Norfolk, Comté de

L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées par le conseil du Comté de Norfolk pour se retirer à huis clos lors de réunions tenues le 8 mars, le 12 avril et le 10 mai 2022 avaient donné des descriptions générales des sujets à discuter à huis clos, et qu’elles étaient donc conformes aux exigences énoncées à l’alinéa 239 (4) a) de la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk pour discuter de la levée de capitaux par la vente de terrains municipaux, après avoir invoqué l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds ». Bien qu’il n’y ait pas eu de transaction foncière en cours, la disposition de certains terrains a été proposée et un prix-cible par acre a été déterminé durant la discussion. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait une position de négociation à protéger et que la discussion relevait de l’exception de « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds ».  

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk pour discuter de la réduction des niveaux de service dans la municipalité en supprimant des postes de personnel et en regroupant des installations municipales, après avoir invoqué l’exception des « renseignements privés ». L’Ombudsman a conclu que, durant la discussion, des employés avaient été identifiés par leur nom ou par leur poste, et que la discussion avait porté sur des services ayant un petit nombre d’employés. Si la discussion du comité s’était déroulée en public, ces employés auraient été facilement identifiables. La discussion relevait donc de l’exception des « renseignements privés ».  

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk pour discuter de la réduction des niveaux de service dans la municipalité en supprimant des postes de personnel et en regroupant des installations municipales, après avoir invoqué l’exception des « relations de travail ». L’Ombudsman a conclu que, généralement, les discussions sur les examens organisationnels ne relèvent pas de cette exception. Cependant, dans ce cas, la discussion du comité a fait référence à des employés identifiables et à leurs rôles. Elle s’inscrivait donc dans le cadre de l’exception des « relations de travail ».  

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk le 26 mars, à laquelle assistait un candidat potentiel à un poste vacant de DG intérimaire. Certains membres du conseil ont qualifié la séance à huis clos « d’entrevue très informelle » avec le candidat. L’Ombudsman a conclu que la discussion de renseignements privés au sujet de ce candidat, et de l’aptitude du candidat à ce poste, relevait de l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

L’Ombudsman a examiné des réunions à huis clos tenues par le conseil du Comté de Norfolk le 26 mars et le 2 avril 2019 et il a conclu que, bien que les ordres du jour des réunions du Comté à ces dates aient donné des renseignements détaillés sur les questions à discuter à huis clos, les résolutions adoptées par le conseil lors des réunions ne comportaient pas de description des questions à discuter.

L’Ombudsman a déterminé que le conseil du Comté de Norfolk n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités quand il s’est retiré à huis clos le 26 mars et le 2 avril pour discuter de l’embauche d’un directeur général intérimaire (DG). L’Ombudsman a conclu que l’obtention d’avis juridiques donnés par l’avocat du Comté au conseil, au sujet de négociations contractuelles en cours avec un candidat au poste de DG intérimaire, relevait de l’exception des conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a déterminé que le conseil du Comté de Norfolk n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités quand il s’est retiré à huis clos le 26 mars et le 2 avril pour discuter de l’embauche d’un directeur général intérimaire (DG). Les réunions ont eu lieu à huis clos en s’appuyant en partie sur l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée. En général, cette exception ne s’applique pas aux renseignements qui concernent une personne à titre professionnel, toutefois, elle s’applique si les renseignements révèlent quelque chose de personnel ou s’ils ont trait à l’examen de la conduite d’une personne. L’Ombudsman a donc conclu que les discussions sur l’embauche d’un candidat au poste de DG intérimaire et sur le rendement professionnel de membres du personnel identifiables relevaient de l’exception des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk pour recevoir une délégation de représentants du Conseil d’administration du Centre de santé communautaire de Port Dover. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception du secret professionnel de l’avocat. Durant la réunion, l’avocat de la municipalité a communiqué des conseils juridiques au conseil. L’Ombudsman a conclu que ces parties de la réunion à huis clos relevaient de l’exception du secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk pour prendre connaissance d'une présentation faite par des représentants du conseil d’administration du Centre de santé communautaire de Port Dover. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. La présentation portait sur les activités du conseil d’administration et comprenait une demande visant à ce que le Comté débloque un versement pour une subvention financière. La municipalité a souligné que la présentation comprenait des renseignements susceptibles d’avoir une incidence sur la vie personnelle de membres individuels du conseil d’administration. L’Ombudsman a reconnu que le conseil d’administration était composé de bénévoles, mais la présentation comprenait des renseignements de nature professionnelle et avait trait aux activités du conseil d’administration. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que la discussion ne relevait pas de l’exception des renseignements privés.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Norfolk en invoquant l’exception du secret professionnel de l’avocat pour discuter de l’élaboration d’un règlement de zonage propre à un site particulier. L’avocat de la municipalité était présent à la réunion et a donné des conseils juridiques au conseil quant aux différentes options pour ce règlement de zonage et quant à un appel éventuel auprès de la Commission des affaires municipales de l’Ontario (CAMO) dans l’attente d’une décision du conseil. L’Ombudsman a conclu que la discussion du conseil relevait de l’exception du secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk pour discuter de l’élaboration d’un règlement de zonage propre à un site particulier dans une région du Comté. L’Ombudsman a souligné qu'une directive donnée par le conseil au personnel durant la séance à huis clos prêtait à confusion. L’Ombudsman a conclu que le conseil aurait pu éviter cette confusion s’il avait fait un compte rendu en séance publique au sujet de sa directive donnée au personnel durant le huis clos. L’Ombudsman a recommandé que, bien que la Loi de 2001 sur les municipalités ne l’impose pas, une pratique exemplaire pour un conseil consiste à faire des comptes rendus en public des discussions qu’il a tenues à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comté de Norfolk pour discuter de l’élaboration d’un règlement de zonage propre à un site particulier, en s’appuyant sur l’exception des conseils avocat-client. Durant la séance à huis clos, le conseil a reçu un avis juridique à ce sujet de la part de l’avocat de la municipalité. L’Ombudsman s’est penché sur la décision rendue dans Farber v. Kingston, qui a conclu qu’une description indiquant « affaires juridiques » sans donner plus de détails n’était pas suffisante. Dans ce cas, l’Ombudsman a conclu que la résolution suffisait car elle comprenait une description générale, incluant la question à examiner et le type de discussion qui s’ensuivrait.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Norfolk pour discuter de l’élaboration d’un règlement de zonage propre à un site. La réunion s’est déroulée à huis clos en vertu des exceptions des litiges actuels ou éventuels et du secret professionnel de l’avocat. Durant la réunion à huis clos, le conseil a voté pour donner des directives au personnel sur la préparation d’une ébauche de règlement. L’Ombudsman a conclu que, comme la réunion à huis clos relevait de l’exception citée, et que le vote avait pour but de donner des directives au personnel, le vote était permis.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Comté de Norfolk en s’appuyant sur l’exception des litiges actuels ou éventuels pour discuter de l’élaboration d’un règlement de zonage propre à un site particulier. L’Ombudsman a précisé que la municipalité savait que des personnes qui pouvaient être identifiées comptaient interjeter appel devant la Commission des affaires municipales de l’Ontario au sujet de l’arrêté de zonage propre à un site particulier. L’Ombudsman a conclu que la discussion du conseil relevait de l’exception des litiges actuels ou éventuels car il y avait une probabilité raisonnable de litige relativement au règlement de zonage propre à ce site.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité plénier du Comté de Norfolk en invoquant l’exception du secret professionnel de l’avocat afin de discuter d’une demande de propositions pour un contrat de construction dans la municipalité. Durant la séance à huis clos, le personnel a communiqué des conseils juridiques obtenus au sujet des fournisseurs qui avaient présenté une soumission pour ce contrat. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception du secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité plénier du conseil du Comté de Norfolk pour discuter d’une demande présentée au Tribunal des droits de la personne de l’Ontario. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des litiges actuels ou éventuels. À l’époque de la réunion, une entente de principe avait été conclue dans cette affaire, mais elle n’avait pas encore reçu l'approbation du conseil. L’Ombudsman a conclu que la discussion portait sur un litige en cours porté devant un tribunal administratif. Par conséquent, elle relevait de l’exception des litiges actuels ou éventuels.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité plénier du Comté de Norfolk afin de discuter de la prolongation de contrats de services juridiques avec deux cabinets d’avocats. Le Comité a discuté du taux horaire proposé par chacun de ces cabinets. Bien que la municipalité n’ait pas invoqué l’exception du secret professionnel de l’avocat, l’Ombudsman a examiné si elle pouvait s’appliquer à la discussion. L’Ombudsman a conclu que, d’après la jurisprudence existante, il n’était pas certain que le taux horaire des services d’un avocat (par opposition au total des frais juridiques payés en acompte) relève censément du secret professionnel de l’avocat. Toutefois, toute présomption en ce sens serait réfutée car le Comité n’avait révélé, ni directement ni indirectement, aucune communication protégée par le secret professionnel de l’avocat en divulguant le taux horaire des avocats. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que la discussion du Comité ne relevait pas de l’exception du secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du conseil pour le Comté de Norfolk, afin de discuter de la prolongation d’un contrat de services juridiques. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos faisait référence à une « question contractuelle » ainsi qu’à une liste d’autres points à discuter et aux exceptions citées. L’Ombudsman a conclu que, même si la description de la discussion donnait au public une certaine idée de ce que le comité avait l’intention de discuter, la résolution aurait pu inclure plus de renseignements sans pour autant porter atteinte à la confidentialité de la question. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos précisent clairement quelle exception est invoquée pour chacun des points à discuter.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du Comté de Norfolk pour discuter de la prolongation de contrats de services juridiques. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. La discussion a notamment porté sur un examen minutieux du rendement, de la réactivité et de l’expertise de chacun des avocats. Cependant, la majeure partie de la discussion a été en lien avec la structure des frais proposée par chaque cabinet d’avocats. L’Ombudsman a conclu que la partie de la discussion du comité qui avait trait à des renseignements privés à propos des avocats relevait de l’exception des renseignements privés.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le comité plénier du Comté de Norfolk. Le règlement de procédure de la municipalité stipule que les avis de réunions doivent être affichés sur le site Web de la municipalité et qu’ils doivent comprendre une copie de l’ordre du jour de la réunion. L’Ombudsman a conclu que le Comté avait respecté les exigences en matière d’avis figurant dans le règlement de procédure. L’Ombudsman a aussi souligné que la Loi de 2001 sur les municipalités ne comporte aucune disposition exigeant qu’un préavis soit communiqué pour les questions à discuter en séance à huis clos.