Tehkummah, Canton de

L’Ombudsman a examiné deux réunions tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. Selon une allégation, les portes du bâtiment municipal où se tenait la réunion avaient été verrouillées et l’étaient restées jusqu’à la fin de la réunion. L’Ombudsman n’a obtenu aucune preuve qui puisse étayer l’allégation selon laquelle les portes auraient été verrouillées. L’Ombudsman a souligné qu’à l’avenir, la municipalité devrait élaborer une politique claire sur les circonstances dans lesquelles les portes du bâtiment municipal doivent être verrouillées et devrait former son personnel en conséquence.

L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil du Canton de Tehkummah. Par inadvertance, la municipalité avait omis de communiquer un avis de cette réunion extraordinaire, comme l’exige son règlement de procédure. L’Ombudsman a écrit à la municipalité pour lui rappeler ses obligations en vertu des règles des réunions publiques.

L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Un avis de cette réunion avait été communiqué un jour avant la réunion et indiquait qu’il s’agissait d’une réunion d’urgence. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis adéquat de la réunion car le règlement de procédure exige qu’un avis soit affiché au bureau municipal deux jours avant la réunion. L’Ombudsman a aussi conclu que le règlement de procédure ne disait rien sur la convocation des réunions d’urgence.

L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Durant la séance à huis clos, le greffier a quitté la salle de réunion et aucun procès-verbal de la séance à huis clos n’a été dressé. L’Ombudsman a conclu que la municipalité ne s’était pas acquittée de son obligation légale de consigner les délibérations du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver un procès-verbal des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus de réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées, et il a préconisé de faire des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil du Canton de Tehkummah, en invoquant l’exception des renseignements privés pour discuter d’une enquête en milieu de travail qu’effectuait une tierce partie au sujet d’un employé. La discussion du conseil a principalement porté sur le statut professionnel d’un employé qui pouvait être identifié. Bien que le Canton n’ait pas cité l’exception des relations de travail, l’Ombudsman a conclu que cette exception s’appliquait à la discussion.

L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil du Canton de Tehkummah en invoquant l’exception des renseignements privés pour discuter d’une enquête en cours menée par une tierce partie sur le milieu de travail relativement à un employé particulier. Durant la discussion, le conseil a délibéré afin de déterminer si la meilleure façon de procéder serait de suspendre cet employé jusqu’à la fin de l’enquête sur le milieu de travail. L’Ombudsman a conclu qu’une discussion visant à changer le statut d’un employé ou son rendement personnel au travail constitue des renseignements privés. Par conséquent, la discussion relevait de l’exception des renseignements privés.

L’Ombudsman a examiné cinq réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. L’Ombudsman a souligné que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos n’indiquaient pas clairement les sujets à examiner à huis clos, ce qui est contraire aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités. Citer les exceptions qui autorisent les huis clos ne suffit pas. L’Ombudsman a précisé que, pour garantir que les résolutions adoptées afin de se retirer à huis clos maximisent les renseignements communiqués au public, la municipalité devrait inclure à ses résolutions une brève discussion des points à examiner. Procéder ainsi permet de communiquer des renseignements utiles au public sur les points à examiner à huis clos et de lui donner l’assurance que la réunion s’est dûment tenue à huis clos dans un but légitime.

L’Ombudsman a examiné cinq réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Tehkummah. L’Ombudsman a cerné plusieurs pratiques exemplaires pour renforcer la responsabilisation et la transparence des réunions du conseil. L’Ombudsman a souligné que, grâce à des procès-verbaux complets et exacts des réunions à huis clos, les membres du public ont l’assurance que les questions traitées en réunion fermée au public se prêtaient à des discussions à huis clos, et que les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités et du règlement de procédure ont été respectées. De même, la tenue de procès-verbaux complets des réunions publiques du conseil permet aux membres du public qui n’ont pas pu assister à ces réunions de comprendre comment et pourquoi le conseil a pris certaines décisions.