Canton de McMurrich/Monteith

Canton de McMurrich/Monteith

juillet 6, 2015

6 juillet, 2015

L’Ombudsman a conclu que les discussions tenues par le Conseil de McMurrich/Monteith relevaient des exceptions de la <i>Loi sur les municipalités</i>. Il a déterminé que le Canton avait enfreint l’alinéa 239 (4) a) de la Loi en omettant de déclarer par voie de résolution la nature générale des sujets à examiner à huis clos, le 12 janvier et le 9 février. Il a aussi conclu que le Canton avait enfreint son propre Règlement de procédure en prolongeant une réunion à huis clos après son heure limite fixée à 23 h. De plus, le Canton omet de suivre les pratiques exemplaires en ne donnant pas suffisamment de renseignements dans ses ordres du jour sur les sujets à examiner à huis clos, et en ne veillant pas à ce que ses ordres du jour et ses résolutions citent correctement la Loi.

L’Ombudsman a conclu que les discussions tenues par le Conseil de McMurrich/Monteith relevaient des exceptions de la Loi sur les municipalités. Il a déterminé que le Canton avait enfreint l’alinéa 239 (4) a) de la Loi en omettant de déclarer par voie de résolution la nature générale des sujets à examiner à huis clos, le 12 janvier et le 9 février. Il a aussi conclu que le Canton avait enfreint son propre Règlement de procédure en prolongeant une réunion à huis clos après son heure limite fixée à 23 h. De plus, le Canton omet de suivre les pratiques exemplaires en ne donnant pas suffisamment de renseignements dans ses ordres du jour sur les sujets à examiner à huis clos, et en ne veillant pas à ce que ses ordres du jour et ses résolutions citent correctement la Loi.


Enquête visant à déterminer si le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith
a tenu des réunions illégales les 12 et 19 janvier et le 9 février 2015 (HTML | PDF)
 
 
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
Juin 2015

Plainte

 
1       Le 20 janvier 2015, mon Bureau a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith le 12 janvier et le 19 janvier 2015. Le 12 février, nous avons reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Conseil le 12 janvier, le 19 janvier et le 9 février 2015. Ces plaintes sont traitées ensemble dans ce rapport.
 
2       D’après les plaignants, les ordres du jour des trois réunions ne donnaient pas assez de détails sur les sujets qui allaient être examinés à huis clos. Les plaignants nous ont aussi dit que les résolutions adoptées par le Conseil pour se retirer à huis clos ne comprenaient pas suffisamment de renseignements pertinents pour le public, et que les exceptions citées dans les résolutions ne correspondaient pas à celles inscrites aux ordres du jour.
 
      De plus, l’un des plaignants a allégué qu’une question discutée à huis clos le 19 janvier ne relevait d’aucune des exceptions permises aux règles des réunions publiques.
 
4       Les plaignants ont aussi informé notre Bureau que le Conseil n’avait pas respecté l’heure limite fixée à 23 h, le 12 janvier, en poursuivant son huis clos jusqu’à 23 h 07.
 
 

 

Compétence de l’Ombudsman

 
5       En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités [la Loi][1], toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
 
6       Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s'est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l'Ombudsman de l'Ontario. La Loi fait de l'Ombudsman l'enquêteur par défaut dans les municipalités qui n'ont pas désigné leur propre enquêteur.
 
7       L'Ombudsman est chargé d'enquêter sur les réunions à huis clos dans le Canton de McMurrich/Monteith.
 
8       Lorsque nous enquêtons sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, nous déterminons si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure ont été respectées.
 
 

 

Plaintes précédentes

 
9       Précédemment, mon Bureau a conclu que le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith avait tenu une réunion à huis clos illégale le 7 mai 2013, quand il avait examiné à huis clos le remboursement des dépenses d’un conseiller. Le sujet de la discussion ne cadrait avec aucune des exceptions aux exigences des réunions publiques. J’ai aussi constaté alors que la résolution adoptée par le Conseil pour se retirer à huis clos ne comprenait pas suffisamment de renseignements pertinents au sujet des questions à examiner.
 
10    À la suite de cette constatation, j’ai recommandé que le Conseil fournisse plus de détails sur la nature générale des questions à examiner à huis clos. J’ai fourni un exemple de résolution qui citait correctement l’exception applicable de la Loi et comprenait des renseignements pertinents pour le public à propos des discussions.
 
11    J’ai aussi recommandé qu’à titre de pratique exemplaire, le Conseil envisage de faire des enregistrements sonores de ses réunions. Depuis la parution de mon rapport, le Canton a instauré une politique consistant à faire un enregistrement sonore de toutes les réunions du Conseil, y compris les séances à huis clos.
 
 

 

Élection municipale de 2014

 
12    Une élection municipale a eu lieu le 27 octobre 2014. Seul un membre de l’ancien Conseil a été réélu. Le nouveau Conseil a été assermenté le 1er décembre 2014.
 
 

Processus d’enquête

 
13    Le 9 mars 2015, après avoir effectué un examen préliminaire, mon Bureau a avisé le Conseil que nous procéderions à une enquête sur cette plainte.
 
14    L’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) de mon Bureau a examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure du Canton et de la Loi, ainsi que les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions. Elle a parlé au préfet et à la secrétaire. Elle a aussi écouté les enregistrements sonores des séances à huis clos, qui donnent un compte rendu exact des délibérations, ce qui nous a grandement aidés dans la tenue de notre enquête.
 
15    Mon Bureau a reçu une pleine coopération dans cette affaire.
 
 
 

Procédure du Conseil

 
16 Bien que la Loi sur les municipalités ne précise pas comment un avis des réunions doit être communiqué au public, elle enjoint à toutes les municipalités d’adopter un règlement de procédure stipulant qu'un avis des réunions doit être donné au public.
 
17 Conformément au paragraphe 5.1 (2) du Règlement de procédure du Canton (13-2013), l’ordre du jour d’une réunion ordinaire doit être affiché sur le babillard du bureau du Canton au moins 48 heures avant ladite réunion.
 
18 Le Règlement ne prévoit pas d’avis au public pour les réunions extraordinaires.
 
19 L’article 7 du Règlement précise le contenu des ordres du jour, notamment l’ordre dans lequel les points à examiner doivent paraître. La rubrique « Séance à huis clos » est le 14e point de la liste. Le Règlement n’exige pas l’inclusion d’un contenu précis à l’ordre du jour.
 
20 L’article 3.3 du Règlement indique que les réunions peuvent avoir lieu à huis clos si les questions à examiner ont trait à l’une des exceptions énoncées au paragraphe 239 (2) de la Loi sur les municipalités.
 
21 L’article 3.4 du Règlement exige qu’avant de se retirer à huis clos, le Conseil indique par voie de résolution qu’il va tenir une séance à huis clos et donne la nature générale de la question à examiner.
 
22 L’article 17 du Règlement exige que toutes les réunions du Conseil ou d’un comité prennent fin à 23 h, à moins qu’un membre n’ait la parole ou qu’un vote soit en cours. Le Conseil est en droit de prolonger une réunion par un vote majoritaire aux deux tiers.
 
23 L’article 3.5 restreint les votes à huis clos aux situations où le Conseil donne des directives de procédure au personnel ou à une personne dont les services ont été retenus par le Canton.
 

 

Réunion du 12 janvier 2015

 
24 Le 12 janvier 2015, à 19 h 30, le Conseil de McMurrich/Monteith a tenu une réunion ordinaire au bureau du Canton. Le préfet et chacun des quatre conseillers étaient présents, de même que la secrétaire/trésorière, la secrétaire/trésorière adjointe, le gardien, le contremaître du réseau routier et des membres du public.
 
25 Nous avons reçu une plainte alléguant que l’ordre du jour du 12 janvier et la résolution de se retirer à huis clos ne divulguaient pas suffisamment de renseignements au public, et que l’ordre du jour et la résolution citaient chacun différents articles de la Loi sur les municipalités. Les deux plaignants nous ont aussi dit que la séance à huis clos s’était prolongée au-delà de l’heure limite de 23 h inscrite au Règlement de procédure du Canton.
 

Ordre du jour de la réunion et résolution de se retirer à huis clos

 
26 Le point 15 à l’ordre du jour de la réunion ordinaire du Conseil du Canton le 12 janvier 2015 était une séance à huis clos ayant pour objectif d’examiner des conseils juridiques. L’ordre du jour citait « l’article 239 – paragraphe 6 ».
 
27 D’après le procès-verbal de la séance publique, le Conseil a adopté une résolution pour se retirer à huis clos à 22 h 45, afin de discuter de conseils qui relevaient du secret professionnel de l’avocat, conformément à l’alinéa 239 (2) e) de la Loi, ainsi que d’une question concernant un employé, conformément à l’alinéa 239 (2) d) de la Loi.
 

Discussion à huis clos

 
28    Nous avons écouté l’enregistrement sonore de la séance à huis clos et nous en avons confirmé le contenu avec le préfet et la secrétaire.
 
29    Le Conseil a discuté tout d’abord de modifications non autorisées faites par un particulier à une emprise routière fermée à la circulation (bande de terre de la Couronne réservée pour l’aménagement d’une future route) dans le Canton. Le Conseil avait sollicité des conseils juridiques à ce sujet et les discussions à huis clos ont porté sur des conseils juridiques qui lui avaient été fournis par écrit. Les membres du Conseil ont parlé des options qu’ils avaient pour faire respecter le règlement applicable, conformément aux conseils juridiques donnés.
 
30    Puis le Conseil a discuté d’une question concernant la santé et la sécurité d’une employée du Canton, plus précisément de sa sécurité dans l’exercice de ses fonctions habituelles.
 
31    La séance à huis clos a été levée à 23 h 07.
 

Prolongation au-delà de l’heure limite

 
32    La séance à huis clos du 12 janvier s’est poursuivie au-delà de l’heure limite fixée à 23 h.
 
33    D’après le préfet et la secrétaire, aucun membre du Conseil n’avait la parole quand la réunion s’est poursuivie au-delà de l’heure limite, et il n’y a pas eu de vote pour prolonger cette réunion. Tous deux nous ont dit qu’ils n’avaient pas remarqué que l’heure limite était arrivée.
 

Analyse

Ordre du jour

 
34    Le Règlement de procédure de McMurrich/Monteith énonce les sujets qui doivent être inscrits aux ordres du jour, et notamment l’ordre dans lequel les points doivent paraître. La rubrique « Séance à huis clos » est le 14e point de la liste. Le Règlement municipal n'impose aucun contenu à inclure à l’ordre du jour.
 
35    L’ordre du jour de McMurrich/Monteith pour la réunion ordinaire du Conseil le 12 janvier indiquait qu’il y aurait une séance à huis clos dans le but de discuter de « l’article 239 – paragraphe 6 – au besoin – Conseils juridiques reçus ». Nous avons été informés que la référence au « paragraphe 6 » constituait une erreur et que cette référence serait éliminée du modèle standard de l’ordre du jour.
 
36    En ce qui concerne la séance à huis clos, l’ordre du jour indique simplement qu’il y aura une discussion sur des conseils juridiques, tandis que le procès-verbal fait référence au secret professionnel de l’avocat et aux questions concernant les employés. Nous avons été informés que le sujet de la santé et de la sécurité d’une employée avait été soulevé en séance publique, puis inclus à la séance à huis clos en invoquant la clause des « questions relatives aux employés ».
 
37    À titre de pratique exemplaire, et dans toute la mesure du possible, les municipalités sont encouragées à communiquer l’ordre du jour de leur réunion au public, en répertoriant les sujets à examiner et en donnant une description générale de chacun des points. Ceci s’applique à la fois aux séances publiques et aux séances à huis clos.
 

Résolution

 
38    Des erreurs techniques ont été faites dans la résolution de se retirer à huis clos. La résolution cite à tort l’alinéa 239 (2) e) de la Loi, en référence au secret professionnel de l’avocat. Or l’alinéa e) porte sur les litiges actuels ou éventuels, alors que l’alinéa f) concerne les conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat. Pour éviter toute confusion, le Conseil devrait veiller à citer l’extrait correct de la Loi.
 
39    Point plus préoccupant encore, la résolution adoptée pour se retirer à huis clos indiquait que l’objectif du huis clos était d’examiner des conseils relevant du secret professionnel de l’avocat ainsi que des questions concernant les employés, mais ne donnait pas de renseignements pertinents au public sur les sujets à examiner. Nous avons été informés que telle est la pratique généralement suivie par le Conseil quand il adopte une résolution pour se retirer à huis clos.
 
40    La Loi exige qu’avant de tenir une séance à huis clos, les municipalités indiquent « le fait que la réunion doit se tenir à huis clos et la nature générale de la question devant y être étudiée »[2]. Cette exigence trouve écho dans l’article 3.4 du Règlement de procédure du Canton.
 
41    Comme l’a souligné la Cour d’appel de l’Ontario dans Farber c. Kingston (City)[3]
 
« La résolution de se retirer en séance à huis clos devrait comporter une description générale de la question à discuter, de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public, sans toutefois porter atteinte à la raison d’exclure le public ».
 

Applicabilité de l’exception du « secret professionnel de l’avocat »

 
42     Mon Bureau a examiné si l’exception des « conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin », énoncée à l’alinéa 239 (2) f) de la Loi, s’appliquait aux discussions tenues à huis clos. Le Conseil s’est alors penché sur une lettre qui comprenait des renseignements confidentiels fournis par un avocat. Par conséquent, la discussion relevait de l’exception à l’alinéa 239 (2) f).
 

Applicabilité de l’exception des « relations de travail ou négociations avec les employés »

 
43     Mon Bureau a aussi examiné si les discussions à huis clos relevaient de l’exception des « relations de travail ou négociations avec les employés » à l’alinéa 239 (2) d) de la Loi. D’après les renseignements fournis à mon Bureau, les discussions ont porté sur la santé et la sécurité d’une employée. Des conseillers se sont dits préoccupés par la sécurité de cette employée, dans le cadre d’une de ses tâches régulières, et ont envisagé d’autres options.
 
44     En 2003, la Cour d’appel de l’Ontario a conclu que la signification des « relations de travail » pouvait s’étendre aux relations et aux conditions de travail autres que celles liées aux négociations collectives[4]. De même, en 2014, le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée a clarifié ce point, déclarant que les « relations de travail » pouvaient s’appliquer aux relations autres que celles qui relèvent strictement des négociations collectives, dans la mesure où elles sont similaires à celles régies par les textes de loi sur les négociations collectives[5].
 
45     Comme les discussions ont porté sur les conditions de travail d’une employée du Canton, elles relevaient de l’exception énoncée à l’alinéa 239 (2) d).
 

Prolongation au-delà de l’heure limite

 
46     Conformément à l’article 17 du Règlement de procédure du Canton, toutes les réunions du Conseil ou des comités doivent prendre fin à 23 h, à moins qu’un membre n’ait la parole ou qu’un vote soit en cours. Le Conseil peut prolonger une réunion par un vote à une majorité de deux tiers, mais l’article 3.5 du Règlement de procédure restreint les votes à huis clos à ceux qui ont pour objectif de donner des directives de procédure au personnel. Par conséquent, pour prolonger une réunion à huis clos après l’heure limite de 23 h, le Conseil est tenu de sortir de son huis clos pour voter sur cette prolongation, avant de reprendre le huis clos.
 
47     Le 12 janvier, le Conseil a enfreint son Règlement de procédure en omettant de respecter la procédure officielle de prolongation d’une réunion.
 
 

 

Réunion du 19 janvier 2015

 
 
48    Le 19 janvier 2015, à 19 h 30, le Conseil de McMurrich/Monteith a tenu une réunion extraordinaire au centre communautaire de Sprucedale. Le préfet et les quatre conseillers étaient tous présents, de même que la secrétaire/trésorière, la secrétaire/trésorière adjointe, le contremaître du réseau routier et des membres du public.
 
49    Nous avons reçu une plainte alléguant que le Conseil n’avait pas donné suffisamment de renseignements sur la question à discuter à huis clos dans son ordre du jour ainsi que dans sa résolution de se retirer à huis clos. Les plaignants ont aussi allégué que le Conseil avait indûment discuté à huis clos de la location-bail d’un bâtiment d’école.
 

Ordre du jour de la réunion et résolution de se retirer à huis clos

 
50    Le point 15 de l’ordre du jour était une séance à huis clos dans le but de discuter de conseils juridiques.
 
51    D’après le compte rendu de la séance publique, le Conseil a adopté une résolution pour se retirer à huis clos afin de discuter de conseils relevant du secret professionnel de l’avocat et de questions concernant des employés, de renseignements portant sur une emprise routière fermée à la circulation et sur un accord de location-bail, et de personnes qui pouvaient être identifiées.
 

Discussion à huis clos

 
52     Nous avons écouté l’enregistrement sonore de la séance à huis clos et nous en avons confirmé le contenu avec le préfet et la secrétaire.
 
53     Durant la séance à huis clos, le Conseil a discuté d’avis juridiques fournis par écrit à propos d’un particulier qui avait abattu des arbres dans une emprise routière fermée à la circulation. Cette discussion était la prolongation de celle qui avait eu lieu lors de la séance à huis clos du 12 janvier. Le Conseil a aussi discuté d’options juridiques possibles concernant l’activité de ce bûcheron. Ensuite, le Conseil a enjoint au contremaître du réseau routier de la municipalité de prendre des mesures pour remédier à la situation.
 
54     Le Conseil a ensuite examiné des conseils juridiques qu’il avait reçus par écrit au sujet de sa responsabilité civile liée à un accord de location-bail avec un groupe local de personnes âgées.
 

Analyse

Ordre du jour

 
55    Le Règlement de procédure du Canton indique que des avis doivent être communiqués au public pour les réunions ordinaires, mais ne prévoit pas d'avis pour les réunions extraordinaires, comme celle du 19 janvier 2015.
 
56    Comme indiqué ci-dessus, la Loi exige des municipalités que leur Règlement de procédure stipule qu'elles doivent communiquer des avis de leurs réunions au public. McMurrich/Monteith devrait rectifier son Règlement de procédure pour qu’il soit conforme aux exigences de la Loi, en stipulant que des avis doivent être communiqués au public pour toutes les réunions, y compris les réunions extraordinaires.
 
57    L’ordre du jour de la réunion du 19 janvier à McMurrich/Monteith indique qu’il y aura une réunion à huis clos, mais ne donne aucun détail du sujet à discuter. De plus, l’ordre du jour cite incorrectement le paragraphe 239 (6) de la Loi, comme mentionné ci-dessus pour le 12 janvier.
 
58    En ce qui concerne la séance à huis clos, l’ordre du jour indique uniquement que le Conseil examinera des conseils juridiques, tandis que la résolution de se retirer à huis clos cite trois exceptions aux exigences des réunions publiques : conseils juridiques, questions concernant des employés, et personnes qui peuvent être identifiées.
 
59    La Loi ne précise pas le contenu des avis à communiquer au public avant une réunion, et le Règlement de procédure du Canton ne le dit pas non plus.
 
60    À titre de pratique exemplaire, les municipalités sont encouragées à inclure à leurs ordres du jour des renseignements sur la nature générale des questions à discuter. Aviser le public des questions à discuter à huis clos est d'utilité pour les citoyens, accentue la transparence et facilite la participation du public.
 

Résolution

 
61    La résolution adoptée pour se retirer à huis clos le 19 janvier cite trois exceptions : secret professionnel de l’avocat, questions concernant des employés et personnes qui peuvent être identifiées. Elle indique aussi que le Conseil discutera d’une emprise routière fermée au public et d’un accord de location-bail. La résolution ne dit pas quelles exceptions de la Loi s’appliquent à quels sujets à discuter. Par conséquent, il est impossible de savoir exactement si les trois exceptions citées s’appliquaient à la fois à l’emprise routière et à la location-bail, ou si seules certaines exceptions s’appliquaient à chacune des deux questions.
 
62    À titre de pratique exemplaire, le Conseil devrait clarifier quelle exception s’applique à quel sujet de discussion, dans ses résolutions.
 

Applicabilité de l’exception du « secret professionnel de l’avocat »

 
63     Mon Bureau a examiné si l’exception des « conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin », énoncée à l’alinéa 239 (2) f) de la Loi, s’appliquait aux discussions tenues à huis clos. Le Conseil s’est alors penché sur une lettre qui comprenait des renseignements confidentiels fournis par un avocat sur deux sujets : activité sur une emprise routière fermée au public et responsabilité civile liée à un accord de location-bail pour un bâtiment d’école. Par conséquent, les discussions se sont dûment tenues à huis clos en vertu de l’alinéa 239 (2) f).
 

Applicabilité de l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds »

 
64     Bien que le Canton n’ait pas cité l’alinéa 239 (2) c) de la Loi, la discussion sur l’accord de location-bail aurait pu relever de cette exception, car il s’agissait de l’acquisition ou de la disposition d’un bien-fonds.
 
65     Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée a examiné la signification des mots « acquisition » ou « disposition » de l’alinéa 207 (2) c) de la Loi sur l’éducation et a conclu que ces deux mots peuvent être utilisés « au sujet de l’achat, la vente, la location-bail ou de tout autre transfert similaire des droits d’utilisation d’un bien-fonds, d’un terrain et/ou de locaux »[6].
 

Applicabilité de l’exception des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée »

 
66     Mon Bureau a aussi examiné si la discussion à huis clos portait sur des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local », conformément à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi.
 
67     D’après les renseignements communiqués à mon Bureau, le Conseil a discuté d’un membre du public identifié et de son éventuelle infraction à un règlement local.
 
68     Par conséquent, la discussion relevait de l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.
 

Applicabilité de l’exception des « relations de travail ou négociations avec les employés »

 
69     D’après les renseignements qui nous ont été fournis durant cette enquête, toutes les discussions sur ce sujet durant ce huis clos sont restées cantonnées à des directives données par le Conseil à un employé. Le Conseil a enjoint au contremaître du réseau routier de prendre des mesures pour remédier aux activités illégales sur une emprise routière fermée au public. Les directives données étaient liées aux fonctions professionnelles de cet employé.
 
70     Le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario a ainsi défini les « relations de travail » :
 
Questions découlant des relations de négociation collective entre une institution et ses employés, telles que régies par les textes de loi sur la négociation collective. Les questions de « relations de travail » sont distinctes des questions « connexes à l’emploi », qui peuvent couvrir les questions de ressources humaines ou de relations du personnel ne découlant pas des relations de négociation collective[7].
 
71    D’après la Commission, les « renseignements sur les relations de travail » peuvent inclure des éléments comme la négociation de programmes d’équité salariale[8], et l’examen des répercussions d’une grève sur les activités[9]. La Commission a conclu que les noms, fonctions et qualifications personnelles d’employés ne constituent pas des renseignements sur les relations de travail étant donné « qu’ils n’ont pas trait aux conflits de travail, aux négociations collectives ou autres données similaires »[10].
 
72    Le fait qu’un employé du Canton ait assisté à la réunion et participé à la discussion dans ses fonctions officielles ne signifie pas automatiquement que l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés s'applique à ladite discussion. Cette exception ne s’appliquait pas à la discussion à huis clos du 19 janvier.
 

 

Réunion du 9 février 2015

 
 
73    Le 9 février 2015, à 19 h 30, le Conseil de McMurrich/Monteith a tenu une réunion extraordinaire au bureau du Canton. Les quatre conseillers étaient tous présents, de même que la secrétaire/trésorière, la secrétaire/trésorière adjointe et des membres du public. Le préfet est arrivé en retard à la réunion, ayant dû assister auparavant à une réunion du Comité de planification.
 
74    Nous avons reçu une plainte alléguant que le Conseil n’avait pas donné suffisamment de détails sur le sujet de la discussion, à la fois dans son ordre du jour et dans sa résolution de se retirer à huis clos.
 

Ordre du jour de la réunion et résolution de se retirer à huis clos

 
75    Le point 15 à l’ordre du jour de la réunion indiquait qu’il y aurait un huis clos, mais ne donnait aucun autre détail.
 
76    D’après le procès-verbal de la réunion publique, le Conseil a adopté une résolution pour modifier l’ordre du jour afin d’inclure une séance à huis clos sur une personne qui pouvait être identifiée. Puis le Conseil a résolu de se retirer à huis clos à 20 h 13.
 

Discussion à huis clos

 
77    Nous avons écouté l’enregistrement sonore de la séance à huis clos, examiné le procès-verbal du huis clos, et nous en avons confirmé le contenu avec le préfet et la secrétaire.
 
78    Durant le huis clos, le Conseil a discuté d’allégations de fraude dans le Canton qui avaient circulé parmi le public et qui concernaient une personne dont le nom n’avait pas été donné. Le Conseil a nommé cette personne et a discuté de ses réactions aux allégations. Il a aussi discuté de mesures d’action à prendre éventuellement dans le cadre de cet incident.
 
 

Analyse

Ordre du jour

 
79    L’ordre du jour du 9 février indique qu’il y aura un huis clos, mais ne cite aucune exception pour le justifier, et n'indique aucun sujet de discussion.
 
80    La secrétaire a dit à notre Bureau qu’elle incluait tout naturellement cette référence générale pour une séance à huis clos, à chaque ordre du jour, et qu’elle ajoutait des détails une fois qu'elle savait que le Conseil avait l’intention de tenir un huis clos. Elle nous a informés qu’elle n’avait appris que le Conseil devait tenir une réunion à huis clos que juste avant la réunion du 9 février, si bien qu’elle n’avait pas eu le temps d’inclure à l’ordre du jour l’exception applicable ou des renseignements sur le sujet de la discussion.
 
81    Comme indiqué ci-dessus, le Règlement de procédure du Canton stipule uniquement qu’un avis des réunions doit être communiqué au public. Toutefois, les municipalités sont encouragées à donner des renseignements sur leurs séances à huis clos dans leurs ordres du jour, à titre de pratique exemplaire, et à y indiquer l’exception citée ainsi que les sujets à examiner.
 

Résolution

 
82    La résolution de se retirer à huis clos le 9 février fait référence à l’article 239 de la Loi et à « une personne qui peut être identifiée ». Elle ne cite pas de paragraphe de la Loi. Elle ne donne aucun renseignement sur la nature générale du sujet à discuter.
 
83    Comme indiqué ci-dessus, la Loi stipule que la résolution de se retirer à huis clos doit indiquer le fait que la réunion doit se tenir à huis clos, ainsi que la nature générale de la question devant y être étudiée.
 
84    Dans ce cas, la résolution n'a donné aucun renseignement sur la nature de la question devant être étudiée.
 

Applicabilité de l’exception des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée »

 
85    Durant le huis clos, les membres du Conseil ont discuté d’allégations publiques d’actes répréhensibles qu'aurait commis un employé du Canton. Les discussions du Conseil sont allées au-delà des renseignements déjà rendus publics. Le Conseil a nommé la personne visée par les allégations et a discuté des réactions de celle-ci, lesquelles avaient été communiquées aux membres du Conseil confidentiellement. Le Conseil a aussi discuté d’options potentielles d’application de la loi pour réagir à ces allégations.
 
86    La Loi ne définit pas les « renseignements privés » aux fins des règles des réunions publiques. Toutefois, comme je l'ai conclu dans mon enquête de 2013 sur une plainte à propos d’une réunion à huis clos tenue par le Conseil de la Ville de Timmins[11], les renseignements sur une enquête ou l'évaluation d’une allégation de mauvaise conduite, y compris d’une allégation d’infraction à un règlement municipal, pouvaient être considérés comme « renseignements privés ».
 
87    Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée a formulé des constatations sur l’interprétation des renseignements « privés » à des fins d'information. Il a conclu que les renseignements donnés à propos d’une personne dans sa capacité professionnelle peuvent être considérés comme « privés » s’ils révèlent quelque chose d’intrinsèquement personnel à propos de cette personne[12].
 
88    Voici ce que déclare l’alinéa 14 (3) b) de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée :
 
Est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée, la divulgation de renseignements personnels... qui ont été recueillis et peuvent être identifiés comme partie du dossier d’une enquête reliée à une contravention possible à la loi, sauf dans la mesure où la divulgation est nécessaire aux fins d’instituer des poursuites judiciaires ou de continuer l’enquête.
 
89    Conformément à ces interprétations de ce qui constitue une « question personnelle », la discussion à huis clos du 9 février s’est limitée à des questions personnelles à propos d’une personne qui pouvait être identifiée. Les discussions sont allées plus loin que des renseignements sur cette personne à titre professionnel.
 
 

Opinion

 
90    Les discussions tenues à huis clos par le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith le 12 janvier, le 19 janvier et le 9 février s’inscrivaient dans le cadre des exceptions énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. À ce titre, elles n’ont pas enfreint les règles des réunions publiques.
 
91    Cependant, le Conseil a enfreint l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’inclure à sa résolution la nature générale de la question à examiner à huis clos lors de ses réunions du 12 janvier et du 9 février 2015.
 
92    De plus, le Conseil a enfreint son Règlement de procédure en poursuivant une réunion au-delà de l’heure limite de 23 h, sans adopter de résolution pour prolonger ladite réunion.
 
93    En outre, le Conseil ne suit pas les pratiques exemplaires en n'incluant pas suffisamment de renseignements sur les questions à examiner à huis clos à ses ordres du jour et en omettant de veiller à ce que ses ordres du jour et ses résolutions citent avec précision la Loi.
 
94    Je fais les recommandations suivantes pour aider le Canton à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à renforcer la transparence de ses réunions.
 
 
 

Recommandations

 
95    Je fais les recommandations suivantes pour aider le Conseil du Canton de McMurrich/Monteith à améliorer ses pratiques de réunions publiques :
 
Recommandation 1 :
Conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil de McMurrich/Monteith devrait donner le plus de renseignements possible sur la nature générale des questions à examiner, dans ses résolutions de se retirer à huis clos, sans toutefois compromettre la raison de tenir un huis clos.
 
Recommandation 2 :
Conformément à la Loi, McMurrich/Monteith devrait modifier son Règlement de procédure pour stipuler que des avis de toutes ses réunions doivent être communiqués au public, y compris ses réunions extraordinaires.
 
Recommandation 3 :
À titre de pratique exemplaire, le Conseil de McMurrich/Monteith devrait donner le plus de renseignements possible dans l’ordre du jour de ses réunions au sujet de la nature générale des questions à examiner à huis clos, sans toutefois compromettre la raison de tenir un huis clos.
 
Recommandation 4 :
Le Conseil de McMurrich/Monteith devrait prendre le soin de citer uniquement les exceptions de la Loi qui s’appliquent aux discussions à huis clos.
 
Recommandation 5 :
Le Conseil de McMurrich/Monteith devrait prendre soin de citer exactement les extraits pertinents de la Loi, et notamment faire référence aux dispositions exactes et aux exceptions applicables, en utilisant le même libellé que celui utilisé dans la Loi.
 
Recommandation 6 :
Le Conseil de McMurrich/Monteith devrait respecter l’heure limite de ses réunions fixée par son Règlement de procédure ou suivre la procédure officielle pour prolonger une réunion, au besoin.
 
 

Rapport

 
96    Le personnel d’OMLET a parlé avec la secrétaire et le préfet le 2 juin 2015 pour leur donner un aperçu de ces conclusions et pour offrir au Conseil la possibilité de les commenter. Leurs commentaires ont été pris en considération dans la préparation de ce rapport.
 
97    Mon rapport devrait être communiqué au Conseil et mis à la disposition du public au plus vite, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
 
 
                                                           
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
 


[1] Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25.
[2] Loi de 2001 sur les municipalités, alinéa 239 (4) a).
[3] 2007 ONCA 173, 2007 CarswellOnt 1473, 156 A.C.W.S. (3d) 463, 222 O.A.C. 32, 279 D.L.R. (4th) 409, 31 M.P.L.R. (4th) 31.
[4] Ontario (Minister of Health & Long-Term Care) v. Ontario (Assistant Information & Privacy Commissioner), 2003 CarswellOnt 4071, [2003] O.J. No. 4123, 126 A.C.W.S. (3d) 185, 178 O.A.C. 171. Voir aussi ordonnance du CIPVP PO-3311 (2014); et ordonnance du CIPVP PO-3311 (2014).
[5] Ordonnance du CIPVP MO-2997, [2014] O.I.P.C. No. 5. Voir aussi ordonnance du CIPVP PO-2057 [2002].
[6] Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, ordonnance MO-1558‑I (25 juillet 2002).
[7] CIPVP, ordonnance PO-2157 (2003).
[8] CIPVP, ordonnance P-653 (1994).
[9] CIPVP, ordonnance PO-2157 (2003), à 4.
[10] CIPVP, ordonnance MO-2164.
[11] Consultable en ligne.
[12] CIPVP, ordonnance PO­‐2225.