Hamilton, Ville de

L’Ombudsman a examiné une plainte à propos d’une réunion tenue à huis clos par le comité de sélection des organismes, conseils et sous-comités de la Ville de Hamilton le 24 octobre 2023. Il a conclu que les discussions du comité ne contreviennent pas aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités puisque la discussion sur la modification du mandat d’un comité particulier ne pouvait être distincte du point général sur les candidatures.

L’Ombudsman a examiné une plainte à propos d’une réunion tenue à huis clos par le comité de sélection des organismes, conseils et sous-comités de la Ville de Hamilton le 24 octobre 2023. Il a conclu que les discussions du comité sur le choix des personnes à nommer à un comité particulier relèvent de l’exception aux règles des réunions publiques concernant des renseignements privés, car il était question de renseignements privés concernant des personnes pouvant être identifiées.

L’Ombudsman a conclu qu’un groupe d’embauche que la mairesse de la Ville de Hamilton avait constitué en vertu de ses superpouvoirs pour la conseiller sur la sélection d’un(e) directeur(trice) municipal(e) ne pouvait pas être qualifié de conseil local dont les réunions étaient assujetties aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Par conséquent, la Ville n’a pas contrevenu à la Loi. L’Ombudsman a aussi invité la Ville à expliquer au public la nature et le rôle de tout organe consultatif similaire afin d’améliorer davantage la responsabilisation et la transparence des décisions de la mairesse.

L’Ombudsman a conclu qu’un groupe d’embauche que la mairesse de la Ville de Hamilton avait constitué en vertu de ses superpouvoirs pour la conseiller sur la sélection d’un(e) directeur(trice) municipal(e) ne pouvait pas être qualifié de comité municipal dont les réunions étaient assujetties aux règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Par conséquent, la Ville n’a pas contrevenu à la Loi. L’Ombudsman a aussi invité la Ville à expliquer au public la nature et le rôle de tout organe consultatif similaire afin d’améliorer davantage la responsabilisation et la transparence des décisions de la mairesse.

L’Ombudsman a enquêté sur une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019. Même si l’Ombudsman a conclu que le sujet discuté répondait aux critères des exceptions prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités, il a établi que le procès-verbal ne rendait pas compte de la teneur de la discussion. Il n’y avait pas non plus d’enregistrement audio ni vidéo de la séance à huis clos.

Les personnes qui étaient présentes à la réunion que nous avons interviewées ne pouvaient nous fournir de détails sur la discussion tenue à huis clos et leurs comptes rendus ne concordaient pas toujours. Comme pratique exemplaire, l’Ombudsman a recommandé au Comité de s’assurer que ses procès-verbaux rendent compte fidèlement des discussions à huis clos, notamment en offrant une description des questions de fond et de procédure discutées. En outre, l’Ombudsman a encouragé le Comité à adopter la pratique exemplaire consistant à faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes ses délibérations, y compris à huis clos, pour s’assurer que le compte rendu est exact.

L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos mentionnait le point 14.4 de l’ordre du jour, qui était libellé ainsi : « Roads Infrastructure Litigation and Review Assessment », et auquel un rapport du personnel était associé. Étant donné que l’ordre du jour fournissait quelques renseignements sur la nature du sujet qui serait discuté, l’Ombudsman a conclu que le Comité n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques. Toutefois, pour l’avenir, il a encouragé le Comité à s’assurer que l’ordre du jour de la réunion et la résolution pour se retirer à huis clos incluent une description des questions à examiner.

L’Ombudsman a reçu une plainte concernant la discussion à huis clos du point 14.4 de l’ordre du jour par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton, qui était libellé ainsi : « Roads Infrastructure Litigation and Review Assessment » et auquel un rapport du personnel était associé.

La résolution adoptée par le Comité pour se retirer à huis clos mentionnait les trois points de l’ordre du jour devant être discutés et les exceptions invoquées par le Comité pour exclure le public de la discussion. Toutefois, elle ne précisait pas à quel point de l’ordre du jour s’appliquait chacune des exceptions. L’Ombudsman a encouragé le comité à s’assurer que ses résolutions pour se retirer à huis clos indiquent les exceptions invoquées pour chacun des sujets de discussion.

Par ailleurs, en ce qui concerne le fait que la résolution de se retirer à huis clos ne mentionnait que le numéro du point de l’ordre du jour, l’Ombudsman a conclu que le Comité n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques parce que l’ordre du jour fournissait quelques renseignements sur la nature du sujet prévu au point 14.4. Toutefois, pour l’avenir, il a encouragé le Comité à s’assurer que l’ordre du jour de la réunion et la résolution pour se retirer à huis clos incluent une description des questions à examiner.

L’Ombudsman a reçu une plainte qui alléguait que l’ordre du jour de la réunion du 6 février 2019 tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton présentait faussement le sujet de la discussion comme s’il s’agissait d’un seul et même point, alors qu’il y a eu quatre présentations PowerPoint distinctes durant la séance à huis clos.

L’Ombudsman a conclu que le Comité n’a pas enfreint les règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités, puisque la Loi n’exige pas que les municipalités donnent un préavis des questions à discuter à huis clos. Cependant, l’Ombudsman a encouragé le Comité à adopter la pratique exemplaire consistant à s’assurer de fournir des renseignements exacts dans ses ordres du jour à propos des questions devant être discutées lors de ses réunions, y compris à huis clos.

L’Ombudsman a enquêté sur une plainte relative à une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019. La discussion à huis clos concernait le rapport d’un service-conseil datant du 20 novembre 2013 qui faisait état de la faible adhérence de la promenade Red Hill Valley. Une présentation PowerPoint confidentielle comportant quatre parties a eu lieu à huis clos.

Les avocat(e)s ont fait une partie de la présentation, tandis que le personnel de la Ville a fait les trois autres. L’Ombudsman a conclu que les quatre parties de la présentation PowerPoint étaient requises pour mettre en contexte le Comité, et lui permettre de prendre connaissance d’un rapport et d’obtenir les conseils juridiques de l’avocate de la Ville.

L’Ombudsman a enquêté sur une plainte relative à une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019. La discussion à huis clos concernait le rapport d’un service-conseil datant du 20 novembre 2013 qui faisait état de la faible adhérence de la promenade Red Hill Valley. Une présentation PowerPoint confidentielle comportant quatre parties a eu lieu à huis clos.

Dans le cadre d’une des parties de la présentation PowerPoint, le Comité a obtenu des renseignements et des conseils de la part de l’avocate interne et de l’avocat externe au sujet du rapport du service-conseil et de son incidence sur un litige impliquant la Ville. Les avocat(e)s ont également pris la parole, et une discussion a eu lieu à propos d’un éventuel litige connexe qui n’était pas qu’une simple possibilité. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que la discussion répondait aux critères de l’exception des litiges actuels ou éventuels.

L’Ombudsman a enquêté sur une plainte relative à une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton le 6 février 2019.

Au cours de la réunion à huis clos, le Comité a discuté d’un(e) membre du personnel en particulier, dont le nom a été mentionné, et la discussion a impliqué un examen approfondi de la conduite de cette personne. Par conséquent, la discussion du Comité répond aux critères de l’exception des renseignements privés au sujet d’une personne identifiable.

La Ville de Hamilton a fourni à l’Ombudsman l’enregistrement d’une réunion du Sous-comité de l’agriculture et des affaires rurales tenue par voie électronique. Elle l’a par la suite supprimé de façon permanente alors que l’examen de l’Ombudsman était toujours en cours. L’Ombudsman a souligné que les municipalités ont l’obligation de conserver les preuves visées par un examen ou une enquête du Bureau de l’Ombudsman.

L’Ombudsman n’a pas été en mesure de conclure si une réunion du Sous-comité de l’agriculture et des affaires rurales de la Ville de Hamilton tenue par voie électronique avait ou non été diffusée en direct au public. 

L’Ombudsman a établi que le Conseil d’administration du Hamilton Waterfront Trust avait contrevenu aux règles des réunions publiques le 21 février 2023 lorsqu’il a discuté à huis clos d’une lettre énonçant les conclusions de l’Ombudsman à propos de plaintes antérieures concernant des réunions tenues à huis clos. Il a déterminé que le Hamilton Waterfront Trust avait contrevenu aux règles des réunions publiques lorsqu’il a discuté de cette lettre à huis clos. En effet, la discussion ne remplissait pas les critères de l’exception prévue en cas d’« enquête en cours menée par un ombudsman ou un enquêteur nommé », puisque l’enquête de l’Ombudsman avait pris fin avant la réunion.

L’Ombudsman a conclu que le Hamilton Waterfront Trust est un conseil local de la Ville et qu’il est donc assujetti aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Le Waterfront Trust a été créé par la Ville pour gérer et aménager les terrains riverains au nom de la Ville, au profit des citoyennes et citoyens. Le Waterfront Trust s’acquitte de son mandat conformément à la vision de la Ville pour le secteur riverain. L’Ombudsman a déterminé qu’il s’agit là d’une affaire municipale, qui fait partie intégrante du fonctionnement quotidien des activités de la Ville.

L’Ombudsman a conclu que le Hamilton Waterfront Trust est un conseil local de la Ville et qu’il est donc assujetti aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Durant la période d’avril 2020 à février 2021, les membres du public n’ont pas été autorisé(e)s à assister aux réunions électroniques du Conseil d’administration du Waterfront Trust. Cette question ayant été soulevée auprès de la Ville et du Conseil, celui-ci a commencé à se conformer aux règles des réunions publiques à partir d’avril 2021, notamment en communiquant un avis adéquat des réunions au public et en veillant à ce que le public puisse observer le déroulement de ses réunions.

L’Ombudsman a conclu qu’un groupe de travail de la Ville de Hamilton n’était pas un comité, et n’était donc pas assujetti aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Le groupe de travail n’était pas désigné comme un comité par le règlement municipal, et il n’avait pas fonctionné en tant que comité, car il n’avait reçu aucune délégation de pouvoir du conseil pour prendre des décisions. Le rôle principal du groupe de travail était d’ordre administratif.

L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que deux réunions, l’une tenue par le Sous-comité d’examen des permis patrimoniaux et l’autre tenue par le Comité consultatif de l’agriculture et des affaires rurales pour la Ville de Hamilton, s’étaient tenues indûment à huis clos en raison de problèmes de diffusion en direct. L’Ombudsman a conclu, que lors d’une des réunions, un problème technique avait causé une brève interruption de la diffusion en direct, et il n’a pas été en mesure de déterminer la qualité ou l’accessibilité de la diffusion en direct pour l’autre réunion.

L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion électronique tenue par le Conseil de santé de la Ville de Hamilton, le 11 août 2021. La plainte alléguait que, durant la réunion, les votes des membres individuel(le)s du Conseil n’étaient pas visibles en temps réel. L’Ombudsman a conclu que, lors de cette réunion, le Conseil n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. Toutes les délibérations de la réunion avaient été diffusées en direct, en ligne. Les résultats de chaque vote avaient été annoncés verbalement. Un dysfonctionnement technique a empêché le logiciel de diffusion d’afficher la répartition des votes à l’écran ,en temps réel.

L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que le conseil d’administration du Hamilton Farmers’ Market avait omis de communiquer un avis au public pour les réunions du 28 septembre 2020 et du 23 mars 2021, contrairement à ce qu’exige la Loi de 2001 sur les municipalités. En vertu de son accord d’exploitation avec la Ville de Hamilton et de son règlement de procédure, les réunions du conseil d’administration du Hamilton Farmers’ Market doivent se tenir en public, sauf lorsque la Loi le permet. Cependant, ces règles ne disent rien quant à la communication d’un avis de réunion au public. À titre de pratique exemplaire, l’Ombudsman a suggéré au conseil d’administration de modifier ses règles pour exiger qu’un avis adéquat des réunions soit communiqué au public.

L’Ombudsman a reçu des plaintes à propos des pratiques de réunion du conseil d’administration du Hamilton Farmers’ Market. La plainte alléguait que ce conseil est un conseil local, et qu’il est donc assujetti aux règles des réunions publiques en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que le Hamilton Farmers’ Market n’est pas un conseil local, mais plutôt une société de services municipaux, et qu’il n’est donc pas assujetti aux règles des réunions publiques. L’article 21 du Règlement de l’Ontario 599/06 pris en application de la Loi stipule qu’une société de services municipaux « n’est pas un conseil local pour l’application de quelque loi que ce soit ».

L’Ombudsman a examiné deux réunions tenues par le Hamilton Farmers’ Market. Il a conclu que le Hamilton Farmer’s Market est une société contrôlée par la municipalité. Ses lettres patentes la constituent en société à but non lucratif, sans capital-actions. La Ville de Hamilton est l’unique actionnaire et membre votant de cette société. De plus, la Ville nomme l’ensemble du conseil d’administration. Par conséquent, l’Ombudsman a fait des suggestions dans le cadre de sa compétence générale en matière de municipalités pour améliorer la gouvernance locale du Hamilton Farmers’ Market.

L’Ombudsman a examiné deux réunions tenues par le conseil d’administration du Hamilton Farmers’ Market. L’Ombudsman a déterminé que le Hamilton Farmers’ Market est une société de services municipaux. Étant donné que les sociétés de services municipaux ne sont pas considérées comme des conseils locaux en vertu de l’article 21 du Règlement de l’Ontario 599/06 pris en application de la Loi de 2001 sur les municipalités, le conseil d’administration n’est pas assujetti aux règles des réunions publiques prévues par la Loi.

L’Ombudsman a reçu des plaintes concernant les résultats de vote affichés à l’intention du public lors de réunions électroniques tenues par la Ville de Hamilton. Les plaignant(e)s ont allégué que les résultats d’un vote du conseil de la santé de la Ville lors d’une réunion électronique le 19 février 2021 n’étaient pas entièrement visibles pour le public, ce qui est contraire aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. La Ville a accepté de continuer à surveiller le fonctionnement de son logiciel de réunion électronique et de prendre des mesures appropriées pour s’assurer que les résultats de vote lors de réunions électroniques sont affichés dans leur intégralité.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par voie électronique par le Comité consultatif LGBTQ de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a déterminé que, durant la partie à huis clos de la réunion, la diffusion publique en direct avait cessé en raison de problèmes techniques. Par conséquent l’Ombudsman a conclu que, durant le temps où la diffusion en direct avait cessé, le public avait été exclu de la réunion et que la réunion s’était illégalement tenue à huis clos.

L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton pour discuter d’événements qui pourraient avoir lieu dans la ville en 2022 ou 2023. La résolution adoptée en vue du huis clos stipulait « que le Comité se retire en séance à huis clos pour les points 13.2 à 13.4 ». Le point 13.2 du procès-verbal de la réunion est intitulé « Potentiel de grands événements en 2022 et 2023 (PED20071) (toute la ville) ». L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos était suffisamment descriptive pour informer le public, sans compromettre la raison d’exclure le public.  

Le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton s’est réuni à huis clos pour discuter d’événements qui pourraient se produire dans la ville en 2022 ou 2023. Le comité a invoqué l’exception des négociations pour se retirer à huis clos. Durant sa discussion, le comité a examiné un rapport confidentiel du personnel et le personnel a confirmé que les négociations entre la ville et les autres parties prenantes étaient en cours. Le comité a aussi donné des directives au personnel sur la façon de procéder lors des négociations. L’Ombudsman a conclu que les quatre points de l’exception relative aux négociations étaient satisfaits car, durant le huis clos, le comité avait élaboré un projet et donné des instructions au personnel au sujet des négociations en cours menées par la municipalité pour des événements qui pourraient avoir lieu en 2022 ou 2023.  

L’Ombudsman a conclu que le changement apporté à l’heure du début d’une réunion du Comité directeur du recrutement du directeur municipal de la Ville de Hamilton le 9 février 2019 n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités ou le règlement de procédure de la ville, car il était conforme à l’exigence énoncée dans le règlement municipal. Toutefois, l’Ombudsman a souligné que la ville avait omis de veiller à ce que la nouvelle heure du début de la réunion soit actualisée dans toutes les parties de son site Web.

L’Ombudsman a conclu que le Comité directeur du recrutement du directeur municipal de la Ville de Hamilton était en droit de tenir sa réunion en dehors de la municipalité et des municipalités adjacentes, en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et du règlement de procédure de la ville. L’Ombudsman a conclu que l’article 236 de la Loi de 2001 sur les municipalités, qui stipule que le conseil d’une municipalité doit tenir ses réunions dans la municipalité ou dans une municipalité adjacente, ne s’appliquait pas au comité.

L’Ombudsman a conclu que la réunion du 9 février 2019 tenue par le Comité directeur du recrutement du directeur municipal de la Ville de Hamilton s’était tenue illégalement à huis clos car des membres du public s’étaient vu refuser le droit d’assister aux parties publiques de cette réunion. Bien que cette interdiction d’entrer ait été imposée au public à l’insu de la ville par le personnel du lieu de la réunion, l’Ombudsman a conclu qu’il appartenait à la ville de veiller à ce que le public puisse assister aux réunions et en observer le déroulement.

L’Ombudsman a conclu que le Comité directeur du recrutement du directeur municipal de la Ville de Hamilton n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 9 et 23 février 2019 quand il s’était réuni à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés pour effectuer des entrevues des candidats à ce poste et pour discuter de leurs qualifications individuelles.

L’Ombudsman a examiné des plaintes alléguant que les portes de l’hôtel de ville avaient été verrouillées durant une partie d’une réunion du conseil, et qu’elles avaient été barricadées durant une partie d’une réunion d’un comité. La ville a reconnu que les portes avaient été verrouillées et bloquées durant ces réunions, et elle a pris promptement des mesures pour veiller à ce que les portes restent ouvertes et accessibles une fois que le problème a été signalé au personnel municipal. Par la suite, la ville a aussi adopté une procédure officielle pour garantir que le personnel vérifie que toutes les réunions tenues à l’hôtel de ville sont terminées, avant de verrouiller ou de bloquer l’accès aux entrées. L’Ombudsman a félicité la ville d’avoir adopté cette procédure et il l’a encouragée à veiller à en informer le personnel.

Un vote du Comité de sélection de la Ville de Hamilton au sujet d'une nomination à sa Commission des services policiers était permis à huis clos parce qu'il s'agissait d'une directive au personnel, lui enjoignant de présenter une recommandation à une réunion ultérieure du conseil.

Le Comité des affaires générales de la Ville de Hamilton s’est réuni en séance à huis clos pour discuter d’une contribution de la municipalité à la soumission de l’équipe locale pour le championnat de la Coupe Grey de la Ligue canadienne de football. Le comité a invoqué l’exception des négociations pour se retirer à huis clos. Durant la discussion, le comité a examiné les négociations tenues jusqu’alors par le personnel avec l’équipe de la LCF et il a discuté du bien-fondé d’approuver ou non une contribution financière recommandée. Le comité a aussi indiqué au personnel des mesures précises à suivre pour mener les négociations. L’Ombudsman a conclu que le critère en quatre volets pour l’exception des négociations avait été concluant car, lors de son huis clos le comité avait établi un plan et il avait indiqué au personnel comment mener les négociations en cours avec l’équipe de la LCF.

Le Comité des affaires générales de la Ville de Hamilton s’est réuni à huis clos pour discuter de la contribution de la municipalité à la soumission de l’équipe locale pour le championnat de la Coupe Grey de la Ligue canadienne de football. Le comité a cité l’exception des renseignements qui sont la propriété de la municipalité pour se retirer à huis clos. La ville a déclaré que les renseignements discutés constituaient un secret industriel, car ils comprenaient des détails sur la façon dont elle alloue généralement les fonds aux événements de grande envergure. La ville a aussi affirmé que les renseignements avaient une valeur pécuniaire car, si le montant de la contribution de la ville était divulgué, cette divulgation aurait des répercussions négatives sur sa position concurrentielle pour sa candidature à la Coupe Grey et pour d’autres événements de grande envergure, à l’avenir. L’Ombudsman a conclu que les renseignements discutés ne constituaient pas un secret industriel, mais pouvaient être qualifiés de renseignements financiers. L’Ombudsman a aussi conclu que les renseignements étaient la propriété de la municipalité. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que, même s’il était possible que la ville subisse des pertes économiques en cas de divulgation des renseignements, rien n’indiquait que ces renseignements aient la moindre valeur pécuniaire. Par conséquent, l’Ombudsman a déterminé que la discussion ne relevait pas de l’exception des renseignements qui sont la propriété de la municipalité.

Le Comité des affaires générales de la Ville de Hamilton s’est réuni à huis clos pour discuter de la contribution de la municipalité à la soumission de l’équipe locale pour le championnat de la Coupe Grey de la Ligue canadienne de football. Le comité a invoqué l’exception du secret professionnel de l’avocat mais l’Ombudsman a conclu qu’aucun conseil juridique n’avait été discuté durant la séance à huis clos. La discussion ne relevait donc pas de cette exception.

Le Comité des affaires générales de la Ville de Hamilton s’est réuni à huis clos pour obtenir des conseils juridiques sur le bien-fondé d’examiner un point à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception du secret professionnel de l’avocat car le comité avait reçu des conseils juridiques de l’avocate municipale et en avait discuté.

Le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton a reçu des conseils juridiques au sujet d’un siège vacant au conseil durant la réunion à huis clos. La ville n’a pas enfreint les règles des réunions publiques quand elle a discuté à huis clos de conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat, car la discussion relevait de cette exception. Le comité n’a pas voté à huis clos au sujet du siège vacant. Comme il n’y a eu ni vote, ni consensus informel, la ville n’a pas enfreint les dispositions relatives au vote énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

Les membres du conseil de la Ville de Hamilton n’ont pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités quand ils ont échangé des courriels au sujet d’un siège vacant au conseil en juin 2018. La nouvelle définition de « réunion » donnée dans la Loi stipule qu’un quorum doit être présent, si bien qu’un échange de courriels ne peut pas être considéré comme une réunion assujettie aux règles des réunions publiques. Dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, les conseils municipaux devraient continuer d’éviter de travailler aux activités municipales en dehors d’une réunion officielle.

L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton. En tant que comité du conseil, ce Comité est assujetti aux règles des réunions publiques car au moins 50 % de ses membres sont membres du conseil. La municipalité a omis de communiquer un avis de deux réunions du Comité, enfreignant ainsi la Loi de 2001 sur les municipalités. Bien que la municipalité ait affiché l’heure d’une réunion ordinaire du Comité sur son site Web, elle n’en a pas indiqué le lieu. De plus, les deux réunions en question ont eu lieu à une heure différente de celle qui avait été affichée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à toujours communiquer un avis avant les réunions du Comité, et il a préconisé que la municipalité modifie son règlement de procédure pour stipuler qu’un avis doit être communiqué pour les réunions des comités consultatifs.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton. L’Ombudsman a conclu que le procès-verbal de la réunion n’avait donné aucun renseignement sur les discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le conseil conserve des comptes rendus complets, détaillés et exacts de toutes les questions discutées durant les réunions à huis clos, et qu’il fasse des enregistrements audio et/ou vidéo de ses réunions à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton pour discuter d’une annexe confidentielle à un rapport qui comprenait des renseignements sur une parcelle de terrain que la municipalité envisageait d’acheter. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des questions dont l'examen à huis clos est permis en vertu d’une autre loi. Le Comité a invoqué cette exception car la commission locale des services policiers avait précédemment discuté de la question à huis clos en vertu de la Loi sur les services policiers. La commission des services policiers s’est appuyée sur l’exception « des questions financières ou personnelles de nature intime » énoncée dans la Loi sur les services policiers pour tenir la discussion à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception des questions dont l'examen à huis clos est permis en vertu d’une autre loi.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Hamilton pour obtenir des conseils juridiques de l’avocat de la municipalité sur la modification d’un contrat avec un consultant. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception du secret professionnel de l’avocat. L’avocat a présenté des options au conseil au sujet de ce contrat et lui a fait part des risques liés à ces options. L’Ombudsman a conclu que la discussion du conseil relevait de l’exception du secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Hamilton en invoquant l’exception de l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds pour entendre une présentation de l’Université McMaster sur une proposition visant à acquérir des biens détenus par le conseil scolaire local, en vue d’y construire un campus. L’Ombudsman a conclu que la présentation et la discussion du conseil ne relevaient pas de l’exception, car ce n’était ni la municipalité ni un conseil local qui allait acquérir ou disposer d’un bien-fonds. Un conseil scolaire n’est pas un conseil local aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des questions générales de la Ville de Hamilton pour discuter de la dissolution du conseil d’administration d’une société. La réunion s’est déroulée à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. Les discussions du comité étaient de nature générale et portaient sur le conseil d’administration dans son ensemble. Aucun renseignement n’a été communiqué au sujet des membres du conseil d’administration à titre personnel. Par conséquent, la discussion du conseil ne relevait pas de l’exception des renseignements privés.