Comté de Norfolk

Comté de Norfolk

mai 10, 2016

10 mai, 2016

Notre Bureau a reçu une plainte alléguant que le Comité plénier du Comté de Norfolk avait tenu une réunion à huis clos illégale le 1er décembre 2015 quand il s’était retiré à huis clos pour décider d’approuver ou non la prolongation d’un contrat de services juridiques avec deux cabinets d’avocats. Notre enquête a conclu que la majorité des discussions du Comité ne relevaient d’aucune des exceptions aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. L’Ombudsman a fait plusieurs recommandations pour améliorer les pratiques locales dans l’intérêt de la transparence et de la responsabilisation.

Notre Bureau a reçu une plainte alléguant que le Comité plénier du Comté de Norfolk avait tenu une réunion à huis clos illégale le 1er décembre 2015 quand il s’était retiré à huis clos pour décider d’approuver ou non la prolongation d’un contrat de services juridiques avec deux cabinets d’avocats. Notre enquête a conclu que la majorité des discussions du Comité ne relevaient d’aucune des exceptions aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités. L’Ombudsman a fait plusieurs recommandations pour améliorer les pratiques locales dans l’intérêt de la transparence et de la responsabilisation.
 
 
 
Enquête sur la réunion à huis clos tenue par le comité plénier
du Comté de Norfolk le 1er décembre 2015
(HTML | PDF)
 
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
 
Mai 2016
 
 
 

Plainte

 
1       En décembre 2015, notre Bureau a reçu une plainte à propos d’une réunion tenue par le comité plénier du Comté de Norfolk le 1er décembre 2015. Cette plainte alléguait que le comité avait indûment invoqué l’exception des « renseignements privés » pour décider d’approuver ou non la prolongation d’un contrat de services juridiques avec deux cabinets d’avocats. Elle alléguait aussi que les descriptions de la question données dans la résolution de se retirer à huis clos et dans l’ordre du jour étaient trop vagues. De plus, elle alléguait qu’en ne faisant figurer qu’une description vague à l’ordre du jour, le Comté avait omis de donner un avis adéquat des discussions qu’il avait l’intention de tenir.
 
 
 

Compétence de l’Ombudsman

 
2       En vertu de la Loide 2001 sur les municipalités, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et des comités d’un conseil doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
 
3       Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
 
4       L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans le Comté de Norfolk.
 
5       Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.
 
 
 

Processus d’enquête

 
6       Le 8 février 2016, nous avons avisé le Conseil du Comté de Norfolk que nous avions l’intention d’enquêter sur cette plainte.
 
7       Les membres de l’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) ont examiné les parties pertinentes du Règlement de procédure du Comté et de la Loi, ainsi que l’ordre du jour, le procès-verbal et la documentation de cette réunion. Ils ont interviewé le greffier, la greffière adjointe, le gestionnaire du Comté et tous les membres du Conseil.
 
8       Nous avons obtenu une pleine collaboration dans ce dossier.
 
 
 

Procédure du Conseil

9       L’article 22.1 du Règlement de procédure du Comté[1] stipule que le comité plénier est composé de tous les membres du Conseil. Le comité est assujetti aux mêmes exigences de procédure que le Conseil, l’exception étant que les motions ne doivent pas nécessairement être appuyées.
 
10    L’article 5.8 stipule qu’une copie complète de l’ordre du jour et du dossier d’information du Conseil doit être affichée sur le site Web du Comté 48 heures avant toute réunion. De plus, l’article 5.11 exige que le Comté affiche le calendrier annuel des réunions du Conseil et du comité plénier sur son site Web.
 
11    L’article 6.1 du Règlement stipule que toutes les réunions doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites. En général, le Règlement reflète les exceptions des réunions à huis clos données dans la Loi sur les municipalités. Toutefois, il n’a pas été actualisé pour refléter les modifications apportées récemment à la Loi, exigeant que les discussions sur les enquêtes en cours menées par un ombudsman ou au sujet de réunions à huis clos se tiennent à huis clos. De plus, le Règlement omet de préciser que les requêtes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée doivent être examinées à huis clos. Il indique au contraire qu’il s’agit là d’une exception discrétionnaire. Le Comté de Norfolk devrait modifier son Règlement de procédure pour refléter avec exactitude les exceptions relatives aux réunions à huis clos, énoncées dans la Loi sur les municipalités.
 
12    Enfin, l’article 6.3 du Règlement stipule qu’avant de se retirer à huis clos, le Conseil doit indiquer par voie de résolution i) le fait qu’il va tenir une réunion à huis clos et ii) la nature générale de la question devant y être étudiée. Si une réunion se tient à huis clos en vertu de l’exception de « l’éducation ou la formation », le Conseil doit indiquer que la réunion se tient à huis clos pour cette raison.
 
 

Réunion du comité plénier le 1er décembre 2015

13      Le 1er décembre 2015, à 17 h, le comité plénier de Norfolk s’est réuni dans la salle du Conseil pour une réunion ordinaire. Un avis de cette réunion avait été communiqué conformément au Règlement de procédure du Comté.
 
14      À 20 h 58, le comité a résolu de se retirer à huis clos pour discuter du :
 
A)    Rapport du personnel E.B.S. 15-51
       Objet : Question contractuelle…
 
15      De plus, l’ordre du jour et la résolution répertoriaient huit autres questions devant être examinées à huis clos. Après avoir énoncé ainsi chacune de ces questions, la résolution indiquait qu’elles seraient discutées en vertu des exceptions relatives aux réunions publiques pour :
 
Des renseignements privés concernant une personne/des personnes qui peuvent être identifiées, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local; l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds.
 
16      La résolution adoptée pour se retirer à huis clos ne précisait pas laquelle de chacune de ces questions serait examinée en vertu de l’exception des « renseignements privés » et/ou de celle de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds ». Toutefois, l’ordre du jour donnait ces renseignements, indiquant ceci :
 
A)    Rapport du personnel E.B.S. 15-51
       Objet : Question contractuelle
Conformément à l’alinéa 239 b) de la Loi sur les municipalités étant donné que le sujet a trait à des renseignements privés concernant des personnes qui peuvent être identifiées.
 
 
17      Une fois en séance à huis clos, le gestionnaire des services de soutien municipaux a présenté le Rapport du personnel E.B.S. 15-51 au comité. Notre Bureau a examiné une copie de ce rapport.
 
 

Rapport du personnel E.B.S. 15-51

 
18      Le rapport donne tout d’abord des renseignements généraux sur la question de la prolongation du contrat de services juridiques. Selon le rapport, en septembre 2015, le Conseil a décidé d’exempter la prestation des services juridiques des procédures de dépôt de devis et d’appel d’offres du Comté. Lors de cette même réunion, le Conseil a enjoint au personnel de négocier une prolongation de quatre ans des accords existants du contrat juridique conclu entre le Comté et deux cabinets d’avocats. La prolongation des contrats devait obtenir l’approbation finale du Conseil.
 
19      Après avoir donné ces renseignements généraux, le rapport du personnel présente les propositions d’honoraires des deux cabinets d’avocats. Il fournit des détails sur la grille des taux horaires de chacun des cabinets, pour les quatre prochaines années. Il commente ces tarifs et donne des détails sur l’historique de chacun des cabinets avec le Comté. Il précise que chacun d’eux s’est bien acquitté de sa tâche et a fourni des services juridiques efficaces à des prix avantageux. Il conclut en recommandant que le Conseil prolonge les contrats de services juridiques avec ces deux cabinets pour une durée de quatre ans.
 
 

Discussion du comité

 
20      Une fois que le rapport a été présenté par le personnel, le comité a discuté pour décider de renouveler ou non le contrat avec chacun des cabinets d’avocats. Dans le cadre de ces discussions, le Conseil a étudié les tarifs proposés par chacun des cabinets ainsi que la satisfaction du Comté quant aux services offerts par chacun d’eux. Certains conseillers et certains membres du personnel ont dit à notre Bureau que la qualité des services d’avocats individuels avait été examinée, mais d’autres n’étaient pas certains d’avoir évoqué individuellement les avocats par leur nom. Nous avons été informés que le Conseil avait examiné le rendement et la réactivité d’avocats identifiés, ainsi que leur expertise relative dans différents secteurs.
 
21      De nombreux conseillers ont dit à notre Bureau que le Conseil avait discuté pour décider si le Comté devait ne pas renouveler les contrats existants avec ces deux cabinets d’avocats, mais passer plutôt par le processus officiel d’appel d’offres. Nous avons été informés que le Conseil avait discuté du même sujet lors d’une réunion à huis clos précédente en septembre 2015. Le Conseil avait décidé alors d’exclure ce contrat du processus d’appel d’offres. Lors de la réunion à huis clos du 1er décembre 2015, il a réexaminé la question avant de décider en fin de compte de prolonger les contrats avec les cabinets d’avocats existants.
 
22      De plus, le comité a cherché à déterminer s’il était nécessaire et/ou approprié que Norfolk obtienne des services juridiques de cabinets d’avocats extérieurs au Comté, et a cherché à savoir si le Comté pouvait obtenir tous ces services juridiques auprès d’un seul et même cabinet, plutôt que de deux. Les conseillers ont aussi fait savoir que le Comté était impliqué dans un certain nombre de procédures judiciaires en cours et le comité a examiné les répercussions financières d’une transition vers un nouveau cabinet. Les personnes que nous avons interviewées ne se sont pas souvenues d’avoir discuté de questions juridiques précises ou de conseils juridiques précis à propos de ces procédures judiciaires en cours.
 
 

Reprise de la séance publique

 
23      Après avoir résolu de reprendre sa séance publique, le comité a adopté la résolution suivante à ce sujet :
 
IL EST RÉSOLU QUE le rapport confidentiel du personnel E.B.S. 15-51, Prolongation du contrat de services juridiques, est déposé pour information;
 
ET QUE le Conseil approuve la prolongation de contrats de services juridiques avec le cabinet Ross & McBride pour des services juridiques généraux, et avec le cabinet Hicks Morley pour des services juridiques en matière du droit du travail et de l’emploi, pour une durée de quatre ans;
 
ET DE PLUS QUE le Conseil approuve la grille tarifaire proposée dans le rapport confidentiel du personnel E.B.S. 15-51;
 
ET DE PLUS QUE le personnel est chargé de veiller à l’exécution des documents contractuels nécessaires avec Ross & McBride et Hicks Morley, pour la prolongation des services.
 
24      La séance a été levée à 22 h 26.
 
 
Débat entre le personnel à propos de la discussion en séance à huis clos
 
25      Le greffier, la greffière adjointe et le gestionnaire du Comté ont chacun avisé notre Bureau qu’il y avait eu un désaccord entre le personnel quant à la pertinence de tenir l’examen de la prolongation des contrats de services juridiques en séance à huis clos.
 
26      Nous avons été informés que le greffier avait dit au gestionnaire du Comté qu’à son avis, aucune des exceptions des réunions à huis clos ne permettrait l’examen à huis clos de la prolongation des contrats de services juridiques. Le greffier avait recommandé que la question soit discutée en public et que le rapport du personnel soit divulgué au public après des révisions mineures.
 
27      En revanche, le gestionnaire du Comté considérait qu’il était important de discuter de la question à huis clos. Lui et le greffier avaient discuté pour déterminer s’il serait possible de modifier le sujet à discuter et le rapport connexe du personnel pour répondre aux exigences des réunions à huis clos énoncées dans la Loi sur les municipalités et, si oui, comment. Ils n’étaient pas arrivés à un accord à ce sujet et, en fin de compte, le gestionnaire du Comté avait proposé que la question soit discutée à huis clos, sans l’accord du greffier. La greffière adjointe, qui a dressé le procès-verbal le 1er décembre 2015, a dit à notre personnel en entrevue qu’elle était d’accord avec l’évaluation du greffier. Toutefois, à la demande de ce dernier, elle avait décidé de ne pas se dire officiellement en désaccord avec cette décision avant que le comité se retire à huis clos.
 
 

Analyse

Renseignements privés – alinéa 239 (2) b)
 
28      Le comité a invoqué l’exception des « renseignements privés » pour discuter de la prolongation des contrats existants de services juridiques avec les deux cabinets d’avocats.
 
29      La Loi ne définit pas les « renseignements privés » aux termes de l’article 239 de la Loi sur les municipalités. Toutefois, l’expression connexe « renseignements personnels » est définie dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée comme étant, en partie, des « [r]enseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend notamment : … g) des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier ». Pour examiner les paramètres des exceptions des réunions publiques, notre Bureau s’est souvent penché sur la jurisprudence du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP). Bien que non contraignants pour notre Bureau, ces dossiers peuvent s’avérer instructifs.
 
30      Le CIPVP a déterminé que, pour être considérés comme des « renseignements personnels », les renseignements devaient concerner des particuliers à titre personnel, plutôt que professionnel, officiel ou commercial[2]. Toutefois, des renseignements donnés à titre professionnel peuvent être considérés comme des renseignements privés s’ils révèlent quelque chose de nature personnelle à propos d’un particulier. Dans l’Ordonnance MO-2519 du CIPVP, l’arbitre a conclu que des renseignements concernant l’évaluation et le rendement des employés et des professionnels étaient des renseignements privés[3].
 
31      De plus, les Local Authority Services (LAS) et notre Bureau ont tous deux déterminé que des discussions à propos du rendement professionnel d’un particulier peuvent relever de l’exception des « renseignements privés »[4]. En outre, notre Bureau a précisé qu’il n’était nullement nécessaire que le particulier soit un employé de la municipalité. Dans un rapport de 2015 au sujet de la Ville de Cochrane, notre Bureau a conclu qu’une discussion à propos du rendement professionnel d’un entrepreneur au service de la municipalité relevait de l’exception des « renseignements privés » pour les réunions à huis clos[5].
 
32      Dans ce cas, le comité a discuté du rendement de certains avocats, désignés par leur nom, alors qu’il s’agissait de décider de prolonger ou non les contrats de services juridiques avec les deux cabinets où les avocats en question exerçaient. Nous avons été informés que le comité avait examiné le rendement, la réactivité et les compétences de ces avocats et que les discussions, bien que courtes, avaient formé une partie significative de la conversation générale. Cette petite partie des discussions relevait de l’exception des réunions à huis clos pour des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.
 
33      En revanche, la plus grande partie des discussions du comité ont porté sur la grille tarifaire proposée par chacun des cabinets d’avocats, sur la pertinence de recourir à un appel d’offres pour les contrats, et sur les difficultés d’obtenir ailleurs des services juridiques. De toute évidence, ces discussions ne relevaient pas de l’exception des « renseignements privés » en vertu de la Loi sur les municipalités. Par conséquent, le comité n’était pas en droit d’invoquer cette exception relative aux réunions à huis clos pour discuter de ces sujets à l’abri du public.
 
 
Conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat – alinéa 239 (2) f)
 
34      Le comité n’a pas cité l’exception des conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, pour les réunions à huis clos. Toutefois, notre Bureau a cherché à déterminer si cette exception aurait pu s’appliquer.
 
35      L’alinéa 239 (2) f) de la Loi sur les municipalités permet à une municipalité d’examiner à huis clos les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin.
 
36      Dans Maranda c. Richer, la Cour suprême a cherché à déterminer si le secret professionnel de l’avocat s’applique au montant des honoraires et débours facturés, quand aucun autre détail n’est divulgué, tel la teneur des conseils juridiques[6]. Dans ce cas, la Cour a déterminé que les renseignements sur le montant des honoraires d’un avocat sont présumés protégés par le secret professionnel de l’avocat, dans tous les contextes. Toutefois, cette présomption peut être réfutée si la divulgation ne risque pas de violer la confidentialité des relations entre client et avocat, en révélant directement ou indirectement toute communication protégée par le secret professionnel[7].
 
37      Dans Ontario (Attorney General) v. Ontario (Assistant Information & Privacy Commissioner)[8], la Cour d’appel de l’Ontario a suivi cette approche pour déterminer si les frais juridiques étaient protégés de la divulgation en vertu de la loi sur l’accès à l’information. Dans ce cas, la Cour a déterminé que le montant total des frais juridiques payés par le procureur général à des avocats qui avaient représenté des clients dans le cadre de poursuites pénales ne révélerait rien des communications entre client et avocat. Par conséquent, la Cour a confirmé la conclusion du CIPVP, déclarant que l’information n’était pas protégée par le secret de l’avocat et pouvait donc être divulguée[9].
 
38      Dans le cas présent, le comité plénier a discuté du tarif horaire des deux cabinets d’avocats, et non pas du montant précis des frais juridiques payés par le Comté. Le comité n’a discuté d’aucune question juridique particulière, ni d’aucun conseil juridique apporté par l’un ou l'autre des cabinets. Sur le plan de la jurisprudence existante, il n’est pas clair si le tarif horaire d’un avocat, par opposition au total des honoraires juridiques versés à titre d’avance, peut être présumé protégé par le secret professionnel entre client et avocat. Toutefois, même s’il y avait présomption d’application du secret professionnel de l’avocat, cette présomption pourrait être réfutée dans ces circonstances car la divulgation du tarif horaire ne révélerait directement ou indirectement aucune des communications protégées par le secret professionnel. Par conséquent, la discussion du comité ne relevait pas de l’exception des conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat.
 
 

Procédure – Avis

39      Nous avons reçu une plainte alléguant que l’ordre du jour de la réunion du 1er décembre 2015 n’avait pas suffisamment fait savoir que le comité avait l’intention de discuter de la prolongation des contrats de services juridiques. Le plaignant considérait que la description donnée dans l’ordre du jour – « Rapport du personnel E.B.S. 15-51, Objet : Question contractuelle » – était trop vague.
 
40      La Loi ne précise pas quelle doit être la teneur de l’avis de réunion à communiquer au public. Toutefois, le paragraphe 238 (2.1) de la Loi stipule que le Règlement de procédure d’une municipalité doit prévoir qu’un avis des réunions sera communiqué au public. Aucune disposition de la Loi n’exige qu’une municipalité annonce d’avance les questions individuelles qui seront discutées en séance à huis clos.
 
41    Le Règlement de procédure de Norfolk stipule que le Comté doit afficher une copie complète de l’ordre du jour de la réunion, ainsi que le dossier d’information communiqué au Conseil, sur le site Web du Comté 48 heures avant la réunion prévue. De plus, le Règlement exige que le Comté affiche le calendrier annuel des réunions du Conseil et du comité plénier sur son site Web. Notre enquête a conclu que ces exigences avaient été respectées. Par conséquent, les dispositions énoncées dans la Loi et dans le Règlement de procédure du Comté au sujet des avis de réunion à communiquer ont été respectées dans le cas de la réunion du comité le 1er décembre 2015.
 
 

Procédure – Résolution adoptée pour se retirer à huis clos

 
42      Notre Bureau a aussi reçu une plainte alléguant que la résolution adoptée par le comité pour se retirer à huis clos n’avait pas donné suffisamment de renseignements sur la question que le Conseil avait l’intention de discuter. Dans cette résolution, le comité a décrit ainsi la discussion à tenir sur la prolongation du contrat de services juridiques :
 
A)           Rapport du personnel E.B.S. 15-51
          Objet : Question contractuelle
 
43      Après avoir répertorié diverses autres questions qui seraient discutées durant la même séance à huis clos, la résolution a indiqué que ces questions seraient discutées en vertu des exceptions pour :
 
       Des renseignements privés concernant une personne/des personnes qui peuvent être identifiées, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local; l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds. 
 
44      La résolution n’a pas précisé si la question contractuelle serait considérée en vertu de l’exception des « renseignements privés » et/ou de l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds ». Toutefois, l’ordre du jour a indiqué que cette question serait considérée en vertu de l’exception des « renseignements privés ».
 
45      La Loi (paragraphe 239 (4)) et le Règlement de procédure du Comté stipulent tous deux que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos doit indiquer la nature générale de la question à examiner. Comme l’a précisé la Cour d’appel dans Farber v. Kingston City, « la résolution de se retirer en séance à huis clos devrait comporter une description générale de la question à discuter, de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public, sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public »[10]
 
46      Dans un rapport de 2014 sur des réunions à huis clos dans la Municipalité de Kincardine, les LAS ont fait cette interprétation de ceci : « L’énoncé de la résolution… doit faire plus qu’une simple référence à l’alinéa de la Loi sur les municipalités qui permet l’exception de la réunion à huis clos »[11]. Il faut plutôt que les municipalités donnent « certains détails informatifs » dans la résolution.
 
47      Notre Bureau a lui aussi recommandé que les conseils donnent plus de détails concrets, le cas échéant, dans les résolutions adoptées pour autoriser les séances à huis clos. Par exemple, dans notre examen de 2015 sur des réunions à huis clos dans la Municipalité de South Huron, nous avons précisé que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos devraient « donner une brève description de la question à examiner à huis clos »[12]
 
48      Durant notre discussion avec la greffière adjointe, celle-ci a déclaré qu’à son avis, l’expression « question contractuelle » équilibrait justement le souci de donner des renseignements généraux au public et celui de protéger la raison particulière de se retirer à huis clos. Certes, la description donne au public une idée des discussions prévues par le comité, mais la résolution aurait pu lui donner des renseignements supplémentaires, sans porter atteinte à la raison de l’exclure (par exemple « Question contractuelle – prolongation de contrats de services juridiques »).
 
49      Le Comté devrait veiller à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos maximisent les renseignements communiqués au public, sans porter atteinte à la raison d’exclure le public. À titre de pratique exemplaire, le Comté devrait aussi veiller à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos précisent clairement quelle exception le Comté invoque pour discuter chacune des questions.
 
 
 

Opinion

 
50      Le comité plénier du Comté de Norfolk a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 1er décembre 2015, quand il s’est retiré à huis clos pour déterminer s’il devait approuver la prolongation de contrats de services juridiques avec deux cabinets d’avocats. Bien qu’une petite partie des discussions portant sur le rendement d’avocats identifiés aurait pu être discutée à huis clos en vertu de l’exception des « renseignements privés », la majorité de la discussion ne relevait pas de cette exception, ni d’aucune autre exception aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités.
 
51      Le Comté de Norfolk n’a pas enfreint les exigences de la Loi ou de son Règlement de procédure au sujet des avis à communiquer. Par contre, il a enfreint les exigences de l’alinéa 239 (4) a) de la Loi, et celles de son Règlement de procédure, en omettant d’indiquer la nature générale des questions à examiner dans la résolution adoptée pour se retirer à huis clos.
 
 
 

Recommandations

 
52      Je fais les recommandations suivantes pour aider le Comté à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à renforcer la transparence de ses réunions.
 
 
Recommandation 1
Tous les membres du comité plénier du Comté de Norfolk devraient s’acquitter avec vigilance de leurs obligations individuelles et collectives garantissant ainsi que le Conseil respecte ses obligations en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son propre Règlement de procédure.

 
Recommandation 2
Le comité plénier du Comté de Norfolk devrait veiller à ce qu’aucun sujet ne soit discuté à huis clos à moins qu’il ne relève clairement de l’une des exceptions légales aux exigences des réunions publiques.
 
Recommandation 3
Pour se retirer à huis clos, le Comté de Norfolk devrait adopter une résolution qui indique clairement le fait qu’il va tenir une réunion à huis clos ainsi que la nature générale de chacune des questions à discuter.
 
Recommandation 4
À titre de pratique exemplaire, le Comté de Norfolk devrait préciser clairement quelle exception des réunions à huis clos il compte invoquer pour chacune des questions individuelles à discuter à huis clos.
 
Recommandation 5
Le Comté de Norfolk devrait modifier son Règlement de procédure pour refléter exactement les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi sur les municipalités.
 
 

Rapport

 
53      Le Comté a eu la possibilité d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter pour notre Bureau. Les commentaires que nous avons reçus ont été pris en compte dans la préparation de ce rapport final.
 
54      Mon rapport devrait être communiqué au Conseil du Comté de Norfolk et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
  
                                   
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
 
[1]Comté de Norfolk, Règlement no 2015-25, Being a by-law to govern the Procedures of the council of the Corporation of Norfolk County (10 mars 2015), en ligne.
[2] Ordonnance MO-2204 (22 juin 2007), en ligne : CIPVP.
[3] Ordonnance MO-2519 (29 avril 2010), en ligne : CIPVP.
[4] Local Authority Services, Report to the Corporation of the Municipality of Northern Bruce Peninsula (janvier 2014), en ligne; Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville de Niagara Falls a tenu une réunion illégale (février 2015), paragraphe 48, en ligne.
[5] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville de Cochrane a tenu une réunion à huis clos illégale (janvier 2015), paragraphe 23, en ligne.
[6]Maranda c. Richer, 2003 CSC 67.
[7] Ibid, paragraphes 31-33.
[8]Ontario (Attorney General) v Ontario (Assistant Information & Privacy Commissioner), [2005] OJ No 941.
[9]Ibid, paragraphes 13-15.
[10] Farber v Kingston City, [2007] OJ No 919 à 151.
[11] Local Authority Services, A Report to the corporation of the Municipality of Kincardine (juillet 2014) à 8,en ligne.
[12] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur les réunions à huis clos tenues par le Conseil de la Municipalité de South Huron (février 2015), paragraphe 58, en ligne