Ville de Hamilton

Ville de Hamilton

octobre 4, 2019

4 octobre, 2019

L’Ombudsman a reçu 77 plaintes alléguant que des réunions à huis clos tenues par le Comité directeur du recrutement du directeur municipal de la Ville de Hamilton avaient enfreint la Loi sur les municipalités et le règlement de procédure de la ville. Les plaignants ont allégué que le public s'était vu refuser l'accès à ces réunions, tenues à l'extérieur des limites de la ville, dans un lieu privé. Ils ont aussi allégué que l’heure d’une réunion avait été modifiée sans préavis et que le comité avait refusé des délégations publiques. L’Ombudsman a déterminé que le public avait été empêché à tort d'assister aux parties ouvertes d'une réunion, contrairement à la Loi sur les municipalités, et que la ville avait omis d’actualiser l'heure d’une réunion sur son site Web. Toutefois, il a conclu que le lieu des réunions était permis. Exerçant sa compétence générale en vertu de la Loi sur l’ombudsman pour examiner les préoccupations administratives au sujet des municipalités, l’Ombudsman a déterminé que la ville n'avait pas enfreint sa politique de délégation en refusant de permettre aux membres du public de présenter des délégations pendant l’une des réunions.

Enquête sur des plaintes à propos de réunions à huis clos tenues par la Ville de Hamilton le 9 et le 23 février 2019

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

octobre 2019

 

Plaintes

1    Mon Bureau a reçu 77 plaintes à propos de deux réunions tenues par le Comité directeur du recrutement du directeur municipal de la Ville de Hamilton le 9 février et le 23 février 2019. Durant ces réunions, le comité s’est retiré à huis clos pour interviewer des candidats afin de recruter un directeur municipal. Les réunions ont eu lieu à huis clos en vertu de l’exception des « renseignements privés » énoncée dans la Loi de 2001 sur les municipalités[1] (al. 239 (2) b)).

2    Bien que très nombreuses, la plupart des plaintes portaient sur les mêmes problèmes : à savoir que les réunions avaient eu lieu à environ 60 kilomètres à l’extérieur de Hamilton, au White Oaks Resort and Spa, dans la Ville de Niagara-on-the-Lake; que les membres du public qui avaient tenté d’assister à la réunion du 9 février avaient été priés de quitter les lieux par le personnel de White Oaks; et que l’heure du début de cette réunion avait été modifiée de 9 h à 8 h 30 sans préavis suffisant au public. Certains plaignants ont également dit à mon Bureau que le comité avait rejeté leurs demandes de prendre la parole à la réunion du 9 février. L’un d’eux s’est dit préoccupé de ne pas avoir pu assister aux déclarations de conflit d’intérêts de la part des membres du comité.

 

Compétence de l’Ombudsman

3    En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités (La Loi), toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local et des comités de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, à moins de relever des exceptions prescrites.

   Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est conformée à la Loi en fermant une réunion au public. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné le leur.

5    L’Ombudsman est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos pour la Ville de Hamilton.

6    De plus, la Loi sur l’ombudsman stipule que notre Bureau est en droit d’effectuer des enquêtes et des examens impartiaux au sujet d’autres types de plaintes concernant la conduite administrative des organismes du secteur public de l’Ontario, dont les municipalités.

7    Quand nous enquêtons sur des plaintes au sujet de réunions à huis clos, nous vérifions si les exigences de la Loi relatives aux réunions publiques et les procédures de gouvernance de la municipalité ont été respectées.

8    Notre Bureau a enquêté sur des centaines de plaintes à propos de réunions à huis clos depuis 2008. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et les citoyens, nous avons créé un recueil en ligne de nos cas de réunions publiques[2]. Nous avons compilé ce recueil consultable en ligne pour permettre à toutes les parties intéressées d’avoir aisément accès aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles sur les réunions publiques. Les membres des conseils et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si une question devrait être ou pourrait être discutée en séance à huis clos, et pour s’informer des questions de procédure des réunions publiques. Les sommaires des décisions de l’Ombudsman peuvent être consultés dans ce recueil à https://www.ombudsman.on.ca/digest-fr/accueil.
 

Procédures du comité

9    Le règlement de procédure de Hamilton (Règlement no 18-270) répertorie six comités permanents. Bien que le Comité directeur du recrutement du directeur municipal ne soit pas inclus à cette liste, la greffière municipale intérimaire nous a confirmé que les dispositions du règlement de procédure relatives aux comités permanents s’appliquent aussi à ce comité.

10    L’article 3.3 et l’article 5.5(2) du règlement de procédure traitent du lieu des réunions du conseil et des comités :

3.3   Les réunions du Conseil se tiennent dans la salle du Conseil à l’hôtel de ville de Hamilton, ou dans tout autre lieu de la Ville de Hamilton dont le Conseil peut décider de temps à autre.

5.5(2)   En plus des réunions ordinaires des comités permanents, une réunion extraordinaire d’un comité permanent peut être convoquée, au besoin, sur demande du président, dans des lieux et à des heures qui permettent aux membres du public les plus touchés par la question d’y accéder facilement, avec un préavis d’au moins 48 heures, communiqué conformément aux paragraphes 3.4(3) et 3.4(4)[3].


11    En ce qui concerne les avis de convocation des réunions des comités, l’article 5.5 prévoit des dates et des heures prédéterminées de réunions pour les comités permanents répertoriés. Le Comité directeur du recrutement du directeur municipal n’est pas inclus à la liste. Le paragraphe 5.5(1)(3) stipule ceci :

Le préavis des réunions de comités pour le public peut être obtenu en consultant le calendrier des réunions des Comités et du Conseil sur le site Web de la Ville à Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletwww.hamilton.ca.


12    En vertu du règlement de procédure, il est permis au public de faire des délégations aux comités. L’article 5.11 stipule que les personnes intéressées peuvent présenter une demande de délégation et qu’il appartient au comité de décider de leur permettre de prendre la parole ou non à la réunion.

 

Processus d’enquête

13    Le 6 mars 2019, j’ai avisé la Ville que nous enquêterions sur les problèmes soulevés par les plaignants à propos des réunions du 9 et du 23 février.

14    Des membres de l’équipe des réunions publiques de mon Bureau ont examiné les extraits pertinents du règlement municipal et des politiques de la ville, ainsi que de la Loi. Nous avons aussi examiné la documentation des séances publiques et des huis clos des réunions du comité le 9 et le 23 février. Le comité n’a pas fait d’enregistrements audio ou vidéo de ces réunions.

15    Nous avons interviewé des membres du comité, des membres du conseil qui étaient présents aux réunions, la greffière intérimaire alors en fonctions, les membres d’une firme de recrutement dont les services avaient été retenus par la ville, des membres du public et du personnel à White Oaks.

16    Nous avons aussi regardé une vidéo prise par un téléphone cellulaire qui avait capté un échange entre des membres du public et des employés de White Oaks le 9 février 2019.

17    Mon Bureau a obtenu une pleine collaboration dans cette affaire.

 

Contexte

Comité directeur du recrutement du directeur municipal

18    En juin 2018, le directeur municipal de Hamilton a annoncé qu’il quitterait son poste. Le directeur municipal a pour mission de veiller au contrôle général et à la gestion de l’administration gouvernementale et des affaires de la ville.

19    En septembre 2018, le conseil a créé le Comité directeur du recrutement du directeur municipal. Le mandat de ce comité était de recommander la nomination d’un nouveau gestionnaire, en facilitant le processus de recrutement et les entrevues des candidats après les élections municipales d’octobre 2018, une fois que le conseil nouvellement élu commencerait son mandat. Le comité devait être composé du maire et des présidents des comités permanents de la ville. Le personnel a recommandé d’engager une firme de recrutement afin d’aider la ville à effectuer des recherches à l’échelle nationale pour des candidats à ce poste.

20    Le conseil ayant commencé son nouveau mandat et les présidents des comités permanents ayant été sélectionnés, le Comité directeur du recrutement du directeur municipal a été composé du maire Fred Eisenberger et des conseillers span lang="en">Chad Collins, Sam Merulla, Maria Pearson et Lloyd Ferguson.

21    Selon la greffière intérimaire, ce comité était un comité du conseil, étant donné que tous ses membres étaient aussi membres du conseil et que le comité devait faire rapport directement au conseil. En ce sens, le comité était assujetti aux exigences des réunions publiques énoncées dans les dispositions de la Loi de 2001 sur les municipalités et dans le règlement de procédure de la ville.

22    En mars 2019, un nouveau directeur municipal a été sélectionné et la nouvelle a été annoncée par la ville. Le Comité du recrutement du directeur municipal n’est plus actif, mais les préoccupations soulevées par ces plaintes et traitées dans mes recommandations offrent à Hamilton, et à d’autres municipalités, la possibilité de garantir la transparence de leurs pratiques et de leurs procédures dans des situations semblables.

 

Événements qui ont mené à la première réunion du comité

23    Le personnel a prévu trois réunions du comité pour le 1er février, le 9 février et le 23 février 2019. De plus, la ville a retenu les services d’une firme de recrutement, qui a entrepris le processus de recrutement et qui a annoncé le poste de directeur municipal. Au 1er février 2019, la firme avait préparé une courte liste de candidats.

24    Le 16 décembre 2018, la conseillère Nrinder Nann a écrit un article d’opinion dans un journal local, préconisant plus de diversité dans la composition du comité[4]. La conseillère Nann a souligné que le comité comptait une seule femme, et aucune personne de couleur, et elle a précisé que tous ses membres avaient siégé au conseil avant les élections de 2018, bien qu’un tiers du conseil ait été nouvellement élu.

25    L’ordre du jour de la réunion du conseil le 23 janvier 2019 incluait une motion de la conseillère Maureen Wilson, demandant qu’un nouveau comité directeur soit créé pour recruter le directeur municipal, et que l’équité, la diversité et l’inclusivité soient intégrées au processus de recrutement. L’examen de la motion a été reporté durant cette réunion.

 

Réunion du comité le 1er février 2019

26    Le comité a tenu sa première réunion publique le 1er février 2019. Une spécialiste de la firme de recrutement était présente.

27    Nous avons été informés que, durant cette réunion, le comité avait décidé de modifier l’heure du début de la réunion du 9 février, la faisant passer de 9 h à 8 h 30 en raison des horaires des membres.

28    La spécialiste du recrutement a pris la parole devant le comité au sujet du processus d’entrevues. Nous avons été informés que cette spécialiste avait recommandé que le comité tienne les entrevues dans un lieu autre que le bâtiment administratif de la municipalité, afin de protéger la confidentialité du processus et la vie privée des candidats. Selon cette spécialiste, il est d’usage de tenir des entrevues pour un tel poste (ou un poste semblable) à l’extérieur du bâtiment administratif de la municipalité. La spécialiste nous a dit qu’elle avait recommandé White Oaks comme lieu d’entrevues pour le comité car les candidats pourraient y arriver et en partir discrètement, vu la configuration et l’animation de ce lieu.

29    S’appuyant sur le conseil donné par la spécialiste lors de la réunion du 1er février, le comité a décidé de procéder aux entrevues des candidats durant les réunions du 9 février et du 23 février à White Oaks.

30    La spécialiste du recrutement a dit à mon Bureau qu’après avoir pris connaissance d’un Tweet invitant les résidents à demander de présenter des délégations à la réunion et offrant un transport gratuit par autobus, elle avait été préoccupée par les questions de confidentialité et de protection de la vie privée pour les réunions du 9 février et du 23 février. Le message incluait un graphique avec le texte suivant :

Réunion du conseil de la Ville de Hamilton à Niagara-on-the-Lake ?

Cela paraît bizarre? Nous le croyons. Le 9 février, la Ville de Hamilton tiendra une réunion pour décider qui devrait être notre nouveau directeur municipal. Où? À Niagara-on-the-Lake, à 66 kilomètres de l’hôtel de ville de Hamilton.

Si vous convenez que cette réunion manque de transparence et n’est pas démocratique, demandez à présenter une délégation et faites entendre votre voix à la réunion!

Comment faire une demande de délégation? Envoyez un courriel à clerk@hamilton.ca avec c.c. au maire et à vos conseillers de quartier.

Comment vous y rendre?
Rencontrez-nous à la gare GO de Burlington à 7 h 45 samedi 9 février (l’autobus partira à 7 h 54). Les billets d’autobus pourront être pris en charge pour tous les participants.


31    La spécialiste du recrutement a dit à mon Bureau que la confidentialité et le respect de la vie privée des candidats durant un processus de recrutement sont primordiaux, et qu’il était de son devoir de veiller à protéger la vie privée des candidats si des manifestants se présentaient aux réunions.

32    Certains membres du comité nous ont dit qu’ils se souvenaient que la greffière intérimaire avait déclaré qu’il était permis de tenir les réunions à l’extérieur du bâtiment administratif municipal, et que les règles des réunions publiques s’appliqueraient aux réunions.

33    La greffière intérimaire a dit à mon Bureau qu’après la réunion du 1er février elle avait actualisé l’heure du début de la réunion du 9 février sur les calendriers électroniques des membres, la changeant pour 8 h 30. Toutefois, elle n’a pas actualisé l’avis au public sur le site Web de la ville. Il s’agissait d’un oubli, a-t-elle dit. L’avis public de convocation à la réunion du 9 février à White Oaks indiquait qu’elle débuterait à 9 h. L’avis n’a été actualisé par le personnel municipal qu’à 7 h le 7 février.

34    Les plaignants nous ont dit que l’heure du début de la réunion du 9 février n’avait pas été mise à jour dans toutes les parties du site Web de la ville. Par exemple, le calendrier en ligne des réunions de la ville et la page Web des comités indiquaient que la réunion commencerait à 9 h. Le 13 février, mon Bureau a confirmé que la page Web du comité indiquait encore que la réunion commencerait à 9 h. La greffière intérimaire nous a dit qu’elle ignorait que ces parties du site Web n’avaient pas été mises à jour.

 

Réunion du Comité des affaires générales le 6 février

35    Le 6 février, durant une réunion du Comité des affaires générales, la conseillère Nann, appuyée par la conseillère Wilson, a présenté une motion pour remettre à plus tard les réunions du 9 février et du 23 février que devait tenir le Comité du recrutement du directeur municipal. Sa motion a notamment précisé que le comité était exclusivement composé de membres sortants du conseil alors qu’il « aurait dû refléter plus fidèlement la composition du Conseil actuel et la composition démographique des résidents de la ville ». De plus, la conseillère Nann a demandé que des délégations publiques soient présentées sur la composition du comité, avant la tenue de toute autre réunion.

36    Plusieurs membres du public ont présenté des délégations au Comité des affaires générales sur la motion de la conseillère , mais cette motion a finalement été rejetée par un vote de 11 à 3.

 

Organisation des réunions à White Oaks

37    La greffière intérimaire, la spécialiste du recrutement et la directrice des ventes de White Oaks ont dit à mon Bureau que les réunions du 9 et du 23 février avaient été organisées par la firme de recrutement. La ville n’avait participé ni à l’organisation ni à la coordination de ces réunions avec White Oaks. En revanche, la greffière intérimaire a dit à mon Bureau qu’elle avait parlé à la spécialiste du recrutement à plusieurs reprises au téléphone pour faciliter les détails des réunions.

38    Durant l’une de ces conversations, la greffière intérimaire a fait savoir à la spécialiste du recrutement que le public serait autorisé à assister aux séances publiques des réunions. La spécialiste du recrutement s’est souvenue elle aussi de cette conversation. Elle nous a dit qu’elle avait informé le personnel de White Oaks que les membres du public pourraient assister aux réunions.

39    La directrice des ventes de White Oaks a dit à mon Bureau qu’elle n’avait pas reçu d’instructions de la firme de recrutement lui disant de permettre au public d’assister aux réunions. En fait, elle a dit qu’un autre employé de la firme de recrutement lui avait déclaré que les réunions des 9 et 23 février seraient privées, et non publiques, et qu’elle devrait ordonner à tous les membres du public qui tenteraient d’assister aux réunions de quitter les lieux. Elle a dit qu’avant les réunions, la firme de recrutement avait exprimé la crainte que des gens ne protestent contre ces réunions. En raison de ces inquiétudes, la firme avait demandé à White Oaks de renforcer la sécurité. La firme lui avait dit que les réunions ne seraient pas publiques, et que seuls les membres du comité et les candidats au poste de directeur municipal seraient autorisés à y assister (les candidats recevraient un courriel leur indiquant où aller à White Oaks). Elle a déclaré que la firme lui avait donné pour instructions de demander à tous les membres du public qui se présenteraient pour assister aux réunions de quitter White Oaks.

 

Réunion du 9 février

40    Quatre membres du public ont informé mon Bureau qu’ils avaient pris des transports en commun jusqu’à White Oaks pour assister à la réunion du comité le 9 février 2019. Ils ont déclaré qu’ils étaient arrivés vers 9 h 15, alors que la réunion avait déjà commencé.

41    Un employé de White Oaks est venu à la rencontre de ces quatre personnes. Les échanges ont été captés sur la vidéo d’un téléphone cellulaire d’un membre du public, d’une durée de 3 minutes et 23 secondes. On y voit les quatre personnes qui attendent dans le hall de White Oaks. L’employé les informe qu’elles ne peuvent pas assister à la réunion, car c’est une réunion privée. Un deuxième employé de White Oaks arrive et demande si les quatre personnes ont reçu un courriel expliquant que le personnel de White Oaks a pour consigne d’admettre uniquement les personnes qui ont reçu un courriel (p. ex., les candidats au poste de directeur municipal). Un membre du public dit au personnel de White Oaks que la réunion devrait être ouverte au public. Les quatre personnes sont informées qu’à moins d’être clients de White Oaks, elles doivent quitter les lieux – ce qu’elles font.

42    Le personnel de l’Ombudsman a parlé à un journaliste qui avait tenté d’assister à la réunion lui aussi. Ce journaliste nous a dit qu’il était arrivé à la salle de réunion à White Oaks à 8 h 35 et qu’il avait été surpris de trouver la porte fermée, car il pensait que la réunion devait commencer à 9 h. Un employé de White Oaks s’est alors approché du journaliste et lui a demandé s’il avait reçu un courriel. Quand le journaliste a répondu que non, l’employé lui a demandé de quitter les lieux et l’a accompagné jusqu’à la sortie. La spécialiste de la firme de recrutement s’est souvenue qu’elle avait vu le journaliste dans le hall, alors que la réunion était en séance à huis clos, vers 8 h 45.

43    Le procès-verbal de la séance publique du comité indique qu’elle a commencé à 8 h 30. Les cinq membres du comité – le maire Eisenberger et les conseillers Collins, Merulla, Pearson et Ferguson – étaient présents, de même que la greffière intérimaire et la spécialiste du recrutement. Deux autres membres du conseil, les conseillers John-Paul Danko et Maureen Wilson, étaient présents également.

44    En séance publique, le comité a approuvé l’ordre du jour pour la réunion et le procès-verbal de la réunion précédente. Aucune déclaration de conflit d’intérêts n’a été notée. La greffière intérimaire nous a dit que la séance publique avait duré environ trois minutes. Nous avons été informés que la porte de la salle de réunion était restée ouverte alors, et que quelqu’un avait vérifié s’il y avait des personnes dans le hall qui voulaient assister à la réunion. Aucun membre du public n’était présent.

45    Le comité a alors adopté une résolution pour clore la réunion, comme suit :

Que le comité tienne une séance à huis clos sur le point 4.2 conformément à l’article 8.1, alinéa b), du Règlement de procédure de la Ville 18-270 de l’article 239 (2), alinéa b) de la Loi de 2001 sur les municipalités de l’Ontario, telle que modifiée, vu que le sujet à examiner porte sur des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés municipaux.


46    Le procès-verbal de la séance à huis clos indique qu’elle a commencé à 8 h 33 et a duré jusqu’à 16 h 36.

47    Les personnes présentes à la réunion nous ont informés que le comité avait rencontré les candidats et fait des entrevues durant la séance à huis clos. Une fois toutes les entrevues terminées, le comité avait passé en revue les candidats et discuté des entrevues, toujours à huis clos.

48    La plupart des membres du comité nous ont dit qu’ils ne savaient pas alors que des membres du public avaient tenté d’assister à la séance publique. Ils l’ont appris par la suite dans les médias sociaux.

49    La spécialiste du recrutement a dit à mon Bureau que ce n’est qu’en fin de journée qu’elle avait appris que quatre membres du public avaient essayé d’assister à la réunion ce matin-là.

50    La greffière intérimaire s’est souvenue qu’en fin de matinée, quand le comité s’était réuni à huis clos, elle avait appris par des employés municipaux que des messages circulaient dans les médias sociaux disant que le public avait été exclu de la réunion. Elle avait informé le maire que des membres du public se trouvaient peut-être à White Oaks, attendant de pouvoir participer à la réunion. Durant la pause-déjeuner du comité, le maire Eisenberger est allé dans le hall d’entrée pour voir si quelqu’un attendait, mais il n’a trouvé personne. Il a aussi demandé au personnel de la réception si des membres du public s’étaient enquis de la réunion, mais les employés lui ont répondu qu’à leur connaissance personne n’attendait pour la réunion.

51    Le comité a fait rapport en séance publique par un résumé d’une ligne sur sa réunion à huis clos : « Le personnel a reçu des directives en séance à huis clos. »

52    Le comité a levé la réunion à 16 h 41.

 

Après la réunion du 9 février

53    La personne qui avait pris la vidéo avec son téléphone cellulaire, captant l’échange entre les quatre membres du public et le personnel de White Oaks, l’a téléchargée dans les médias sociaux. Certains membres du conseil ont également fait des déclarations dans les médias sociaux et dans la presse locale en réponse à la controverse sur le lieu de la réunion et l’exclusion des membres du public à White Oaks.

54    Nous avons été informés que la firme de recrutement avait communiqué avec la directrice des ventes à White Oaks, après la réunion du 9 février, pour lui donner des directives actualisées permettant au public d’assister à la réunion du 23 février. Ces instructions précisaient que le public devrait être autorisé à assister aux séances publiques au début et à la fin de la réunion.

55    Le 12 février, la greffière intérimaire a communiqué un rapport public faisant le point sur le processus de recrutement pour le conseil. Ce rapport traitait de la réunion du 9 février et expliquait pourquoi elle s’était tenue à White Oaks et pourquoi l’heure de début de la réunion avait été changée. Le rapport indiquait aussi que le personnel de White Oaks avait reçu l’ordre de permettre aux membres du public d’assister aux séances publiques de la réunion.

56    Voici ce que dit le rapport :

En raison de la confusion qui a régné la fin de semaine passée au sujet de la réunion du Comité directeur du recrutement du directeur municipal, samedi 9 février au White Oaks Conference Centre, les greffiers aimeraient apporter des explications sur le processus de ces réunions.
[…]

En ce qui concerne la présence du public à ces réunions, le public est le bienvenu durant la séance publique des réunions. Vu la nature des réunions, la séance publique ne dure généralement que quelques minutes, pour faire place aux entrevues des candidats et pour respecter l’horaire établi pour eux.
[…]

Le lieu des réunions du Comité du recrutement du directeur municipal a été choisi par la direction de la firme de recrutement […] parce qu’il permettait de protéger la vie privée des candidats, était situé tout près d’une grand-route principale, était bien aménagé pour des réunions professionnelles de cette nature et de ce style, et répondait à la disposition de la Loi sur les municipalités stipulant qu’une réunion peut se tenir dans une municipalité adjacente, c’est-à-dire une municipalité proche.

L’heure du début de la réunion du samedi 9 février a tout d’abord été fixée à 9 h. Cette heure a ensuite été modifiée à 8 h 30 pour tenir compte des horaires des membres du Comité directeur et elle a été actualisée sur le site Web de la Ville de Hamilton le matin du jeudi 7 février.

La prochaine réunion du Comité directeur du recrutement du directeur municipal, durant laquelle il y aura d’autres entrevues de candidats, se tiendra samedi 23 février au White Oaks Conference Centre à 9 h. Comme pour la réunion de samedi dernier, cette réunion commencera par une séance publique et sera suivie d’une séance à huis clos, afin que les horaires déterminés pour les candidats puissent être respectés. Après les entrevues, le comité présentera une motion pour lever le huis clos et attendra les cinq (5) minutes prescrites pour permettre aux médias ou aux membres du public de revenir, après quoi le comité présentera une motion pour lever la réunion.
[…]

Le personnel du White Oaks Conference Centre a été informé du processus ci-dessus et a reçu l’ordre de permettre au public d’entrer dans la salle de réunion juste avant 9 h, et à 9 h, étant entendu que, comme pour samedi dernier, la réunion fera très probablement place à une séance à huis clos, la réunion étant alors fermée au public.
[…]

La motion pour lever le huis clos sera laissée à la discrétion du comité, une fois qu’il aura jugé que la séance à huis clos de la réunion est terminée.

 


Réunion du 23 février

57    Le comité s’est réuni une deuxième fois à White Oaks le 23 février 2019 à 9 h. Tous les membres du comité étaient présents, de même que les conseillers Danko et Wilson, la spécialiste du recrutement et la greffière intérimaire.

58    Nous avons été informés que des membres du public avaient assisté à la séance publique de la réunion et avaient attendu dans le hall de White Oaks avant le début de la réunion et durant le huis clos.

59    Le procès-verbal de la séance publique indique que la réunion a commencé à 9 h et que le comité a approuvé l’ordre du jour de cette réunion et le procès-verbal de la réunion précédente. Aucune déclaration de conflit d’intérêts n’a été enregistrée. Le comité s’est retiré à huis clos à 9 h 02.

60    La résolution suivante a été adoptée pour se retirer à huis clos :

Que le comité tienne une séance à huis clos sur le point 4.2 conformément à l’article 8.1, alinéa b), du Règlement de procédure de la Ville 18-270 de l’article 239 (2), alinéa b) de la Loi de 2001 sur les municipalités de l’Ontario, telle que modifiée, vu que le sujet à examiner porte sur des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés municipaux.


61    Le procès-verbal de la séance à huis clos indique qu’elle a duré jusqu’à 16 h 52 et que le comité a effectué des entrevues pour le poste de directeur municipal durant ce huis clos. D’après les personnes présentes, le comité a fait des entrevues puis a discuté des candidats.
 
62    Après la séance à huis clos, les membres du public ont pu se joindre de nouveau à la réunion. Le comité a fait rapport de son huis clos en séance publique, par un sommaire d’une ligne : « Le personnel a reçu des directives en séance à huis clos. »

63    Le comité a levé la réunion à 16 h 57.

 

Analyse

Dispositions pertinentes de la Loi de 2001 sur les municipalités

64    Avant de se retirer à huis clos, les 9 et 23 février, le comité a cité l’exception des « renseignements privés » aux règles des réunions publiques, qui est énoncée à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi :

Une réunion ou une partie de celle-ci peut se tenir à huis clos si l’une des questions suivantes doit y être étudiée :

b)  des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local.


65    Une nouvelle définition de « réunion » est entrée en vigueur le 1er janvier 2018, dans le cadre de la Loi de 2017 sur la modernisation de la législation municipale ontarienne. En voici le texte :

« réunion » Réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre, au cours de laquelle, à la fois :

a) le quorum est atteint,
b) les membres discutent ou traitent autrement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil ou du comité.


66    Pour le lieu des réunions, l’article 236 de la Loi stipule ceci :

Le conseil d’une municipalité tient ses réunions et a ses bureaux publics dans les limites de la municipalité ou d’une municipalité adjacente à un endroit indiqué dans le règlement de procédure de la municipalité. Toutefois, dans une situation d’urgence, il peut tenir ses réunions et avoir ses bureaux publics à tout endroit commode situé à l’intérieur ou à l’extérieur des limites de la municipalité.


 

Applicabilité des règles des réunions publiques

67    Le comité a décidé de faire des entrevues lors de ses réunions du 9 et du 23 février. Les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités s’appliquent à ces réunions. Toutefois, ces règles n’empêchaient pas le comité de faire les entrevues des candidats en privé, en dehors d’une réunion officielle.

68    Les réunions des 9 et 23 février se sont déroulées par étapes. Chaque réunion a commencé par une brève séance publique. Après avoir adopté une résolution pour se retirer à huis clos, le comité a fait des entrevues des candidats. Une fois toutes les entrevues terminées, le comité est resté à huis clos pour discuter des qualifications individuelles des candidats, puis a donné des directives au personnel en fonction de ces discussions. Le comité a repris la séance publique pour lever la réunion.

69    Dans mon rapport sur une enquête que nous avons menée au sujet de « séances d’information » du conseil du Village de Casselman, j’ai examiné la nouvelle définition de « réunion » et j’ai conclu que ce mot doit être compris non seulement au sens ordinaire, mais aussi en fonction de la manière dont il est utilisé et à la lumière des objectifs de la loi sur les réunions publiques. En ce qui concerne l’expression « faire avancer de façon importante » les travaux de la municipalité, le critère consiste à examiner dans quelle mesure les discussions font avancer les travaux de la municipalité, en fonction d’indicateurs factuels. Comme l’indique ce rapport, ceci s’applique particulièrement à ce contexte :

Les discussions, les débats ou les décisions qui visent à obtenir des résultats précis, ou à persuader les décideurs d’une façon ou d’une autre, sont susceptibles de « faire avancer de façon importante » les travaux ou la prise de décision d’un conseil municipal, d’un comité ou d’un conseil local. Il est peu probable que le simple fait de recevoir ou d’échanger de l’information « fasse avancer de façon importante » les travaux ou la prise de décision, tant qu’il n’y a pas de tentative de discuter ou de débattre de cette information relativement à une question précise qui est soumise, ou sera soumise, à un conseil municipal, à un comité ou à un conseil local[5]. [soulignement ajouté]


70    La prise de mesures d’action, par exemple voter, conclure une entente, donner des directives ou faire des commentaires au personnel, et discuter ou débattre d’une proposition, d’un plan d’action ou d’une stratégie, constitue des indicateurs factuels que les travaux ou la prise de décision ont avancé de façon importante. En revanche, le simple fait de recevoir de l’information ne fait pas avancer de manière importante les travaux ou la prise de décision.

71    Dans le rapport au Village de Casselman, j’ai conclu que les séances d’information du personnel ne cadraient pas avec la définition de « réunion », même si un quorum du conseil y était présent, car les membres du conseil n’avaient pas fait avancer de manière importante les travaux ou la prise de décision. Ils avaient tout simplement obtenu des renseignements en tant qu’observateurs.

72    Dans le cas actuel, la Ville de Hamilton a traité les réunions du comité les 9 et 23 février comme des « réunions » au sens de la Loi : des avis des réunions ont été communiqués, des ordres du jour ont été préparés, des procès-verbaux ont été dressés par la greffière intérimaire et les membres ont été informés que les réunions seraient assujetties aux règles des réunions publiques.

73    De toute évidence, certaines parties des réunions ont fait avancer de façon importante les travaux du comité. Par exemple, le comité a approuvé les procès-verbaux de réunions précédentes et a donné des directives au personnel sur le processus de recrutement. De plus, le comité a discuté des entrevues avec les candidats alors qu’il était à huis clos. Ce sont là des indicateurs factuels que les travaux ou la prise de décision du comité avaient avancé de façon importante.

74    Pour les entrevues, qui ont occupé la majorité des deux réunions, je conclus que la définition de « réunion » ne s’appliquait pas. Durant les entrevues, les membres du comité n’ont pas discuté ou traité d’une question de manière à faire avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du comité. Le dialogue entre le comité et les candidats individuels n’a pas fait progresser de façon importante les travaux du comité. Par conséquent, les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi ne s’appliquent pas aux parties des réunions consacrées aux entrevues. Le comité aurait pu décider de faire les entrevues avec les candidats (sans discussion ultérieure sur les candidats) en dehors d’une réunion officielle.

75    Par contre, les renseignements obtenus par le comité durant les entrevues ont servi de fondement aux discussions qu’il a tenues ensuite sur les candidats individuels. Ces discussions ont fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du comité. Par conséquent, ces parties des séances à huis clos étaient assujetties aux règles des réunions publiques.

76    Étant donné que le comité a regroupé les entrevues et les discussions sur les qualifications des candidats les 9 et 23 février, les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités s’appliquaient à chacune des deux réunions.

 

Applicabilité de l’exception des « renseignements privés »

77    Le comité a cité l’exception des renseignements privés pour se retirer en séance à huis clos le 9 février et le 23 février.

78    Cette exception s’applique aux discussions qui révèlent « des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée ». En général, les renseignements qui concernent quelqu’un à titre professionnel ne relèvent pas de l’exception des renseignements privés[6]. Toutefois, les discussions sur l’embauche d’une personne en particulier, y compris sur ses antécédents professionnels et son rendement antérieur au travail, relèvent de cette exception[7].

79    Dans un rapport sur une enquête au sujet du Canton de Russell, notre Bureau a conclu qu’une discussion à huis clos sur un candidat au poste de greffier adjoint relevait de l’exception des renseignements privés[8]. Durant la discussion, le conseil avait identifié le candidat par son nom et avait examiné ses antécédents professionnels, son rendement au travail et ses données salariales. C’étaient des renseignements privés.

80    Nous avons aussi conclu qu’une discussion semblable tenue par le conseil du Canton d’Amherstburg relevait de l’exception des renseignements privés[9]. Dans ce cas, la discussion avait porté sur l’examen des antécédents professionnels et des qualifications d’un candidat au poste de trésorier municipal. Les conseillers avaient exprimé des opinions sur l’aptitude de ce candidat à occuper le poste.

81    Dans le cas actuel, durant les séances à huis clos des 9 et 23 février, le comité a fait des entrevues et a discuté des qualifications des candidats individuels au poste de directeur municipal de Hamilton. Ce type de discussion comporte des renseignements privés sur les candidats et relève donc de l’exception des « renseignements privés ».

 

Lieu des réunions

82    Presque toutes les plaintes que nous avons reçues ont souligné que les réunions s’étaient tenues en dehors de la Ville de Hamilton. White Oaks se trouve à environ 60 kilomètres à l’extérieur de Hamilton, dans la Ville de Niagara-on-the-Lake, qui est séparée de la Ville par la Ville de Grimsby, la Ville de Lincoln et la Ville de St. Catharines. Les plaignants nous ont dit que White Oaks n’est pas très bien desservi par les transports en commun et qu’il aurait été plus commode pour le public que les réunions se tiennent plus près de la Ville de Hamilton, ou dans la Ville de Hamilton.

83    Dans son rapport au conseil, la greffière intérimaire a précisé que le lieu des réunions avait été choisi pour plusieurs raisons, et notamment par souci de protéger la vie privée des candidats, en raison de la facilité d’accès des lieux, de leur nature et de leur profil. Les membres du comité et la spécialiste du recrutement nous ont donné des raisons similaires pour tenir la réunion à l’extérieur des bâtiments de l’administration municipale.

84    Dans son rapport, la greffière intérimaire indique aussi que White Oaks répondait aux critères de l’article 236 de la Loi en ce qui concerne la tenue des réunions « dans une municipalité adjacente », qui signifie selon elle « une municipalité proche ».

85    Contrairement aux autres dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités, qui s’appliquent expressément aux réunions des conseils municipaux, des conseils locaux et des comités des uns ou des autres, l’article 236 ne fait pas référence aux conseils locaux ou aux comités des conseils. L’article 236 interprété de façon simple et ordinaire ne s’applique pas aux réunions d’un comité.

86    Dans un rapport de 2014 sur une enquête concernant une réunion à huis clos dans la Ville de Burlington[10], les Local Authority Services ont examiné l’application de l’article 236 à une réunion du conseil en dehors de l’hôtel de ville. L’enquêteur chargé des réunions à huis clos a conclu que l’article 236 comprend des exigences sur le lieu où peuvent se tenir les réunions du conseil.

87    Contrairement aux conseils, certains types de comités ont besoin d’une certaine souplesse quant au lieu de leurs réunions pour diverses raisons. Par exemple, il arrive que plus d’une municipalité forme des comités mixtes pour traiter de questions communes. Il ne serait pas possible pour de tels comités, composés de membres de plusieurs municipalités, de satisfaire aux exigences de l’article 236 lorsqu’ils tiennent des réunions.

88    Dans ce cas, les réunions en question sont des réunions d’un comité. Par conséquent, l’article 236 ne s’applique pas aux réunions du 9 février ou du 23 février.

89    L’article 5.5(2) du règlement de procédure de la ville stipule que les réunions extraordinaires des comités permanents peuvent être convoquées par le président « dans des lieux et à des heures qui permettent aux membres du public les plus touchés par la question d’y accéder facilement ». Comme indiqué au paragraphe 8, cet article s’applique à tous les comités, pas seulement aux comités permanents.

90    Toutefois, l’article 5.5(2) du règlement de procédure ne s’applique pas aux réunions des 9 et 23 février. Nous avons été informés par la ville que ces réunions devraient être considérées comme des réunions ordinaires inscrites au calendrier de la ville, et non pas comme des réunions extraordinaires. Rien n’indique qu’il s’agisse de réunions extraordinaires convoquées par le président du comité.

91    De toute évidence, le processus de recrutement était un sujet de vif intérêt pour le public. Le public s’est activement mobilisé en ce qui concerne la sélection d’un directeur municipal qualifié et il a participé, à juste titre, au processus en assistant aux réunions publiques et en faisant des délégations. Toutefois, la Loi sur la municipalité permet qu’une partie du processus de recrutement se déroule à l’abri des regards du public. Les entrevues, de même que l’examen et les discussions du comité au sujet des qualifications des candidats, comportaient des renseignements intrinsèquement privés sur les candidats. L’intérêt du grand public pour cette partie du processus de recrutement est minime. La plupart des entrevues d’embauche ont lieu en privé, pour de bonnes raisons – les candidats potentiels seraient beaucoup moins enclins à postuler pour un emploi si leur vie privée n’était pas protégée. Pour ne pas dissuader les candidats potentiels de se présenter, et pour attirer les meilleurs candidats, la ville a concrètement et légitimement intérêt à protéger la confidentialité du processus de recrutement.

92    Dans ce cas, le comité et le processus d’embauche retenaient déjà l’attention du public. Dans ce contexte, et afin de maintenir l’intégrité du processus de recrutement, le comité a fait les entrevues dans un lieu approprié en dehors de la ville. Il n’est pas réaliste pour les membres du public d’avoir accès aux entrevues des candidats et aux discussions du comité sur leurs qualifications.

93    Le comité n’a enfreint ni la Loi sur les municipalités, ni le règlement de procédure de la ville, en tenant des réunions les 9 et 23 février à White Oaks.

 

Avis de la réunion du 9 février

94    Beaucoup des plaintes que nous avons reçues ont indiqué que le comité avait omis de donner un avis adéquat indiquant que le début de la réunion du 9 février était modifié, soit 8 h 30 au lieu de 9 h.

95    En vertu de la Loi sur les municipalités, chaque municipalité et chaque conseil local doit adopter un règlement de procédure qui régit la convocation, le lieu et le déroulement des réunions[11]. La Loi stipule aussi que le règlement de procédure des municipalités doit exiger de communiquer un avis au public, mais elle ne précise pas la forme que devrait prendre cette exigence.

96    Le règlement de procédure de la ville prévoit un calendrier des réunions ordinaires pour les six comités permanents, mais pas pour les autres comités, dont le Comité directeur du recrutement du directeur municipal. Selon la ville, les réunions ordinaires du comité ont été planifiées par la greffière, avec l’approbation du comité.

97    L’article 5.5(2) du règlement de procédure de la ville stipule qu’un avis des réunions extraordinaires des comités doit être communiqué au moins 48 heures avant toute réunion. L’article 5.5(3) oriente le public vers le calendrier des réunions en ligne de la ville pour connaître les avis de convocation des réunions des comités. Le règlement de procédure ne dit rien de plus quant à un préavis minimum pour une réunion ordinaire de comité. L’article 5.5(2) ne s’applique pas, car aucune des réunions en question n’était une réunion extraordinaire du comité.

98    La ville devrait actualiser son règlement de procédure pour préciser comment sont établis les calendriers des réunions de comités, autres que les six comités permanents énumérés. Le règlement de procédure devrait aussi être actualisé pour inclure les exigences en matière d’avis de convocation des réunions ordinaires des comités.

99    L’avis public de la réunion du 9 février affiché sur le site Web de la ville a tout d’abord indiqué que la réunion commencerait à 9 h. Selon la greffière intérimaire, le comité a décidé de modifier cette heure le 1er février. Bien que la nouvelle heure du début de la réunion ait été inscrite aux calendriers des membres du comité, la greffière intérimaire a oublié de modifier l’avis public. L’avis public a finalement été modifié à 7 h 30 le 7 février.

100    Les plaignants ont aussi souligné que la nouvelle heure du début de la réunion n’avait pas été modifiée dans toutes les parties du site Web de la ville. Notre Bureau a confirmé que, le 13 février, la page Web du comité indiquait toujours que la réunion du 9 février commencerait à 9 h. La greffière intérimaire nous a dit qu’elle ne savait pas que ces parties du site Web n’avaient pas été actualisées.

101    L’avis public de la réunion du 9 février a été mis à jour 49 heures avant le début de la réunion. Bien que les critères spécifiés dans le règlement de procédure aient été respectés, l’omission d’actualiser l’heure du début de la réunion dans toutes les parties du site Web me préoccupe. À l’avenir, la ville devrait veiller à ce que tout changement à un avis de convocation d’une réunion soit apporté dans toutes les parties pertinentes de son site Web.

 

Présence du public à la réunion du 9 février

102    Nous avons aussi reçu des plaintes alléguant que le personnel de White Oaks avait refusé à des membres du public et à un journaliste l’accès aux parties ouvertes de la réunion du comité le 9 février.

103    Mon enquête a permis d'établir que le personnel de White Oaks a effectivement empêché des membres du public et un journaliste d'assister aux séances publiques de la réunion du 9 février. Ceci résultait d'une rupture de communication entre la ville, la firme de recrutement et le personnel de White Oaks.

104    Avant la réunion, la ville a informé la firme de recrutement, par l’entremise de la greffière intérimaire, que le public était en droit d’assister aux séances publiques de la réunion. La firme de recrutement, préoccupée par les protestations et le souci de protéger la vie privée des candidats durant les entrevues, a avisé unilatéralement le personnel de White Oaks que les réunions étaient privées et que tout membre du public qui s’y présenterait devrait quitter la propriété. Ces instructions ont été suivies par le personnel de White Oaks le 9 février. La firme de recrutement a omis de communiquer au personnel de White Oaks ce que la ville lui avait dit – c’est-à-dire que certaines parties de la réunion devaient être ouvertes au public. La ville n’a pas eu de communication directe avec le personnel de White Oaks.

105    La ville s’est fiée à la firme de recrutement pour gérer l’accès à la réunion. Elle a tenté de donner des instructions adéquates au sujet de l’ouverture de la réunion au public, mais elle n’a pas vérifié que ses instructions seraient transmises au personnel de White Oaks, ou suivies. En fin de compte, il appartient à la ville de s’assurer que les réunions du conseil et des comités sont conformes aux règles et aux dispositions de la loi sur les réunions publiques.

106    Lors d’une réunion du conseil de la Ville de London en 2016, qui a fait l’objet d’une enquête de mon Bureau[12], les membres du public ont été contraints de quitter la réunion en raison de perturbations de la sécurité. Les portes de l’hôtel de ville ont été verrouillées, alors que le public attendait dehors. Une fois que les perturbations ont pris fin et que la réunion a repris, le personnel de sécurité a reçu l’ordre de déverrouiller les portes, mais il n’a pas suivi ces instructions et le public est resté bloqué à l’extérieur du bâtiment. Mon Bureau a conclu que, même si la ville n’avait pas interdit intentionnellement aux membres du public d’assister à la réunion, elle avait néanmoins enfreint les règles des réunions publiques car les portes de la salle étaient restées verrouillées. Il appartient à la ville de veiller à ce que le public puisse observer librement le déroulement de toutes les réunions publiques du conseil et des comités.

107    En fait, entre les deux réunions discutées dans ce rapport, le conseil de la Ville de Hamilton a tenu une réunion le 13 février 2019, qui a duré jusqu’aux petites heures du 14 février, et un membre du public a trouvé les portes verrouillées à 1 h 30 du matin. Ceci s’est passé au cours d’une séance à huis clos et le personnel municipal a rapidement déverrouillé les portes pour permettre à cette personne d’entrer (la séance publique a repris vers 2 h 50). Comme je l’ai indiqué dans une lettre du 4 juillet 2019 à la ville, présentant mon examen de ces faits et d’un incident lors d’une réunion de comité en avril, la ville a reconnu l’importance de garantir l’accès  de ses réunions au public et à instauré une procédure officielle écrite pour s’assurer que les portes restent déverrouillées durant toutes les réunions, à toute heure du jour[13].

108    Dans ce cas, la Ville de Hamilton s’est fiée à la firme de recrutement pour gérer tous les aspects des réunions à White Oaks. Le fait que la ville n’a pas eu de communication directe avec le personnel de White Oaks ne la dispense aucunement de son obligation de veiller à ce qu’une réunion réponde aux exigences des réunions publiques. En fin de compte, le public s’est vu refuser l’accès à une réunion que la ville devait tenir en public, conformément à la loi. Les municipalités doivent savoir qu’en ayant recours à une tierce partie pour contrôler l’accès à ses réunions, elles courent le risque d’être tenues responsables si les mesures d’action de la tierce partie font en sorte qu’une réunion est illégalement close au public.

109    Je reconnais que la ville a pris des mesures rectificatives après la réunion du 9 février pour s’assurer que la prochaine réunion du 23 février serait ouverte au public. Le rapport de la greffière intérimaire a indiqué clairement que les membres du public seraient autorisés à assister aux séances publiques de la réunion, et White Oaks a ouvert un salon où le public pourrait attendre durant le huis clos de la réunion.

 

Délégations

110    Deux plaignants ont dit à mon Bureau qu’ils avaient demandé de présenter une délégation lors de la réunion du comité le 9 février, mais que la greffière adjointe le leur avait refusé. Ils ont craint que ce refus fasse infraction à la politique de délégation de la ville.

111    Dans sa réponse à leur requête, la greffière intérimaire les a informés que le comité n’entendrait pas de délégations lors de sa réunion du 9 février. Elle leur a proposé de demander à présenter une délégation lors d’une réunion ultérieure du Comité des affaires générales, ou d’envoyer leurs commentaires par écrit pour les inclure à la réunion du conseil le 13 février.

112    L’article 5.11 du règlement de procédure de la ville énonce les procédures à suivre pour demander à présenter des délégations aux comités permanents. Ce règlement stipule que les personnes intéressées peuvent présenter une demande de délégation et que le comité visé décide de donner son accord ou non.

113    Dans son rapport au conseil, la greffière intérimaire a précisé que le Comité directeur du recrutement du directeur municipal n’avait pas reçu de délégation durant ses réunions, mais que les membres du public pouvaient demander à présenter des délégations au Comité des affaires générales.

114    La décision prise par la ville de refuser les demandes de délégations ne contrevient pas à la politique de délégations énoncée dans le règlement de procédure. En vertu de cette politique, le comité a le pouvoir discrétionnaire de refuser d’entendre des délégations. De plus, il arrive souvent qu’un comité chargé du recrutement refuse des délégations publiques. Certes, les plaignants auraient peut-être préféré présenter des délégations directement au comité, mais la ville leur a proposé deux options, soit de faire une délégation au Comité des affaires générales, soit de présenter leurs commentaires par écrit au conseil.

 

Déclarations de conflit d’intérêts

115    Une plainte à mon Bureau a exprimé des préoccupations quant aux déclarations de conflit d’intérêts du comité. Plus précisément, la plainte a allégué que les réunions des 9 et 23 février avaient été organisées à White Oaks afin d’empêcher le public d’observer les déclarations de conflit d’intérêts des membres du comité.

116    En vertu de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux[14], les membres du conseil doivent déclarer s’ils ont un intérêt pécuniaire dans toute question examinée lors d’une réunion. Ces divulgations doivent être consignées dans le procès-verbal de la réunion. Les nouvelles exigences de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux stipulent aussi que les membres doivent faire une déclaration écrite de toute divulgation au greffier. Une divulgation a pour effet que, à quelques exceptions près, un membre ne peut pas prendre part à une discussion ou à un vote sur une question s’il est en situation de conflit d’intérêts.

117    Le procès-verbal de la séance publique des réunions du 9 février et du 23 février ne comprend aucune déclaration de conflit d’intérêts par les membres du comité. Les éléments de preuve disponibles n’étayent donc pas cette plainte.

 

Opinion

118    Le Comité directeur du recrutement du directeur municipal n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 9 et 23 février 2019 quand il s’est réuni en séance à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. Toutefois, les membres du public n’ont pas pu assister aux séances ouvertes de la réunion du 9 février. En fonction de cette preuve, je conclus que la réunion du 9 février s’est tenue à huis clos illégalement.

119    Je reconnais que la ville a pris des mesures pour rectifier son non-respect des règles des réunions publiques et pour veiller à ce que la réunion suivante du comité, le 23 février, reste ouverte au public.

120    Le lieu des réunions au White Oaks Resort and Spa était permis en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et n’a pas enfreint le règlement de procédure de la ville.

121    La modification de l’heure du début de la réunion du 9 février n’a pas enfreint le règlement de procédure de la ville. Toutefois, la ville a omis de veiller à ce que l’heure du début de la réunion soit mise à jour dans le calendrier en ligne des réunions municipales. À l’avenir, la ville devrait prendre des mesures pour veiller à ce que l’heure et le lieu des réunions soient actualités dans chaque partie pertinente du site Web municipal. La ville devrait également préciser son règlement de procédure en ce qui concerne l’avis de convocation à donner pour toutes les réunions de comités.

122    Le comité n’a pas enfreint la politique de délégations de la ville en refusant aux membres du public de présenter des délégations à la réunion du 9 février 2019.

 

Recommandations

123    Je fais les recommandations suivantes pour aider le conseil à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi et à renforcer la transparence de ses réunions.
 

Recommandation 1

Tous les membres du conseil de la Ville de Hamilton devraient s’acquitter avec vigilance de leurs obligations individuelles et collectives pour veiller à ce que le conseil se conforme à ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et de son propre règlement de procédure.

 
Recommandation 2

La Ville de Hamilton devrait veiller à ce que le public ait accès à toutes les réunions publiques du conseil et des comités, et puisse en observer le déroulement, y compris pour les réunions qui se tiennent en dehors des lieux habituels.

 
Recommandation 3

La Ville de Hamilton devrait actualiser son règlement de procédure afin de stipuler que des avis doivent être communiqués pour toutes les réunions des comités, en plus de ses comités permanents.



 

Rapport

124    Le conseil de la Ville de Hamilton a eu l’occasion d’examiner une version préliminaire de ce rapport et de la commenter pour notre Bureau. Nous avons tenu compte de tous les commentaires reçus pour préparer ce rapport final.

125    Ce rapport sera publié sur le site Web de mon Bureau et devrait aussi être mis à la disposition du public par la Ville de Hamilton. Conformément au paragraphe 239.2 (12) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le conseil devrait adopter une résolution indiquant comment il compte donner suite à ce rapport.


______________________
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario



[1] LO 2001, chap. 25.
[2] Le recueil se trouve sur notre site Web.
[3] Les paragraphes 3.4(3) et 3.4(4) régissent les avis à communiquer aux membres du conseil pour les réunions extraordinaires du conseil.
[4] Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletThe Spec (en anglais), en ligne.
[5] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur une plainte à propos de séances d’information le 7 mars 2018 avec un quorum des conseillers du Village de Casselman, (août 2018), par. 31, en ligne.
[6] Lettre au Canton de Russell, 8 août 2014, en ligne.
[7] Lettre à la Ville d’Elliot Lake, 8 septembre 2014, en ligne.
[8] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil du Canton de Russell a tenu une réunion à huis clos illégale le 1er juin 2015, (novembre 2015), en ligne.
[9] Ombudsman de l’Ontario, Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Ville d’Amherstburg a tenu une réunion à huis clos illégale le 10 décembre 2014, (avril 2015), en ligne.
[10] Ce lien s'ouvre dans un nouvel onglethttp://www.agavel.com/?page_id=28 (en anglais)
[11] Loi de 2001 sur les municipalités, LRO 1990, par. 238 (2)
[12] Ombudsman de l’Ontario, Enquête sur des plaintes à propos d’une réunion tenue par le Conseil de la Ville de London le 10 juin 2015, (février 2016), en ligne.
[13] Lettre à la Ville d'Hamilton, le 4 juillet 2019, en ligne.
[14] L.R.O.. 1990, chap. M.50.