Canton de Woolwich

Canton de Woolwich

août 10, 2015

10 août, 2015

L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Woolwich a enfreint la <i>Loi sur les municipalités</i> durant des discussions à huis clos le 13 janvier, le 20 janvier et le 3 février 2015, de même que quand il a voté à huis clos pour donner des directives au personnel le 20 janvier et le 3 février alors qu’il discutait de questions dont l’examen était interdit hors de la présence du public. Par contre, le Conseil n’a pas enfreint la Loi durant ses discussions à huis clos sur des litiges actuels ou éventuels au cours d'une réunion de comité, le 11 août 2014.

L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Woolwich a enfreint la Loi sur les municipalités durant des discussions à huis clos le 13 janvier, le 20 janvier et le 3 février 2015, de même que quand il a voté à huis clos pour donner des directives au personnel le 20 janvier et le 3 février alors qu’il discutait de questions dont l’examen était interdit hors de la présence du public. Par contre, le Conseil n’a pas enfreint la Loi durant ses discussions à huis clos sur des litiges actuels ou éventuels au cours d'une réunion de comité, le 11 août 2014.
 
Rapport de l’Ombudsman

Enquête visant à déterminer si le Conseil du Canton de Woolwich a tenu 
des réunions à huis clos illégales en août 2014, et janvier et février 2015
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André Marin
 Ombudsman de l’Ontario

Juin 2015
 
 
 

Plainte

 
1      En février 2015, mon Bureau a reçu une plainte à propos de trois séances à huis clos tenues par le Conseil du Canton de Woolwich en janvier et février 2015, et d’une séance à huis clos du Chemtura Public Advisory Committee (CPAC) tenue en août 2014. La plainte alléguait que les discussions qui avaient eu lieu à huis clos lors de ces réunions ne relevaient pas des exceptions aux dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi).
 
 

Compétence de l’Ombudsman

 
2      En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
 
3      Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
 
4      Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans le Canton de Woolwich.
 
5      Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.
 
 

Procédures du Conseil

 
6        Le Règlement de procédure du Canton (Règlement 45-2014) stipule que les ordres du jour des réunions doivent être préparés puis remis à chaque membre du Conseil ou d’un comité au moins 48 heures avant toute réunion. Des versions électroniques sont affichées sur le site Web du Canton au plus tard à 13 h le vendredi avant la réunion. De plus, le calendrier des réunions du Conseil est communiqué sur le site Web du Canton.
 
7        Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées par le maire, ou quand une pétition est présentée au greffier par une majorité du Conseil. Le greffier doit aviser tous les membres du Conseil au moins 24 heures au préalable, sauf si la disposition concernant les avis à communiquer n’est pas applicable, en cas d’urgence. L’avis des réunions extraordinaires est communiqué au public en affichant l’ordre du jour sur le site Web.
 
8        L’article 23 du Règlement a trait aux réunions à huis clos et reflète les exceptions énoncées à l’article 239 de la Loi.
 
9        Conformément au Règlement de procédure, avant de se retirer à huis clos, le Conseil doit déclarer par voie de résolution qu’il va se retirer à huis clos et indiquer la nature générale de la question à examiner alors.
 
 

Processus d’enquête

 
10     L’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques de mon Bureau (OMLET) a examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure de la municipalité et de la Loi, ainsi que la documentation des réunions en question. L’Équipe a aussi parlé avec le maire et le personnel municipal.
 
11     Mon Bureau a reçu une pleine collaboration au cours de cet examen.

 

Réunion du CPAC le 11 août 2014

 
12     Le Comité public consultatif Chemtura (CPAC acronyme anglais) est un comité du Conseil qui a été créé pour se pencher sur les préoccupations historiques, actuelles et éventuelles des activités de Chemtura Canada Co., entreprise de produits chimiques spécialisés à Elmira. Ce Comité renseigne le Conseil et lui fait des recommandations. Bien que des élections municipales aient eu lieu en Ontario en octobre 2014, la composition de ce comité est restée inchangée.
 
13     La réunion a commencé à 18 h. L’ordre du jour indiquait que le Conseil se retirerait à huis clos en vertu de l’exception des « litiges actuels ou éventuels », énoncée à l’alinéa 239 (2) e) de la Loi.
 
14     Mon Bureau a examiné le procès-verbal de la séance à huis clos de cette réunion. Aucun procès-verbal de la séance publique n’avait été conservé.
 
15     Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que le comité a adopté une résolution pour se retirer à huis clos en vertu de l’exception des litiges actuels ou éventuels. La résolution ne donnait aucun autre renseignement. Étaient présents à la réunion à huis clos tous les membres du CPAC ainsi que la greffière et le directeur général.
 
16     Alors qu’ils étaient réunis à huis clos, les membres du CPAC ont discuté d’une opinion fournie par un avocat, décrivant les mesures à prendre avant d’intenter une poursuite civile pour toute question donnée. Le personnel a informé mon Bureau que le Comité envisageait toutes les options viables avant de décider si un litige constituait la meilleure voie d’action.
 
 

Analyse

Fonds de la discussion

 
17     Pour que l’exception des « litiges actuels ou éventuels » puisse s’appliquer, le litige doit être plus qu’une faible possibilité, sans toutefois devoir être une certitude. Le Conseil ou un comité doit croire qu’un litige est raisonnablement envisageable, et il doit explorer cette perspective dans cette optique lors de la réunion à huis clos. Comme mon Bureau l’a précisé dans une lettre d’avril 2014 au sujet d’une réunion tenue par le Conseil de la Ville de Timmins, les cours de l’Ontario ont elles aussi estimé que le privilège du litige peut couvrir des situations où le litige est envisagé, mais non engagé[1].
 
18     Lors de la réunion du 11 août, le CPAC a examiné un conseil juridique visant à déterminer s’il devait s’engager dans un litige sur une question donnée. Lors de la réunion, aucun litige n’était en cours, mais le Conseil a examiné une probabilité raisonnable de litige.
 
19     Comme le CPAC a discuté de conseils précis fournis par son avocat, l’exception des « conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat », à l’alinéa 239 (2) f) de la Loi, aurait aussi pu s’appliquer à la discussion.
 

Compte rendu de la réunion 

 
20     Aucun procès-verbal de la séance publique de cette réunion n’a été conservé. Le paragraphe 239 (7) de la Loi stipule qu’il faut conserver un compte rendu de toutes les réunions, décisions et autres délibérations d’une réunion du Conseil, d’un conseil local, ou d’un comité de l’un ou de l’autre.
 
21     Bien que les discussions de fond du 11 août aient eu lieu à huis clos, le CPAC était tenu de tenir une brève séance publique, durant laquelle il devait adopter une résolution pour se retirer à huis clos. Par conséquent, un procès-verbal de la séance publique aurait dû être conservé pour cette partie de la réunion.
 
 

Réunion du comité plénier le 13 janvier 2015

 
22     L’ordre du jour de la réunion du 13 janvier 2015, accessible au public, précisait qu’une séance à huis clos aurait lieu à partir de 16 h, avant la séance publique de 18 h, tenue dans la salle du Conseil.
 
23     L’ordre du jour confidentiel de la séance à huis clos indiquait que ce huis clos commencerait à 16 h, dans le bureau des conseillers. Le lieu de la séance à huis clos n’a pas été communiqué au public. Le personnel municipal a informé mon Bureau que ceci n’était qu’une omission résultant d’un changement de format des ordres du jour en 2014.
 
24     Des demandes de candidatures à plusieurs comités étaient jointes à l’ordre du jour confidentiel.
 
25     Le procès-verbal de la séance publique indique que le comité plénier a adopté une résolution pour se retirer à huis clos afin de discuter de renseignements privés à propos de particuliers qui pouvaient être identifiés, conformément à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi, et de litiges actuels ou éventuels en vertu de l’alinéa 239 (2) e) de la Loi. La résolution ne donnait aucun autre renseignement.
 

Discussion sur le délai de présentation des demandes au CPAC

 
26     Le premier point discuté à huis clos avait trait au délai de présentation des candidatures au CPAC. Le Conseil a parlé du fait que le mandat du CPAC prendrait fin à la fin de mai et la suggestion a été faite que le Conseil tienne une réunion publique en mars pour inviter les intéressés à partager des idées sur la manière dont le CPAC pourrait continuer de fonctionner.
 
27     Le Conseil a aussi parlé de préoccupations quant au rendement de certains membres actuels du comité, et quant à un membre du public qui assistait régulièrement aux réunions. Le personnel a informé mon Bureau que les discussions avaient surtout porté sur ce point. 
 
 

Analyse

 
28     Les discussions sur le délai de présentation des candidatures à un comité ne relèvent pas des exceptions aux exigences des réunions publiques. Cette partie des réunions aurait donc dû avoir lieu en séance publique. De plus, les discussions sur la prolongation du mandat du CPAC, sur la structure du comité, et sur la possibilité d’inviter les intéressés à partager leurs idées sur le fonctionnement du comité ne relevaient d’aucune des exceptions aux exigences des réunions publiques. Toutes ces questions auraient dû être discutées en séance publique.
 
29     Toutefois, nous avons été avisés que la majorité des discussions avaient porté sur des préoccupations du Conseil quant au rendement de certaines personnes qui avaient siégé au CPAC, au cours de son mandat précédent, et sur la conduite d’un membre du public.
 
30     Quand il examine l’envergure de l’exception des « renseignements privés », mon Bureau se réfère souvent à la définition de « renseignements personnels » donnée dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), ainsi qu’aux ordonnances du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée. Bien que leurs décisions ne soient pas contraignantes pour mon Bureau, elles peuvent servir de guide.
 
31     La définition des « renseignements personnels » donnée par la LAIMPVP inclut « des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier ». Dans ce cas, des opinions personnelles ont été exprimées, à la fois à propos de membres du CPAC et d’un membre du public.
 
32     Certes, les discussions au sujet des membres du CPAC avaient trait à leurs rôles professionnels, mais des renseignements sur des particuliers à titre professionnel peuvent être qualifiés de renseignements personnels s’ils révèlent quelque chose de nature personnelle. De plus, des renseignements à propos d’un particulier à titre professionnel peuvent revêtir une nature plus personnelle s’ils ont trait à l’examen de la conduite de cette personne[2].
 
33     Par conséquent, les parties des discussions qui avaient trait aux opinions personnelles à propos de la conduite de particuliers identifiés relevaient de l’exception des « renseignements privés ».
 

Discussions à propos d’une école

 
34     D’après le procès-verbal de la séance à huis clos, le point discuté ensuite avait trait à une décision du conseil scolaire de fermer une école pour en construire une nouvelle dans un autre lieu. Il a été recommandé de tenir une réunion publique pour discuter de la question en février.
 
35     Durant les entrevues, nous avons appris que le fond des discussions consistait à savoir si le Conseil était prêt à vendre un terrain donné au conseil scolaire pour bâtir cette nouvelle école. Le personnel a fait savoir que l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds » (alinéa 239 (2) c) de la Loi) aurait dû être citée pour cette discussion, mais qu’elle avait été omise par inadvertance de la résolution adoptée pour se retirer à huis clos.
 
 

Analyse

 
36     L’objectif de l’alinéa 239 (2) c) est de protéger les intérêts de la municipalité lors de l’achat ou de la vente d’une propriété. Les discussions du Conseil sur la vente éventuelle d’un terrain cadraient avec cette exception. Par contre, l’exception pertinente n’a pas été citée dans la résolution adoptée pour se retirer à huis clos.
 
37     De plus, le procès-verbal de la séance à huis clos n’a donné aucun renseignement sur la raison de discuter de la question à huis clos. Le Conseil devrait veiller à ce que ses comptes rendus de réunion à huis clos reflètent avec exactitude toutes les questions de procédure et de fond qui ont eu lieu à huis clos.
 

Discussions au sujet de Kiwanis House

 
38     Enfin, le Conseil a discuté de Kiwanis House, programme résidentiel transitoire situé dans un bâtiment dont la municipalité est propriétaire. Le personnel a demandé à obtenir des directives quant à l’avenir de ce bâtiment.
 
 

Analyse

 
39     Comme pour les discussions au sujet de l’école, l’examen de la disposition éventuelle de ce bien-fonds cadrait avec l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds ». En revanche, cette exception n’a pas été citée dans la résolution adoptée pour se retirer à huis clos.
 
40     Quand le Conseil a repris sa séance publique, il a adopté plusieurs résolutions au sujet des nominations aux comités. Aucun renseignement n’a été donné durant la séance publique sur les discussions du Conseil quant au délai de présentation des demandes au CPAC, à l’école, ou à Kiwanis House.
 
 

Réunion du Conseil le 20 janvier 2015

 
41     L’ordre du jour public de la réunion du 20 janvier indiquait qu’il y aurait une séance à huis clos à 18 h, avant la séance publique de 19 h, tenue dans la salle du conseil. L’ordre du jour ne donnait aucun autre détail de la séance à huis clos.
 
42     L’ordre du jour confidentiel de la séance à huis clos indiquait que la séance à huis clos commencerait à 18 h dans le bureau des conseillers. Tout comme pour la réunion du 13 janvier, le lieu de la séance à huis clos n’avait pas été communiqué au public.
 
43     Le procès-verbal de la séance publique indique que le Conseil a adopté une résolution pour se retirer à huis clos afin de discuter de renseignements privés en vertu de l’alinéa 239 (2) b) de la Loi. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos ne donne aucun autre renseignement.
 
44     Selon le procès-verbal de la séance à huis clos, le directeur des services récréatifs a donné des renseignements généraux sur les associations récréatives, c’est-à-dire sur des organismes de bénévole qui s’occupent des parcs et des locaux du Canton au nom de la municipalité. Le directeur a souligné que le précédent Conseil avait enjoint au personnel de préparer un accord de service d’affiliation pour chacune des associations récréatives.
 
45     Le Conseil a discuté des étapes suivantes, parlant notamment de la possibilité de communiquer avec chacune des associations individuellement, ou en groupe, pour savoir quels éléments elles aimeraient continuer de gérer et quels éléments elles aimeraient confier au Canton.
 
46     Le Conseil a enjoint au personnel de préparer une estimation de coût pour gérer les associations récréatives sans l’aide des bénévoles, et de faire un rapport à ce sujet, avant de prendre toute autre mesure d’action.
 
47     Au cours des entrevues, nous avons été informés que la majeure partie de ces discussions avaient porté sur les associations en général, et non pas sur chacun des membres individuels. Le maire s’est souvenu qu’il y avait eu quelques discussions à propos d’une erreur commise par des personnes identifiables œuvrant comme des bénévoles pour une association récréative.
 
 

Analyse

 
48     La plus grande partie des discussions à huis clos au sujet des associations récréatives avaient trait aux associations en général, plutôt qu’à des bénévoles individuellement. Par conséquent, cette discussion ne relève pas de l’exception des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée », ni aucune exception des exigences des réunions publiques. Cette partie des discussions aurait dû se dérouler en séance publique.
 
49     Durant cette séance à huis clos, le Conseil a donné une directive au personnel. Le paragraphe 239 (6) de la Loi stipule qu’une réunion ne peut pas se tenir à huis clos durant un vote, sauf s’il est permis de tenir la réunion à huis clos en vertu des exceptions énoncées aux paragraphes 239 (2) ou (3) de la Loi, et si le vote porte sur une question de procédure ou a pour but de donner des directives au personnel. Comme il n’était pas permis de tenir cette réunion à huis clos, le vote ayant pour but de donner des directives au personnel était lui aussi illégal.
 
 

Réunion du comité plénier le 3 février 2015

 
50     L’ordre du jour public de la réunion du 3 février indiquait qu’il y aurait une séance à huis clos à 17 h 30, avant la réunion publique de 18 h, tenue dans la salle du conseil. L’ordre du jour ne donnait aucun détail de la séance à huis clos.
 
51     L’ordre du jour confidentiel de la séance à huis clos indiquait que la réunion commencerait à 17 h 30 dans le bureau des conseillers. Comme pour les réunions précédentes, le lieu de la séance à huis clos n’avait pas été communiqué au public.
 
52     Le procès-verbal de la séance publique indique que le Conseil a adopté une résolution pour se retirer à huis clos, à titre de comité plénier, à 17 h 30, pour discuter de renseignements personnels à propos de personnes qui pouvaient être identifiées. La résolution ne donne aucun autre renseignement.
 

Discussions des nominations au comité

 
53     Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que le Conseil a discuté des nominations à deux comités : le Waterloo Regional Aeronautical Noise Management Committee et le Comité du patrimoine.
 
54     En ce qui concerne le Waterloo Regional Aeronautical Noise Management Committee, le Conseil a examiné un rapport fait par le personnel recommandant que le Conseil nomme deux membres du Conseil à ce comité. Le rapport du personnel précisait qu’il n’y avait eu aucune demande de nomination à ce comité de la part des citoyens et avait précisé que le personnel avait fait des efforts pour tenter de recruter d’anciens membres.
 
55     Durant les entrevues, nous avons été informés que le Conseil avait discuté d’un ancien membre en particulier, et des raisons personnelles pour lesquelles cette personne ne pouvait plus faire partie du comité alors. Le Conseil a aussi discuté d’une demande envoyée par un membre du public mais reçue après le délai de présentation des candidatures, qui ne pouvait donc pas être retenue.
 
56     Pour le Comité du patrimoine, le Conseil a étudié un rapport du personnel recommandant huit personnes en vue de nomination au Comité. Les demandes de candidature étaient jointes au rapport au personnel.
 
57     Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que le conseil a examiné les nominations recommandées.  
 
 

Analyse

 
 
58     En ce qui concerne le Waterloo Regional Aeronautical Noise Management Committee, le procès-verbal de la séance à huis clos indique que le Conseil a examiné un rapport du personnel recommandant que le Conseil nomme deux membres du Conseil au Comité. Durant les entrevues, nous avons été avisés que le Conseil avait discuté de renseignements personnels à propos d’un ancien membre du Comité, ainsi que d’un candidat actuel.
 
59     Les discussions des renseignements privés à propos d’anciens membres du Comité et d’un candidat actuel au Comité pourraient relever de l’exception de l’alinéa 239 (2) b). Toutefois, le compte rendu de la réunion à huis clos aurait dû être plus clairement détaillé et expliqué pourquoi cette question devait être discutée à huis clos. En outre, la discussion de la nomination de membres du Conseil au Comité ne cadre pas avec cette exception.
 
60     En ce qui concerne le Comité du patrimoine, l’examen des demandes de candidatures à ce Comité par le Conseil cadre avec l’exception de l’alinéa 239 (2) b). Comme je l’ai précisé dans mon récent rapport sur la Ville de Bracebridge[3], les discussions sur les candidatures aux conseils et aux comités comprennent l’examen de renseignements personnels – par exemple les antécédents professionnels et l’expérience à titre de bénévole – de même que des opinions personnelles sur les qualifications de personnes pouvant être identifiées.
 

Autres questions considérées

 
61     Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que le Conseil a aussi examiné trois autres questions. Mon Bureau a été avisé qu’à l’origine ces questions n’étaient pas inscrites à l’ordre du jour de la séance à huis clos ne vue de discussions, mais qu’elles avaient été ajoutées à l’ordre du jour lors de la réunion.
 
62     Un membre du Conseil a soulevé une question à propos du planchodrome d’Elmira, voulant savoir plus précisément si des renseignements financiers avaient été communiqués au sujet de ce parc. Le trésorier a fait savoir que le personnel espérait recevoir des détails financiers une fois le projet terminé.
 
63     La mairesse a fait savoir à notre Bureau qu’elle se souvenait d’une discussion de renseignements privés concernant une personne qui pouvait être identifiée et qui travaillait au projet de planchodrome. Cependant, les renseignements donnés dans le procès-verbal, et ceux communiqués par le personnel, ne portent pas à croire que l’ensemble des discussions ait été de nature personnelle.
 
64     Les discussions de ce point ne relevaient pas de l’exception des « renseignements privés », ni d’aucune exception aux exigences des réunions publiques.
 
65     Le Conseil a ensuite obtenu une mise à jour sur une enquête de police au sujet d’un ancien membre du Conseil. Le personnel a déclaré que la question venait tout juste d’être portée à son attention et qu’il jugeait nécessaire de mettre le Conseil au courant, avant que la question ne soit divulguée au public et aux médias.
 
66     Comme cette discussion avait trait à des renseignements privés concernant une personne qui pouvait être identifiée, elle relevait de l’exception à l’alinéa 239 (2) b).
 
67     Enfin, le Conseil a discuté d’une question posée par un membre du Conseil au sujet des pauses entre les séances à huis clos et les séances publiques. Le Conseil a enjoint au personnel de prévoir une pause de dix minutes entre les séances à huis clos et les séances publiques. Le personnel nous a fait savoir que la question n’était pas censée être discutée à huis clos ce jour-là, et qu’elle l’avait uniquement été parce qu’un membre du Conseil avait posé cette question.
 
68     La discussion a porté sur une question administrative et ne cadrait pas avec une quelconque exception aux exigences des réunions publiques. Tout comme la réunion du 20 janvier, cette réunion n’était pas autorisée à huis clos, et le vote visant à donner des directives au personnel était lui aussi illégal.
 
69     Dans toute la mesure du possible, le Conseil devrait éviter d’ajouter des points à discuter en séance à huis clos au dernier moment, et les membres du Conseil de même que les membres du personnel devraient se demander si tout point ajouter ainsi cadre avec les exceptions aux exigences des réunions publiques.
 
70     Quand il a repris sa séance publique, le Conseil a adopté deux résolutions au sujet de ses discussions à huis clos, l’une pour nommer deux membres au Waterloo Regional Aeronautical Noise Management Committee, et l’autre pour nommer huit personnes au Comité du patrimoine. Aucun renseignement n’a été donné à propos des autres discussions à huis clos.
 

Questions de procédure

 
71     Mon enquête a révélé l’existence de plusieurs problèmes de procédure relativement aux réunions à huis clos du Canton.
 
 

Ordres du jour

 
72     Dans une lettre datée du 31 janvier 2013, au sujet d’une réunion à huis clos tenue par le Conseil du Canton le 12 novembre 2012, mon Bureau avait recommandé que les ordres du jour communiqués au public indiquent le sujet ou les sujets à discuter en séance à huis clos, ainsi que l’exception en vertu de laquelle se tenait le huis clos. Les ordres du jour que nous avons examinés dans le cadre de cette enquête ne comprenaient toujours pas le moindre de ces renseignements.
 
73     Certes, la Loi n’exige pas de communiquer d’avance au public les détails d’une réunion à huis clos, mais dans l’intérêt de la transparence il est de pratique exemplaire d’inscrire à l’ordre du jour de la réunion tous les points à discuter.
 
 

Avis des réunions à huis clos

 
74     Lors des réunions du 13 janvier, du 20 janvier et du 3 février 2015, le Conseil du Canton de Woolwich a tenu des séances à huis clos avant les séances publiques. Le lieu de ces séances à huis clos n’a pas été communiqué au public. Même quand le Conseil s’est dûment retiré à huis clos, il est tenu de se réunir brièvement en public pour adopter la résolution lui permettant de se retirer à huis clos. Le public est en droit d’assister à cette partie de la réunion publique et par conséquent l’avis de la séance à huis clos doit indiquer l’heure et le lieu de ladite réunion.
 
75     Le personnel a fait savoir à notre Bureau qu’il s’agissait d’une omission, causée par un changement de format des ordres du jour des réunions en 2014. À l’avenir, la municipalité devrait veiller à ce que les avis des séances à huis clos soient complets et incluent tous les renseignements requis par le public pour qu’il puisse assister à la séance publique, avant la séance à huis clos.
 
 

Résolutions adoptées pour se retirer à huis clos

 
76     Ma lettre de janvier 2013 soulignait aussi que la résolution adoptée par le Conseil pour se retirer à huis clos lors de la réunion du 12 novembre 2012 faisait uniquement référence à l’exception invoquée pour se retirer à huis clos. Cependant, la Loi (paragraphe 239 (4)) et le Règlement de procédure de la municipalité stipulent que la résolution de se retirer à huis clos doit indiquer la nature générale de la question devant être examinée.
 
77     Comme indiqué par la Cour d’appel de l’Ontario dans Farber v. Kingston City[4], « la résolution de se retirer en séance à huis clos devrait comporter une description générale de la question à discuter, de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public, sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public ».
 
78     En outre, lors de la réunion du 13 janvier 2015, le Conseil a discuté de questions qui relevaient de l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds », mais n’a pas cité cette exception dans la résolution de se retirer à huis clos. Le Conseil devrait veiller à ce que les résolutions qu’il adopte divulguent toutes les exceptions autorisant des discussions lors de la séance à huis clos.
 
 

Documentation des réunions

 
79     Comme je l’ai souligné plus tôt, aucun procès-verbal de la séance publique n’a été conservé pour la réunion du CPAC du 11 août 2014. Pour s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi, la municipalité devrait veiller à conserver un procès-verbal aussi bien de sa séance publique que de sa séance à huis clos pour toutes les réunions du Conseil, des conseils locaux et des comités de l’un ou de l’autre.
 
80     De plus, mon enquête a conclu qu’à plusieurs reprises le compte rendu de la réunion à huis clos ne reflétait pas véritablement le fond des discussions qui avaient eu lieu à huis clos.
 
81     Conformément au paragraphe 239 (7) de la Loi, toute municipalité est tenue de consigner sans remarque ni commentaire toutes les résolutions, décisions et autres délibérations de ses réunions. Certes, la Loi interdit d’inclure au compte rendu officiel toute remarque ou tout commentaire, mais ceci ne signifie aucunement que les sujets discutés à huis clos ne devraient pas être mentionnés. Tous les points de fond et de procédure discutés lors d’une réunion à huis clos devraient être consignés.
 
82     Comme indiqué dans mon rapport du 7 juillet 2010, au sujet de la Ville de South Bruce Peninsula[5], le compte rendu d’une réunion à huis clos devrait notamment inclure les points suivants :
 
·       lieu de la réunion;
·       moment où la réunion a commencé et où la séance a été levée;
·       personne qui a présidé la réunion;
·       personnes présentes à la réunion, avec référence spécifique au greffier ou autre responsable chargé du compte rendu de la réunion;
·       indication de tout participant parti ou arrivé durant la réunion, avec mention de l’heure de départ ou d’arrivée;
·       description détaillée des questions de fond et de procédure qui ont été discutées, avec référence à tout document examiné;
·       toute motion, avec référence à la personne qui l’a présentée et à celles qui l’ont appuyée;
·       tous les votes, et toutes les directives données.
 
83     J’encourage aussi vivement les municipalités à faire des enregistrements audio ou vidéo des délibérations du Conseil. C’est le moyen le plus clair et le plus direct pour les enquêteurs chargés des réunions à huis clos d’examiner la documentation, et d’éviter que les responsables ne s’écartent de leurs obligations juridiques durant les réunions à huis clos.
 
84     De plus en plus de municipalités décident de faire des enregistrements numériques de leurs séances à huis clos par souci d’exactitude. En voici des exemples : Cantons de Tiny, Adelaide Metcalfe et McMurrich-Monteith, Ville de Midland, Municipalités de Lambton Shores et Brighton, villes d’Oshawa, Sault Ste. Marie et Welland.
 
 

Rapport

 
85     Certes, le Canton adopte des résolutions résultant des discussions à huis clos, après avoir repris sa séance publique, mais il n’a pas pour pratique de faire de rapport sur les questions discutées durant la séance à huis clos.
 
86     J’encourage les conseils à faire des rapports au public sur ce qui s’est passé à huis clos, du moins de manière générale. Dans certains cas, le compte rendu au public peut simplement prendre la forme d’une discussion générale, en séance publique, des sujets examinés à huis clos, reprenant les renseignements donnés dans la résolution de se retirer à huis clos, avec des renseignements sur les directives au personnel, les décisions et les résolutions. Dans d’autres cas, la nature de la discussion peut prêter à la divulgation publique de renseignements considérables sur la séance à huis clos.
 
 
 

Opinion

 
87     Mon enquête a conclu que le Conseil du Canton de Woolwich avait enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités durant ses réunions à huis clos le 13 janvier, le 20 janvier et le 3 février 2015, quand il avait examiné à huis clos des points qui ne relevaient pas des exceptions aux exigences des réunions publiques. Comme le Conseil a voté pour donner des directives au personnel alors qu’il était réuni à huis clos le 20 janvier et le 3 février, alors qu’il discutait de points non autorisés à huis clos en vertu des exceptions aux exigences des réunions publiques, ces votes étaient également illégaux.
 
88     Le Conseil n’a pas enfreint la Loi quand il a étudié à huis clos une question en vertu de l’exception des « litiges éventuels ou actuels » lors de la réunion du CPAC le 11 août 2014.
 
89     Je fais les recommandations suivantes en espérant qu’elles aideront le Canton à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à améliorer la transparence de ses réunions.
 
 
 

Recommandations

 
 
Recommandation 1
Le Canton de Woolwich devrait veiller à ne discuter d’aucun sujet à huis clos, à moins que ce sujet ne relève clairement de l’une des exceptions légales aux exigences des réunions publiques.
 
 
Recommandation 2
À titre de pratique exemplaire, le Canton de Woolwich devrait identifier le sujet ou les sujets à discuter à huis clos, sur ses ordres publics.
 
 
Recommandation 3
Le Canton de Woolwich devrait veiller à communiquer l’heure et le lieu des séances à huis clos au public, avant toute réunion, et tenir une séance publique avant toute séance à huis clos, durant laquelle une résolution est adoptée pour se retirer à huis clos.
 
 
Recommandation 4
Quand il se retire à huis clos, le Conseil du Canton de Woolwich devrait adopter une résolution qui inclut à la fois le fait qu’il va se retirer à huis clos et la nature générale de la question devant être examinée.
 
 
Recommandation 5
Le Canton de Woolwich devrait veiller à conserver les procès-verbaux des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du Conseil, d’un conseil local et des comités de l’un ou de l’autre.
 
 
Recommandation 6
Le Canton de Woolwich devrait veiller à conserver une documentation complète de ses réunions qui reflètent exactement toutes les questions de fond et de procédure discutées.
 
 
Recommandation 7
Le Canton de Woolwich devrait prendre pour habitude de faire des enregistrements audio ou vidéo de ses séances à huis clos.
 
 
Recommandation 8
Le Canton de Woolwich devrait prendre pour habitude de faire un rapport après ses séances à huis clos.
 
 
 

Rapport

 
 
90   Le personnel d'OMLET a parlé avec la mairesse et la greffière le 17 juin 2015 pour leur donner un aperçu de ces conclusions et pour offrir à la Municipalité la possibilité de les commenter. Tous les commentaires que nous avons reçus ont été pris en compte pour préparer ce rapport.
 
 
91   Mon rapport devrait être communiqué au Conseil du Canton de Woolwich et mis à la disposition du public au plus vite, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
 
                                                           
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
 
 
[1] ‎La lettre du 9 avril 2014, qui cite CIT Financial Ltd, v. JDS Uniphase Corp. (2003), 124 ACWS (3d) 455 (Ont. S.C.J.) est consultable en ligne.
[2] Voir Ordonnances MO-2368 et MO-2519 du CIPVP.
[3] Consultable en ligne.
[4] [2007] O.J. No. 919, page 151.
[5] Consultable en ligne