression connexe « renseignements personnels » est définie dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) et inclut « des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet [d'un] particulier ».
 
24       Lorsque mon Bureau se penche sur les paramètres de cette exception, il se réfère souvent à la jurisprudence du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP). Bien que non contraignantes pour mon Bureau, ces causes peuvent s’avérer informatives.
 
25       Le CIPVP a conclu que des renseignements peuvent uniquement être jugés personnels s’ils ont trait à un particulier à titre personnel, et non professionnel. Toutefois, des renseignements à propos d’un particulier à titre professionnel peuvent être admissibles s’ils révèlent quelque chose de personnel[1]. Par exemple, des renseignements sur le rendement ou la conduite professionnelle d’un employé constituent des renseignements personnels.
 
26       Les rapports de vérification discutés à huis clos portaient sur un examen des états financiers de la Municipalité et de la bibliothèque pour 2011. Aucun de ces rapports ne révélait la moindre chose à propos d’un particulier, ou d’erreurs faites par certains employés. Les résolutions adoptées par le Conseil en séance publique après la réunion à huis clos avaient trait à des rectifications de comptabilité générale proposées par les vérificateurs.
 
27       Durant les entrevues, nous avons été informés que les conclusions des vérificateurs avaient dû être discutées à huis clos car, dans une petite municipalité comptant seulement un ou deux employés dans certains services, les renseignements sur un service pouvaient être perçus comme des renseignements à propos de certains employés. Cependant, les renseignements des vérificateurs portaient sur le fonctionnement et les finances de la Municipalité, et n’avaient rien de nature personnelle relativement à des employés municipaux.
 
28       La présentation, le rapport et la lettre de gestion des vérificateurs ne portaient pas sur le rendement ou la conduite d’employés, et n’identifiaient aucun employé. Ils ne relevaient ni de l’exception des renseignements privés, ni d’aucune autre exception aux exigences des réunions publiques énoncée dans la Loi. Cette partie des discussions n’aurait pas dû avoir lieu à huis clos.
 
29       La discussion à huis clos s’est poursuivie au-delà du rapport de vérification et de la lettre de gestion, quand les conseillers ont examiné les problèmes de rendement de certains membres du personnel identifiés par leur nom. Cette partie des discussions incluait des détails sur le rendement de chacun des employés. Elle relevait donc de l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.
 
30       Dans St. Catharines v. IPCO, 2011, la Cour divisionnaire a conclu qu’il serait irréaliste de vouloir que les conseils municipaux fassent de telles distinctions entre leurs sujets de discussion qu’aucun point pouvant être discuté en public ne soit jamais discuté à huis clos[2]. Ceci est vrai des discussions qui portent sur un sujet unique, où faire une distinction entre les divers renseignements exigerait l'interruption de la conversation. Le dossier de St. Catharines se distingue du cas présent. Il est possible que les conclusions des vérificateurs aient pu déclencher les discussions sur le rendement de certains employés, mais les deux sujets étaient distincts. Le Conseil aurait pu discuter publiquement des conclusions des vérificateurs, dont leur ébauche de rapport et la lettre de gestion, puis se retirer à huis clos pour examiner les questions de rendement des employés.
 
31       Le Conseil a aussi examiné le départ en congé de maladie de deux employés. Cette question relevait de l’exception des renseignements privés, car elle révélait des renseignements privés à propos de ces employés.
 
 
Relations de travail ou négociations avec les employés
 
32       Le Conseil a aussi cité l’exception des « relations de travail ou négociations avec les employés » dans sa résolution de se retirer à huis clos.
 
33       Selon la Cour d’appel de l’Ontario, l’expression « relations de travail » peut s’étendre aux relations et conditions de travail autres que celles liées aux négociations collectives[3]. En 2014, le CIPVP a précisé que l’expression « relations de travail » pouvait aussi s’appliquer aux relations autres que celles qui ont trait strictement aux relations de négociations collectives, dans la mesure où ces relations sont similaires à celles régies par les lois sur les négociations collectives[4].
 
34       Dans un rapport de septembre 2015 des Local Authority Services (LAS) sur le Canton de The Archipelago, l’enquêteur chargé des réunions à huis clos a conclu que l’exception des « relations de travail » ne pouvait pas « s’étendre dans son sens le plus large pour inclure toutes les questions liées aux relations entre un conseil, en tant qu’employeur, et ses employés »[5]. En ce qui concerne les « négociations avec les employés », les LAS ont conclu que cette exception s’appliquait aux négociations en cours avec un employé particulier et avait pour but de protéger la position de négociation de la municipalité.
 
35       Dans ce cas, les LAS ont conclu que plusieurs discussions n’auraient pas dû avoir lieu à huis clos, dont les discussions sur l’échelle salariale du DG/greffier du Canton, une proposition visant une politique de reconnaissance des services pour le personnel, le niveau général du moral du personnel, des détails de planification d’une fête de fin d’année pour les employés, ou un sondage sur la satisfaction du personnel.
 
36       Durant la discussion de l’ébauche de rapport de vérification, des renseignements ont été présentés aux conseillers de St.‑Charles sur le rendement de plusieurs services. Cette discussion ne relevait pas de l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés, car elle portait sur des renseignements généraux sur le fonctionnement et le rendement de divers services, et non pas sur des « relations » ou des « négociations » avec le personnel.
 
37       En revanche, la discussion sur le rendement professionnel de certains employés et sur les options du Conseil pour régler ces problèmes relevait de l’exception des « relations de travail » énoncée dans la Loi.
 
38       Comme pour l’exception des renseignements privés mentionnée ci-dessus, la partie de la discussion du Conseil qui relevait de cette exception aurait pu être séparée de la discussion sur les documents financiers des vérificateurs, qui ne relevait pas de l’exception.
 
39       La discussion sur les congés de maladie de deux employés relevait aussi de l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés.
 
 
Sécurité des biens de la Municipalité
 
40       Le Conseil a aussi cité l’exception à l’alinéa 239 (2) a) pour adopter une résolution en vue de discuter à huis clos de « la sécurité des biens de la Municipalité ».
 
41       La Loi ne définit pas la « sécurité » aux termes de l’article 239. En 2009, le CIPVP a conclu que « la sécurité des biens de la Municipalité » devrait être prise dans son sens ordinaire, l’objectif étant de protéger les biens contre toute perte physique ou tout dommage (par exemple vandalisme ou vol) et de protéger la sécurité du public relativement à ces biens[6]. Selon l’Ordonnance, le terme n’englobe pas la sécurité ou la protection d’intérêts financiers ou économiques liés aux biens.
 
42       En 2011, le CIPVP a clarifié que le terme peut s’appliquer à la fois aux biens « corporels » et « incorporels », dans la mesure où ces biens appartiennent à la Municipalité et où la discussion vise à prévenir toute perte ou tout dommage[7]. Dans cette décision, le CIPVP a souligné que les conclusions de 2009 reflétaient des circonstances factuelles précises et que le terme « biens » pouvait s’appliquer à des biens incorporels, dont des intérêts financiers, si le sujet de la discussion porte sur la sécurité de ces biens, « au sens de mesures prises pour prévenir toute perte ou tout dommage ».
 
43       Il se peut donc que, dans certaines circonstances, une discussion des finances d’une municipalité relève de l’exception de la sécurité des biens énoncée dans la Loi. C'est le cas quand la municipalité est propriétaire des biens (corporels ou incorporels) qui sont discutés, et que le sujet examiné lors de la réunion est la sécurité de ces biens, au sens de mesures prises pour prévenir toute perte ou tout dommage qui pourrait leur être causé.
 
44       La présentation des vérificateurs externes de St.-Charles comprenait des renseignements sur les finances de la Municipalité, mais elle n'a comporté aucune discussion sur une perte ou un dommage éventuel. Les discussions à huis clos n'ont pas fait référence à la moindre allégation de fraude ou de vol (à l’égard du personnel, ou de toute autre manière), ni à aucune menace envers les biens de la Municipalité. Les discussions sur les finances d’une municipalité qui ne portent pas sur la protection ou la sécurité de ces actifs ne relèvent pas de l’exception de la sécurité des biens de la municipalité.
 

 

Deuxième réunion : 19 juin 2013

 
45       Le 19 juin 2013, le Conseil a tenu une réunion ordinaire à compter de 19 h 05 dans l’édifice municipal. Le point 11 à l’ordre du jour était une « séance à huis clos (au besoin, et suite à une résolution) – Objet : Lettre de gestion des vérificateurs municipaux ». 
 
46       À 20 h 05, le Conseil a résolu de se retirer à huis clos pour discuter de renseignements privés concernant une personne qui pouvait être identifiée et de relations de travail ou de négociations avec les employés. L’ordre du jour indique ceci : « Objet : Lettre de gestion des vérificateurs municipaux et Règlement 2013-22 pour nommer un capitaine ».
 
47       Durant le huis clos, une copie de la lettre de gestion des vérificateurs pour 2012 (datée du 30 mai 2013) a été remise au Conseil. Cette lettre décrivait les problèmes observés par les vérificateurs, ainsi que leurs recommandations. Elle soulignait d'importantes lacunes dans les mécanismes internes de contrôle relativement aux méthodes de gestion financière de la Municipalité. Comme dans celle de l’année précédente, cette lettre soulignait que ces lacunes n’avaient pas de répercussions majeures sur les états financiers et n’avaient pas pour objet de porter un jugement sur l’honnêteté ou la compétence des employés municipaux.
 
48       Le Conseil avait reçu et approuvé l’ébauche des états financiers préparée par les vérificateurs au mois de mai. Lors des entrevues, nous avons été informés que l’objectif de cette réunion était de discuter de la lettre de gestion.
 
49       Les personnes interviewées ont maintenu que la discussion à huis clos sur la lettre de gestion avait uniquement porté sur les problèmes résultant du fait que le personnel n’avait pas tenu des registres financiers complets et exacts. Les conseillers ont aussi souligné que les erreurs décelées par les vérificateurs en 2012 étaient une fois de plus incluses dans la lettre de 2013. Durant cette discussion, les conseillers ont parlé de certains employés, ont examiné leur rendement professionnel et ont proposé des options pour régler ces problèmes de rendement.
 
50       Ensuite, le Conseil a discuté d'une candidature à un poste au sein de la Municipalité. Cette discussion comprenait des renseignements sur les antécédents professionnels du candidat.
 
51       À la reprise de la séance publique, le Conseil a adopté un règlement nommant un capitaine du service de sécurité incendie. La réunion s’est terminée à 20 h 45.
 
 

 

Analyse

 
52       Le Conseil a cité l'exception des renseignements privés concernant une personne qui pouvait être identifiée, ainsi que celle des relations de travail ou des négociations avec les employés, dans sa résolution adoptée pour se retirer à huis clos.
 
53       La lettre de gestion comprenait des renseignements sur des erreurs commises par la Municipalité dans la gestion et la tenue des finances municipales, mais ne désignait aucun employé particulier, ni par son nom ni par son poste.
 
54       L’objectif de cette réunion différait de celui de la réunion de 2012, en ce sens que le Conseil n’a pas discuté de l’ébauche de rapport financier et que l’état financier final avait déjà été approuvé en séance publique.
 
55       Les personnes que nous avons interviewées nous ont avisés que l’objectif de la séance à huis clos de 2013 était d’examiner le rendement professionnel d’employés qui étaient liés, de l'avis du Conseil, aux conclusions de la lettre de gestion des vérificateurs. La discussion avait porté sur l’évaluation de la capacité des employés et sur les options possibles pour régler les problèmes, notamment par une formation complémentaire des employés.
 
56       La discussion du rendement et de la conduite des employés relevait des exceptions des renseignements privés concernant des personnes qui pouvaient être identifiées et des relations de travail ou des négociations avec les employés.
 
57       Il est possible que la lettre de gestion ait déclenché les discussions du Conseil sur le rendement des employés, mais elle n’a pas fait l’objet des discussions et son contenu ne relevait d’aucune des exceptions aux règles des réunions publiques.
 
58       Dans un rapport de 2014 sur une plainte à propos d’une réunion du Conseil de la Municipalité de Northern Bruce Peninsula, les Local Authority Services ont tiré cette conclusion :
 
         Il est certes inapproprié qu’un conseil présente un long rapport ou autre document légitimement lors d’une discussion à huis clos dans le seul but d'en discuter une petite partie qui serait, à elle seule, non admissible pour une discussion en l’absence du public[8].
 
59       La présentation de la lettre de gestion au Conseil de St.-Charles aurait pu se faire en séance publique, après quoi le Conseil aurait pu se retirer à huis clos pour discuter de toute répercussion de cette lettre quant au rendement du personnel. La présentation de la lettre de gestion ne relevait d’aucune des exceptions énoncées à l’article 239 de la Loi.
 
 

 

Troisième réunion : 29 mai 2014

 
60       Le 29 mai 2014, le Conseil a tenu une réunion extraordinaire dans l’édifice municipal, à compter de 18 h. L’ordre du jour indiquait qu'une ébauche de rapport de vérification avait été présentée par les vérificateurs externes de la Municipalité et serait discutée lors d'une séance publique, qui serait suivie par un huis clos (au besoin, et à la suite d'une résolution).
 
61       Les vérificateurs externes de la Municipalité ont assisté à la réunion et présenté l’ébauche de rapport de vérification en public. Le procès-verbal précise que le Conseil n’a posé aucune question et que le rapport serait approuvé lors de la prochaine réunion ordinaire du Conseil.
 
62       Le Conseil a résolu de se retirer à huis clos à 18 h 27 pour discuter de la « sécurité des biens de la municipalité ou du conseil local ».
 
63       Tout comme durant la réunion de 2012 décrite ci-dessus, les vérificateurs ont fait part de certaines préoccupations qu’ils comptaient inclure dans une prochaine lettre de gestion[9]. Les diapositives présentées par les vérificateurs faisaient état d’importantes conclusions, entre autres sur « l’exactitude des revenus fiscaux, l’exhaustivité des comptes débiteurs et créditeurs, et des passifs à payer ». Elles comportaient aussi une liste d'erreurs non rectifiées, incluant des « lacunes de divulgation », qui ne faisaient pas l’objet de la vérification, mais qui seraient incluses dans la lettre de gestion.
 
64       La présentation faite à huis clos par les vérificateurs ne comprenait pas de renseignements spécifiques sur des employés particuliers.
 
65       Après la présentation, les conseillers ont posé des questions sur les conclusions des vérificateurs et sur la vérification en général. D'après les souvenirs qu'en avaient gardés certains conseillers, il y avait eu des questions sur les réserves financières de la Municipalité. Durant cette partie des discussions, aucun employé n’a été nommé, ni évoqué.
 
66       Ensuite, les vérificateurs ont quitté la réunion. Le Conseil a alors discuté des problèmes qui avaient été soulevés et de ses propres préoccupations quant au rendement d'un employé en particulier. Nous avons été informés que les conseillers avaient attribué les erreurs décelées par les vérificateurs à certains employés en particulier et avaient décidé d’obtenir des renseignements supplémentaires auprès des vérificateurs et des employés.
 
67       La réunion a pris fin à 19 h 45.
 
 

 

Analyse

 
68       La Municipalité a cité l’exception de la « sécurité des biens de la Municipalité » à l’alinéa 239 (2) a) dans sa résolution de se retirer à huis clos. Comme indiqué ci-dessus, cette exception devrait être interprétée de manière stricte et s’appliquer aux discussions visant à protéger de toute perte ou tout dégât les biens de la Municipalité.
 
69       Les personnes que nous avons interviewées nous ont dit que les discussions à huis clos n’avaient inclus aucune allégation de fraude relativement aux fonds ou aux biens de la Municipalité, et qu’il n’avait pas été question de protéger les biens de la Municipalité contre des pertes ou dommages.
 
70       La discussion du rapport de vérification et du contenu proposé de la lettre de gestion, ainsi que des conclusions et recommandations des vérificateurs, ne relevait ni de l’exception énoncée à l’alinéa 239 (2) a), ni d'aucune autre des exceptions répertoriées dans la Loi. Cette discussion aurait dû avoir lieu en séance publique.
 
71       Les discussions qui ont eu lieu à huis clos après le départ des vérificateurs portaient sur le rendement de certains employés en particulier. Comme pour les réunions examinées ci-dessus, cette discussion relevait de l’exception des renseignements privés concernant des personnes qui pouvaient être identifiées, énoncée à l’alinéa 239 (2) b), ainsi que de l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés à l’alinéa 239 (2) d).
 
 

 

Opinion

 
72       Le Conseil de la Municipalité de St.-Charles a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités quand il a discuté à huis clos de rapports de vérification, de lettres de gestion et d’autres conclusions et recommandations des vérificateurs, le 15 mai 2012, le 19 juin 2013 et le 29 mai 2014. Ces discussions ne relevaient d’aucune des exceptions énumérées dans la Loi sur les municipalités.
 
73       Les discussions sur la conduite et le rendement professionnel personnel de certains employés, qui ont résulté de l’examen du rapport de vérification et de la lettre de gestion, relevaient des exceptions des renseignements privés et des relations de travail en vertu de la Loi sur les municipalités. Ces parties des réunions du 15 mai 2012, du 19 juin 2013 et du 29 mai 2014 étaient permises conformément aux exceptions énoncées dans la Loi.
 
74       Comme indiqué précédemment, St.-Charles a déjà pris des mesures pour rectifier les problèmes mis en lumière lors de cette enquête. Déjà, des lettres de gestion et des ébauches de rapports de vérification ont été communiquées au public. À l’avenir, les ébauches de rapports de vérification seront examinées par le Conseil en séance publique et les lettres de gestion seront communiquées au public sur demande.
 
 

 

Recommandations

 
75        Je fais les recommandations suivantes pour aider la Municipalité de St.-Charles à améliorer ses pratiques de réunions publiques.
 
 
Recommandation 1
 
 
Tous les membres du Conseil de la Municipalité de St.-Charles devraient remplir avec vigilance leurs obligations individuelles et collectives pour garantir que le Conseil s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son propre Règlement de procédure.
 
 
 
Recommandation 2
 
 
La Municipalité de St.-Charles devrait veiller à ne discuter d’aucune question à huis clos, à moins que celle-ci ne relève clairement de l’une des exceptions énumérées à l’article 239 de la Loi sur les municipalités.
 
 
Recommandation 3
 
La Municipalité de St.-Charles devrait modifier son Règlement de procédure pour refléter les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
 
 

 

Rapport

 
76        Une version préliminaire de ce rapport a été communiquée à la greffière et à tous les membres du Conseil pour donner à la Municipalité la possibilité de le commenter. Tous les commentaires que nous avons reçus ont été pris en considération dans la préparation de ce rapport.
 
77       Mon rapport devrait être communiqué au Conseil de la Municipalité de St.‑Charles et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.

 
                                                           
Barbara Finlay
Ombudsman intérimaire de l’Ontario


[1] CIPVP, Ordonnance MO-2204.
[2] St. Catharines (City) v. IPCO, 2011 ONSC 2346 (CanLII), au par. 42.
[3] Ontario (Minister of Health & Long-Term Care) v. Ontario (Assistant Information & Privacy Commissioner) 2003 CarswellOnt 4071, [2003] O.J. No. 4123, 126 A.C.W.S. (3d) 185, 178 O.A.C. 171. Voir aussi CIPVP, Ordonnance PO-3311 (2014) et CIPVP, Ordonnance PO-3311 (2014).
[4] CIPVP, Ordonnance MO-2997, [2014] BCIPVP, No. 5. Voir aussi CIPVP, Ordonnance PO-2057 [2002]. 
[5] Local Authority Services, « Report to the Council of the Township of The Archipelago regarding the Investigation of Closed Meetings of the Council of the Township of The Archipelago and Council’s Human Resources Committee » (septembre 2015), à 10, en ligne.
[6] CIPVP, Ordonnance MO-2468-F, 27 octobre 2009.
[7] CIPVP, Ordonnance MO-2683-I, 30 décembre 2011.
[8] Local Authority Services, Report to the Corporation of the Municipality of Northern Bruce Peninsula with respect to a meeting held March 11, 2013 (janvier 2014), à 5, en ligne.
[9] La lettre de gestion a été envoyée à St.-Charles le 17 juin 2014.