Ville d’Elliot Lake

Ville d’Elliot Lake

avril 24, 2015

24 avril, 2015

L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Elliot Lake n’avait pas enfreint la <i>Loi sur les municipalités</i> quand il s’était retiré à huis clos lors de réunions tenues le 1er décembre et le 15 décembre 2014, ainsi que le 5 janvier et le 9 février 2015. En revanche, le Conseil a enfreint la Loi en examinant à huis clos une question qui ne cadrait pas avec l’exception des « renseignements privés » aux exigences des réunions publiques, lors de sa réunion du 22 décembre 2014.

L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Elliot Lake n’avait pas enfreint la Loi sur les municipalités quand il s’était retiré à huis clos lors de réunions tenues le 1er décembre et le 15 décembre 2014, ainsi que le 5 janvier et le 9 février 2015. En revanche, le Conseil a enfreint la Loi en examinant à huis clos une question qui ne cadrait pas avec l’exception des « renseignements privés » aux exigences des réunions publiques, lors de sa réunion du 22 décembre 2014.

Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville d’Elliot Lake
a tenu des réunions à huis clos illégales 
en décembre 2014 et janvier et février 2015 (
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André Marin
Ombudsman de l’Ontario
Avril 2015

Plainte

 
1      En janvier 2015, mon Bureau a reçu une plainte à propos de trois séances à huis clos tenues par le Conseil de la Ville d’Elliot Lake en décembre 2014 et d'une séance à huis clos qui avait eu lieu en janvier 2015. En février 2015, nous avons reçu une autre plainte à propos d’une réunion le 9 février 2015. Ces plaintes alléguaient que les discussions à huis clos ne relevaient pas des exceptions aux dispositions sur les réunions publiques, énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi).
 
     Le plaignant alléguait aussi que, pour l’une des réunions, qui a eu lieu le 22 décembre 2014, il n’y avait pas eu d’avis, contrairement à ce qu’exige le Règlement de procédure de la Ville.
 

Compétence de l’Ombudsman

 
     En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
 
4      Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
 
5      Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans la Ville d’Elliot Lake.
 
     Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.
 
 

Procédures du Conseil

 
7       Le Règlement de procédure de la Ville (Règlement 07-36) stipule que les réunions ordinaires du Conseil se tiennent les deuxième et quatrième lundis du mois, à 19 h. Un avis de ces réunions doit être communiqué au public en affichant l’ordre du jour et la page de couverture sur les babillards de l’hôtel de ville. L’ordre du jour doit être remis aux membres du Conseil le jeudi avant la réunion.
 
8       Le maire peut en tout temps convoquer une réunion extraordinaire du Conseil dans un lieu, à une date et à une heure de son choix. Sur réception d’une pétition présentée par la majorité des membres du Conseil, la secrétaire doit convoquer une réunion extraordinaire. Le Règlement stipule que s’il n’y a pas assez de temps pour communiquer l’ordre du jour le jeudi avant une réunion, la secrétaire doit tenter d’informer chaque membre du Conseil à propos de l’heure, du lieu et du but de cette réunion, puis fournir l’ordre du jour dès que possible. Le fait que toute personne ne reçoive pas d'avis pour une réunion extraordinaire ne nuit en rien à la validité de la réunion.
 
9       L’article 20 du Règlement de procédure porte sur les procédures des réunions à huis clos et reflète l’article 239 de la Loi.
 

Processus d’enquête

 
10    L’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) de mon Bureau a examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure de la Municipalité et de la Loi, ainsi que la documentation des réunions. L’Équipe a aussi communiqué avec le maire et le personnel municipal.
 
11    Mon bureau a reçu une pleine et entière collaboration lors de cet examen.

 

Réunion du 1er décembre 2014

 
12    La réunion du 1er décembre était une réunion ordinaire du Conseil, qui a commencé à 19 h dans la salle du Conseil. Le point 14 de l’ordre du jour devait être discuté à huis clos, pour examiner trois sujets :
 
·      Une note de service de l'administrateur en chef au sujet du recrutement de l'AC, dont la discussion se ferait à huis clos en vertu des exceptions des « renseignements privés » et des « relations de travail ou négociations avec les employés » aux exigences des réunions publiques (alinéas 239 (2) b) et d) de la Loi).
·      Une note de service du directeur du secrétariat et des services de planification pour discuter d’une demande de prolongation d'une entente pour construire sur un terrain au bord de l’eau. Cette discussion devait se dérouler à huis clos en vertu des exceptions des « renseignements privés » et de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds » aux exigences des réunions publiques (alinéas 239 (2) b) et c) de la Loi).
·      Un rapport du directeur du secrétariat et des services de planification à propos d’une requête d’achat d’une propriété sur la Route 108 Nord, la discussion devant se tenir à huis clos en vertu de l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds » aux exigences des réunions publiques (alinéa 239 (2) c) de la Loi).
 
13    La plainte déposée à mon Bureau concernait uniquement les deux premiers points.
 
14    Le procès-verbal de la réunion publique indique que le Conseil a adopté une résolution afin de se retirer à huis clos à 20 h 40 pour les raisons indiquées dans l’ordre du jour.

 

Recrutement de l'AC

 
15    Le Conseil a tout d’abord parlé d’une note de service de l'administrateur en chef actuel, au sujet du recrutement d’un nouvel administrateur en chef. Le Conseil a discuté de modifications potentielles au contrat de l’actuel administrateur en chef, qui permettraient à celui-ci de rester employé par la Ville durant le processus de recrutement du nouvel administrateur.
 

Analyse

 
16    Les modalités de contrat d’un employé, y compris son salaire, peuvent être considérées comme des renseignements privés à propos de cet employé. Comme je l’ai souligné dans mon rapport de 2010 sur la Ville de Mattawa[1], cette opinion est conforme aux décisions du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (voir par exemple : ordonnance M-5, ordonnance 61, ordonnance 183 et ordonnance P-273).
 
17    L’exception des « relations de travail ou négociations avec les employés » peut aussi s’appliquer aux discussions sur le contrat d’un employé particulier, étant donné que cette exception fait référence aux relations collectives entre un employeur et ses employés[2].
 
18    Par conséquent, les deux exceptions citées s’appliquaient aux discussions sur le recrutement de l'administrateur en chef.
 

 

Demande de prolongation pour construire sur un terrain au bord de l’eau

 
19    Ensuite, le Conseil a examiné une demande de prolongation pour construire sur un terrain au bord de l’eau. Une lettre des propriétaires du terrain était jointe à la demande, pour être examinée par le Conseil. Dans cette lettre, les propriétaires précisaient que lorsqu’ils avaient acheté leur terrain, une clause exigeait que l’extérieur de l’habitation soit achevé dans un délai de quatre ans. En raison de circonstances atténuantes, les propriétaires demandaient un report de deux années pour terminer la construction de leur résidence.
 
20    Le fait que les propriétaires n’avaient pas pu achever de construire dans les délais impartis avait pour conséquence que la Ville pouvait racheter la propriété à 80 pour cent du prix d’achat. Le Conseil a enjoint au personnel de répondre aux propriétaires, rejetant leur demande de prolongation.
 

Analyse

 
21    Étant donné les répercussions de la décision du Conseil sur les propriétaires du terrain – soit le rachat de ce terrain par le Conseil à seulement 80 % de son prix d’achat – je suis convaincu que les discussions visant à déterminer si le Conseil devait prolonger ou non le délai accordé devaient être considérées comme des renseignements privés.
 
22    D’autres enquêteurs chargés des réunions à huis clos ont reconnu eux aussi que le rachat d’une propriété par une municipalité cadre avec les paramètres de l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds »[3].
 
23    Par conséquent, les deux exceptions citées s’appliquaient aux discussions sur cette propriété au bord de l’eau.
 

 

Achat potentiel de la propriété

 
24    Finalement, le Conseil a discuté de l’achat potentiel d’une propriété située sur la Route 108 Nord. Cette discussion n’a pas fait l’objet de la plainte à mon Bureau, mais elle relève clairement de l’exception à l’alinéa 239 (2) c) citée dans la résolution pour se retirer à huis clos.
 

Réunion du 15 décembre 2014

25    La réunion du 15 décembre était une réunion ordinaire du Conseil, qui a commencé à 19 h dans la salle du Conseil.
 
26    Le point 14 de l’ordre du jour portait sur une séance à huis clos visant à étudier trois questions :
 
·      Un rapport du Comité des règlements et de la planification, au sujet d’une demande d’achat d’un terrain situé Ste. Camillus Crescent, la discussion se faisant à huis clos en vertu de l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds » (alinéa 239 (2) c) de la Loi).
·      Une note de service de l'administrateur en chef au sujet d'une « prolongation de service », la discussion ayant lieu en huis clos en vertu de l’exception des « renseignements privés » (alinéa 239 (2) b) de la Loi).
·      Une note de service du président du Comité spécial de sélection de l'administrateur en chef à propos du recrutement de l'AC, la discussion se tenant à huis clos en vertu de l’exception des « renseignements privés » (alinéa 239 (2) b) de la Loi).
 
27    Le procès-verbal de la séance publique indique que le Conseil a adopté une résolution afin de se retirer à huis clos à 19 h 58 pour les raisons indiquées dans l’ordre du jour.
 

 

Requête d’achat d’un terrain

 
28    Le Conseil a tout d’abord examiné la requête d’achat d’un terrain situé Ste. Camillus Crescent. La plainte à mon Bureau alléguait que, vu que toute la proposition d’achat avait été communiquée au public en pièce jointe à l’ordre du jour, il n’y avait aucune raison de discuter de la question à huis clos.
 
29    Alors qu’il était réuni à huis clos, le Conseil a discuté de l’offre et a aussi parlé de l’intérêt de cet acheteur pour d’autres propriétés voisines. Le personnel a avisé mon Bureau que l’intérêt de cet acheteur pour d’autres propriétés était alors confidentiel. Certes, les modalités de la proposition étaient publiques, mais le Conseil pouvait librement décider de ne pas accepter l’offre ou de faire une contre-proposition.
 

Analyse

 
30    L’objectif de l’alinéa 239 (2) c) est de protéger les intérêts d’une municipalité quand elle achète ou vend des propriétés[4]. Le Conseil était en droit de discuter à huis clos de sa position sur l’offre d’achat de propriétés détenues par la Ville et de déterminer alors s’il était d’accord avec les modalités, même si l’offre avait été rendue publique.
 

 

Prolongation de service de l'AC

 
31    Ensuite, le Conseil a discuté d’une note de service de l'administrateur en chef au sujet d’une « prolongation de service » en vertu de l’exception des renseignements privés. Cette discussion était essentiellement une continuation de celles du 1er décembre au sujet du contrat de l'administrateur en chef.
 

Analyse

 
32    Tout comme lors des discussions du 1er décembre, ces renseignements avaient trait aux modalités précises du contrat d’un employé particulier et cadraient avec les exceptions des renseignements privés et des relations de travail relativement aux exigences des réunions publiques. Les discussions portaient clairement sur des questions d'emploi entre une personne identifiée et la Municipalité.
 

 

Recrutement de l'AC

 
33    Finalement, le Conseil a discuté d’une note de service à propos du recrutement de l'AC (administrateur en chef). Les discussions ont porté sur une personne identifiée qui avait exprimé son intérêt pour le poste et avait présenté une demande de candidature, à des fins d’examen. Le Conseil a parlé du fait que la demande n’avait pas été remise en bonne et due forme. Les membres du personnel et du Conseil ont aussi discuté du contenu de la demande, dont des renseignements à propos de tierces parties qui y étaient inclus, et ils ont exprimé des opinions sur les qualifications de cette personne pour le poste en question.
 

Analyse

 
34    Les discussions incluaient des renseignements à propos de la personne qui avait présenté la demande, entre autres sur des antécédents professionnels et des évaluations de travail. Les renseignements concernant les antécédents professionnels (par exemple, renseignements fournis dans un curriculum vitae) peuvent être examinés comme des « renseignements privés »[5]. Les membres du Conseil ont aussi exprimé leurs opinions sur les qualifications de cette personne et discuté de renseignements concernant des tierces parties, contenus dans la demande. Pour toutes ces raisons, cette discussion relevait de l’exception des « renseignements privés ».
 

Réunion du 22 décembre 2014

 
35    La réunion du 22 décembre était une réunion extraordinaire, qui a commencé à 17 h dans la salle du Conseil.
 

 

Avis


36
    La plainte à notre Bureau alléguait que l’avis de cette réunion n’avait pas été fourni conformément au Règlement de procédure, étant donné que l’ordre du jour avait été affiché sur le site Web après la réunion. Cet aspect de la plainte s’appuyait sur le fait que les renseignements donnés sur le site Web de la Municipalité indiquaient que l’ordre du jour avait été affiché le 23 décembre.
 
37    Le personnel municipal a informé mon Bureau que l’ordre du jour avait été affiché sur le babillard du bureau municipal et sur le site Web avant la réunion, le 22 décembre. De plus, le personnel avait fait savoir aux médias que cette réunion aurait lieu.
 
38    Cependant, l’ordre du jour affiché tout d’abord comprenait des renseignements qui n’étaient pas censés être communiqués au public, et ce document avait donc été retiré de la circulation après la réunion puis affiché de nouveau le 23 décembre, sans les renseignements confidentiels. Le personnel a remis à mon Bureau des copies des courriels internes échangés alors pour corroborer cette série d’événements.
 
39    En vertu du Règlement de procédure de la Ville, le maire peut en tout temps convoquer une réunion extraordinaire du Conseil dans un lieu, à une date et à une heure de son choix. Le Règlement stipule que s’il n’y a pas assez de temps pour communiquer l’ordre du jour le jeudi avant la réunion, la secrétaire doit tenter d’informer chaque membre du Conseil à propos de l’heure, du lieu et du but de cette réunion, puis fournir l’ordre du jour dès que possible. Par conséquent, le Conseil n’a pas enfreint son Règlement de procédure en communiquant un avis de la réunion le jour même où celle-ci a eu lieu.
 
40    Le paragraphe 238 (2.1) de la Loi sur les municipalités stipule que chaque municipalité doit adopter un règlement de procédure indiquant qu’elle doit communiquer un avis public de toutes ses réunions, y compris de ses réunions extraordinaires. Pour se conformer pleinement à la Loi, la Ville devrait modifier son Règlement de procédure afin de refléter l’habitude qu’a le Conseil de communiquer un avis de ses réunions extraordinaires au public en affichant l’ordre du jour sur son site Web et dans le bureau municipal, tout en informant les médias, quand il n’y a pas assez de temps pour afficher l’ordre du jour comme d’habitude le jeudi avant la réunion. Le personnel municipal a informé mon Bureau que le Règlement de procédure faisait actuellement l’objet d’un examen.
 

 

Discussions à huis clos

 
41    L’ordre du jour de la réunion extraordinaire du 22 décembre indique que le Conseil comptait discuter d’un rapport du coordonnateur des arts et de la culture au sujet d’une prochaine « danse de rue ». Le rapport portait sur le coût d’un groupe musical pour cet événement. Aucune séance à huis clos n’était mentionnée dans l’ordre du jour.
 
42    Selon le procès-verbal de la séance publique, le Conseil a voté pour se retirer à huis clos à 17 h 05, afin « d’obtenir plus de renseignements sur les dépôts de chacun des groupes musicaux et sur les négociations contractuelles », citant l’exception des renseignements privés.
 
43    Alors que le Conseil était réuni à huis clos, le coordonnateur des arts et de la culture a donné des renseignements sur les honoraires du groupe musical préféré pour cette danse de rue. Le Conseil a aussi parlé des honoraires d’autres groupes.
 
44    La séance publique a repris à 17 h 15 et le Conseil a voté pour approuver le budget de la danse de rue.
 

Analyse

 
45    Comme je l’ai précisé dans mon rapport sur les Cantons unis de Head, Clara et Maria[6], l’objectif de l’exception des « renseignements privés » est de protéger le droit à la vie privée d’une personne identifiée. Dans le cas de la réunion du 22 décembre, la raison invoquée par le Conseil pour se retirer à huis clos était de protéger la position de négociations de la Ville lors des discussions des honoraires des groupes musicaux que celle-ci envisageait d’engager.
 
46    Rien n’indique que des renseignements privés à propos d’une personne qui pouvait être identifiée aient été discutés durant la séance à huis clos du 22 décembre. La discussion est restée centrée sur les honoraires professionnels demandés par divers groupes. La Loi ne comporte pas d’exception générale permettant aux conseils de tenir des réunions à huis clos dans le but de négocier un contrat de service.
 
47    Par conséquent, cette discussion ne concordait pas avec les exceptions aux exigences des réunions publiques.
 

 

Réunion du 5 janvier 2015

 
48    La réunion du 5 janvier était une réunion extraordinaire du Conseil, qui a commencé à 18 h 30 dans la salle du Conseil. Le seul point à l’ordre du jour était un rapport du directeur du secrétariat et des services de planification concernant la nomination de bénévoles aux divers conseils et comités. L’ordre du jour indiquait que ce point serait discuté à huis clos en vertu de l’exception des « renseignements privés ».
 
49    La plainte déposée à mon Bureau alléguait qu’il n’existait aucune raison de discuter du sujet à huis clos, étant donné que la publicité faite pour solliciter la candidature de bénévoles aux comités indiquait que toutes les demandes deviendraient des documents publics. Notre Bureau a examiné cette publicité et a confirmé qu’elle comprenait cet énoncé.
 
50    Le personnel de la Ville a informé mon Bureau que l’intention n’était pas de discuter publiquement des demandes de candidatures des bénévoles et que la publicité aurait dû dire que les demandes « pourraient » devenir des documents publics. Par souci de clarté, la Ville devrait envisager de modifier la formulation de tels énoncés à l'avenir.
 
51    Alors qu’il était réuni à huis clos le 5 janvier, le Conseil a examiné un rapport du personnel sur les candidats potentiels aux postes de bénévoles pour divers conseils et comités. Des copies des demandes reçues étaient jointes au rapport. Les discussions à huis clos ont fait un examen détaillé des renseignements sur les candidats, dont leurs antécédents professionnels et leur expérience antérieure de participation à d'autres comités du Conseil.
 
52    La séance publique a repris à 20 h. Le Conseil a alors voté au sujet des nominations aux divers comités. La séance a été levée à 20 h 08.
 

 

Analyse

 
53    Comme l’a précisé le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée dans l’ordonnance MO-1909[7], la discussion des demandes pour des postes de bénévoles peut entrer dans le cadre des paramètres des « renseignements privés ». Le 5 janvier, les discussions ont fait un examen détaillé du curriculum vitae et des antécédents professionnels de chaque candidat, ainsi que de leurs qualifications pour les divers conseils et comités. Ces discussions cadraient avec l’exception des « renseignements privés » aux exigences des réunions publiques.
 

 

Réunion du 9 février 2015

 
54    La réunion du 9 février était une réunion ordinaire du Conseil qui a commencé à 19 h dans la salle du Conseil. Aucune séance à huis clos n’était prévue à l’ordre du jour de cette réunion.
 
55    Lors de la réunion, le Conseil a voté pour suspendre les exigences habituelles d’avis à communiquer énoncées dans le Règlement de procédure, pour permettre l’ajout d’un point : la composition du comité du conseil d'administration de la White Mountain Academy. Le Règlement de procédure de la Ville autorise l’ajout de points à examiner, avec l’approbation du Conseil.
 
56    Le Conseil a adopté une résolution pour examiner le point ajouté à l’ordre du jour à huis clos, en vertu de l’exception des renseignements privés. Le huis clos a commencé à 19 h 45.
 
57    Alors qu’il était réuni à huis clos, le Conseil a discuté des citoyens membres du conseil de la White Mountain Academy, exprimant des opinions personnelles sur certaines mesures prises par ces personnes.
 
58    La séance publique a repris à 20 h 25. Selon le procès-verbal de cette séance, le Conseil a voté pour remanier le conseil d’administration de la White Mountain Academy, avec trois membres actuels du Conseil municipal comme seuls membres de ce conseil d’administration.
 
59    La plainte déposée à mon Bureau alléguait que ce vote n’avait pas eu lieu en séance publique, comme l’indiquait le procès-verbal. Le plaignant affirmait plutôt que les membres du Conseil étaient revenus de leur séance à huis clos et avaient tout simplement annoncé leur décision. Ceci indiquerait que la décision avait été prise à huis clos, en infraction au paragraphe 239 (6) de la Loi, qui déclare qu’un vote ne peut avoir lieu à huis clos que s’il est de nature procédurale ou vise à donner des directives au personnel.
 
60    Le plaignant a allégué que les personnes présentes à la réunion pourraient confirmer ceci. Cependant, les noms des personnes présentes ne nous ont pas été donnés, et celles-ci n’ont pas communiqué avec mon Bureau.
 
61    Mon Bureau a obtenu une copie de l’enregistrement vidéo de la réunion. Malheureusement, celui-ci s’arrête alors que le Conseil entre à huis clos et ne comporte pas la partie de la réunion après le huis clos. Le personnel a avisé mon Bureau que, d’après ses souvenirs, le vote avait eu lieu en public, comme l’indiquait le procès-verbal.
 

Analyse

 
62    Pour être considérés comme des « renseignements privés », les renseignements doivent généralement porter sur un particulier à titre personnel, plutôt qu'à titre professionnel, officiel ou commercial. Cependant, s’ils sont de nature professionnelle, les renseignements à propos d’un particulier peuvent être considérés comme des renseignements privés s’ils révèlent quelque chose de nature personnelle[8]
 
63    Les renseignements à propos d’une personne, à titre professionnel, peuvent prendre un caractère plus personnel s’ils portent sur l’examen de sa conduite[9]. Si la discussion comprend l’expression d’opinions à propos de cette personne[10], ceci peut aussi relever de la définition des renseignements privés.
 
64    La discussion du 9 février comportait des opinions personnelles des membres du Conseil à propos de la conduite de citoyens membres du conseil d’administration de la White Mountain Academy. Cette discussion relevait de l’exception des « renseignements privés » aux exigences des réunions publiques.
 
65    Le plaignant a allégué que le Conseil avait indûment voté à huis clos pour modifier la composition du conseil d’administration de la White Mountain Academy. Les renseignements fournis à mon Bureau par le personnel municipal, et enregistrés dans le procès-verbal de la séance publique et de la séance à huis clos, indiquent que ce vote a eu lieu en public. Malheureusement, l’enregistrement vidéo ne contient pas la partie pertinente de la réunion. La secrétaire a avisé mon Bureau que la Ville a pour habitude d’enregistrer complètement une réunion, y compris la partie ultérieure à une séance à huis clos, mais que dans ce cas, l’appareil d’enregistrement avait mal fonctionné à un moment donné, à son avis.
 
66    Pour moi, le bilan des preuves indique que le Conseil n’a pas voté illégalement à huis clos, mais il aurait certainement été utile de pouvoir en examiner la meilleure preuve possible, à savoir l’enregistrement vidéo.
 
67    Comme précisé dans mon Rapport annuel 2011-2012 sur les réunions publiques, j’encourage vivement les municipalités à faire des enregistrements audio ou vidéo des réunions du Conseil tenues à huis clos. C’est le moyen le plus clair et le plus accessible pour les enquêteurs chargés des réunions à huis clos de consulter un compte rendu à des fins d'examen. Ceci permet aussi de contribuer à éviter que les responsables ne s’écartent des exigences légales durant les réunions à huis clos.
 
68    De plus en plus de municipalités décident de faire des enregistrements numériques des séances à huis clos, par souci d’exactitude. Citons entre autres les suivantes : Cantons de Tiny, Madawaska Valley et de McMurrich/Monteith, Municipalité de Lambton Shores, Villes de Midland, d'Oshawa et de Welland.
 
 

Opinion

 
69    Mon enquête a conclu que le Conseil de la Ville d’Elliot Lake n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités durant ses réunions à huis clos du 1er décembre et du 15 décembre 2014, ni du 5 janvier et du 9 février 2015. En revanche, il a enfreint la Loi lors de sa réunion du 22 décembre 2014 en examinant à huis clos une question qui ne relevait ni de l’exception des « renseignements privés », ni d’une exception quelconque aux exigences des réunions publiques.
 
70    Je fais les recommandations suivantes pour aider la Ville à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à renforcer la transparence de ses réunions.
 
 

Recommandations

 
 
 
Recommandation 1
 
La Ville d’Elliot Lake devrait veiller à ce qu’aucun sujet ne soit discuté à huis clos à moins qu’il ne relève clairement de l’une des exceptions légales aux exigences des réunions publiques.
 
 
Recommandation 2
 
La Ville d’Elliot Lake devrait modifier son Règlement de procédure pour refléter sa pratique actuelle de communication des avis de ses réunions extraordinaires.
 
 
Recommandation 3
 
La Ville d’Elliot Lake devrait veiller à enregistrer au complet toutes ses réunions publiques sur vidéo, y compris toute partie d’une réunion publique qui suit un huis clos.
 
 
Recommandation 4
 
La Ville d’Elliot Lake devrait adopter pour pratique de faire un enregistrement audio ou vidéo de ses séances à huis clos.


Rapport

 
71    Le personnel d’OMLET a parlé avec le maire et la secrétaire le 16 avril 2015 pour leur donner un aperçu de ces conclusions et permettre à la Municipalité de les commenter. Tout commentaire reçu a été pris en compte dans la préparation de ce rapport.
 
72    Mon rapport devrait être communiqué au Conseil de la Ville d’Elliot Lake et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
 
 
 
                                                           
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
 


[1] Enquête visant à déterminer si le Conseil municipal de Mattawa et son Comité spécial du patrimoine ont tenu indûment des réunions à huis clos (décembre 2010). Consultable en ligne.
[2] Voir par exemple ordonnance PO-2057 du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (29 octobre 2002).
[3] Voir par exemple le rapport d’Amberley Gavel sur une réunion tenue le 23 septembre 2008 par la Municipalité de Highlands East (29 novembre 2008)
[4] Voir par exemple ordonnance MO-2468 du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (27 octobre 2009).
[5] Voir par exemple ordonnance MO-1909 du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (3 mars 2005).
[6] Enquête sur les réunions à huis clos des Cantons unis de Head, Clara et Maria le 21 octobre et le 4 novembre 2011 (août 2012). Consultable en ligne.
[7] Ordonnance MO-1909, Temiskaming Shores (Ville), 2005 CanLII 56561 (ON IPC)
[8] Voir par exemple ordonnance MO-2368 du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (26 novembre 2008).
[9] Voir par exemple ordonnance MO-2519 du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (29 avril 2010).
[10] Supra, note 7.