L’Ombudsman a reçu des plaintes à propos de réunions en présentiel tenues par le conseil de la Ville de Richmond Hill le 16 avril et le 14 mai 2019, ainsi que de réunions du conseil tenues par voie électronique le 1er avril, le 22 avril et le 14 mai 2020. L’Ombudsman a conclu que, dans chacun des cas où le conseil avait discuté à huis clos d’une question de planification de l’aménagement du territoire ayant fait l’objet d’un appel devant le Tribunal d’appel de l’aménagement local, celle-ci relevait de l’exception relative aux litiges actuels ou éventuels. Cependant, l’Ombudsman a constaté que le 22 avril et le 14 mai 2020, la résolution adoptée par le conseil pour se réunir à huis clos n’avait pas été diffusée en direct. L’Ombudsman a recommandé que la Ville s’assure que le public peut observer toutes les parties ouvertes des réunions électroniques, y compris la résolution de se retirer à huis clos et tous les travaux menés après la levée du huis clos, même lorsque le seul point à l’ordre du jour est une question à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que la Ville s’assure que les renseignements sur la façon de se connecter à la diffusion en direct d’une réunion électronique sont communiqués dans tous les avis de réunion.