Ville du Grand Sudbury

Ville du Grand Sudbury

août 30, 2012

30 août, 2012

L’Ombudsman a conclu que la Ville du Grand Sudbury n’avait pas enfreint les exigences relatives aux réunions publiques quand son conseil s’est réuni les 3 et 12 octobre, le 9 novembre et le 14 décembre 2011. Mais il a vivement critiqué les conseillers de leur réticence à coopérer à son processus d’enquête.

Enquête sur les réunions à huis clos tenues par le Conseil de la Ville du Grand Sudbury les 3 et 12 octobre, le 9 novembre et le 14 décembre 2011

André Marin
Ombudsman de l’Ontario

août 2012

 

L’Ombudsman a conclu que la Ville du Grand Sudbury n’avait pas enfreint les exigences relatives aux réunions publiques quand son conseil s’est réuni les 3 et 12 octobre, le 9 novembre et le 14 décembre 2011. Mais il a vivement critiqué les conseillers de leur réticence à coopérer à son processus d’enquête.

Il y a eu des discussions et des suppositions parmi le public dans la Ville du Grand Sudbury à propos des politiques et procédures du Bureau, en ce qui concerne les réunions à huis clos. L’Ombudsman a envoyé une lettre le 5 septembre 2012 au Conseil municipal de Sudbury, offrant de rencontrer les membres du Conseil pour leur donner des clarifications et répondre à toutes leurs questions.

Lire la lettre (PDF)

Le 11 décembre, l’Ombudsman de l’Ontario, André Marin, a pris la parole devant le conseil municipal du Grand Sudbury à propos de la loi exigeant l'ouverture des réunions municipales au public et des dernières enquêtes de son Bureau sur les réunions à huis clos. Voir la vidéo :


 

Plaintes

1    Notre Bureau a reçu une plainte en février 2012 alléguant que le Conseil de la Ville du Grand Sudbury s’était réuni à huis clos pour discuter une demande de vérification/un examen par les pairs du Bureau du vérificateur général de la Ville lors de réunions tenues en octobre, novembre et décembre 2011. Ces réunions avaient eu lieu à huis clos en vertu de l’exception des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée » énoncée à l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

2    Cette plainte a allégué que le sujet de la question débattue lors de ces réunions ne se prêtait pas à une discussion à huis clos, car il portait sur un examen du Bureau du vérificateur général, composé de deux personnes – et non pas sur le vérificateur général à titre personnel.

 

Compétences de l’Ombudsman

3    En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, les municipalités sont tenues d’adopter des règlements municipaux qui définissent les règles de procédure des réunions. La Loi stipule qu’elles doivent aviser le public de ces réunions et que toutes les réunions doivent être publiques, sauf si elles relèvent d’exceptions prescrites.

   Depuis le 1er janvier 2008, des modifications à la Loi sur les municipalités accordent aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité a dûment fermé une réunion au public. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi désigne l’Ombudsman en tant qu’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas nommé leur propre enquêteur.

5    Le Conseil de la Ville du Grand Sudbury a fait de l’Ombudsman de l’Ontario son enquêteur le 14 novembre 2007.

   Lorsqu’il enquête sur les plaintes à propos des réunions à huis clos, notre Bureau considère si les exigences de la Loi relatives aux réunions publiques et les règlements de procédure municipaux pertinents ont dûment été respectés.

 

Procédures de réunions du Conseil

7    L’article 7 du règlement de procédure de la Ville (2011-235) stipule les dates, les heures et les lieux des réunions ordinaires du Conseil. Des réunions spéciales peuvent avoir lieu, sur réception d’une pétition signée par la majorité des membres du Conseil. Les membres du Conseil sont avisés de toute réunion par la distribution de l’ordre du jour de cette réunion au moins trois jours avant sa tenue. L’ordre du jour est aussi affiché à l’intention du public sur le site Web de la Ville trois jours avant la tenue de la réunion.

 

Processus d’enquête

8    Le 2 mai 2012, après avoir effectué un examen préliminaire des plaintes, notre Bureau a avisé la Ville du Grand Sudbury que nous ferions une enquête.

9    Durant notre enquête, nous avons obtenu et analysé des documents municipaux pertinents, dont des procès-verbaux, des ordres du jour, des courriels et d’autres documents municipaux, ainsi qu’une copie d’une présentation de diapositives faite par le directeur des ressources humaines lors d’une de ces réunions. Nous nous sommes aussi penchés sur les règlements de procédure de la Ville et sur les lois et la jurisprudence applicables.

10    Conformément au paragraphe 19 (1) de la Loi sur l’ombudsman, les membres du Conseil et le personnel de la Ville sont tenus de fournir à notre Bureau tout document ou renseignement requis dans le cadre de nos enquêtes. Nous n’avons pas obtenu la collaboration de tous les membres du Conseil pour cette enquête.

11    Trois membres de notre Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (acronyme anglais OMLET) ont fait des entrevues personnelles à Sudbury avec tous les membres du Conseil, sauf l’un d’entre eux qui n’a pas été en mesure d’y participer. Par la suite, nous avons interviewé ce membre du Conseil par vidéoconférence. Nous avons aussi rencontré en entrevue la greffière de la Ville.

 

Renfort d’avocats

12    Conformément à la Loi sur l’ombudsman, mes enquêtes doivent être menées en privé (paragraphe 18 (2)). Pour protéger l’intégrité de notre processus, nous n’autorisons pas la présence de représentants municipaux, et donc pas d’avocats représentant la municipalité, lors de nos entrevues avec les témoins. Durant ces entrevues, nous encourageons les témoins, y compris ceux qui veulent « tirer la sonnette d’alarme » à propos de huis clos contestables, à se montrer francs et ouverts avec nos enquêteurs. Nous minimisons aussi le potentiel de toute influence externe, exercée consciemment ou non, sur les dépositions.

13    Quand nous avons entrepris d’organiser les entrevues, l’avocat de la Ville de Sudbury nous a avisés qu’un avocat de son bureau serait probablement présent lors des entrevues avec les membres du Conseil et du personnel, pour protéger les intérêts de la municipalité. Nous lui avons alors expliqué notre processus et nous l’avons informé que la présence d’avocats de la Ville ne serait pas permise lors de nos entrevues. Nous avons confirmé ceci dans une série de lettres échangées avec l’avocate principale de mon Bureau.

14    Nous avons été informés que le bureau de l’avocat de la Ville consulterait le Conseil sur ce point lors d’une réunion le 12 juin. Avant cette réunion, le personnel de mon Bureau a communiqué des renseignements sur notre processus directement aux membres du Conseil de Sudbury. Nous les avons aussi informés que la présence de l’avocat de la Ville ne serait pas autorisée dans la salle des entrevues. À ma connaissance, durant la réunion du 12 juin, le Conseil a enjoint au personnel du bureau de l’avocat de la Ville d’être présent lors des entrevues.

15    Quand nous avons communiqué avec les membres du Conseil pour organiser nos entrevues, certains nous ont fait savoir qu’ils comptaient être accompagnés d’un membre du personnel du bureau de l’avocat de la Ville lors des entrevues. Nous avons expliqué notre processus d’enquête directement aux membres du Conseil, par courriel. Nous avons clairement décrit notre procédure à tous les membres du Conseil et du personnel que nous voulions interviewer. Aucun ne nous a fait part de la moindre préoccupation.

16    Du 26 au 28 juin, trois membres d’OMLET ont fait des entrevues à Sudbury avec la greffière et avec 12 des 13 membres du Conseil (le treizième a ensuite été interviewé par vidéoconférence). Tous sont arrivés pour leur entrevue accompagnés d’un avocat du bureau de l’avocat de la Ville – et le membre du Conseil interviewé par vidéoconférence a demandé à faire de même. Nous leur avons répété que nous ne ferions pas d’entrevue en présence d’un avocat de la Ville. Seules quatre personnes – sur 14 – ont alors accepté de procéder à l’entrevue sans l’avocat de la Ville. La mairesse et la greffière ont accepté de faire une entrevue en présence de leur propre avocat externe, et deux membres du Conseil ont bien voulu être interviewés sans avocat. Les membres d’OMLET ont été particulièrement impressionnés par le professionnalisme et la connaissance de la greffière à propos des méthodes de réunion du Conseil municipal.

17    À mon avis, il est complètement inutile pour les témoins d’être représentés par des avocats durant les enquêtes de l’Ombudsman. Je dois très vite préciser que les membres du Conseil n’ont pas le droit intrinsèque d’être représentés par un avocat dans de telles circonstances. Ceci est conforme à l’approche suivie par mon Bureau lorsqu’il enquête sur toutes les plaintes, qu’elles portent sur des réunions municipales à huis clos ou qu’il s’agisse des quelque 18 500 plaintes que nous traitons chaque année à propos de plus de 500 organismes du gouvernement de l’Ontario.

18    Mes enquêtes n’ont rien d’antagoniste : ce sont des exercices qui visent à établir les faits. Il n’est pas du ressort de mon Bureau de conclure à la responsabilité personnelle de quiconque, ni d’émettre des sanctions pour des violations de procédure ou de fond. Je peux uniquement présenter des recommandations et, pour les réunions à huis clos, mes recommandations s’orientent généralement sur les pratiques exemplaires à adopter à l’avenir. En général, aucun intérêt personnel justifiant une représentation juridique n’entre en jeu dans le cadre d’une enquête de l’Ombudsman.

19    Durant nos entrevues, certains membres du Conseil ont exprimé leurs préoccupations quant aux références faites par moi à cette enquête sur Twitter. Étonnamment, un membre du Conseil est même allé jusqu’à invoquer ce fait comme excuse pour ne pas coopérer à mon enquête. Comme je l’indique à la partie « Conclusion » de ce rapport, les membres du Conseil sont juridiquement tenus de coopérer à nos enquêtes – et le non-respect de cette obligation est punissable d’une amende ou d’une peine de prison, ou des deux.

20    Le compte Twitter de mon Bureau, @Ont_Ombudsman, est ouvert depuis 2009 et il est clairement identifié comme mon propre compte : « L’Ombudsman André Marin twitte personnellement, sauf avis contraire ». Twitter est un outil précieux de communication dont mon Bureau se sert très couramment pour informer et mobiliser le public, et pour donner des renseignements généraux et non confidentiels à propos de nos activités. Le 25 juin, j’ai twitté un lien à un article de presse de Sudbury à propos de notre enquête et j’ai dit espérer que les membres de notre personnel qui seraient à Sudbury ce jour-là obtiendraient la coopération voulue. J’ai aussi twitté un lien le 26 juin menant à mon rapport précédent sur la Ville du Grand Sudbury, Porte ouverte sur le scandale des billets du concert d’Elton John[1].

21    Au cours des quelques dernières années, mon Bureau s’est empressé d’adopter les médias sociaux – recourant même à eux en tant qu’outils pour recueillir des renseignements au cours de nos enquêtes, par exemple durant celle sur la décision prise par le gouvernement de l’Ontario d’élargir les pouvoirs policiers durant le sommet du G20 en 2010 à Toronto[2]. Je considère qu’une partie importante de notre travail est de promouvoir l’ouverture au gouvernement et je suis convaincu que les médias sociaux – dont Twitter – constituent le meilleur moyen de partager les renseignements rapidement, avec le plus de transparence et de facilité d’accès.

22    Chose intéressante à noter, certains membres du Conseil semblent avoir été offensés non pas par un tweet particulier, mais par le fait même que mon Bureau se sert de Twitter. J’encourage vivement les membres du Conseil qui ne se sont peut-être pas familiarisés avec les outils actuels de communication et de sensibilisation de s’informer de leur potentiel. En 2012, une bonne gouvernance est intrinsèquement liée à la capacité de bien communiquer avec les citoyens et de bien les mobiliser.

 

Rapport préliminaire

23    Conformément à nos procédures, nous avons donné à la Ville la possibilité de consulter un rapport présentant notre analyse et nos conclusions d’enquête préliminaires et de nous faire toute présentation pertinente avant la finalisation de ce document. Nous avons proposé aux membres du Conseil et du personnel de leur remettre un exemplaire de ce rapport préliminaire, sous réserve qu’ils signent un engagement de confidentialité, pour qu’ils puissent l’étudier.

24    Deux membres du Conseil ont reçu ce rapport préliminaire, de manière temporaire, après avoir signé l’engagement de confidentialité. Nous n’avons reçu aucun commentaire écrit à propos de ce rapport préliminaire.

 

Contexte – Le Bureau du vérificateur général

25    M. Brian Bigger a été engagé en tant que premier vérificateur général de Sudbury, avec un contrat de trois ans, commençant en juin 2009. Le vérificateur général est indépendant du reste du personnel de la Ville et relève directement du Conseil. Son bureau est composé de M. Bigger et d’un vérificateur principal.

26    Les conflits entre M. Bigger et les membres du Conseil et du personnel étaient bien connus. Alors qu’il procédait à une vérification des Services de transport du Grand Sudbury à l’automne de 2011, M. Bigger a cherché à obtenir des dossiers retraçant les efforts faits par la Ville pour récupérer plus de 580 000 $ auprès d’un entrepreneur local dont la société avait conclu un contrat avec la Ville pour vendre les billets des Services de transport[3]. La Ville a refusé de remettre ces documents à M. Bigger, invoquant le secret de l’avocat. L’avocat de la Ville a déclaré que ces documents étaient la propriété du Conseil et il a avisé le Conseil de ne pas les communiquer à M. Bigger.

27    M. Bigger a demandé des conseils juridiques, dont le coût s’est chiffré à environ 20 000 $. De son côté, la Ville a engagé une firme externe d’avocats[4]. En raison du coût des conseils juridiques externes, le Bureau du vérificateur général a eu un dépassement budgétaire de plus de 17 000 $ cette année-là. D’après les médias locaux, le conseiller Barbeau – chef du comité des Services de transport – « s’en est pris à M. Bigger » à propos de ces dépenses, disant qu’il était «  inacceptable que l’homme responsable de veiller à ce que la Ville dépense judicieusement son argent dépasse son budget »[5].

28    En fin de compte, le conseiller Berthiaume, président du comité de vérification, a déclaré que tous les employés de la Ville étaient censés donner au vérificateur un accès illimité à tous les documents de la Ville[6]. La mairesse Matichuk a déclaré aux médias qu’il était « vraiment regrettable que la dispute entre deux services municipaux en soit arrivée à un point où l’un d’eux doit retenir les services d’un avocat pour traiter avec l’autre ». Elle a fait ce commentaire : « De telles disputes n’engendrent pas la confiance des contribuables.[7] »

29    La vérification des Services de transport faite par M. Bigger a révélé que des employés de ces services échangeaient et vendaient leurs quarts de travail. Cette vérification a aussi montré que la Ville avait renouvelé plusieurs fois le contrat de l’exploitant des kiosques de billets d’autobus, alors que celui-ci devait des centaines de milliers de dollars à la Ville. En fin de compte, le contractant a accumulé plus de 1 million $ d’arriérés, dont la Ville devait encore récupérer la moitié lors du rapport de M. Bigger[8].

30    Après la parution des conclusions de M. Bigger, le conseiller Kett a déclaré en réunion du Conseil qu’il était « offensé personnellement et professionnellement » que M. Bigger ait outrepassé ses pouvoirs. Le conseiller Kilgour, lui, a accusé M. Bigger d’empirer la situation des Services de transport par rapport à la réalité[9].

31    Les Services de transport du Grand Sudbury, qui ont fait l’objet de quatre vérifications en 18 mois, ont refusé d’accepter les recommandations et les conclusions de M. Bigger[10]. La direction des Services a rejeté les 22 recommandations, disant qu’elles « n’étaient ni nécessaires, ni pratiques »[11].

32    En janvier 2012, les médias locaux ont fait savoir que le Conseil avait retenu les services de l’Institute of Internal Auditors pour effectuer un examen externe de la qualité du bureau de M. Bigger. À cette époque, M. Bigger en était à la deuxième année de son contrat de trois ans, prenant fin en décembre 2012 – une décision devant toutefois être prise en juin quant à un éventuel renouvellement[12].

33    Lors d’une réunion le 22 mai, le Conseil a annoncé que le bureau de M. Bigger avait été déclaré « en pleine conformité » à la suite de cet examen externe[13]. À une réunion le 26 juin, le Conseil a voté pour renouveler le contrat de M. Bigger.

 

Constatations de l’enquête

34    Les renseignements fournis à mon Bureau indiquent que le Conseil a discuté de l’emploi du vérificateur général lors d’une série de réunions à huis clos. L’objectif de ces réunions semblait être de trouver un moyen d’évaluer le rendement de M. Bigger, en vue de décider de renouveler ou non son contrat. Avant chacune de ces réunions, le Conseil a adopté une résolution en séance publique pour tenir un huis clos afin de discuter de « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée », en vertu de l’alinéa 239 (2)b) de la Loi sur les municipalités.

35    Le 3 octobre 2011, le Conseil a considéré des conseils juridiques sur cette question. De plus, le directeur des ressources humaines a fait une présentation de diapositives. Nos enquêteurs ont demandé à obtenir cette présentation, qu’ils ont reçue, mais dans une version expurgée des renseignements relevant du secret de l’avocat.

36    À sa réunion du 12 octobre, le Conseil a étudié la tenue d’un examen par les pairs du Bureau du vérificateur général. Il a voté d’enjoindre à la mairesse de présenter un rapport au Conseil, indiquant une liste d’organisations sélectionnées en vue de cet examen. En général, il n’est pas permis de voter durant un huis clos, mais une exception est possible en vertu du paragraphe 239 (6) de la Loi, stipulant qu’une réunion peut être fermée au public durant un vote si ce vote porte sur une question de procédure ou vise à donner des directives ou des instructions aux fonctionnaires, agents, employés ou mandataires de la municipalité. Comme la mairesse est fonctionnaire de la municipalité, le Conseil est en droit de lui donner des instructions à huis clos.

37    Le 9 novembre, le Conseil a examiné laquelle des organisations identifiées serait la plus capable de procéder à l’examen. À sa réunion du 14 décembre, il a considéré quel processus d’évaluation (évaluation indépendante ou auto-évaluation avec validations indépendantes) serait préférable et il a enjoint par vote à la mairesse d’obtenir une évaluation indépendante.

38    La plainte déposée à notre Bureau alléguait qu’il n’était pas approprié pour le Conseil de discuter de l’examen par les pairs du Bureau du vérificateur général lors de ces quatre réunions, en vertu de l’exception « des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée », car il s’agissait non pas du vérificateur général personnellement mais de son bureau.

39    Les quatre personnes que nous avons pu interviewer nous ont dit que les discussions portaient sur le rendement personnel du vérificateur général, et non pas globalement sur le Bureau du vérificateur général. Elles ont aussi précisé que, comme le bureau compte un seul autre employé, placé sous la direction du vérificateur général, il est difficile – voire impossible – de séparer le rendement personnel du vérificateur général et le rendement global de son bureau.

 

Analyse

40    La Loi sur les municipalités ne définit pas les « renseignements personnels ». Toutefois, la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (acronyme anglais MFIPPA) comporte une expression similaire – « renseignements personnels » – qui est définie. Cette définition a été considérée à la fois par le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée et par les tribunaux. Certes, la définition des « renseignements privés » dans la MFIPPA ne dicte pas comment l’expression « renseignements privés » de la Loi sur les municipalités devrait être interprétée. Mais c’est un point de référence utile.

41    Le paragraphe 2 (1) de la MFIPPA définit ainsi les « renseignements personnels » :

« renseignements personnels » : Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend notamment :

  • des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci;

  • des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;

  • d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué;

  • de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;

  • de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils se rapportent à un autre particulier;

  • de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, de même que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu;

  • des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier;

  • du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier.


42    Une décision de 2007 du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée[14] indique que, pour être considérés comme des renseignements personnels, les renseignements « doivent être à propos de la personne en question, à titre personnel ». En règle générale, les renseignements associés à une personne à titre professionnel, officiel ou commercial ne seront pas considérés comme étant « à propos » de cette personne. Cette décision a aussi précisé que des renseignements relatifs à une personne à titre professionnel, officiel ou commercial « pourront être considérés comme des renseignements personnels s’ils révèlent quelque chose de nature personnelle à propos de cette personne ».

43    L’arbitre de la Commission a conclu que certains des renseignements en question appartenaient aux « renseignements personnels », car ils comprenaient « un examen du rendement professionnel de personnes pouvant être identifiées, qui s’avère relever « des renseignements personnels ». L’arbitre a précisé ceci :

Des renseignements à propos d’un employé ne constituent pas des renseignements personnels si ces renseignements ont trait aux responsabilités ou aux fonctions professionnelles de cette personne. Toutefois, si ces renseignements comprennent un examen du rendement de l’employé, ou une enquête sur sa conduite, ils seront considérés comme des renseignements personnels.


 

Conclusion

44    Les renseignements recueillis au cours de notre enquête montrent que, durant les quatre réunions à huis clos que nous avons examinées, les discussions du Conseil de Sudbury ont porté sur un examen de la performance du vérificateur et de sa conduite professionnelle, et qu’elles ont comporté des expressions de perceptions et d’opinions. En fonction de la nature des discussions, je considère qu’elles relevaient « des renseignements personnels à propos d’une personne qui peut-être identifiée ».

45    À mon avis, d’après les preuves obtenues durant mon enquête, le Conseil de la Ville du Grand Sudbury n’a ni contrevenu à la Loi sur les municipalités, ni à ses propres règles de procédure lorsqu’il a discuté de la conduite et du rendement de son vérificateur général durant des réunions à huis clos les 3 et 12 octobre, le 9 novembre et le 14 décembre 2011.

46    Toutefois, je dois souligner que la réticence de la majorité du Conseil à coopérer au processus établi d’enquête de mon Bureau a rendu très difficile le recueil des renseignements nécessaires par le personnel d’OMLET pour compléter cette enquête. La Ville du Grand Sudbury a choisi mon Bureau pour enquêter sur ses réunions à huis clos. Elle a fait l’objet d’une de mes enquêtes en 2008. Elle devrait donc bien être informée des processus de mon Bureau et des lois applicables. En tout temps, le Conseil aurait très bien pu décider de nommer un autre enquêteur pour ses réunions à huis clos, mais il n’en a rien fait.

47    Le fait que seulement quatre des 14 personnes que nous voulions interviewer ont été préparées à coopérer avec mon Bureau constitue un affront pour les citoyens de Sudbury, qui ont élu le Conseil afin qu’il assure un gouvernement local, conformément à la loi. Le déplorable manque de coopération du Conseil municipal constitue une offense à la Loi sur l’ombudsman.  

48    Le paragraphe 27 (b) de la Loi sur l’ombudsman stipule ceci : « Est coupable d’une infraction et passible d’une amende d’au plus 500 $ et d’un emprisonnement maximal de trois mois… quiconque… sans justification légale ni excuse légitime refuse de satisfaire à une exigence légale de l’Ombudsman. » Les membres du Conseil de Sudbury ne peuvent pas trier sur le volet les cas où ils choisissent de coopérer. La loi leur impose le devoir de le faire dans chacun des cas. Depuis 37 ans que le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario est en place, il n’a jamais intenté de poursuites pour non-respect des exigences légales de l’Ombudsman. Nous avons fait preuve d’une patience particulière dans nos enquêtes sur les réunions municipales à huis clos – qui est un secteur de surveillance relativement nouveau pour nous (depuis 2008). Nous nous sommes réellement efforcés d’informer et d’éduquer les municipalités à propos des activités de notre Bureau.

49    Le Conseil de la Ville du Grand Sudbury a maintenant le triste honneur d’être l’organisme qui s’est montré le moins coopératif de tous lors de nos enquêtes. Notre Bureau ne tolérera ni les manœuvres juridiques, ni les jeux politiques faits par les responsables municipaux pour éviter de devoir rendre compte de leurs actions quand nous enquêtons sur des plaintes alléguant qu’ils se sont rencontrés secrètement et qu’ils ont illégalement mené les affaires de la municipalité. Nous nous attendons à ce que les représentants élus respectent l’État de droit. À l’avenir, nous espérons que les conseillers municipaux soumis à enquête feront preuve de plus de maturité. Nous n’hésiterons pas à recourir aux outils juridiques dont nous disposons pour veiller à ce que le Conseil municipal de Sudbury coopère pleinement. La crédibilité de notre processus d’enquête en dépend.

50    J’ai un dernier commentaire à faire. Aux États-Unis, un certain nombre d’instances exigent que les séances à huis clos soient enregistrées électroniquement ou sur vidéo, et beaucoup d’autres ont adopté cette pratique pour renforcer la responsabilisation et la transparence de leur procédure. Par exemple, en Illinois, l’Open Meetings Act stipule que tous les organismes publics doivent conserver un compte rendu in extenso de toutes leurs réunions à huis clos, sous forme d’un enregistrement audio ou vidéo[15]. De même, en Iowa, la loi[16] exige un enregistrement audio de toutes les réunions à huis clos, tandis qu’au Nevada les organismes publics doivent faire un enregistrement audio des réunions ouvertes ou fermées au public, ou de faire transcrire les délibérations par un sténographe judiciaire[17].

51    Disposer d’un enregistrement audio ou vidéo des réunions à huis clos permettrait de réduire grandement le temps et les ressources requis pour une enquête sur des plaintes concernant une réunion à huis clos. De tels enregistrements seraient aussi un moyen de donner aux citoyens de Sudbury l’assurance qu’il existe des archives complètes des délibérations à huis clos. Enfin, dans des cas comme celui-ci, avoir accès à un enregistrement complet des huis clos permettrait d’éliminer le besoin d’entrevues personnelles avec les membres du Conseil et du personnel afin de vérifier ce qui a été discuté à huis clos.

 

Rapport

52    Mon rapport devrait être communiqué au public au plus vite, pas plus tard que lors de la prochaine réunion du Conseil.
 
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André Marin
Ombudsman of Ontario



[1] Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario, Porte ouverte sur le scandale des billets du concert d’Elton John, 25 avril 2008, en ligne.
[2] Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario, Pris au piège de la loi : Enquête sur la conduite du ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels relativement au Règlement de l’Ontario 233/10 adopté en vertu de la Loi sur la protection des ouvrages publics, décembre 2010, en ligne.
[3] Whitehouse, Mike, « Department Legal Battle Expensive », The Sudbury Star, 2 novembre 2011.  
[4] Macleod, Brian, « Auditor was right to seek expensive legal advice », The Sudbury Star, 5 novembre 2011.
[5] Ibid.
[6] Whitehouse, Mike, « Council covers auditor’s tab », The Sudbury Star, 3 novembre 2011.
[7] Ibid.
[8] Mulligan, Carol, « All eyes on city auditor », The Sudbury Star, 31 décembre 2011.
[9] Ibid.
[10] Whitehouse, Mike, « City auditor gets audited », The Sudbury Star, 18 janvier 2012.
[11] Whitehouse, Mike, « Transit needs workers », The Sudbury Star, 15 mai, 2012.
[12] Supra, note 8.
[13] Whitehouse, Mike, « Auditor general in full compliance », The Sudbury Star, 23 mai 2012.
[14] Ordonnance MO-2204; (Ville d’Aylmer) (22 juin 2007)
[15] 5 ILCS 120/2.06
[16] Iowa Code §  21.5(4)
[17] N.R.S 241.035(4)